A levéltári dokumentumok digitalizálásának előmozdítása a pártbizottságok tevékenységének elősegítése érdekében

DNVN - A szervezet Központi Politikájának megfelelő átszervezésének és konszolidációjának követelményeire válaszul az ország tartományi és önkormányzati pártbizottságai aktívan digitalizálják a párt iratait és archívumait - a vezetés, az irányítás és a működés biztosítása, az információbiztonság védelme és a munkafolyamatok hatékonyabb kiszolgálása érdekében.

Országos, egyidejű digitális transzformáció megvalósítása a tárolásban

A Politikai Bizottság és a Központi Párttitkárság határozatainak és következtetéseinek végrehajtásával, az apparátus és az adminisztratív egységek átszervezéséről, a levéltári dokumentumok gyűjtésének, szerkesztésének és digitalizálásának munkája minden eddiginél sürgetőbbé vált.

(Ábra)

A helyi önkormányzatok gyorsan megtervezték és kiadták a belső hálózati rendszer kezelésére és üzemeltetésére vonatkozó szabályokat és eljárásokat. Az informatikai infrastruktúrába szinkronban fektettek be; a tartományi és önkormányzati pártbizottságok számos adatintegrációs központját modern szerverekkel, hálózati és biztonsági berendezésekkel szerelték fel, amelyek megfeleltek a Központi Párthivatal szabványainak és irányelveinek.

Nemcsak tartományi szinten, hanem községi szinten is bevezették az operatív irányítási rendszert, a digitális fájlkezelő szoftvert, a 3.0-ás párttag-adatbázist, a digitális aláírásokat és a megosztott alkalmazásokat – biztosítva, hogy a tartományi és önkormányzati pártbizottságok 100%-a pályázzon. Az elektronikus dokumentumok küldése és fogadása, a digitális dokumentumok feldolgozása, az adattárolás és a párttagok fájlkezelése széles körben elterjedt.

A digitalizálás segít a munka gyors feldolgozásában, miközben fenntartható módon megőrzi az iratokat.

A papíralapúról a digitális archiválásra való áttérés számos egyértelmű előnnyel jár: A párt iratai, dokumentumai és munkaanyagai – beleértve az ügynökségek átszervezése és összevonása során keletkezetteket is – rendszerezettek, központilag tároltak, könnyen visszakereshetők, biztonságosak és szükség esetén könnyen hozzáférhetők. Egyes településeken a pártbizottsági irodák befejezték adatbázisaikat és digitális archiváló rendszereket helyeztek üzembe, lehetővé téve a vezetők számára, hogy gyorsan hozzáférjenek az információkhoz a munka irányítása során.

Ezenkívül a digitalizálás a tárolási fegyelem javításában is segít: a figyelmeztetések csökkentik az eredeti dokumentumok elvesztését és rossz helyre helyezését, különösen az egységek átrendezése vagy összevonása esetén – ez a probléma magas kockázatúnak tekinthető, ha továbbra is a hagyományos manuális módszereket alkalmazzák.

Továbbra is kihívások merülnek fel a széles körű telepítés terén

Az átfogó digitalizálási folyamat azonban továbbra is jelentős akadályokba ütközik. Sok helyen az apparátus átszervezése előtt megmaradt, még szerkesztetlen dokumentumok mennyisége igen nagy , ami a raktározás vagy az átalakítás során az elvesztésének vagy elvesztésük kockázatát hordozza magában. Az egyesülés előtti községi és kerületi szinten, valamint a megszűnt kerületekben és egységekben a dokumentumok gyűjtése és digitalizálása még mindig nem teljes körű. Egyes pártszervezetekben és egységekben hiányoznak a speciális archiváló személyzet, a berendezések és az elektronikus archívumok , ami számos korlátozást okoz az átalakítás során.

Ezért a pártbizottságoknak szigorúan végre kell hajtaniuk a munkadokumentumok elkészítésétől kezdve a dokumentumok archívumba történő benyújtásán át a 2025. július 1-jétől keletkező dokumentumok szerkesztéséig és digitalizálásáig. Ugyanakkor egyértelműen meg kell határozni a személyes felelősséget - a pártbizottságok, ügynökségek és pártszervezetek vezetőinek - az archív adatok teljességének és biztonságának biztosításáért.

Néhány település, például a Tuyen Quang Tartományi Pártbizottság írásban meghatározott szabályozásokat vezetett be , amelyek előírják az összes régi irat és dokumentum átadását; a szerkesztést, digitalizálást; és az átszervezett egységek felhalmozódott dokumentumainak kezelését.

Digitalizáció – a vezetés és az irányítás modernizálásához szükséges lépés

Erős elszántsággal a levéltárak digitalizálása kulcsfontosságú megoldásnak tekinthető a párt minden szintű bizottsága számára a vezetői munka hatékonyságának és eredményességének biztosítása érdekében – különösen a folyamatosan átrendezett és módosított szervezet kontextusában. Amikor az adatokat központilag kezelik és rendszeresen frissítik, a vezetők gyorsan és pontosan hozzáférhetnek, kereshetnek és használhatják a dokumentumokat és információkat, támogatva az időben történő irányítást és irányítást.

A digitális infrastruktúrába való befektetés, az információs technológia alkalmazása, a megosztott adattárházak létrehozása és a szinkron tárhelykezelő szoftverek üzemeltetése elengedhetetlen része a párt vezetői apparátusának modernizálási folyamatának – elősegítve az átláthatóságot, a biztonságot, valamint a vezetés, a szakértelem és a történeti megőrzés kényelmét.

Nguyễn Bach

Forrás: https://doanhnghiepvn.vn/chuyen-doi-so/day-manh-so-hoa-tai-lieu-luu-tru-de-phuc-vu-hoat-dong-cua-cap-uy/20251208050141548