Wijziging en aanvulling van een aantal regelingen inzake authenticatie

(Chinhphu.vn) - In decreet nr. 280/2025/ND-CP van 27 oktober 2025 van de regering zijn een aantal nieuwe regels inzake authenticatie uitgevaardigd.

Besluit nr. 280/2025/ND-CP tot wijziging en aanvulling van een aantal voorschriften inzake authenticatie.

De regering heeft decreet nr. 280/2025/ND-CP van 27 oktober 2025 uitgevaardigd, waarin een aantal artikelen van decreet nr. 23/2015/ND-CP worden gewijzigd en aangevuld. over het uitgeven van kopieën van originelen, het certificeren van kopieën van originelen en het certificeren ondertekening en authenticatie van contracten, transacties, zoals gewijzigd, aangevuld door Decreet nr. 07/2025/ND-CP.

Volgens de nieuwe regelgeving in Besluit nr. 280/2025/ND-CP betekent het certificeren van een kopie van het origineel dat de bevoegde autoriteit, organisatie of persoon zoals voorgeschreven in dit besluit, op basis van het origineel, verklaart dat de kopie een weerspiegeling is van het origineel.

Certificering van een handtekening is de handeling van een agentschap, organisatie of bevoegde persoon zoals voorgeschreven in dit besluit, waarin wordt gecertificeerd dat de handtekening op een document of papier de handtekening is van de persoon die de certificering aanvraagt.

Transactieauthenticatie is de handeling van een bevoegd persoon zoals voorgeschreven in dit besluit, waarbij het tijdstip en de plaats van het sluiten van een burgerlijke transactie, de burgerlijke handelingsbekwaamheid, de vrijwillige wil, de handtekening of vingerafdruk van de partijen die deelnemen aan de burgerlijke transactie, worden gecertificeerd.

Uitbreiding van de reikwijdte van certificering

Met name is bij Besluit nr. 280/2025/ND-CP artikel 2, lid 9, van Besluit 23/2015/ND-CP gewijzigd en aangevuld met het oog op de uitbreiding van de certificeringsonderwerpen.

De persoon die de certificering uitvoert is met name de voorzitter van het volkscomité van de gemeente, wijk of speciale zone (volkscomité op gemeentelijk niveau); de persoon die bevoegd of aangewezen is om de certificeringstaak uit te voeren volgens de regelgeving; de notaris van het notariskantoor, het notariskantoor (notarisorganisatie); de diplomatieke ambtenaar, consulaire ambtenaar van de diplomatieke vertegenwoordiging, de consulaire vertegenwoordiging en andere instanties die bevoegd zijn om consulaire functies van Vietnam in het buitenland uit te voeren (vertegenwoordiging).

Daarmee worden, vergeleken met de oude regelgeving, de certificatieonderwerpen met Besluit nr. 280/2025/ND-CP uitgebreid met bevoegde of aangewezen personen die volgens de regelgeving certificatietaken mogen uitvoeren.

Wijzigingen in de regelgeving inzake certificeringsautoriteit en verantwoordelijkheid

Besluit nr. 280/2025/ND-CP wijzigt en vult tevens de regelgeving inzake de bevoegdheid en verantwoordelijkheid van certificering aan, met als doel de verantwoordelijkheden van elke certificatie-instantie duidelijk te definiëren. Meer specifiek:

1. De voorzitter van het Volkscomité op gemeentelijk niveau heeft de bevoegdheid en verantwoordelijkheid om:

a) Kopieën van originelen van documenten en papieren certificeren die zijn uitgegeven of gecertificeerd door bevoegde instanties en organisaties van Vietnam; bevoegde instanties en organisaties van buitenlandse landen; bevoegde instanties en organisaties van Vietnam in samenwerking met bevoegde instanties en organisaties van buitenlandse landen;

b) Authenticatie van handtekeningen in documenten en papieren;

c) De handtekening van de vertaler bevestigen in documenten en papieren uit vreemde talen naar het Vietnamees, en uit het Vietnamees naar vreemde talen;

d) Certificering van transacties met betrekking tot roerende goederen;

d) Het certificeren van transacties met betrekking tot grondgebruiksrechten overeenkomstig de bepalingen van de wet op het land;

e) Woningtransacties certificeren overeenkomstig de bepalingen van de wet op de huisvesting;

g) Erfrecht;

h) Het certificeren van documenten waarin wordt geweigerd de erfenis te ontvangen;

i) Documenten over de verdeling van de nalatenschap als activa zoals gespecificeerd in de punten d, dd en e hierboven certificeren.

