Por el que se modifican y complementan una serie de reglamentos en materia de autenticación

Sửa đổi, bổ sung một số quy định về chứng thực- Ảnh 1. — Decreto Nº 280/2025/ND-CP por el que se modifican y complementan una serie de normas en materia de autenticación.

El Gobierno emitió el Decreto No. 280/2025/ND-CP de fecha 27 de octubre de 2025, que modifica y complementa una serie de artículos del Decreto No. 23/2015/ND-CP sobre la expedición de copias de originales, la certificación de copias de originales y la certificación firma y autenticación de contratos, transacciones, según sus modificaciones, complementado por el Decreto No. 07/2025/ND-CP.

De acuerdo con la nueva reglamentación del Decreto No. 280/2025/ND-CP, certificar una copia del original significa que la autoridad, organización o persona competente según lo prescrito en este Decreto, basándose en el original, certifica que la copia es fiel al original.

La certificación de firma es el acto de una agencia, organización o persona competente según lo prescrito en este Decreto que certifica que la firma en un documento o papel es la firma de la persona que solicita la certificación.

La autenticación de la transacción es el acto de una persona competente según lo previsto en este Decreto que certifica el momento y lugar de la celebración de la transacción civil, la capacidad para el acto civil, la voluntad voluntaria, la firma o la huella digital de las partes que participan en la transacción civil.

Ampliación del alcance de la certificación

En particular, el Decreto Nº 280/2025/ND-CP modificó y complementó la Cláusula 9 del Artículo 2 del Decreto 23/2015/ND-CP en el sentido de ampliar los temas de certificación.

Específicamente, la persona que realiza la certificación es el Presidente del Comité Popular de la comuna, barrio o zona especial (Comité Popular a nivel comunal); la persona autorizada o asignada para realizar la tarea de certificación de acuerdo con las regulaciones; el notario de la Notaría, Oficina Notarial (organización de práctica notarial); el funcionario diplomático , el funcionario consular de la agencia de representación diplomática, la agencia de representación consular y otras agencias autorizadas para realizar funciones consulares de Vietnam en el extranjero (Agencia de representación).

De esta manera, en comparación con la antigua normativa, el Decreto Nº 280/2025/ND-CP amplía los temas de certificación para incluir a las personas autorizadas o asignadas para realizar tareas de certificación de acuerdo con la reglamentación.

Modificaciones a la normativa sobre autoridad de certificación y responsabilidad

El Decreto n.º 280/2025/ND-CP también modifica y complementa el reglamento sobre la autoridad y la responsabilidad de la certificación, con el fin de definir claramente las responsabilidades de cada entidad que realiza la certificación. En concreto:

1. El Presidente del Comité Popular a nivel comunal tiene la autoridad y responsabilidad de:

a) Certificar copias de los originales de documentos y papeles emitidos o certificados por agencias y organizaciones competentes de Vietnam; agencias y organizaciones competentes de países extranjeros; agencias y organizaciones competentes de Vietnam en asociación con agencias y organizaciones competentes de países extranjeros;

b) Autenticación de firmas en documentos y papeles;

c) Certificar la firma del traductor en documentos y papeles de idiomas extranjeros al vietnamita, y del vietnamita a idiomas extranjeros;

d) Certificación de operaciones relativas a bienes muebles;

d) Certificar las transacciones relacionadas con los derechos de uso de tierras de acuerdo con lo dispuesto en la legislación sobre tierras;

e) Certificar las transacciones de vivienda de acuerdo a lo dispuesto en la ley de vivienda;

g) Sucesiones;

h) Certificación de documentos que nieguen la recepción de la herencia;

i) Certificar los documentos sobre la división de la herencia como bienes especificados en los puntos d, dd y e anteriores.

2. El Presidente del Comité Popular a nivel comunal dirige y organiza la ejecución de las actividades de certificación en la zona.

La autorización y cesión de la realización de las certificaciones especificadas en el apartado 1 y la firma y uso de sellos al realizar las certificaciones se realizarán de conformidad con las disposiciones de la ley sobre la organización de los órganos de autogobierno local, la ley sobre la organización de los organismos especializados dependientes de los Comités Populares a nivel comunal y las leyes pertinentes.

3. El organismo representativo tiene la facultad y responsabilidad de autenticar los asuntos especificados en los puntos a, b y c del inciso 1. El funcionario diplomático o consular firmará, certificará y colocará el sello del organismo representativo.

4. Los notarios tienen la facultad y responsabilidad de autenticar los asuntos especificados en los puntos a, b y c, cláusula 1, firmar la autenticación y colocar el sello de la organización de práctica notarial.

5. La certificación no depende del lugar de residencia de la persona que solicita la certificación en los siguientes casos:

a) Copias certificadas de originales, firmas certificadas;

b) Certificación de operaciones relativas a bienes muebles;

c) Certificar testamentos y documentos denegatorios de recibir herencia;

d) Certificar los documentos de autorización relacionados con el ejercicio de los derechos de los usuarios de tierras y viviendas;

d) Certificar la modificación, adición y cancelación de las operaciones señaladas en los incisos b), c) y d) de esta sección.

6. La certificación de las transacciones relacionadas con los derechos de uso del suelo se realiza en el Comité Popular de la comuna donde se encuentra el terreno, la certificación de las transacciones de vivienda se realiza en el Comité Popular de la comuna donde se encuentra la casa, salvo los casos especificados en el 5.

No se deberá exigir a la persona que solicita la autenticación la presentación de originales o copias de los documentos integrados en VNeID.

Al mismo tiempo, el Decreto Nº 280/2025/ND-CP también complementa la normativa sobre las obligaciones y derechos de la persona que realiza la certificación.

