Le personnel du Bureau du Tribunal populaire de la région 1 numérise les dossiers de données sur les mariages. |
De nombreuses difficultés de mise en œuvre
Selon le plan, la période de pointe est divisée en trois phases. La phase 1 (du 31 mai au 10 juin) est consacrée à la préparation des dossiers et à l'examen des documents. La phase 2 (du 10 juin au 30 juin) met en œuvre la standardisation et la synchronisation des données relatives aux mariages, aux divorces et aux célibataires issues du bureau d'état civil et du système de gestion professionnelle du tribunal, et les télécharge sur VNeID. La phase 3 (du 1er juillet au 31 août) exploite officiellement les données nettoyées pour le règlement des procédures administratives et préconise, parallèlement, la réduction, voire la suppression, de la procédure de délivrance d'un certificat d'état civil.
L'objectif principal du plan est de numériser, normaliser et nettoyer les informations relatives au mariage, au divorce et au célibat dans la base de données électronique de l'état civil, synchronisée avec la base de données nationale de la population. Une fois le projet terminé, les informations relatives à l'état matrimonial des citoyens seront affichées de manière précise et transparente sur l'application d'identification VNeID, auront une valeur juridique et seront authentifiées par les autorités compétentes. Il s'agit d'un élément essentiel pour réduire le nombre de documents nécessaires à de nombreuses procédures administratives telles que l'immatriculation des véhicules, les transferts de propriété, l'enregistrement des naissances, la paternité, la maternité, la reconnaissance d'enfants, etc. Les personnes n'auront plus à perdre de temps à demander et à soumettre un certificat d'état civil comme auparavant.
Mme Dang Thi Thanh Loan, spécialiste au Centre de services de l'administration publique du quartier 2 de Ha Giang , a déclaré : « Environ 70 % des actes d'état civil concernent des demandes de détermination de l'état civil. La réduction de ces procédures créerait des conditions très favorables pour la population, tout en réduisant le nombre de procédures pour le Centre de services de l'administration publique, contribuant ainsi à une meilleure prise en charge de la population. »
Mme Nguyen Thi Mai, de la commune de Vi Xuyen, a déclaré : « Je suis venue confirmer mon état civil afin d'effectuer des transactions liées au transfert des droits d'usage du sol et des transactions bancaires. Ces démarches administratives sont assez lourdes et prennent du temps. Par conséquent, si cette procédure peut être simplifiée, les personnes concernées devront réduire une étape supplémentaire dans leurs démarches administratives. »
La commodité est évidente, mais l'urgence, les délais serrés, la charge de travail importante, le manque de synchronisation des machines et le manque de ressources humaines compliquent la mise en œuvre. Au début, certains tribunaux n'ont pas affecté de personnel rapidement et ont été confrontés à des difficultés lors de l'examen des dossiers. La province ne compte que deux greffiers pour huit juridictions, et la majeure partie du travail est effectuée par des greffiers. Le système informatique est vétuste, le traitement est lent ; certaines données papier sont endommagées et difficiles d'accès. Le logiciel numérique présente de nombreuses limitations : chaque modification doit être rechargée plusieurs fois, et la synchronisation des données est longue.
Les agents du Département de Gestion Administrative de l'Ordre Social de la Police Provinciale reçoivent les dossiers des données transférées par le Tribunal Populaire et les mettent à jour dans le système. |
Concernant les dossiers matrimoniaux et familiaux traités par les tribunaux populaires de deux niveaux entre le 1er janvier 2010 et le 31 mai 2025, la province compte 31 577 dossiers à traiter, numériser et synchroniser. Le camarade Phuc An Hoanh, vice-président du tribunal populaire provincial, a déclaré : « Le plus difficile est le traitement des anciens dossiers. De nombreux jugements de divorce ne comportent pas suffisamment de numéros d'identification personnelle, ce qui nécessite une coordination avec de nombreux secteurs pour les vérifier et les compléter. Par ailleurs, les infrastructures de stockage et les équipements nécessaires à la numérisation n'ont pas été investis de manière synchronisée. La pression est d'autant plus forte que la charge de travail est importante et que le temps est court, ce qui exige persévérance et une étroite coordination entre les parties. »
Travailler pendant les vacances
Les difficultés sont nombreuses, mais aucun retard n'est toléré. Le Comité populaire provincial a rapidement publié un plan pour orienter la mise en œuvre de la période de pointe, assignant des tâches spécifiques concernant le contenu et le délai de mise en œuvre à chaque secteur et localité, ce qui exige que des progrès soient assurés. Le Tribunal populaire provincial a réaffecté du personnel et mobilisé des agents d'autres services pour soutenir le traitement des documents. Les unités ont demandé l'ajout de scanners à haute vitesse, la mise à niveau des logiciels et l'optimisation des processus de saisie des données. La Police provinciale a renforcé sa coordination pour vérifier rapidement les informations personnelles afin de compléter les documents manquants, tout en garantissant la sécurité des données.
