Reforçar a gestão do trabalho documental e arquivístico durante o processo de reestruturação do aparelho

Kinhtedothi - É estritamente proibido possuir, transferir ou destruir ilegalmente documentos e bancos de dados de documentos; não é permitido danificar ou perder documentos e bancos de dados de documentos durante o processo de organização do aparato...

Esse é um conteúdo notável no Despacho Oficial nº 414/BNV-VTLTNN, datado de 19 de março , do Ministério do Interior, enviado aos Comitês Populares das províncias e cidades administradas centralmente sobre o fortalecimento da gestão do trabalho de documentos e arquivos no processo de reorganização do aparato do sistema político, de acordo com a Conclusão nº 127-KL/TW do Politburo.

É estritamente proibido possuir, transferir ou destruir documentos ilegalmente.

O documento afirma claramente que, para garantir um trabalho tranquilo e contínuo com documentos e arquivos, e para garantir a gestão segura de documentos antes, durante e depois da conclusão da reorganização do sistema político , de acordo com a Conclusão nº 127-KL/TW de 28 de fevereiro de 2025 do Politburo, a Secretaria e o Ministério do Interior solicitam ao Presidente do Comitê Popular da província ou cidade administrada centralmente que oriente urgentemente a implementação de uma série de tarefas urgentes para fortalecer a gestão do trabalho com documentos e arquivos no processo de reorganização do aparato do governo local.

Em primeiro lugar , implementar de forma adequada e completa as regulamentações legais sobre documentos e arquivos, atendendo aos requisitos: todos os documentos e bancos de dados de documentos formados nas atividades de agências e organizações devem ser gerenciados de forma centralizada, uniforme e segura de acordo com cada arquivo; os documentos e bancos de dados de documentos de qualquer agência ou organização devem ser contados e coletados de acordo com o arquivo dessa agência ou organização.

Efetuar o encerramento dos arquivos das agências e organizações a partir da data de encerramento das operações; as agências e organizações não emitem documentos administrativos sob sua autoridade a partir da data em que a decisão da autoridade competente sobre a fusão ou encerramento das operações entrar em vigor.

Antes e durante o acordo organizacional, os documentos e bancos de dados devem continuar a ser preservados nos arquivos do Arquivo Histórico Provincial e nos Arquivos da Agência (ou no local de preservação) da unidade administrativa (ADU) antes do acordo.

Em particular, é estritamente proibido possuir, transferir ou destruir ilegalmente documentos e bancos de dados de documentos; não é permitido danificar ou perder documentos e bancos de dados de documentos durante o processo de reorganização do aparelho.

Em segundo lugar , os arquivos históricos provinciais são responsáveis ​​por receber e coordenar com os chefes de agências, organizações e unidades administrativas para continuar a preservar no local ou preservar temporariamente todos os documentos arquivísticos e bancos de dados de documentos na província e entregar os documentos de acordo com sua autoridade de gestão às novas agências, organizações e unidades administrativas após a reorganização da estrutura organizacional.

Terceiro , a entrega de documentos e bancos de dados de documentos após o arranjo organizacional é realizada de acordo com os regulamentos legais sobre autoridade de gestão de arquivos.

Quarto , implementar rigorosamente as regulamentações legais sobre a gestão e o uso de selos e certificados de assinatura digital para o serviço público; proteger os segredos de estado e garantir a segurança das informações, documentos e dados ao executar tarefas estatísticas, empacotando, entregando, preservando e usando-os no processo de reorganização do aparelho.

Regulamento sobre a lista de códigos de identificação para documentos, registros e símbolos de texto de novas agências e organizações

Para os Comitês Populares das províncias e cidades sob administração central, o Ministério do Interior solicita que o Presidente do Comitê Popular Provincial assuma a responsabilidade, como chefe, pela implementação da gestão estatal de arquivos na localidade, dentro do escopo de suas atribuições e poderes; garanta a segurança dos documentos e bancos de dados de documentos sob a autoridade de gestão, de acordo com as normas legais, durante todo o processo de reorganização do aparato. Emita com urgência a Diretiva do Presidente do Comitê Popular Provincial sobre o fortalecimento da gestão estatal de documentos e arquivos.

