Primeiro dia de aplicação da nova lei notarial: Ritmo de trabalho intenso, expectativas de grandes mudanças.

No dia 1º de julho, ao longo de ruas centrais da cidade de Ho Chi Minh, como Nguyen Thi Minh Khai, Vo Van Tan, Pasteur… o ambiente nos cartórios, tanto públicos quanto privados, estava mais movimentado do que o normal.

Este é o primeiro dia em que a Lei de Notarização de 2024 e o Decreto 104/2025/ND-CP entram oficialmente em vigor, inaugurando um período de forte transformação digital nas atividades de notarização, especialmente a implementação da notarização eletrônica e do armazenamento eletrônico de registros.

O Cartório Notarial nº 1 da cidade de Ho Chi Minh possui infraestrutura e equipamentos, como scanners, para realizar autenticações eletrônicas.

No Cartório nº 1 da Cidade de Ho Chi Minh (Rua Pasteur), o fluxo de pessoas para realizar procedimentos é constante. Ao observarmos a urgência do trabalho de especialistas e tabeliães durante a autenticação de documentos, testemunhamos uma manhã de intensa atividade. Ao perguntarmos sobre a captura de fotos durante a autenticação de documentos e registros, bem como sobre a aplicação da autenticação eletrônica, os especialistas responderam com entusiasmo e clareza.

Na manhã de 1º de julho, a maioria dos cartórios particulares teve que se dirigir às autoridades competentes para trocar seus selos, enquanto os cartórios estaduais, como o Cartório nº 1, começaram a trabalhar de acordo com as novas normas.

Em entrevista ao jornal SGGP, o Sr. Nguyen Ho Phuong Vinh, vice-chefe do Cartório Notarial nº 1 da cidade de Ho Chi Minh, afirmou que, sem esperar até 1º de julho, a unidade já havia realizado treinamentos internos e elaborado procedimentos sobre quem faz o quê, como armazenar e como converter registros em papel para registros eletrônicos.

De acordo com a regulamentação, a partir de 1º de julho, os documentos autenticados em papel deverão ser convertidos em mensagens de dados para armazenamento eletrônico. Os documentos autenticados antes de 1º de julho de 2025 serão convertidos e armazenados eletronicamente, conforme as exigências operacionais do cartório responsável pela gestão dos registros.

Segundo o Sr. Vinh, atualmente, tanto na cidade de Ho Chi Minh quanto em todo o país, a autenticação eletrônica está sendo implementada em diversas frentes, e o software também está sendo testado de várias maneiras. Em particular, o software da CMC ( Central de Comunicações de Ho Chi Minh) foi utilizado para treinamento junto ao Departamento de Justiça, e os cartórios também já tiveram acesso à versão de demonstração do software de autenticação eletrônica. No entanto, o mais importante ainda são as reais necessidades da população.

“Todas as organizações notariais podem se equipar com sistemas eletrônicos de autenticação, mas se as pessoas não precisarem deles, continuarão optando pela autenticação em papel como antes. A autenticação eletrônica é usada atualmente apenas em agências e unidades que exigem o envio de documentos online”, analisou o Sr. Vinh.

Embora ainda haja muito a melhorar, o Sr. Vinh acredita que, se implementada na direção correta, a autenticação eletrônica trará grandes benefícios. Se as agências sincronizarem e compartilharem dados, os documentos falsos praticamente deixarão de existir. Documentos de propriedade de terras falsos, documentos de identidade falsos, tudo isso pode ser eliminado se os dados forem digitalizados e verificados por biometria, impressões digitais, fotos da íris... Os tabeliães só precisam olhar para detectar imediatamente.

Segundo o tabelião Nguyen Ho Phuong Vinh, a mudança na lei visa servir melhor a população, mas para que a transição seja realmente eficaz, é necessário tempo para que as pessoas se adaptem, uma infraestrutura tecnológica sincronizada e uma mudança de mentalidade por parte dos tabeliães e das agências que recebem os documentos.

No primeiro dia de implementação da nova lei, embora ainda haja muitas coisas a ajustar, o ambiente nos cartórios demonstra um sinal positivo.

Nem todos os tipos de documentos exigem uma foto.

Segundo o tabelião Nguyen Ho Phuong Vinh, nem todos os tipos de documentos autenticados exigem uma foto do signatário. As atividades de autenticação em cartórios são divididas em vários tipos, incluindo a certificação de transações, a certificação de cópias autenticadas de originais, a certificação de assinaturas e a certificação de assinaturas de tradutores.

Dentre esses procedimentos, apenas a certificação de transações, também conhecida como autenticação notarial, exige a captura de fotos de todas as partes que assinam o documento para garantir sua autenticidade. Além disso, algumas atividades, como a certificação de cópias de originais, a certificação de assinaturas ou a certificação da assinatura de intérpretes, não exigem a captura de fotos.

No entanto, a regulamentação sobre tirar fotos ao autenticar transações às vezes gera situações constrangedoras. "Por exemplo, somos convidados a assinar fora da sede, mas trata-se de um centro de detenção ou um local onde é proibido fotografar. Nesse caso, é preciso haver consenso, ou o cartório precisa ser flexível, ou a parte que convida precisa criar condições adequadas. Não pode ser inflexível, certamente uma das duas partes terá que se adaptar proativamente", compartilhou o Sr. Vinh.

CAM NUONG

Fonte: https://www.sggp.org.vn/ngay-dau-ap-dung-luat-cong-chung-moi-nhip-lam-viec-tat-bat-ky-vong-ve-su-thay-doi-lon-post802068.html