Doe het grondig.
Rond 18.00 uur was het hoofdkwartier van het Volkscomité van de wijk Hoa Hung (Ho Chi Minh-stad) nog helder verlicht. In elke kamer vermengde het geluid van typen zich met het geritsel van papier; ambtenaren en functionarissen werkten nog steeds ijverig achter hun schermen, documenten verwerkend om deadlines te halen. In een andere vergaderzaal besprak het Permanent Comité van het Wijkpartijcomité druk de werking van het nieuwe bestuursapparaat om de bevolking beter van dienst te kunnen zijn. De vergadering eindigde pas toen de stadslichten aangingen.
De afgelopen dagen heeft de telefoon van mevrouw Le Thi Ngoc Hien, voorzitter van het wijkcomité van Hoa Hung, constant overuren gedraaid. Sinds het tweeledige lokale bestuursmodel is ingevoerd, moet die telefoon 24 uur per dag, 7 dagen per week aanstaan om alle feedback van de inwoners te ontvangen. "Hoe kunnen we het systeem stroomlijnen en tegelijkertijd efficiënt laten functioneren?" is een uitdaging, niet alleen voor het wijkhoofd, maar voor alle ambtenaren en functionarissen hier.
Naast het bekendmaken van de hotline heeft de wijk een reeks oplossingen geïmplementeerd: het ondersteunen van de werking van het tweeledige lokale bestuursmodel en het aanbieden van online publieke diensten. Na 17 dagen van het nieuwe model zijn er meer dan 1300 aanvragen ontvangen en verwerkt, ruim voor of op tijd. Op sommige dagen ligt het bureau van de Permanente Commissie van het Wijkcomité vol met gecertificeerde kopieën van documenten, maar deze worden allemaal snel ondertekend en aan de inwoners teruggegeven. In minder dan drie weken tijd heeft de wijk 17 overlijdensakten ontvangen, waaronder 11 op zaterdag en zondag, en veel gevallen waarbij mensen rechtstreeks contact opnamen met de voorzitter van het Wijkcomité. Binnen enkele minuten na afronding van de procedure worden de documenten afgedrukt, ondertekend en direct aan de nabestaanden overhandigd.
De effectiviteit wordt steeds duidelijker, aangezien veel verzoeken om overleg van burgers voortijdig worden ingetrokken omdat de problemen zijn opgelost; klachten via de hotline 1022 worden snel afgehandeld; en Hoa Hung staat op de tweede plaats op de administratieve kaart van Ho Chi Minh-stad. Het is geen toeval dat het Permanent Comité van het Wijkcomité vaak telefoontjes ontvangt van burgers met felicitaties en oprechte suggesties, omdat naar alles geluisterd wordt en er zo snel mogelijk op gereageerd wordt. "Er is druk, maar we begrijpen dat mensen na de stroomlijning van het administratieve apparaat niet verwachten 'wie het gaat doen', maar of het grondig zal gebeuren", aldus mevrouw Le Thi Ngoc Hien.
"De uitgebreide band" tussen de overheid en de bevolking
Vanaf het allereerste begin van de invoering van het tweeledige bestuursmodel heeft Ho Chi Minh-stad benadrukt dat de cultuur van openbare dienstverlening geen louter slogan of beweging mag blijven, maar een vorm van 'soft power' moet worden, een 'verlengde schakel' tussen de overheid en de bevolking. In dit model worden discipline, een dienstbare instelling en respect voor de bevolking beschouwd als maatstaven voor de geloofwaardigheid en competentie van het overheidsapparaat.
Rond 14.00 uur op 16 juli was het een drukte van jewelste in het openbare administratieve servicecentrum van de wijk Tang Nhon Phu (Ho Chi Minh-stad). De vele mensen kwamen administratieve procedures afhandelen. Ambtenaren aan de twaalf balies werkten onafgebroken om aanvragen te ontvangen en te verwerken. Meneer Nguyen Anh Huy kwam naar de wijk om zijn cv te laten certificeren voor een sollicitatie en maakte zich zorgen over de lange wachttijd. Toen meneer Tran Vuong Vu, een ambtenaar van het ministerie van Economie , Infrastructuur en Stedenbouw, de overvolle afdeling Justitie en Burgerlijke Stand opmerkte, schoot hij hem te hulp. Meneer Nguyen Anh Huy was aangenaam verrast dat zijn aanvraag zo snel werd verwerkt en ging snel naar de balie om de procedure af te ronden.
De heer Tran Vuong Vu zei dat sinds de invoering van het tweeledige lokale bestuurssysteem het aantal mensen dat naar de wijk komt om administratieve procedures af te handelen aanzienlijk is toegenomen, met name op het gebied van justitie en burgerlijke stand. Hoewel dit niet zijn expertisegebied is, verdiepen hij en de medewerkers van het centrum zich proactief in de procedures voor dossierverwerking om ondersteuning te kunnen bieden wanneer de afdeling overbelast is.
De heer Phan Ngoc Tan, directeur van het Centrum voor Openbare Administratieve Diensten van de wijk Tang Nhon Phu (Ho Chi Minh-stad), meldde dat de wijk dagelijks meer dan 300 mensen ontvangt voor administratieve procedures. Het centrum beschikt over 12 balies voor het ontvangen en teruggeven van de resultaten van administratieve procedures, waaronder 4 voor Justitie en Burgerlijke Stand, maar er wordt regelmatig een extra balie toegevoegd om aan de behoeften van de bevolking te voldoen. Om de werkdruk voor de medewerkers te verdelen, faciliteerde het centrum professionele uitwisseling en leermogelijkheden voor de medewerkers toen het nieuwe systeem in gebruik werd genomen.