Ao mesmo tempo, é necessário desenvolver um plano para reorganizar os arquivos históricos do Estado em nível provincial no Projeto para organizar e reorganizar unidades administrativas em todos os níveis e construir um modelo de organização de governo local de dois níveis, submetendo-o às autoridades competentes para avaliação e implementação.

Imediatamente após a conclusão do arranjo organizacional, é necessário emitir prontamente um documento estipulando a lista de códigos de identificação para documentos, registros e símbolos de documentos das novas agências e organizações sob gestão; instruir os chefes das novas agências e organizações a receber documentos e bancos de dados sob sua autoridade de gestão; e os chefes das novas unidades administrativas de base a receber documentos nas salas e armazéns na área de gestão temporariamente administrada pelo Arquivo Histórico Provincial.

Ao mesmo tempo, é necessário orientar a unidade que gerencia e opera o Sistema a implementar soluções técnicas para garantir a continuidade e a continuidade das atividades de emissão de documentos e a liquidação do trabalho dos órgãos e organizações sob sua gestão.

O Ministério do Interior propôs fortalecer a gestão do trabalho documental e arquivístico no processo de reorganização do sistema político (foto: VNA)

Emitir um plano para implementar a Diretiva do Presidente do Comitê Popular Provincial

Para o Departamento de Assuntos Internos, o Despacho Oficial solicita ao Presidente do Comitê Popular Provincial que aconselhe o Presidente do Comitê Popular Provincial a emitir uma Diretiva sobre o fortalecimento da gestão do trabalho de documentos e arquivos no processo de reorganização do aparato do sistema político local; emitir um plano para implementar a Diretiva do Presidente do Comitê Popular Provincial.

Ao mesmo tempo, designar ao Arquivo Histórico Provincial a designação de funcionários para organizar grupos de trabalho em agências, organizações e unidades para receber e coordenar a preservação in loco de documentos e delimitar o banco de dados de documentos no Sistema; orientar o Arquivo Histórico Provincial a tomar medidas proativas para coletar arquivos com período de preservação permanente que foram completamente editados em agências e organizações que são a fonte dos documentos enviados ao Arquivo Histórico Provincial.

Ao mesmo tempo, a equipe do Presidente do Comitê Popular Provincial deverá providenciar recursos suficientes para garantir a segurança dos documentos e bancos de dados de documentos em salas e armazéns que foram confirmados e lacrados pelo Arquivo Histórico Provincial até que sejam entregues à agência ou organização de gestão responsável após a reorganização do aparelho.

Imediatamente após a conclusão do arranjo organizacional, é necessário informar prontamente o Presidente do Comitê Popular Provincial para emitir uma lista de códigos de identificação para documentos, registros e símbolos de texto de agências e organizações formadas após o arranjo organizacional dentro do escopo da gestão; submeter ao Comitê Popular Provincial um projeto para gerenciar e lidar com as operações comerciais do bloco de documentos de agências e organizações antes do arranjo organizacional; coordenar com a unidade que gerencia e opera o sistema para desenvolver um plano para entregar e integrar documentos e bancos de dados de documentos no Sistema.

Confirmar a entrega de documentos e bases de dados de documentos de agências e organizações antes da reestruturação do aparelho

Para arquivos históricos provinciais, o Ministério do Interior propõe designar funcionários para orientar a contagem, organização, embalagem, selagem, confirmação do volume e status de documentos em papel e documentos em outros suportes de informação (se houver), receber e coordenar a preservação no local ou a preservação centralizada temporária de documentos de agências e organizações; coordenar com as unidades de gerenciamento e operação do Sistema para determinar o número de documentos digitais e delimitar o banco de dados de documentos no Sistema de cada agência, organização e unidade administrativa.

