Hanoi, pioneros en la aplicación de IA en la emisión de copias digitales de documentos electrónicos

El sistema de Kiosco Inteligente que autentica y emite copias digitales de documentos electrónicos es una de las soluciones pioneras en el proceso de modernización del sistema administrativo de la capital, aplicando inteligencia artificial (IA) y tecnología de identificación inteligente para automatizar el proceso de autenticación.

Implementando la política del Comité Popular de Hanoi sobre la promoción de la transformación digital y la aplicación de la tecnología de la información en la reforma administrativa, en la tarde del 10 de noviembre de 2025, en la Sucursal No. 1 del Centro de Servicios de Administración Pública de Hanoi, 258 Vo Chi Cong, Tay Ho, Hanoi, se lanzó el modelo piloto de Smart Kiosk y el sistema de autenticación y emisión de copias digitales de documentos electrónicos.

Nuevo paso en la reforma administrativa de la Capital

Anteriormente, para certificar o solicitar una copia, era necesario acudir directamente al punto de recepción de documentos, esperar a que se comparara el original con la copia, firmar, sellar y recibir el resultado. Este proceso solía tardar varias horas, en algunos lugares hasta medio día o más, lo que generaba presión tanto para los empleados como para el personal administrativo.

Con el nuevo modelo, las personas solo necesitan operar directamente en el Kiosco: escanear documentos originales, el sistema automáticamente los reconocerá, verificará validez, autenticará la información y emitirá inmediatamente copias electrónicas legales en solo unos minutos: rápido, preciso, sin más esperas en filas.

Según el Centro de Servicios de Administración Pública de la Ciudad de Hanói, este modelo ofrece ventajas prácticas en términos de ahorro de tiempo y esfuerzo: el tiempo de procesamiento de cada expediente se reduce de 15 minutos a entre 3 y 5 minutos. Los resultados se envían en línea por correo electrónico, código QR o aplicación móvil.

El director del Centro de Servicios de la Administración Pública de Hanói, Cu Ngoc Trang, afirmó que la reforma de los procedimientos administrativos es la vanguardia de la transformación digital. Con cada pequeño cambio, la eficiencia que se aporta a las personas y a las empresas es enorme.

Todo el proceso de conciliación, firma oficial e impresión de copia solo toma entre 3 y 5 minutos.

Solo para el proceso de certificación de copias a partir de originales, la Ciudad recibe cerca de 70.000 expedientes al mes. Mientras tanto, la mayoría de las comunas y distritos solo cuentan con uno o dos funcionarios judiciales a cargo, lo que genera situaciones de sobrecarga, demoras y propensas a errores.

Con base en esta realidad, el Centro ha investigado y coordinado proactivamente con sus socios para desarrollar un sistema de autenticación y emisión de copias digitales de documentos electrónicos, una solución eficaz para la transición de procesos manuales a electrónicos. El sistema aplica tecnología de inteligencia artificial, reconocimiento de caracteres OCR y autenticación facial, lo que permite a las personas realizar la autenticación directamente en el quiosco inteligente.

Al mismo tiempo, se garantiza una transparencia y seguridad absolutas porque cada copia electrónica está firmada digitalmente, sellada electrónicamente y almacenada de forma centralizada, y puede verificarse mediante un código de autenticación único.

El lanzamiento del Quiosco Inteligente que autentica y emite copias digitales de documentos electrónicos también contribuye a reducir el uso de papel, tinta y costos de almacenamiento, contribuyendo a construir una administración verde y sustentable.

Hito de la cooperación entre el Estado y las empresas

A la ceremonia de lanzamiento del Kiosco Inteligente y del sistema para autenticar y emitir copias digitales de documentos electrónicos asistieron representantes de la Oficina Gubernamental , el Ministerio de Justicia, el Ministerio de Seguridad Pública, el Banco Estatal de Vietnam; líderes del Comité Popular de Hanoi, departamentos, sucursales y unidades de coordinación.

En particular, el Banco de Agricultura y Desarrollo Rural de Vietnam (Agribank) es el acompañante y patrocinador de los primeros 10 quioscos inteligentes puestos a prueba en el Centro de Servicios de Administración Pública de Hanoi.

