Bac Ninh crée un « entrepôt de connaissances numériques » pour servir le gouvernement électronique

Photo d'illustration.

Construire un référentiel de connaissances numériques, préserver la valeur des documents

Entre 2022 et 2024, le ministère de l'Intérieur de Bac Ninh a collaboré avec une unité de conseil pour déployer le logiciel de gestion des archives électroniques. Ce logiciel offre des fonctionnalités importantes telles que la saisie de données, la recherche, l'autorisation d'accès et le suivi des modifications.

À ce jour, plus de 31 300 dossiers, soit l'équivalent de 3,3 millions de pages A4, ont été numérisés. Il s'agit principalement de documents directifs et administratifs du Comité populaire provincial, de ses départements et antennes, datant de 1948 à 2014.

À ce jour, le système a prouvé son efficacité pratique. Alors qu'auparavant, la recherche d'un profil personnel, d'une décision administrative ou des données d'étudiants de troisième cycle nécessitait des heures de recherche dans les archives papier, le système peut désormais fournir des résultats précis, complets et juridiquement valables avec seulement quelques mots-clés et quelques minutes d'utilisation. Le numérique a permis de réduire le temps de recherche de 20 à 30 fois par rapport aux méthodes traditionnelles. Le système de stockage assure également la sécurité en contrôlant les accès, en attribuant des droits aux utilisateurs et en enregistrant l'historique des modifications. Grâce à cela, le système enregistre en moyenne chaque année plus d'un million de lecteurs et 1 500 exploitations de profils en ligne.

Le projet de transformation numérique du stockage documentaire marque une avancée importante, passant du stockage traditionnel à un système moderne de gestion des connaissances. Le Centre d'archives historiques de Bac Ninh n° 1 a mis en place un écosystème de données interconnectées, remplaçant ainsi un dépôt documentaire distinct. Dans ce système, les documents tels que les textes, les résolutions, les dépêches officielles et les dossiers des fonctionnaires sont étiquetés et liés en fonction de facteurs temporels, des organismes émetteurs, des domaines et des sujets. La création d'une « Archive du savoir » permet aux utilisateurs d'accéder à des informations dans des contextes spécifiques, ouvrant ainsi la voie à une utilisation des données à des fins diverses, notamment administratives, de recherche, d'éducation , de culture et juridiques, tout en améliorant les capacités analytiques et statistiques.

Défis et plan d'expansion pour la période 2025-2029

Selon le Centre de communication scientifique et technologique, malgré de nombreuses avancées remarquables, le processus de numérisation se heurte encore à de nombreux défis. Certains documents datent de plusieurs décennies et sont gravement endommagés, ce qui complique la numérisation, l'identification et la correction des données. L'absence de résumés ou les formats incohérents de nombreux documents représentent également une charge de travail chronophage pour le traitement des données. Le processus d'approbation, d'évaluation et d'acceptation des produits numérisés conformément à la réglementation en vigueur est long, ce qui affecte la progression de la mise en œuvre. De plus, des interruptions temporaires dans l'exploitation des données surviennent parfois en raison de problèmes de transmission depuis le serveur de stockage du Département des sciences et technologies. Fin 2020, le taux de documents numérisés n'atteignait qu'environ 75 % du total des documents stockés dans l'entrepôt, alors que de nouveaux documents continuent d'être reçus chaque année.

Afin de pallier ces lacunes et de poursuivre son expansion, le Comité populaire de la province de Bac Ninh a approuvé le projet de « Numérisation des documents des Archives historiques provinciales pour la période 2025-2029 ». Ce projet, dont le coût est estimé à environ 23 milliards de VND, vise à numériser 3,8 millions de pages supplémentaires de documents administratifs du Comité populaire provincial, de ses services et antennes. Il s'agit d'une étape importante pour finaliser l'ensemble de l'entrepôt de données administratives numériques de la province, se rapprochant ainsi du modèle « Gouvernement électronique – Stockage électronique – Service aux citoyens électroniques ».

Le ministère de l'Intérieur sera l'organisme responsable de la mise en œuvre du projet, en coordination avec les agences et services compétents afin de garantir l'exactitude, l'intégrité et la sécurité des données. Le Centre d'archives historiques n° 1 de Bac Ninh sélectionnera des partenaires technologiques reconnus, constituera des équipes spécialisées en numérisation et favorisera la communication afin de guider les citoyens dans l'exploitation des données numériques. D'ici mi-2025, le Centre aura achevé la numérisation de plus de 330 000 pages de documents du Comité populaire provincial et des ministères de l'Éducation et de la Formation, des Sciences et de la Technologie, établissant ainsi une base solide pour la phase suivante.

Façonner un gouvernement intelligent

Le modèle de Bac Ninh se distingue par l'intégration d'une infrastructure de stockage numérique et d'une sécurité décentralisée multicouche. Ce système permet non seulement une récupération rapide des données, mais aussi le suivi des journaux d'accès, la détection des anomalies et la protection absolue des données originales. Il s'agit d'un facteur important dans le contexte de la Stratégie nationale des données à l'horizon 2030 du gouvernement, qui exige des collectivités locales qu'elles transforment leur modèle de stockage, passant de la « conservation des documents » à la « gestion des données ».

Bac Ninh développe un modèle de stockage intelligent, avec pour objectif de transformer les données historiques en ressources précieuses pour l'avenir. Une fois numérisés, liés et sécurisés, les documents historiques serviront non seulement les tâches administratives, mais constitueront également une base solide pour des applications d'analyse, de prévision, de recherche politique et d'enseignement de l'histoire locale.

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