Primeiro dia de aplicação da nova lei notarial: Ritmo de trabalho intenso, expectativas de grandes mudanças

Este é o primeiro dia em que a Lei de Notarização de 2024 e o Decreto 104/2025/ND-CP entram oficialmente em vigor, abrindo um período de forte transformação digital nas atividades de notarização, especialmente a implementação da notarização eletrônica e do armazenamento eletrônico de registros.

O Cartório Notarial nº 1 na Cidade de Ho Chi Minh conta com infraestrutura e equipamentos como scanners para atender à autenticação eletrônica.

No Cartório Notarial nº 1, na Cidade de Ho Chi Minh (Rua Pasteur), as pessoas vêm constantemente para realizar procedimentos. Como profissionais que vão certificar documentos, presenciamos uma manhã de trabalho urgente de especialistas e notários. Quando perguntamos sobre tirar fotos para autenticar documentos, registros e aplicar a autenticação eletrônica, os especialistas responderam com entusiasmo e clareza.

Na manhã de 1º de julho, a maioria dos cartórios privados teve que ir às autoridades competentes para trocar seus selos, enquanto os cartórios estaduais, como o Cartório Notarial nº 1, começaram a realizar trabalhos de acordo com novas regulamentações.

Em entrevista ao jornal SGGP, o Sr. Nguyen Ho Phuong Vinh, vice-chefe do Cartório Notarial nº 1 da Cidade de Ho Chi Minh, disse que, sem esperar até 1º de julho, a unidade realizou treinamento interno, criou procedimentos sobre quem faz o quê, como armazenar e como converter registros em papel para eletrônicos.

De acordo com a regulamentação, a partir de 1º de julho, os registros notariais em papel devem ser convertidos em mensagens de dados para armazenamento eletrônico de transações notariais. Os registros notariais feitos antes de 1º de julho de 2025 serão convertidos e armazenados eletronicamente de acordo com os requisitos operacionais da organização notarial que os gerencia.

Segundo o Sr. Vinh, atualmente na Cidade de Ho Chi Minh, assim como em todo o país, a notarização eletrônica está sendo implementada em diversas áreas, e o software também está sendo testado de diversas maneiras. Em particular, o software CMC da Cidade de Ho Chi Minh foi treinado pelo Departamento de Justiça, e os cartórios também já experimentaram a versão demo do software de notarização eletrônica. No entanto, o mais importante ainda são as necessidades reais da população.

“Todas as organizações notariais podem se equipar com sistemas de reconhecimento de firma eletrônico, mas, se as pessoas não precisarem deles, continuarão optando pelo reconhecimento de firma em papel, como antes. A maioria dos reconhecimentos de firma eletrônicos atualmente é usada apenas em órgãos e unidades que exigem o envio de documentos online”, analisou o Sr. Vinh.

Embora ainda haja muito a melhorar, o Sr. Vinh acredita que, se implementada na direção certa, a notarização eletrônica trará grandes benefícios. Se as agências sincronizarem e compartilharem dados, documentos falsos quase não existirão mais. Documentos falsos de propriedade de terras e documentos de identidade falsos podem ser eliminados se os dados forem digitalizados, verificados por biometria, impressões digitais, fotos de olhos... Os notários só precisam olhar para cima para detectá-los imediatamente.

De acordo com o tabelião Nguyen Ho Phuong Vinh, a mudança na lei visa atender melhor as pessoas, mas para que a conversão seja realmente eficaz, leva tempo para que as pessoas se acostumem, requer uma infraestrutura tecnológica sincronizada e uma mudança de pensamento dos tabeliães e agências que recebem documentos.

No primeiro dia de implementação da nova lei, embora ainda haja muitas coisas a ajustar, o clima nos cartórios mostra um sinal positivo.

Nem todos os tipos de documentos exigem foto.

Segundo o notário Nguyen Ho Phuong Vinh, nem todos os tipos de documentos autenticados exigem foto do signatário. As atividades de notarização em organizações notariais são divididas em vários tipos, incluindo a certificação de transações, a certificação de cópias autenticadas de originais, a certificação de assinaturas e a certificação de assinaturas de tradutores.

Destes, apenas a certificação de transações, também conhecida como documentos notarizados, exige a fotografia de todas as partes que assinam para garantir a autenticidade da transação. Além disso, algumas atividades, como a certificação de cópias de originais, a certificação de assinaturas ou a certificação da assinatura de intérpretes, não exigem a fotografia.

No entanto, a regulamentação sobre tirar fotos na certificação de transações às vezes dá origem a situações "meio risonhas, meio chorosas". "Por exemplo, somos convidados a assinar do lado de fora da sede, mas é um centro de detenção ou um local onde tirar fotos é proibido. Nesse caso, é preciso haver um consenso, ou a unidade notarial deve ser flexível, ou a parte que convida deve criar condições adequadas. Não pode ser algo rígido; certamente uma das duas partes terá que se ajustar proativamente", compartilhou o Sr. Vinh.

CAM NUONG

Fonte: https://www.sggp.org.vn/ngay-dau-ap-dung-luat-cong-chung-moi-nhip-lam-viec-tat-bat-ky-vong-ve-su-thay-doi-lon-post802068.html