Modificaciones y adiciones a determinadas normas sobre autenticación.

(Chinhphu.vn) - Se han emitido varias regulaciones nuevas sobre autenticación en el Decreto Gubernamental No. 280/2025/ND-CP del 27 de octubre de 2025.

El Decreto Nº 280/2025/ND-CP modifica y complementa una serie de normas sobre autenticación.

El Gobierno emitió el Decreto Nº 280/2025/ND-CP de 27 de octubre de 2025, modificando y complementando varios artículos del Decreto Nº 23/2015/ND-CP. Respecto de la expedición de copias de registros originales, certificación de copias de documentos originales y autenticación. Firmas y autenticación de contratos y transacciones, según sus modificaciones. Complementado por el Decreto No. 07/2025/ND-CP.

De acuerdo con la nueva reglamentación del Decreto No. 280/2025/ND-CP, certificar una copia del original significa que una agencia, organización o persona con autoridad según lo estipulado en este Decreto, con base en el documento original, certifica que la copia es fiel al original.

La autenticación de firma es el proceso mediante el cual una agencia, organización o persona autorizada, según lo estipulado en este Decreto, certifica que la firma en un documento o papel es la firma de la persona que solicita la autenticación.

La autenticación de transacciones es el acto de una persona autorizada, según lo estipulado en este Decreto, que certifica el momento y lugar de celebración de una transacción civil, la capacidad jurídica, la voluntad voluntaria, la firma o la huella digital de las partes que participan en la transacción civil.

Ampliar el alcance de las entidades autorizadas para realizar la autenticación.

En particular, el Decreto Nº 280/2025/ND-CP modificó y complementó la Cláusula 9 del Artículo 2 del Decreto 23/2015/ND-CP, ampliando el alcance de las entidades autorizadas para realizar la autenticación.

En concreto, las personas autorizadas para realizar la autenticación son el Presidente del Comité Popular de la comuna, barrio o región administrativa especial (Comité Popular a nivel de comuna); las personas autorizadas o asignadas para realizar tareas de autenticación según lo prescrito; notarios de notarías o firmas notariales (organizaciones de práctica notarial); funcionarios diplomáticos y consulares de misiones diplomáticas, misiones consulares y otras agencias autorizadas para realizar funciones consulares de Vietnam en el extranjero (agencias representativas).

De este modo, en comparación con la antigua reglamentación, el Decreto No. 280/2025/ND-CP amplía el alcance de aquellos autorizados para realizar la autenticación para incluir a las personas que están autorizadas o asignadas para realizar tareas de autenticación según lo prescrito.

Modificar la normativa sobre la autoridad y responsabilidad de la autenticación.

El Decreto n.º 280/2025/ND-CP también modifica y complementa el reglamento sobre la autoridad y la responsabilidad de la autenticación, definiendo claramente las responsabilidades de cada categoría de personas que realizan la autenticación. En concreto:

1. El Presidente del Comité Popular a nivel comunal tiene la autoridad y responsabilidad de:

a) Autenticar copias de documentos y papeles originales emitidos o certificados por agencias y organizaciones competentes de Vietnam; agencias y organizaciones competentes de países extranjeros; o agencias y organizaciones competentes de Vietnam en colaboración con agencias y organizaciones competentes de países extranjeros;

b) Autenticar firmas en documentos y papeles;

c) Autenticar la firma del traductor en documentos y textos traducidos de un idioma extranjero al vietnamita, y del vietnamita a un idioma extranjero;

d) Autenticar las operaciones que afecten a bienes muebles;

d) Autenticar las transacciones relacionadas con los derechos de uso de tierras según lo prescrito por la legislación sobre tierras;

e) Autenticar las transacciones de vivienda de conformidad con la ley de vivienda;

g) Autenticar un testamento;

h) Autenticar un documento que rechace una herencia;

i) Autenticar los documentos de división de bienes hereditarios a que se refieren los puntos d, e y f anteriores.

2. El Presidente del Comité Popular a nivel comunal dirige y organiza la ejecución de las actividades de autenticación en la zona.

La delegación y asignación de tareas relacionadas con la autenticación según lo estipulado en la Cláusula 1, y la firma y uso de sellos al realizar la autenticación, se llevarán a cabo de conformidad con las leyes sobre la organización del gobierno local, las leyes sobre la organización de agencias especializadas bajo el Comité Popular a nivel comunal y otras leyes pertinentes.

3. El organismo representante tiene la facultad y responsabilidad de certificar los asuntos estipulados en los puntos a, b y c del inciso 1. Los funcionarios diplomáticos y consulares firman la certificación y colocan el sello del organismo representante.

4. Los notarios tienen la facultad y responsabilidad de certificar los asuntos estipulados en los puntos a, b y c del inciso 1, firmar la certificación y estampar el sello de la organización de práctica notarial.

5. La autenticación no depende del lugar de residencia de la persona que solicita la autenticación en los siguientes casos:

a) Autenticar copias de documentos originales, autenticar firmas;

b) Autenticar las operaciones que afecten a bienes muebles;

c) Autenticar testamentos, autenticar documentos que rechacen herencias;

d) Autenticar los documentos de poder relacionados con el ejercicio de los derechos de uso de tierras y viviendas;

d) Autenticar la modificación, complementación o cancelación de las operaciones a que se refieren los incisos b), c) y d) de este apartado.

6. La autenticación de las transacciones relacionadas con los derechos de uso de la tierra se lleva a cabo en el Comité Popular de la comuna donde se encuentra el terreno, y la autenticación de las transacciones de vivienda se lleva a cabo en el Comité Popular de la comuna donde se encuentra la casa, salvo los casos especificados en 5.

Los solicitantes de autenticación no podrán solicitar originales o fotocopias de documentos ya integrados en VNeID.