Le camarade Pham Ngoc Ha, juge en chef du Tribunal populaire de la région I de la province de Tuyen Quang , a déclaré : « Nous considérons qu'il s'agit non seulement d'une tâche professionnelle, mais aussi d'une étape importante de la réforme administrative. Lorsque les données sont propres et synchronisées, toutes les procédures sont résolues plus rapidement et de manière plus transparente, ce qui facilite les choses pour les citoyens. Par conséquent, tout le personnel s'efforce de travailler jusqu'à la fin de la journée, et est prêt à travailler même pendant les vacances pour respecter le calendrier. » Au 20 août, 100 % des dossiers matrimoniaux et familiaux avaient été traités et numérisés par les tribunaux populaires à deux niveaux afin de garantir la ponctualité.
Parallèlement, la police a déployé des comptes d'identification électronique de niveau 2, a instruit et encouragé la population à vérifier et authentifier directement ses informations personnelles et à intégrer les données d'état civil dans l'application VNeID, conformément à la feuille de route. Elle a également procédé à des examens, vérifications et corrections des cas d'erreurs et d'informations manquantes, notamment concernant les jugements de divorce et les décisions de déclaration de disparition et de décès. Parallèlement, l'unité a coordonné avec les services professionnels du ministère de la Sécurité publique l'inspection et l'évaluation du système d'équipements connecté à la base de données nationale de la population, au système d'état civil et à la base de données judiciaire, garantissant ainsi la sécurité des informations. Le lieutenant-colonel Dang Dinh Cuong, chef du département de la gestion administrative de l'ordre social de la police provinciale de Tuyen Quang, a affirmé : « Le secteur mettra tout en œuvre avec la plus grande détermination pour finaliser tous les documents dans les délais. »
Au ministère de la Justice, les fonctionnaires et les agents de l'État ont travaillé pendant les vacances, en classant les documents, en vérifiant les lieux où les certificats de mariage des citoyens avaient été délivrés auparavant et en les classant selon les nouvelles communes et les nouveaux quartiers pour classer et transférer les données aux communes et aux quartiers ; en examinant et en mettant à jour les données sous l'autorité du ministère, en mobilisant des scanners, en copiant des documents et en organisant des agents et des fonctionnaires supplémentaires pour participer à la mise en œuvre.
Les données sur l'état matrimonial constituent un élément important de la base de données nationale sur la population, et sont liées à de nombreux services publics essentiels. La fin de cette période de pointe pose les bases d'une réforme administrative. Les données matrimoniales des citoyens garantissent des données « exactes, complètes, propres et actualisées », ce qui contribue à réduire les formalités administratives et les délais de traitement, et à créer un écosystème de données fiable pour de nombreux autres domaines de gestion.
Article et photos : Bien Luan - Le Duy
Mettre à jour les données vers VNeID dès que possible
Lieutenant-colonel Doan Thi Thu Quynh, chef adjoint du département de la gestion administrative de l'ordre social, police provinciale |
Dès le début de la mise en œuvre du plan de nettoyage des données matrimoniales, le Département de la gestion administrative de l'ordre social de la police provinciale a régulièrement échangé des informations avec le Département de la Justice et le Tribunal populaire provincial afin d'actualiser les résultats de la mise en œuvre, conformément au plan de coordination intersectorielle mis en place. Les résultats de la numérisation des données judiciaires relatives à l'état civil, aux jugements et aux décisions de divorce ont été échangés et mis à jour chaque semaine. Au niveau local, les services de police des communes et des quartiers ont également collaboré activement avec le Département de la Justice pour échanger des informations, comparer, vérifier et mettre à jour les informations sur l'état civil avant la publication des rapports. Le travail a donc été très positif et la province de Tuyen Quang s'engage à achever le plan d'ici le 31 août 2025.
