Wijzigingen en aanvullingen op bepaalde regelgeving betreffende authenticatie.

(Chinhphu.vn) - In regeringsbesluit nr. 280/2025/ND-CP van 27 oktober 2025 zijn diverse nieuwe regels met betrekking tot authenticatie vastgelegd.

Besluit nr. 280/2025/ND-CP wijzigt en vult een aantal voorschriften betreffende authenticatie aan.

De regering heeft decreet nr. 280/2025/ND-CP van 27 oktober 2025 uitgevaardigd, waarmee een aantal artikelen van decreet nr. 23/2015/ND-CP worden gewijzigd en aangevuld. Met betrekking tot het maken van kopieën van originele documenten, het certificeren van kopieën van originele documenten en authenticatie. Handtekeningen en authenticatie van contracten en transacties, zoals gewijzigd. Aangevuld door decreet nr. 07/2025/ND-CP.

Volgens de nieuwe regelgeving in decreet nr. 280/2025/ND-CP betekent het certificeren van een kopie van het origineel dat een instantie, organisatie of persoon met de in dit decreet vastgestelde bevoegdheid, op basis van het originele document, verklaart dat de kopie een getrouwe weergave is van het origineel.

Handtekeningverificatie is het proces waarbij een instantie, organisatie of bevoegde persoon, zoals bepaald in dit decreet, bevestigt dat de handtekening op een document of stuk papier de handtekening is van de persoon die om verificatie verzoekt.

De authenticatie van een transactie is de handeling van een bevoegde persoon, zoals bepaald in dit decreet, waarbij het tijdstip en de plaats van de sluiting van een civiele transactie, de rechtsbekwaamheid, de vrijwillige wil, de handtekening of de vingerafdruk van de partijen die bij de civiele transactie betrokken zijn, worden bevestigd.

Het uitbreiden van de groep entiteiten die bevoegd zijn om authenticatie uit te voeren.

In het bijzonder heeft decreet nr. 280/2025/ND-CP artikel 2, lid 9, van decreet 23/2015/ND-CP gewijzigd en aangevuld, waardoor de reikwijdte van de entiteiten die bevoegd zijn om authenticatie uit te voeren, is uitgebreid.

Concreet zijn de personen die bevoegd zijn om authenticatie uit te voeren: de voorzitter van het Volkscomité van de gemeente, wijk of speciale administratieve regio (Volkscomité op gemeentelijk niveau); personen die gemachtigd of aangewezen zijn om authenticatietaken uit te voeren zoals voorgeschreven; notarissen van notariskantoren of notarisbureaus (notariële beroepsorganisaties); diplomaten en consulaire functionarissen van diplomatieke missies, consulaire missies en andere instanties die bevoegd zijn om consulaire functies van Vietnam in het buitenland uit te voeren (vertegenwoordigende instanties).

In vergelijking met de oude regelgeving breidt decreet nr. 280/2025/ND-CP de reikwijdte van de personen die bevoegd zijn om authenticatie uit te voeren uit tot personen die daartoe gemachtigd of aangewezen zijn, zoals voorgeschreven.

Wijzig de regelgeving betreffende de bevoegdheid en verantwoordelijkheid voor authenticatie.

Decreet nr. 280/2025/ND-CP wijzigt en vult tevens de regelgeving inzake de bevoegdheid en verantwoordelijkheid voor authenticatie aan, waarbij de verantwoordelijkheden van elke categorie personen die authenticatie uitvoeren duidelijk worden gedefinieerd. Concreet:

1. De voorzitter van het Volkscomité op gemeentelijk niveau heeft de bevoegdheid en verantwoordelijkheid om:

a) Het authenticeren van kopieën van originele documenten en papieren die zijn uitgegeven of gecertificeerd door bevoegde instanties en organisaties van Vietnam; bevoegde instanties en organisaties van buitenlandse landen; of bevoegde instanties en organisaties van Vietnam in samenwerking met bevoegde instanties en organisaties van buitenlandse landen;

b) Het authenticeren van handtekeningen op documenten en papieren;

c) Het authenticeren van de handtekening van de vertaler op documenten en teksten die zijn vertaald vanuit een vreemde taal naar het Vietnamees, en vanuit het Vietnamees naar een vreemde taal;

d) Het authenticeren van transacties met betrekking tot roerende goederen;

d) Het authenticeren van transacties met betrekking tot gebruiksrechten op grond zoals voorgeschreven door de grondwetgeving;

e) Het authenticeren van woningtransacties in overeenstemming met de woningwetgeving;

g) Het authenticeren van een testament;

h) Het authenticeren van een document waarin een erfenis wordt afgewezen;

i) Het authenticeren van documenten die de verdeling van geërfd eigendom regelen zoals bepaald in de punten d, e en f hierboven.

