Pierwszy dzień obowiązywania nowej ustawy o notariacie: intensywne tempo pracy, oczekiwania na duże zmiany

To pierwszy dzień, w którym oficjalnie wchodzą w życie Ustawa o notariacie z 2024 r. oraz Dekret 104/2025/ND-CP, rozpoczynające okres intensywnej transformacji cyfrowej w działalności notarialnej, w szczególności w zakresie wdrażania elektronicznego notariatu i elektronicznego przechowywania dokumentów.

Kancelaria Notarialna nr 1 w Ho Chi Minh City wyposażyła się w infrastrukturę i sprzęt, np. skanery, na potrzeby obsługi notarialnej poświadczeń elektronicznych.

Do Kancelarii Notarialnej nr 1 w Ho Chi Minh City (ul. Pasteura) ludzie przychodzą regularnie, aby dokonać czynności. W roli osób poświadczających dokumenty, byliśmy świadkami porannej, intensywnej pracy specjalistów i notariuszy. Na nasze pytania o możliwość robienia zdjęć podczas notarialnego poświadczania dokumentów, aktów i stosowania elektronicznego poświadczania notarialnego, specjaliści odpowiadali entuzjastycznie i jasno.

Rano 1 lipca większość prywatnych kancelarii notarialnych musiała udać się do właściwych organów w celu wymiany pieczęci, natomiast państwowe kancelarie notarialne, takie jak Kancelaria Notarialna nr 1, rozpoczęły pracę według nowych przepisów.

W rozmowie z gazetą SGGP, pan Nguyen Ho Phuong Vinh, zastępca kierownika Kancelarii Notarialnej nr 1 w Ho Chi Minh City, powiedział, że nie czekając do 1 lipca, jednostka przeprowadziła wewnętrzne szkolenie i opracowała procedury określające, kto za co odpowiada, jak przechowywać dokumenty i jak przekształcać je z papierowych na elektroniczne.

Zgodnie z przepisami, od 1 lipca papierowe dokumenty notarialne muszą zostać przekształcone w komunikaty danych do elektronicznego przechowywania transakcji notarialnych. Dokumenty notarialne sporządzone przed 1 lipca 2025 r. będą konwertowane i przechowywane elektronicznie zgodnie z wymogami operacyjnymi organizacji notarialnej zarządzającej dokumentami.

Według pana Vinha, obecnie w Ho Chi Minh, a także w całym kraju, elektroniczne poświadczanie dokumentów jest wdrażane na wielu płaszczyznach, a oprogramowanie jest testowane na wiele sposobów. W szczególności oprogramowanie CMC w Ho Chi Minh zostało przeszkolone przez Departament Sprawiedliwości, a kancelarie notarialne również miały okazję zapoznać się z wersją demonstracyjną oprogramowania do elektronicznego poświadczania dokumentów. Jednak najważniejsze są nadal rzeczywiste potrzeby obywateli.

„Wszystkie kancelarie notarialne mogą wyposażyć się w elektroniczne systemy notarialne, ale jeśli ludzie ich nie potrzebują, nadal będą wybierać papierową formę notarialną, tak jak dotychczas. Większość elektronicznych usług notarialnych jest obecnie wykorzystywana tylko w agencjach i jednostkach, które wymagają przesyłania dokumentów online” – analizuje pan Vinh.

Chociaż wciąż wiele pozostaje do poprawy, pan Vinh uważa, że wdrożenie elektronicznego notariatu w odpowiednim kierunku przyniesie ogromne korzyści. Jeśli agencje będą synchronizować i udostępniać dane, fałszywe dokumenty praktycznie przestaną istnieć. Fałszywe dokumenty własności gruntów, fałszywe dokumenty tożsamości – wszystko to można wyeliminować, jeśli dane zostaną zdigitalizowane i zweryfikowane biometrycznie, za pomocą odcisków palców, zdjęć oczu… Notariuszom wystarczy spojrzeć w górę, aby natychmiast je wykryć.

Według notariusza Nguyen Ho Phuong Vinh zmiana prawa ma służyć ludziom, ale aby była naprawdę skuteczna, potrzeba czasu, aby ludzie się do niej przyzwyczaili, wymagane jest zsynchronizowane funkcjonowanie infrastruktury technologicznej oraz zmiana sposobu myślenia notariuszy i agencji przyjmujących dokumenty.

W pierwszym dniu obowiązywania nowego prawa, mimo że wciąż jest wiele do dostosowania, atmosfera w kancelariach notarialnych jest pozytywna.

Nie wszystkie rodzaje dokumentów wymagają zdjęcia.

Według notariusza Nguyen Ho Phuong Vinha, nie wszystkie rodzaje dokumentów poświadczanych notarialnie wymagają zdjęcia osoby podpisującej. Czynności notarialne w kancelariach notarialnych dzielą się na wiele rodzajów, w tym poświadczanie transakcji, poświadczanie kopii dokumentów za zgodność z oryginałem, poświadczanie podpisów i poświadczanie podpisów tłumaczy.

Spośród nich jedynie poświadczenie transakcji, zwane również dokumentami notarialnymi, wymaga wykonania zdjęć wszystkich podpisujących stron w celu potwierdzenia autentyczności transakcji. Ponadto niektóre czynności, takie jak poświadczanie kopii z oryginałów, uwierzytelnianie podpisów czy poświadczanie podpisów tłumaczy, nie wymagają wykonywania zdjęć.

Jednak przepisy dotyczące robienia zdjęć podczas poświadczania transakcji czasami wywołują sytuacje, w których „śmiech miesza się z płaczem”. „Na przykład, jesteśmy zapraszani do podpisania dokumentu poza siedzibą główną, ale jest to areszt lub miejsce, w którym robienie zdjęć jest zabronione. W takim przypadku potrzebny jest konsensus, albo jednostka notarialna musi być elastyczna, albo strona zapraszająca musi stworzyć odpowiednie warunki. Nie może być sztywno, z pewnością jedna ze stron będzie musiała proaktywnie się dostosować” – powiedział pan Vinh.

CAM NUONG

Source: https://www.sggp.org.vn/ngay-dau-ap-dung-luat-cong-chung-moi-nhip-lam-viec-tat-bat-ky-vong-ve-su-thay-doi-lon-post802068.html