Lokale overheid op twee niveaus - Van begin af aan versnellen - Les 5: Publieke dienstverleningscultuur op lokaal niveau

Van de meer dan 10.000 bestuurlijke eenheden op gemeentelijk niveau telt het land er nu 3.321. Er zijn 28 decreten uitgevaardigd over decentralisatie, delegeren van bevoegdheden en toekennen van bevoegdheden aan de regering, wat een belangrijke stap markeert in de richting van een transparant, gestroomlijnd en effectiever bestuurlijk apparaat. Naast het nieuwe bestuurlijke apparaat is er de noodzaak om een ​​cultuur van substantiële publieke dienstverlening te creëren - waar de geest van verantwoordelijkheid, discipline, integriteit en dienstbaarheid aan de bevolking tot uiting moet komen in dagelijkse handelingen.

Doe het grondig

Tegen zes uur 's avonds was het hoofdkwartier van het Volkscomité van de wijk Hoa Hung (HCMC) nog steeds fel verlicht. In elke kamer mengde het geluid van toetsenborden zich met het geritsel van papieren; ambtenaren en overheidsdienaren waren nog steeds druk bezig voor het scherm documenten te verwerken om de deadline te halen. In een andere vergaderzaal besprak het Vaste Comité van het Wijkpartijcomité de werking van het nieuwe apparaat om de bevolking beter van dienst te zijn. Toen de stadslichten aangingen, was de vergadering afgelopen.

Vicevoorzitter van het Volkscomité van de Ba Diem Commune (HCMC), Tran Thuy Huong, ondertekent gecertificeerde kopieën voor mensen bij de receptie. Foto: NGO BINH

De afgelopen dagen draaide de telefoon van mevrouw Le Thi Ngoc Hien, voorzitter van het Volkscomité van de wijk Hoa Hung, op volle toeren. Sinds de invoering van het tweeledige lokale bestuursmodel moest dat telefoonnummer 24/7 bereikbaar zijn om alle feedback van de bevolking te ontvangen. "Hoe kunnen we het apparaat gestroomlijnd maar toch effectief laten functioneren?" is niet alleen een probleem voor de leider, maar ook voor alle kaderleden en ambtenaren hier.

De wijk maakte niet alleen reclame voor de hotline, maar implementeerde ook een reeks oplossingen: ondersteuning van de werking van het model van lokale overheden met twee niveaus en het aanbieden van online publieke diensten. Na 17 dagen gebruik van het nieuwe model waren meer dan 1300 documenten ontvangen en verwerkt, vóór de planning en op tijd. Er waren dagen dat het bureau van het Permanent Comité van het Ward People's Committee vol lag met stapels gewaarmerkte kopieën, maar deze werden allemaal snel ondertekend en onmiddellijk teruggestuurd naar de mensen. In minder dan 3 weken ontving de wijk 17 overlijdensakten, waarvan 11 op zaterdag en zondag, en in veel gevallen namen mensen rechtstreeks contact op met de voorzitter van het Ward People's Committee. Na slechts een paar minuten na het voltooien van de procedure werden de documenten afgedrukt, de papieren ondertekend en bezorgd aan de families van de overledenen.

De effectiviteit werd duidelijk toen veel aanvragen voor burgeropvang vóór de geplande tijd werden ingetrokken omdat het probleem was opgelost; alle feedback op portaal 1022 werd snel afgehandeld; op de administratieve institutionele kaart van Ho Chi Minhstad staat Hoa Hung op de tweede plaats. Het is geen toeval dat het Permanent Comité van het Wijkcomité van het Volk vaak telefoontjes van mensen ontvangt, met felicitaties en oprechte opmerkingen, want iedereen wordt gehoord en zo snel mogelijk beantwoord. "Er is druk, maar we begrijpen dat mensen na het stroomlijnen van het apparaat niet verwachten "wie het doet", maar of het grondig wordt gedaan", aldus mevrouw Le Thi Ngoc Hien.