2. De voorzitter van het Volkscomité op gemeentelijk niveau geeft leiding aan en organiseert de uitvoering van authenticatieactiviteiten in het gebied.

De delegatie en toewijzing van taken met betrekking tot authenticatie zoals bepaald in clausule 1, alsmede het ondertekenen en gebruiken van zegels bij het uitvoeren van authenticatie, dienen te geschieden in overeenstemming met de wetgeving inzake de organisatie van het lokaal bestuur, de wetgeving inzake de organisatie van gespecialiseerde agentschappen onder het Volkscomité op gemeentelijk niveau en andere relevante wetten.

3. Het vertegenwoordigende agentschap heeft de bevoegdheid en verantwoordelijkheid om de in punten a, b en c van clausule 1 genoemde zaken te certificeren. Diplomatieke en consulaire functionarissen ondertekenen de certificering en voorzien deze van het zegel van het vertegenwoordigende agentschap.

4. Notarissen hebben de bevoegdheid en verantwoordelijkheid om de in punten a, b en c van clausule 1 genoemde zaken te certificeren, de certificering te ondertekenen en het zegel van de notariële beroepsorganisatie aan te brengen.

5. Authenticatie is in de volgende gevallen niet afhankelijk van de woonplaats van de persoon die om authenticatie verzoekt:

a) Het authenticeren van kopieën van originele documenten, het authenticeren van handtekeningen;

b) Het authenticeren van transacties met betrekking tot roerende goederen;

c) Het authenticeren van testamenten, het authenticeren van documenten waarin een erfenis wordt afgewezen;

d) Het authenticeren van volmachtdocumenten met betrekking tot de uitoefening van gebruiksrechten op grond en woningen;

d) Het authenticeren van de wijziging, aanvulling of annulering van transacties zoals bepaald in de punten b, c en d van dit artikel.

6. De authenticatie van transacties met betrekking tot gebruiksrechten op grond wordt uitgevoerd door het Volkscomité van de gemeente waar de grond zich bevindt, en de authenticatie van woningtransacties wordt uitgevoerd door het Volkscomité van de gemeente waar de woning zich bevindt, behalve in de gevallen genoemd in punt 5.

Aanvragers van authenticatie mogen geen originele documenten of kopieën daarvan opvragen die al in VNeID zijn geïntegreerd.

Tegelijkertijd vult decreet nr. 280/2025/ND-CP ook de regelgeving aan met betrekking tot de verplichtingen en rechten van degenen die authenticatie uitvoeren.

Besluit nr. 280/2025/ND-CP bepaalt verder dat de persoon die de authenticatie uitvoert, van de persoon die de authenticatie aanvraagt ​​niet mag eisen dat deze de originelen of kopieën van documenten overlegt die al in VNeID zijn opgenomen, wanneer de persoon die de authenticatie aanvraagt ​​de bijbehorende informatie uit VNeID al heeft overlegd.

In gevallen waarin de persoon die om authenticatie verzoekt en de persoon die de authenticatie uitvoert toegang hebben tot informatie en documenten uit de Nationale Bevolkingsdatabase of andere wettelijk voorgeschreven databases, is de persoon die de authenticatie uitvoert verantwoordelijk voor het verkrijgen van toegang tot de informatie en documenten uit deze databases en hoeft de persoon die om authenticatie verzoekt niet het origineel, een kopie uit het originele register of een gewaarmerkte kopie van de geraadpleegde informatie en documenten te overleggen.

Wijzig de regelgeving betreffende de verantwoordelijkheden van de Volkscomités op alle niveaus bij het staatsbeheer van authenticatie.

Bovendien wijzigt en vult decreet nr. 280/2025/ND-CP artikel 43 van decreet nr. 23/2015/ND-CP aan, waarin de verantwoordelijkheden van de Volkscomités op alle niveaus in het staatsbeheer van de authenticatie zijn vastgelegd, om te voldoen aan de eisen bij de werking van de organisatiestructuur en activiteiten van het tweeledige lokale bestuursmodel.