Al mismo tiempo, el Decreto No. 280/2025/ND-CP también complementa la normativa sobre las obligaciones y derechos de quienes realizan la autenticación.

El Decreto No. 280/2025/ND-CP estipula además que la persona que realiza la autenticación no requerirá que la persona que solicita la autenticación envíe o presente el original o copias de documentos ya integrados en VNeID cuando la persona que solicita la autenticación ya haya presentado la información correspondiente de VNeID.

En los casos en que la persona que solicita la autenticación y la persona que realiza la autenticación puedan acceder a información y documentos de la Base de Datos Nacional de Población u otras bases de datos según lo prescriba la ley, la persona que realiza la autenticación es responsable de acceder a la información y documentos de dichas bases de datos y no requiere que la persona que solicita la autenticación presente el original, una copia del registro original o una copia certificada de la información y documentos a los que haya accedido.

Modificar el reglamento sobre las responsabilidades de los Comités Populares en todos los niveles en la gestión estatal de la autenticación.

Además, el Decreto No. 280/2025/ND-CP también modifica y complementa el Artículo 43 del Decreto No. 23/2015/ND-CP, que estipula las responsabilidades de los Comités Populares en todos los niveles en la gestión estatal de la autenticación, con el fin de cumplir con los requisitos al operar la estructura organizativa y las actividades del modelo de gobierno local de dos niveles.

De acuerdo con el Decreto Nº 280/2025/ND-CP, las responsabilidades de los Comités Populares en todos los niveles en la gestión estatal de la autenticación se estipulan de la siguiente manera:

1. El Comité Popular a nivel provincial ejerce la gestión estatal sobre la autenticación a nivel local, con los siguientes deberes y poderes:

a) Organizar y aplicar la normativa legal en materia de autenticación a nivel local;

b) Brindar orientación y capacitación profesional en materia de notarización a los funcionarios y servidores públicos que trabajan en notarización en los Comités Populares a nivel comunal y a los notarios de las organizaciones de notarización;

c) Organizar la difusión y popularización de las normas jurídicas sobre autenticación; adoptar medidas para corregir la situación de abuso del requisito de copias certificadas de documentos al realizar trámites administrativos en la materia;

d) Aplicar la tecnología de la información en la implementación de la autenticación y la gestión estatal de la autenticación a nivel local, atendiendo los requisitos de suministro e intercambio de información;

d) Inspeccionar y supervisar las actividades de autenticación de los Comités Populares a nivel comunal y las notarías del área;

e) Compilar y publicar en el portal electrónico o sitio web del Departamento de Justicia la lista de firmantes de los Comités Populares a nivel comunal de la localidad y actualizar dicha lista cuando haya cambios;

g) Resolver quejas, denuncias, peticiones y retroalimentación de personas y organizaciones, y atender las infracciones administrativas relacionadas con la certificación en el ámbito de su competencia;

h) Considerar la transferencia total o parcial de los trabajos de certificación de copias de documentos originales y de certificación de firmas a notarías en comunas donde al menos una notaría esté operando de manera estable y efectiva al momento de la decisión de transferencia, y donde la notaría esté ubicada razonable y convenientemente para las personas y organizaciones que necesiten servicios de certificación en la localidad;

i) Recopilar información y estadísticas sobre autenticación a nivel local e informar al Ministerio de Justicia cuando se le requiera. El Departamento de Justicia asiste al Comité Popular Provincial en el cumplimiento de las tareas estipuladas en los puntos a, b, c, d, e, g, h e i, e inspecciona las actividades de autenticación de los Comités Populares Comunales y las notarías de la provincia.

2. El Comité Popular a nivel comunal ejerce la gestión estatal sobre la autenticación dentro del área geográfica de la comuna, y tiene los siguientes deberes y poderes:

a) Gestionar la ejecución de las tareas de autenticación previstas en este Decreto;

b) Difundir información, promover la concienciación y alentar al público a cumplir las normas legales sobre autenticación;

c) Expedir copias certificadas del acto original autenticado;

d) Resolver las quejas, denuncias, peticiones y observaciones de personas y organizaciones, y atender las infracciones administrativas relacionadas con la autenticación en el ámbito de su competencia;

d) Recopilar información y estadísticas sobre el proceso de certificación e informar al Departamento de Justicia cuando se le requiera.

La Oficina del Consejo Popular y del Comité Popular, en coordinación con el Centro de Servicio Administrativo Público, asiste al Comité Popular a nivel comunal en el desempeño de las tareas estipuladas en los puntos a, b y c. El Presidente del Comité Popular a nivel comunal, o la persona autorizada o asignada para realizar la tarea de autenticación según lo prescrito, debe notificar al Departamento de Justicia la muestra de firma utilizada al firmar los documentos de autenticación.

El Decreto Nº 280/2025/ND-CP también complementa las disposiciones transitorias del artículo 47 del Decreto Nº 23/2015/ND-CP de la siguiente manera:

Para las transacciones certificadas en el Departamento de Justicia o el Comité Popular a nivel comunal antes del 1 de julio de 2025, la enmienda, complementación, cancelación de transacciones, corrección de errores en transacciones certificadas y emisión de copias certificadas de las transacciones certificadas originales se llevarán a cabo en el Comité Popular a nivel comunal que almacena los registros de certificación de transacciones.

Los registros para certificar copias de originales, registros para certificar firmas/huellas dactilares, registros para certificar firmas de traductores y registros para certificar transacciones que se establecieron antes de la fecha de vigencia de este Decreto (1 de noviembre de 2025) continuarán utilizándose hasta el 31 de diciembre de 2025.

Phuong Nhi

Fuente: https://baochinhphu.vn/sua-doi-bo-sung-mot-so-quy-dinh-ve-chung-thuc-102251028110756076.htm