"De verbindende draad" tussen de regering en het volk

Vanaf de eerste dagen van het tweeledige bestuursmodel heeft Ho Chi Minhstad de volgende gedachtegang gepromoot: een cultuur van publieke dienstverlening mag niet beperkt blijven tot slogans of bewegingen, maar moet "soft power" worden, een "lange draad" tussen de regering en de bevolking. Discipline, dienstbaarheid en respect voor de bevolking worden daar beschouwd als een maatstaf voor het prestige en de capaciteit van het apparaat.

Op 16 juli, rond 14.00 uur, was het druk in het Tang Nhon Phu Ward Public Administration Service Center (HCMC) met mensen die administratieve procedures kwamen uitvoeren. Ambtenaren en andere ambtenaren werkten onafgebroken bij de receptiebalies en de balies voor de uitslag. De heer Nguyen Anh Huy kwam naar de afdeling om zijn cv te laten certificeren en maakte zich zorgen omdat hij lang op zijn beurt moest wachten. Toen hij besefte dat de afdeling Justitie - Burgerlijke Stand overbelast was, schakelde de heer Tran Vuong Vu, ambtenaar van de afdeling Economische Zaken , Infrastructuur en Stedelijke Ontwikkeling, zijn hulp in. De heer Nguyen Anh Huy, die zijn sollicitatie te vroeg had ontvangen, leek nogal verrast en ging snel naar de balie om de procedures te doorlopen.

De heer Tran Vuong Vu zei dat sinds de inwerkingtreding van het lokale bestuur op twee niveaus het aantal mensen dat naar de afdeling komt om administratieve procedures te verrichten is toegenomen, met name op het gebied van Justitie en Burgerlijke Stand. Hoewel hij geen specialist is, hebben hij en de ambtenaren van het centrum de documentverwerking proactief aangepakt ter ondersteuning wanneer deze afdeling overbelast was met werk.

De heer Phan Ngoc Tan, directeur van het Public Administration Service Center van de wijk Tang Nhon Phu (HCMC), meldde dat de wijk dagelijks meer dan 300 mensen ontvangt die administratieve procedures komen uitvoeren. Het centrum heeft 12 loketten ingericht om resultaten van administratieve procedures te ontvangen en te retourneren, waaronder 4 loketten voor Justitie en Burgerlijke Stand. Er moet echter regelmatig 1 loket worden uitgebreid om aan de behoeften van de mensen te voldoen. Om ervoor te zorgen dat de medewerkers elkaars werk konden overnemen, creëerde het centrum bij de ingebruikname van het nieuwe apparaat de voorwaarden voor de uitwisseling van professionele kennis en het leren van elkaars ervaringen.

Met een bevolking van meer dan 192.000 mensen en een oppervlakte van 27,36 ^km2 is de gemeente Ba Diem (HCMC) een van de grootste gemeenten na de administratieve eenheidsregeling in HCMC. Dagelijks verwerkt het Public Administration Service Center van de gemeente Ba Diem ongeveer 350 dossiers, waarvan bijna 200 gewaarmerkte kopieën zijn. Mevrouw Tran Thi Thu Hoa, een ambtenaar op het gebied van Justitie - Burgerlijke Stand, ontvangt en vergelijkt continu dossiers. Ondertussen zit een vicevoorzitter van het Volkscomité van de wijk naast haar om rechtstreeks te ondertekenen en de resultaten onmiddellijk aan de mensen te retourneren. Wanneer het aantal mensen dat de notariële procedures uitvoert te groot is, ontvangen ambtenaren op sommige andere gebieden de dossiers onmiddellijk en ondersteunen ze mevrouw Thu Hoa. Hoewel de huidige werkdruk 3 keer hoger is dan voorheen, is de druk groter, maar met de ervaring, grondige training en het bekwame gebruik van gespecialiseerde software van de kaders en ambtenaren van de gemeente, is de voortgang van de regeling altijd gegarandeerd.

