行政単位の整理にあたっては、記録を早急にデジタル化すること

ホーチミン市：積極的にデジタル化を進め、時間通りに納品

SGGPの記者によると、ここ数日、ホーチミン市の多くの区や地区では、ファイルや文書が規則に従って保管されるように、整理や編集を行う役人や公務員を緊急に手配し、配置しているという。

第14区（第10地区）の人民委員会では、積極的な早期実施期間を経て、デジタル化に対応した記録の訂正と近代的なアーカイブの構築が完了した。第14区人民委員会のハ・トゥアン・フオン委員長によると、同区は毎年、記録と文書の訂正とデジタル化を積極的に実施している。2025年初頭から現在までに発生した記録と文書については、訂正とデジタル化を続けている。現在、区のアーカイブは幅が約60平方メートルで、1971年から現在までに訂正された156メートルを超える文書棚（1メートルの文書棚とは、棚に垂直に密集して並べられた1メートルの長さの文書、つまりPV）を収蔵している。

同様に、アンラック区（ビンタン県）でも、党ブロックファイルのデジタル化・アーカイブ化に向けた編集作業が急ピッチで進められている。アンラック区党委員会常務副書記のトラン・ティ・トゥ・フオン氏は、同区では2003年から2020年5月までの760件の永久ファイルと201件の臨時ファイルの編集を完了しており、2020年6月から現在に至るまで、約12メートルの文書棚の編集作業を継続しており、6月25日までに完了することを目標としている。同時に、6月15日までに2003年から2025年までの文書をすべてスキャンする予定だと述べた。

アンラック区（ホーチミン市ビンタン区）の職員が党ブロックのファイルと文書の検討と編集を行っている。写真：ヴァン・ミン

多くの地区、県、そしてトゥドゥック市は、積極的に文書の精査、編集、デジタル化を進めてきました。例えば、ビンタン地区では、2003年から2018年までの精査と統計により、編集されたファイルと文書の数は5,230件の永久ファイルとなっています。現在、同地区は、地区内の政治体制と行政単位の組織整備後の引き継ぎに備えて、2019年から現在までアーカイブ化を継続するため、ファイルの編集とスキャンを緊急に進めています。

第10区人民委員会のグエン・ティ・トゥ・フオン委員長は、編集済みの紙文書の編集とリスト化、未編集文書の予備編集、そして新部署への引き継ぎ準備の指示を行ったと述べた。同時に、電子文書の審査、データの分離、ストレージデバイスへの抽出を行い、引き継ぎのためのデータの安全性と完全性を確保している。

ハノイ：集中化と相互接続されたデータの確保

ハノイ市人民委員会は、「ハノイ市各機関の中央文書をデジタル化し、共有データベースを構築する」プロジェクトを承認し、ハノイ行政サービスセンターにプロジェクトの実施を統括・調整する役割を委任しました。このプロジェクトは、政治局と書記局が2025年2月28日付で発表した「政治体制の組織再編に関する研究の実施と継続的な提案に関する結論第127-KL/TW」の進捗状況に基づき、郡レベルの行政活動の停止とコミューン合併に対応するため、ファイルと文書をデジタル化し、整理することを目的としています。

ハノイ人民委員会事務局長のチュオン・ヴィエット・ズン氏によると、プロジェクト実施の目的は、ハノイの党、政府、大衆組織の文書を含む共有データベースを形成し、データの集中化、相互接続、共有、再利用を確保することである。一方で、紙の記録を使わず、人工知能を統合し、データを容易に活用、使用することで、管理と行政の効率、有効性、パフォーマンスを向上させることも目的としている。現在、ハノイの地区およびコミューンレベルで編集する必要がある文書の推定量は68,860mを超え、地区およびコミューンレベルでデジタル化する必要がある文書の総数はA4ページで9,400万ページを超える。これは非常に大きな量であるため、文書のデジタル化は2つのフェーズに分かれている。フェーズ1では、次の5つの優先事項を含む機関の文書をデジタル化する。1. 地区レベルの党および政府の文書の編集とデジタル化。 2は、公社レベルの党と政府の文書を編集し、デジタル化することです。3は、市レベルの党の文書を編集し、デジタル化することです。4は、市レベルの政府文書を編集し、デジタル化することです。5は、3レベルの大衆組織の文書を編集し、デジタル化することです。

ハノイ行政サービスセンター所長のク・ゴック・チャン氏によると、センターは今後6月30日まで、優先事項1と2の実施に重点的に取り組みます。それは、永久保存期間のある文書、党や郡・町レベルの政府で頻繁に再利用される文書のデジタル化です。これらの文書は、原文書量の約25%、編集済み文書量の約5%を占めると推定されます。デジタル化された文書については、規定に従って品質を確保し、時間と予算の無駄を避けるため、再デジタル化ではなくデータの同期を行います。

近代的な行政の構築に向けて

地方における実施状況から、一部の専門家や国会議員は、記録・文書の編集とデジタル化は技術的な作業であるだけでなく、制度再編のプロセスにおける透明性、安全性、効率性を確保し、国民と企業の利便性を高めるという意義も持つと述べた。これはまた、新たな時代の社会ニーズにより良く応える現代的な行政を構築するための重要な一歩でもある。

グエン・クアン・フアン国会議員は、現状における記録のデジタル化の重要性を強調し、行政単位の統合により行政境界が拡大し、インフラ整備には5～10年かかるため、当初は行政手続きのための移動が困難になることを強調した。そのため、デジタル技術を活用せずに、書類手続きのために公的機関に出向くことは大きな不便をもたらす。同氏は、すべての記録をデジタル化し、行政手続きをネットワーク環境上に構築することで不備を最小限に抑え、デジタル政府とデジタル社会を実現するための基盤を整える必要があると述べた。これは迅速かつ同期的に行う必要があり、中央政府からの指示を待つのではなく、地方自治体が今すぐに積極的に実行する必要がある。

さらに、ファム・ヴァン・ホア国会議員は、記録の精査と保管のプロセスにおいて、地方の党委員会と当局は、記録の紛失、置き忘れ、さらには故意の破棄を防ぐため、断固とした指導、検査、注意喚起を徹底する必要があると述べた。「不注意で記録を紛失すれば、国家機関だけでなく、国民や企業にも大きな影響を及ぼします。したがって、現時点では、記録の紛失、置き忘れ、あるいは違法な破棄が発生した場合の組織、部署、個人、指導者の具体的な責任を明確に定義する必要があります」と、ファム・ヴァン・ホア国会議員は指摘した。

ホーチミン市の政治体制再編の前、最中、そして完了後に、文書およびアーカイブ業務が円滑かつ継続的に行われるように、また安全な文書管理を確実に行うために、ホーチミン市人民委員会は指令04を発行しました。指令には、ホーチミン市、トゥドゥック市、区、郡の部、支部、部門の長に対し、市の政治体制再編の過程で文書およびアーカイブ業務の管理を強化するためのいくつかの緊急タスクの実施を早急に指示するよう要求することが明確に規定されています。

文明 - ファンタオ - 建国記念日

出典: https://www.sggp.org.vn/khan-truong-so-hoa-ho-so-khi-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post799633.html