À ce jour, toutes les données relatives à l'état matrimonial de base ont été complétées. Le Département de la gestion administrative et de l'ordre social attend actuellement les instructions pour télécharger les données VNeID. Après la synchronisation avec le système d'information, la police provinciale continuera de collaborer avec les comités populaires des communes et des quartiers pour examiner, vérifier, collecter et corriger les données erronées ou manquantes, afin de garantir la transparence et l'exactitude de toutes les données.
Assurer l'exactitude
Camarade Ma Thi Thuy Dung, agente du Département de l'administration et du soutien judiciaires, Département provincial de la justice |
Conformément au plan n° 125/KH - UBND du 6 mai 2025 du Comité populaire provincial, le Département de la Justice est chargé de synthétiser les résultats et de proposer aux autorités compétentes de réduire le nombre de documents requis pour les procédures administratives exigeant une « confirmation de l'état civil » et de réduire la procédure administrative de « délivrance d'un certificat d'état civil ». Dès l'élaboration de ce plan, nous avons contacté les comités populaires des communes et des arrondissements ainsi que les forces de police afin d'examiner, de vérifier, de collecter et de corriger les informations et les données des citoyens erronées ou manquantes concernant l'état civil, et de coordonner rapidement la résolution des problèmes. Ainsi, nous garantissons que les données des citoyens dans la base de données nationale de la population sont toujours « exactes, suffisantes, propres et actualisées ». L'unité est déterminée à surmonter toutes les difficultés pour mener à bien les tâches qui lui sont confiées, enregistrer les ménages conformément aux dispositions légales et garantir la mise à jour la plus précise possible des données pour la population.
Surmonter toutes les difficultés pour accomplir la mission
Camarade Trieu Thi Thinh, responsable de l'équipe d'administration judiciaire du bureau provincial du tribunal populaire |
Au début, se familiariser avec le logiciel et le processus de numérisation a été très difficile. Nous avons dû apprendre par nous-mêmes, travailler et nous entraider. Mes collègues du tribunal et moi-même avons veillé toute la nuit, travaillé les week-ends et les jours fériés afin d'éviter les retards. Nous avons tous travaillé dur, conscients que chaque dossier numérisé constituait une étape vers un service plus efficace. Malgré l'hétérogénéité des ressources humaines et la précarité de l'infrastructure réseau, la souplesse de la coordination et le soutien mutuel ont permis d'assurer l'avancement des travaux. Pour gérer efficacement cette période de pointe, les responsables du tribunal populaire provincial ont organisé des formations à l'utilisation du logiciel, uniformisé le processus de numérisation des dossiers et synchronisé les données matrimoniales pour les fonctionnaires du tribunal populaire aux deux niveaux. Pendant la mise en œuvre, nous avons tous été en contact avec le greffier du tribunal régional, qui numérisait directement les rapports d'avancement des travaux chaque jour afin de les comprendre et de les aider à lever les obstacles. Avec la devise de travailler jour et nuit, jusqu'à présent, tous les travaux de numérisation de documents ont été achevés, l'ensemble du secteur a numérisé et nettoyé 31 577 documents, atteignant 100 % du plan établi.
Créer de nombreuses commodités pour les habitants des hautes terres
M. Ban Van Ta, village Khau Tinh, commune Yen Hoa |
En tant que résident des hautes terres de la province, l'absence de mise à jour des données matrimoniales sur l'application d'identification électronique a entraîné de nombreuses difficultés pour les habitants dans leurs démarches administratives, notamment pour les dossiers de scolarité, d'emploi, de transfert de propriété, etc. Après la fusion de la province et la suppression du niveau de district, la commune de Khau Tinh se trouve à près de 20 km du Centre de services de l'administration publique de la commune de Yen Hoa. Les routes sont difficiles d'accès et nous manquons parfois des documents nécessaires, ce qui nous oblige à de nombreux allers-retours, ce qui est très chronophage. J'espère qu'après cette période de pointe, les informations sur les mariages, les divorces et le célibat seront mises à jour avec précision, rapidité et synchronisation dans le système d'information national, et qu'elles seront affichées publiquement et de manière transparente sur l'application d'identification VNeID.
Source: https://baotuyenquang.com.vn/xa-hoi/202508/cao-diem-90-ngay-lam-sach-du-lieu-hon-nhan-no-luc-ve-dich-22049b7/
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