De lijm die het team bij elkaar houdt

Volgens de heer Phan Ngoc Tan besteedt het Permanent Comité van het Partijcomité - Volkscomité van de wijk om de twee dagen de laatste tien minuten van de dag aan het luisteren naar de gedachten en meningen van de kaderleden en ambtenaren. Daarnaast prijst en beloont de wijk prompt individuen en groepen die goede prestaties hebben geleverd. Elke dag aan het einde van de middag organiseert de raad van bestuur van het centrum een ​​korte vergadering voor kaderleden en ambtenaren om onderwerpen met betrekking tot werk en werkomgeving te bespreken en voorstellen te doen, en zo direct oplossingen te vinden.

In de wijk Hai Chau (stad Da Nang ) werd in de begindagen van het lokale bestuur met twee niveaus de dienstbaarheid aan de bevolking duidelijk gedemonstreerd. Na de fusie van vijf centrale wijken telde de wijk Hai Chau meer dan 131.000 inwoners en nam de hoeveelheid administratieve documenten aanzienlijk toe. Het Volkscomité van de wijk verhoogde proactief het aantal loketten dat documenten ontving om administratieve procedures af te handelen van 7 naar 14, stelde gespecialiseerd personeel aan, begeleidde mensen bij het elektronisch werken en vulde de documenten vanaf het begin aan.

Ambtenaar Le Minh Tuan, verantwoordelijk voor de ontvangst van bouwdocumenten, zei dat elk personeelslid zijn steentje bijdraagt ​​en dat collega's, wanneer ze overbelast zijn, automatisch delen. Deze mentaliteit helpt werkblokkades te voorkomen en mensen hoeven niet lang te wachten. Deze mentaliteit wordt ook versterkt wanneer wijkleiders regelmatig voor personeel en ambtenaren zorgen en hen aanmoedigen. Op de ochtend van 1 juli, de eerste dag dat het nieuwe apparaat officieel in werking trad, kwam kameraad Cao Thi Huyen Tran, secretaris van het wijkcomité, langs om het personeel aan te moedigen: "Als iedereen zijn mentaliteit behoudt en standvastig is in het licht van de nieuwe werkdruk, zal het wijkbestuur dat ook zijn."

De wijk werkte niet alleen tijdens kantooruren, maar voerde ook het model van de "Vrijwilligerszaterdag" en de beweging "Elke dag 30 minuten langer werken" in om ontstane procedures snel op te lossen. "We zijn vastbesloten om mensen niet te laten raken, ook al neemt het aantal documenten drie tot vier keer toe", bevestigde de heer Nguyen Van Duy, voorzitter van het Volkscomité van de wijk Hai Chau.

Kameraad Cao Thi Huyen Tran, secretaris van het partijcomité van de wijk Hai Chau, stelde duidelijk dat de eerste dagen na de fusie niet alleen de tijd waren om het nieuwe bestuursapparaat op te starten, maar ook om vertrouwen onder de bevolking op te bouwen door middel van concrete acties. De nieuw gevormde wijk is grootschalig, heeft een grote bevolking, een grote partijorganisatie en partijleden, er moet meer informatie worden verwerkt en de eisen van de partij, de overheid en de massa-organisatie zijn diepgaander en directer. In de context van digitale transformatie moet elk kader zijn analytisch vermogen vergroten en snel reageren op beleid.

Cultuur van communicatie met mensen

- Bij het uitvoeren van officiële taken moeten kaderleden en ambtenaren insignes, insignes, rangen of ambtenarenkaarten dragen; beleefde manieren hebben; het aanzien en de eer van het agentschap, de organisatie, de eenheid en de collega's handhaven;

- Kaders en ambtenaren moeten respectvol zijn, naar meningen luisteren en dicht bij de bevolking staan; serieus en bescheiden zijn; de communicatietaal moet standaard, duidelijk en samenhangend zijn;

- Een strikt verbod op arrogante, autoritaire en verantwoordelijke handelingen, die moeilijkheden en problemen veroorzaken voor mensen en bedrijven bij het uitvoeren van officiële taken.

(Artikel 13 van de Wet op het ambtenarenstatuut 2025)

GROEP VERSLAGGEVERS

Bron: https://www.sggp.org.vn/chinh-quyen-dia-phuong-2-cap-tang-toc-ngay-khi-khoi-dong-bai-5-van-hoa-cong-vu-o-co-so-post806348.html