El Decreto No. 280/2025/ND-CP estipula además: la persona que realiza la autenticación no requiere que la persona que solicita la autenticación envíe o presente el original o una copia de los documentos y papeles que se han integrado en VNeID cuando la persona que solicita la autenticación ha presentado la información correspondiente de VNeID.

En caso de que la persona que solicita la certificación solicite y la persona que realiza la certificación puedan explotar información y documentos de la Base de Datos Nacional de Población u otras bases de datos según lo prescrito por la ley, la persona que realiza la certificación es responsable de explotar la información y los documentos de estas bases de datos, y no requiere que la persona que solicita la certificación presente el original, una copia del libro original o una copia certificada de la información y los documentos explotados.

Modificación del reglamento sobre las responsabilidades de los Comités Populares de todos los niveles en la gestión estatal de la autenticación

Además, el Decreto No. 280/2025/ND-CP también modifica y complementa el Artículo 43 del Decreto No. 23/2015/ND-CP que regula las responsabilidades de los Comités Populares en todos los niveles en la gestión estatal de la autenticación para cumplir con los requisitos al operar la organización y funcionamiento del modelo de gobierno local de 2 niveles.

De acuerdo con el Decreto Nº 280/2025/ND-CP, las responsabilidades de los Comités Populares en todos los niveles en la gestión estatal de la autenticación se prescriben de la siguiente manera:

1- El Comité Popular a nivel provincial realiza la gestión estatal de la certificación a nivel local, con las siguientes funciones y atribuciones:

a) Organizar la implementación de los documentos legales sobre certificación a nivel local;

b) Brindar orientación y capacitación sobre habilidades de certificación a los funcionarios y servidores públicos que trabajan en certificación en los Comités Populares a nivel comunal y a los notarios de las organizaciones de práctica notarial;

c) Organizar la propaganda y difusión de las normas legales sobre certificación; adoptar medidas para corregir la situación de abuso en la exigencia de copias certificadas de documentos y papeles al realizar trámites administrativos en la materia;

d) Aplicar la tecnología de la información en la realización de la certificación y la gestión estatal de la certificación en el ámbito local, atendiendo los requisitos de suministro e intercambio de información;

d) Inspeccionar y examinar las actividades de certificación de los Comités Populares a nivel comunal y de los organismos notariales del área;

e) Compilar y publicar en el Portal Electrónico de Información o en la Página Electrónica de Información del Departamento de Justicia la lista de firmantes certificadores de los Comités Populares a nivel comunal de la localidad y actualizar dicha lista cuando se produzcan cambios;

g) Resolver las quejas, denuncias, recomendaciones y reflexiones de personas y organizaciones y atender las infracciones administrativas relacionadas con la certificación en el ámbito de su competencia;

h) Considerar la transferencia total o parcial de la certificación de copias de originales y de firmas a organizaciones notariales en localidades comunales donde exista al menos una organización notarial que opere de forma estable y eficaz al momento de decidir la transferencia. Las organizaciones notariales se distribuyen de forma razonable y conveniente para las personas y organizaciones con necesidades de certificación en la localidad.

i) Sintetizar la situación y las estadísticas sobre la certificación local, informar al Ministerio de Justicia en los términos que le sean prescritos. El Departamento de Justicia asiste al Comité Popular Provincial en el desempeño de las tareas especificadas en los puntos a, b, c, d, e, g, h e i e inspecciona las actividades de certificación del Comité Popular Comunal y de las organizaciones notariales públicas en el área.

2. El Comité Popular a nivel comunal realiza la gestión estatal de la certificación en el ámbito comunal, con las siguientes funciones y atribuciones:

a) Gestionar la ejecución de las tareas de certificación previstas en este Decreto;

b) Propagación, difusión y movilización de la población para el cumplimiento de la normativa legal sobre certificación;

c) Expedir copias certificadas del original de la operación certificada;

d) Resolver las quejas, denuncias, recomendaciones y reflexiones de personas y organizaciones y atender las infracciones administrativas relacionadas con la certificación en el ámbito de su competencia;

d) Sintetizar la situación y elaborar estadísticas sobre los informes certificados al Departamento de Justicia de acuerdo a la reglamentación.

La Oficina del Consejo Popular y del Comité Popular se coordina con el Centro de Servicios de Administración Pública para ayudar al Comité Popular a nivel comunal en el desempeño de las tareas especificadas en los puntos a, b y c. El Presidente del Comité Popular a nivel comunal, la persona autorizada o designada para realizar la tarea de certificación según la reglamentación, debe notificar al Departamento de Justicia la muestra de firma utilizada al momento de firmar la certificación.

El Decreto Nº 280/2025/ND-CP también complementa las disposiciones del artículo 47 del Decreto Nº 23/2015/ND-CP sobre disposiciones transitorias en la dirección de:

Para las transacciones certificadas en el Departamento de Justicia y el Comité Popular a nivel comunal antes del 1 de julio de 2025, la enmienda, complementación, cancelación de transacciones, corrección de errores en las transacciones certificadas y la emisión de copias certificadas de las transacciones certificadas originales se llevarán a cabo en el Comité Popular a nivel comunal que almacena los registros de certificación de transacciones.

Las copias certificadas de originales, los libros de certificación de firmas y domicilios, los libros de certificación de firmas de traductores y los libros de certificación de transacciones establecidos antes de la fecha de vigencia de este Decreto (1 de noviembre de 2025) continuarán utilizándose hasta el 31 de diciembre de 2025.

Phuong Nhi

Fuente: https://baochinhphu.vn/sua-doi-bo-sung-mot-so-quy-dinh-ve-chung-thuc-102251028110756076.htm