2. De voorzitter van het volkscomité op gemeentelijk niveau leidt en organiseert de uitvoering van certificeringsactiviteiten in het gebied.

De autorisatie en toewijzing van de uitvoering van certificeringen zoals gespecificeerd in clausule 1 en de ondertekening en het gebruik van zegels bij het uitvoeren van certificeringen, worden uitgevoerd in overeenstemming met de bepalingen van de wet op de organisatie van lokale overheden, de wet op de organisatie van gespecialiseerde agentschappen onder de volkscomités op gemeentelijk niveau en relevante wetten.

3. De representatieve instantie heeft de bevoegdheid en de verantwoordelijkheid om de in de punten a, b en c, lid 1, genoemde zaken te authenticeren. De diplomatieke of consulaire ambtenaar ondertekent, certificeert en brengt het zegel van de representatieve instantie aan.

4. Notarissen zijn bevoegd en verantwoordelijk voor het waarmerken van de in de punten a, b en c, lid 1, genoemde zaken, het ondertekenen van de waarmerking en het aanbrengen van het zegel van de notarispraktijk.

5. In de volgende gevallen is de certificering niet afhankelijk van de woonplaats van de aanvrager:

a) Gewaarmerkte kopieën van originelen, gecertificeerde handtekeningen;

b) Certificering van transacties met betrekking tot roerende goederen;

c) Het certificeren van testamenten en documenten waarin wordt geweigerd de erfenis te ontvangen;

d) Het certificeren van autorisatiedocumenten met betrekking tot de uitvoering van de rechten van grond- en huisvestingsgebruikers;

d) Bevestig de wijziging, toevoeging en annulering van de transacties zoals gespecificeerd in de punten b, c en d van dit artikel.

6. De certificering van transacties met betrekking tot grondgebruiksrechten wordt uitgevoerd door het Volkscomité van de gemeente waar het land zich bevindt, de certificering van huisvestingstransacties wordt uitgevoerd door het Volkscomité van de gemeente waar het huis zich bevindt, met uitzondering van de in punt 5 genoemde gevallen.

Van de persoon die authenticatie aanvraagt, mag niet worden verlangd dat hij originelen of kopieën van documenten overlegt die in VNeID zijn geïntegreerd.

Tegelijkertijd worden in Besluit nr. 280/2025/ND-CP de regels aangevuld met betrekking tot de rechten en plichten van de persoon die de certificering uitvoert.

In besluit nr. 280/2025/ND-CP staat verder: de persoon die de authenticatie uitvoert, mag van de persoon die de authenticatie aanvraagt ​​niet verlangen dat deze het origineel of een kopie van de documenten en papieren die in VNeID zijn opgenomen, overlegt of presenteert, wanneer de persoon die de authenticatie aanvraagt ​​de overeenkomstige informatie uit VNeID heeft gepresenteerd.

Indien de persoon die de certificeringsaanvragen indient en de persoon die de certificering uitvoert, gebruik kunnen maken van informatie en documenten uit de Nationale Bevolkingsdatabase of andere databases zoals voorgeschreven door de wet, is de persoon die de certificering uitvoert verantwoordelijk voor het gebruik van de informatie en documenten uit deze databases. Hij/zij hoeft van de persoon die de certificering aanvraagt ​​niet te verlangen dat hij/zij het origineel, een kopie uit het originele boek of een gewaarmerkt afschrift van de gebruikte informatie en documenten overlegt.

Wijziging van de regelgeving inzake de verantwoordelijkheden van volkscomités op alle niveaus in het staatsbeheer van authenticatie

Bovendien wijzigt en vult Decreet nr. 280/2025/ND-CP ook artikel 43 van Decreet nr. 23/2015/ND-CP aan, waarin de verantwoordelijkheden van de volkscomités op alle niveaus van het staatsbeheer van de authenticatie worden geregeld om te voldoen aan de vereisten bij het beheren van de organisatie en de werking van het lokale bestuursmodel met twee niveaus.