Volgens decreet nr. 280/2025/ND-CP zijn de verantwoordelijkheden van de Volkscomités op alle niveaus met betrekking tot het staatsbeheer van authenticatie als volgt vastgelegd:

1. Het Volkscomité op provinciaal niveau oefent staatstoezicht uit op de authenticatie op lokaal niveau, met de volgende taken en bevoegdheden:

a) Het organiseren en implementeren van wettelijke voorschriften inzake authenticatie op lokaal niveau;

b) Het bieden van begeleiding en professionele training in notariële diensten aan ambtenaren en overheidsmedewerkers die werkzaam zijn in de notariële sector bij de Volkscomités op gemeentelijk niveau en aan notarissen van notariële organisaties;

c) De verspreiding en popularisering van wettelijke voorschriften inzake authenticatie organiseren; maatregelen nemen om misbruik van de eis tot gecertificeerde kopieën van documenten bij het uitvoeren van administratieve procedures in het gebied te corrigeren;

d) Het toepassen van informatietechnologie bij de implementatie van authenticatie en het beheer van de authenticatiestatus op lokaal niveau, waarbij wordt voldaan aan de eisen voor het verstrekken en uitwisselen van informatie;

d) De authenticatieactiviteiten van de volkscomités op gemeentelijk niveau en de notariskantoren in het gebied inspecteren en controleren;

e) De lijst van ondertekenaars van de Volkscomités op gemeentelijk niveau in de betreffende plaats samenstellen en publiceren op het elektronische portaal of de website van het Ministerie van Justitie en deze lijst bijwerken wanneer er wijzigingen zijn;

g) Het afhandelen van klachten, aanklachten, verzoeken en feedback van individuen en organisaties, en het behandelen van administratieve overtredingen met betrekking tot certificering binnen haar jurisdictie;

h) Overweeg om het werk van het certificeren van kopieën van originele documenten en het certificeren van handtekeningen geheel of gedeeltelijk over te dragen aan notariskantoren in gemeenten waar op het moment van de overdrachtsbeslissing ten minste één notariskantoor stabiel en effectief functioneert, en waar het notariskantoor redelijk en gemakkelijk bereikbaar is voor particulieren en organisaties die in de betreffende plaats certificeringsdiensten nodig hebben;

i) Verzamel informatie en statistieken over authenticatie op lokaal niveau en rapporteer deze indien nodig aan het Ministerie van Justitie . Het Ministerie van Justitie ondersteunt het Provinciaal Volkscomité bij de uitvoering van de taken zoals omschreven in punten a, b, c, d, e, g, h en i, en inspecteert de authenticatieactiviteiten van de Gemeentelijke Volkscomités en notariskantoren in de provincie.

2. Het Volkscomité op gemeentelijk niveau oefent staatstoezicht uit op de authenticatie binnen het geografische gebied van de gemeente en heeft de volgende taken en bevoegdheden:

a) Het beheren van de uitvoering van authenticatietaken zoals voorgeschreven in dit Besluit;

b) Het verspreiden van informatie, het bevorderen van bewustwording en het aanmoedigen van het publiek om de wettelijke voorschriften inzake authenticatie na te leven;

c) Het uitgeven van gecertificeerde kopieën van de originele, geauthenticeerde transactie;

d) Het afhandelen van klachten, aanklachten, verzoeken en feedback van individuen en organisaties, en het behandelen van administratieve overtredingen met betrekking tot authenticatie binnen haar jurisdictie;

d) Verzamel informatie en statistieken over het certificeringsproces en rapporteer deze aan het Ministerie van Justitie zoals vereist.

Het Bureau van de Volksraad en het Volkscomité, in samenwerking met het Centrum voor Openbare Administratieve Diensten, ondersteunt het Volkscomité op gemeentelijk niveau bij het uitvoeren van de taken zoals omschreven in punten a, b en c. De voorzitter van het Volkscomité op gemeentelijk niveau, of de persoon die daartoe bevoegd of aangewezen is volgens de voorschriften, moet het Ministerie van Justitie op de hoogte stellen van de voorbeeldhandtekening die gebruikt is bij het ondertekenen van authenticatiedocumenten.

Decreet nr. 280/2025/ND-CP vult de overgangsbepalingen in artikel 47 van decreet nr. 23/2015/ND-CP als volgt aan:

Voor transacties die vóór 1 juli 2025 zijn gecertificeerd door het Ministerie van Justitie of het Volkscomité op gemeentelijk niveau, dienen de wijziging, aanvulling, annulering van transacties, correctie van fouten in gecertificeerde transacties en de uitgifte van gecertificeerde kopieën van de originele gecertificeerde transacties te worden uitgevoerd door het Volkscomité op gemeentelijk niveau dat de transactiecertificeringsgegevens bewaart.

De registers voor het certificeren van kopieën van originelen, de registers voor het certificeren van handtekeningen/vingerafdrukken, de registers voor het certificeren van handtekeningen van vertalers en de registers voor het certificeren van transacties die vóór de ingangsdatum van dit decreet (1 november 2025) zijn ingesteld, blijven tot en met 31 december 2025 in gebruik.

Phuong Nhi

Bron: https://baochinhphu.vn/sua-doi-bo-sung-mot-so-quy-dinh-ve-chung-thuc-102251028110756076.htm