Met een bevolking van meer dan 192.000 inwoners en een oppervlakte van 27,36 km² is de gemeente Ba Diem (Ho Chi Minh-stad) een van de grootste gemeenten na de administratieve herindeling van Ho Chi Minh-stad. Het openbaar administratief centrum van de gemeente Ba Diem verwerkt dagelijks ongeveer 350 aanvragen, waaronder bijna 200 aanvragen voor gewaarmerkte kopieën. Mevrouw Tran Thi Thu Hoa, ambtenaar bij de dienst Justitie en Burgerlijke Stand, ontvangt en controleert continu de documenten. Een vicevoorzitter van het gemeentelijk comité zit naast haar om de documenten direct te ondertekenen en burgers onmiddellijk van een resultaat te voorzien. Bij een grote toestroom van mensen die een gewaarmerkte kopie aanvragen, nemen ambtenaren van andere afdelingen het proces direct over en ondersteunen mevrouw Thu Hoa. Ondanks de huidige werkdruk, die drie keer zo hoog is als voorheen, zorgen de ambtenaren van de gemeente, dankzij hun ervaring, grondige training en vakkundig gebruik van gespecialiseerde software, ervoor dat de verwerkingstijd altijd wordt gehaald.
De lijm die het team bij elkaar houdt.
Volgens de heer Phan Ngoc Tan nemen het Permanent Comité van het Partijcomité en het Volkscomité van de wijk elke twee dagen aan het einde van de dag tien minuten de tijd om te luisteren naar de ideeën en suggesties van ambtenaren en functionarissen. Daarnaast worden individuen en groepen met uitzonderlijke prestaties direct geprezen en beloond. Aan het eind van elke middag houdt het centrummanagement een korte bijeenkomst voor ambtenaren en functionarissen om ideeën uit te wisselen en suggesties te doen over werkgerelateerde kwesties en de werkomgeving, zodat er direct oplossingen gevonden kunnen worden.
In de wijk Hai Chau ( Da Nang ) werd in de beginperiode van het tweelaagse lokale bestuursmodel de dienstbaarheid aan de bevolking duidelijk getoond. Na de samenvoeging van vijf centrale wijken telt Hai Chau nu meer dan 131.000 inwoners, waardoor de hoeveelheid administratieve documenten enorm is toegenomen. Het wijkcomité heeft proactief het aantal loketten voor de ontvangst en verwerking van administratieve procedures uitgebreid van zeven naar veertien, gespecialiseerd personeel aangesteld en de inwoners vanaf het begin begeleid bij het gebruik van elektronische systemen en het invullen van documenten.
Volgens Le Minh Tuan, een ambtenaar die verantwoordelijk is voor het ontvangen van bouwvergunningen, draagt elk personeelslid vrijwillig bij en deelt de werkdruk wanneer ze zien dat een collega het te druk heeft. Deze mentaliteit helpt knelpunten te voorkomen en zorgt ervoor dat mensen niet lang hoeven te wachten. Deze mentaliteit wordt verder versterkt door de regelmatige aandacht en aanmoediging van de wijkleiders voor het personeel. Op de ochtend van 1 juli, de eerste dag dat het nieuwe systeem officieel in werking trad, bezocht mevrouw Cao Thi Huyen Tran, secretaris van het wijkcomité, persoonlijk de bouwplaats om het personeel aan te moedigen: "Als iedereen zijn of haar enthousiasme behoudt en standvastig blijft ondanks de nieuwe werkdruk, zal het wijkbestuur ook standvastig blijven."
Naast het werken tijdens reguliere kantooruren, voert de wijk ook het model "Vrijwilligersdag op zaterdag" en de beweging "Elke dag 30 minuten extra werken" uit om zich snel aan de procedures te houden. "We zijn vastbesloten om ervoor te zorgen dat niemand er last van ondervindt, zelfs als het aantal aanvragen 3-4 keer zo hoog wordt", aldus de heer Nguyen Van Duy, voorzitter van het Volkscomité van de wijk Hai Chau.
Kameraad Cao Thi Huyen Tran, secretaris van het partijcomité van de wijk Hai Chau, stelde duidelijk dat de eerste dagen na de fusie niet alleen bedoeld waren om het nieuwe bestuurlijke apparaat op te zetten, maar ook om door middel van concrete acties vertrouwen onder de bevolking op te bouwen. De nieuw gevormde wijk is groot van omvang, met een grote bevolking, een omvangrijke partijorganisatie en veel partijleden, en een grotere hoeveelheid informatie die verwerkt moet worden. De eisen aan het partijwerk, de overheid en de maatschappelijke organisaties zijn diepgaander en directer. In de context van de digitale transformatie moet elke ambtenaar zijn of haar analytisch vermogen versterken en snel reageren op beleidsmaatregelen.
Cultuur van communicatie met de mensen
- Bij de uitoefening van hun taken moeten ambtenaren en overheidsfunctionarissen insignes, rangonderscheidingen of ambtenarenkaarten dragen, een beleefde houding aannemen en de reputatie en eer van hun instantie, organisatie, afdeling en collega's hooghouden.
Ambtenaren en overheidsfunctionarissen moeten respect tonen voor de bevolking, naar hun mening luisteren en dicht bij hen staan; serieus en bescheiden zijn; en in hun communicatie een standaard, duidelijke en samenhangende taal gebruiken.
- Arrogant, autoritair en onverantwoordelijk gedrag, evenals het veroorzaken van problemen of overlast voor burgers en bedrijven tijdens de uitoefening van officiële taken, is ten strengste verboden.
(Artikel 13 van de Wet op de Ambtenaren 2025)
Bron: https://www.sggp.org.vn/chinh-quyen-dia-phuong-2-cap-tang-toc-ngay-khi-khoi-dong-bai-5-van-hoa-cong-vu-o-co-so-post806348.html
Reactie (0)