Volgens decreet nr. 280/2025/ND-CP zijn de verantwoordelijkheden van de volkscomités op alle niveaus van het staatsbeheer van de authenticatie als volgt vastgelegd:

1- Het Volkscomité op provinciaal niveau voert het staatsbeheer van de certificering op lokaal niveau uit, met de volgende taken en bevoegdheden:

a) De implementatie van wettelijke documenten over certificering op lokaal niveau organiseren;

b) Het bieden van begeleiding en training op het gebied van certificeringsvaardigheden voor ambtenaren en ambtenaren die werkzaam zijn in de certificering bij de volkscomités op gemeentelijk niveau en notarissen van notarispraktijken;

c) Organiseren van propaganda en verspreiding van wettelijke voorschriften inzake certificering; maatregelen nemen om de situatie te corrigeren waarin misbruik wordt gemaakt van de eis van gewaarmerkte kopieën van documenten en papieren bij het uitvoeren van administratieve procedures op dit gebied;

d) Het toepassen van informatietechnologie bij het uitvoeren van certificering en het beheer van de status van certificering binnen de lokale scope, waarbij voldaan wordt aan de eisen voor informatieverstrekking en -uitwisseling;

d) de certificeringsactiviteiten van de volkscomités op gemeentelijk niveau en de notarisorganisaties in het gebied inspecteren en onderzoeken;

e) De lijst met certificerende ondertekenaars van de volkscomités op gemeentelijk niveau in de regio samenstellen en publiceren op het elektronische informatieportaal of de elektronische informatiepagina van het ministerie van Justitie en deze lijst bijwerken wanneer er wijzigingen zijn;

g) Klachten, aanklachten, aanbevelingen en reflecties van personen en organisaties oplossen en administratieve overtredingen met betrekking tot certificering binnen de autoriteit afhandelen;

h) Overweeg om het werk van het waarmerken van kopieën van originelen en het waarmerken van handtekeningen geheel of gedeeltelijk over te dragen aan notarisorganisaties in gemeenten waar ten minste één notarisorganisatie stabiel en effectief functioneert op het moment dat over de overdracht wordt beslist. Notarisorganisaties zijn redelijk en gemakkelijk te spreiden over personen en organisaties met certificeringsbehoeften in de gemeente;

i) De situatie en statistieken over lokale certificering samenvatten en rapporteren aan het Ministerie van Justitie zoals voorgeschreven. Het ministerie van Justitie assisteert het Provinciaal Volkscomité bij het uitvoeren van de taken zoals gespecificeerd in de punten a, b, c, d, e, g, h en i en controleert de certificeringsactiviteiten van het Commune Volkscomité en notariële organisaties in het gebied.

2. Het Volkscomité op gemeentelijk niveau voert het staatsbeheer uit van de certificering binnen het gemeentelijk gebied, met de volgende taken en bevoegdheden:

a) het beheren van de uitvoering van de certificeringstaken zoals voorgeschreven in dit besluit;

b) Het verspreiden, verspreiden en mobiliseren van mensen om te voldoen aan de wettelijke voorschriften inzake certificering;

c) Gewaarmerkte kopieën van de originele, gecertificeerde transactie uitgeven;

d) Klachten, aanklachten, aanbevelingen en reflecties van individuen en organisaties oplossen en administratieve overtredingen met betrekking tot certificering binnen de autoriteit afhandelen;

d) De situatie samenvatten en statistieken samenstellen over gecertificeerde rapporten aan het Ministerie van Justitie, conform de regelgeving.

Het Bureau van de Volksraad en het Volkscomité werkt samen met het Openbaar Bestuursdienstcentrum om het Volkscomité op gemeentelijk niveau te ondersteunen bij het uitvoeren van de taken zoals gespecificeerd in de punten a, b en c. De voorzitter van het Volkscomité op gemeentelijk niveau, de persoon die bevoegd of aangewezen is om de certificeringstaak volgens de regelgeving uit te voeren, moet het Ministerie van Justitie op de hoogte stellen van het handtekeningvoorbeeld dat is gebruikt bij het ondertekenen van de certificering.

Besluit nr. 280/2025/ND-CP vult tevens de bepalingen in artikel 47 van besluit nr. 23/2015/ND-CP aan betreffende overgangsbepalingen in de richting van:

Voor transacties die vóór 1 juli 2025 zijn gecertificeerd door het Ministerie van Justitie en het Volkscomité op gemeentelijk niveau, worden de wijziging, aanvulling, annulering van transacties, correctie van fouten in de gecertificeerde transacties en de uitgifte van gecertificeerde kopieën van de originele gecertificeerde transacties uitgevoerd door het Volkscomité op gemeentelijk niveau waar de transactiecertificeringsgegevens zijn opgeslagen.

Gecertificeerde kopieën van originelen, handtekening-/adrescertificatieboeken, handtekeningcertificatieboeken van vertalers en transactiecertificatieboeken die zijn opgesteld vóór de inwerkingtredingsdatum van dit besluit (1 november 2025), blijven in gebruik tot en met 31 december 2025.

Phuong Nhi

Bron: https://baochinhphu.vn/sua-doi-bo-sung-mot-so-quy-dinh-ve-chung-thuc-102251028110756076.htm