Sugerencias para mejorar el Sistema de Gestión y Administración de Documentos Electrónicos.

El jefe adjunto de la Oficina de la Asamblea Nacional, Nguyen Manh Hung, pronunció un discurso.

Según la evaluación de los delegados, la implementación del Sistema Electrónico de Gestión y Administración de Documentos ha contribuido a una mayor eficiencia en el procesamiento de documentos en el entorno digital. Los usuarios pueden usar y procesar documentos directamente, así como recibir asignaciones, a través del sistema electrónico, para realizar tareas de gestión y administración: procesar documentos entrantes; redactar, firmar y emitir documentos salientes; asignar y gestionar tareas asignadas; crear expedientes de trabajo; procesar el horario de trabajo de los líderes; y recopilar estadísticas sobre el procesamiento de documentos entrantes y salientes para apoyar la gestión y administración de los líderes.

La escena en la reunión.

Sin embargo, el proceso de implementación del Sistema aún enfrenta algunas dificultades en diversas funciones, tales como: Envío de documentos y creación de borradores; envío y edición de documentos en línea; edición de documentos; firma digital; emisión de documentos; solicitud de documentos para opinión; invitaciones y asignación de invitaciones; documentos entrantes para numeración y procesamiento, recepción de documentos y trámites pendientes…

En la reunión, los delegados solicitaron que la Oficina de la Asamblea Nacional ordene al Departamento de Transformación Digital y a la unidad consultora modernizar la infraestructura técnica, optimizar la interfaz de firma digital, agilizar el proceso de firma y emisión de documentos y agregar una opción para imprimir documentos con firmas digitales (sin sellos) antes de su emisión oficial.

Delegados asistentes a la reunión

Las opiniones también sugirieron construir un centro de datos de respaldo y un sistema de respaldo automático para asegurar una rápida recuperación de datos en caso de fallas técnicas; priorizar la provisión de computadoras de alta configuración a las unidades que utilizan el sistema, asegurando capacidades de procesamiento rápidas y estables, adecuadas para la naturaleza específica del trabajo, especialmente para los funcionarios que realizan tareas administrativas concurrentes en el Consejo Étnico de la Asamblea Nacional , los Comités de la Asamblea Nacional y la Oficina de la Asamblea Nacional…

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Delegados asistentes a la reunión

En sus palabras de cierre, el jefe adjunto de la Oficina de la Asamblea Nacional, Nguyen Manh Hung, elogió altamente el apoyo de Viettel Group en la implementación del Sistema de Gestión y Operación de Documentos Electrónicos y afirmó que la implementación inicial del software contribuyó a mejorar la eficiencia del trabajo de los departamentos y unidades.

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Delegados asistentes a la reunión

Tras recibir los comentarios, el Subdirector de la Oficina de la Asamblea Nacional solicitó que los departamentos y unidades pertinentes se coordinen estrechamente con el Grupo Viettel para continuar actualizando, mejorando y perfeccionando el sistema; y, al mismo tiempo, fortalecer la capacitación para superar las limitaciones y aumentar la eficacia del sistema. Esto contribuirá positivamente a los esfuerzos de transformación digital de la Asamblea Nacional.

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