Después de la fase piloto, la ciudad de Hanoi, el Centro de Servicios de Administración Pública y Agribank planean continuar investigando y expandiendo el modelo a las sucursales del Centro de Servicios de Administración Pública, los puntos de transacción de Agribank y algunos otros lugares públicos, creando la máxima comodidad para las personas al utilizar los servicios públicos.

Anteriormente, el 8 de octubre de 2025, Agribank, el Centro de Servicios de Administración Pública de la Ciudad de Hanoi y Tran Anh Law Company Limited firmaron un acuerdo de cooperación entre tres partes para implementar puntos de recepción de consultoría, soporte y servicio público en los puntos de transacción de Agribank en Hanoi.

Este acuerdo de cooperación es una premisa importante para que Agribank y el Centro de Servicios de Administración Pública de la Ciudad de Hanoi continúen trabajando juntos para implementar nuevos modelos, compartiendo el objetivo común de la reforma administrativa, sirviendo cada vez mejor a las personas y a las empresas.

Hacia los ciudadanos electrónicos: una administración digital moderna

La implementación del modelo piloto del Quiosco Inteligente para la autenticación y emisión de copias digitales de documentos electrónicos demuestra los esfuerzos de Hanói por centrar la atención en las personas, a la vez que promueve la aplicación de la ciencia, la tecnología y la inteligencia artificial en la gestión y el funcionamiento del sistema administrativo. Este es también un paso importante en el proceso de transformación digital para servir a la ciudadanía, con el objetivo de construir un sistema administrativo moderno, accesible y transparente.

A partir del 10 de noviembre de 2025, las personas que acudan a realizar transacciones en la Sucursal No. 1 del Centro de Servicios de Administración Pública de la Ciudad de Hanoi tendrán la oportunidad de experimentar directamente el nuevo modelo: rápido, conveniente, transparente y amigable, contribuyendo a difundir la imagen de una administración pública moderna, inteligente y cercana a todos los ciudadanos de la Capital.

El lanzamiento del modelo hoy no es sólo un avance tecnológico, sino también un cambio en la mentalidad de servicio del sistema administrativo de la capital: del “papeleo” a los “datos”; de la “autenticación manual” a la “autenticación inteligente”; del “hacerlo por” al “soporte”; de la “centralización” al “servicio in situ”.

Desde principios de octubre, el Centro de Servicios de Administración Pública de la Ciudad de Hanói también ha puesto en marcha el "Modelo de Servicio Público Móvil" para apoyar a ciudadanos y empresas en la realización de trámites administrativos. Esta iniciativa demuestra la determinación de la ciudad de promover la reforma administrativa, la innovación y acercar los servicios públicos en línea a todos los sujetos, contribuyendo así al objetivo de que el 100 % de los trámites administrativos relacionados con las empresas y el 100 % de los trámites administrativos, independientemente de las fronteras administrativas, se realicen en línea para 2025, y que todos los trámites administrativos elegibles se presten íntegramente en línea para 2026.

Los vehículos de servicio público móvil proporcionarán muchos servicios esenciales tales como: orientación y apoyo para presentar solicitudes de servicio público en línea; crear y activar cuentas de identificación electrónica VneID; digitalizar documentos en papel en el sitio, cargarlos al sistema, declarar información de formularios electrónicos; respaldar el pago sin efectivo de tarifas y cargos (POS, código QR, billetera electrónica); consultar el estado de la solicitud y los resultados de la liquidación; consultoría y capacitación sobre habilidades para utilizar los servicios públicos en línea.

Cada vehículo estará completamente equipado con computadoras de escritorio, portátiles, impresoras multifunción, escáneres especializados, equipos de presentación, pantallas LCD, además de infraestructura de conexión Wifi/4G de alta velocidad, transmisores de respaldo, UPS y pequeños generadores para garantizar una operación continua.

Según la revista de ciencia y tecnología de Vietnam

Fuente: https://mst.gov.vn/ha-noi-tien-phong-ung-dung-ai-trong-cap-ban-sao-so-tai-lieu-dien-tu-197251112090745036.htm