Elaborar uma lista de todos os documentos e bases de dados documentais atualmente mantidos no Arquivo Histórico Provincial; continuar a garantir a segurança, a integridade e a usabilidade dos documentos e bases de dados documentais no Arquivo Histórico Provincial até que sejam entregues aos órgãos e organizações competentes após a reestruturação do aparato. Resumir a quantidade e o estado dos documentos e bases de dados documentais e reportar ao Departamento de Assuntos Internos para que este os reporte ao Ministério de Assuntos Internos.

Imediatamente após a conclusão do arranjo organizacional, é necessário realizar prontamente: o ponto focal organiza e confirma a entrega de documentos e bancos de dados de documentos de agências e organizações antes do arranjo organizacional para a agência ou organização de gestão competente após o arranjo organizacional; aconselhar o Departamento de Assuntos Internos a desenvolver um projeto para gerenciar e lidar com os negócios do bloco de documentos e bancos de dados de documentos que foram contados das agências e organizações antes do arranjo organizacional.

Ao mesmo tempo, coordenar com agências e organizações relevantes para organizar a implementação de projetos e planos para gerenciar e lidar com operações comerciais para os blocos de documentos e bancos de dados que foram compilados estatisticamente antes do acordo organizacional; coletar arquivos com período de preservação permanente que foram completamente editados antes em agências e organizações que são a fonte de documentos enviados ao Arquivo Histórico Provincial.

Registre-se para abrir ou reabrir contas para organizações, líderes e funcionários

Também neste Despacho Oficial, o Ministério do Interior exige que os chefes de agências, organizações e presidentes de Comitês Populares de nível distrital e municipal sejam responsáveis ​​por garantir a segurança dos documentos e bancos de dados de documentos sob sua autoridade de gestão, de acordo com os regulamentos legais, durante o processo de reestruturação do aparelho, até que os documentos e bancos de dados de documentos sejam entregues ao Arquivo Histórico Provincial e às agências e organizações competentes após a reestruturação do aparelho.

Ao mesmo tempo, instrua unidades e indivíduos a compilar e empacotar registros e documentos sobre trabalhos concluídos e registros e documentos sobre trabalhos inacabados; designe unidades e indivíduos para sintetizar e fazer uma lista de trabalhos inacabados da agência ou organização; tenha registros e documentos anexados, empacotados separadamente e coletados e enviados aos Arquivos da agência.

Gerenciar os arquivos do órgão de estatística, acondicionar documentos nos arquivos e orientar as unidades e indivíduos estatísticos a acondicionar os arquivos e documentos não submetidos; receber arquivos e documentos das unidades e indivíduos e reuni-los nos arquivos e salas de armazenamento centralizados. Ao mesmo tempo, providenciar os armazéns, equipamentos e recursos humanos necessários para proteger e preservar os documentos com segurança até que sejam entregues ao órgão ou organização de gestão competente após a reorganização do aparato.

O Presidente do Comitê Popular do Distrito designa o Departamento de Assuntos Internos para aconselhar sobre o arranjo de armazéns e equipamentos necessários para reunir e preservar centralmente documentos de agências especializadas sob o Comitê Popular do Distrito; organizar forças para proteger a segurança dos documentos até que sejam entregues à agência ou organização de gestão competente após o arranjo organizacional.

Imediatamente após a conclusão do arranjo organizacional, o chefe da nova agência, organização ou unidade administrativa deve prontamente orientar o registro de abertura ou reabertura de contas para a organização, líder e secretário no Sistema para garantir a emissão e o recebimento de documentos; registrar-se para a emissão de selos e certificados de assinatura digital para serviço público especializado de acordo com os regulamentos...

Estatísticas, selagem, guarda de documentos

Para os arquivos da agência, o Ministério do Interior exige que o departamento de arquivos da agência ou a pessoa designada para arquivar na agência, organização ou unidade oriente as unidades e indivíduos a compilar, empacotar documentos e entregá-los à sala de armazenamento centralizada ou depósito com antecedência; prepare o depósito e as condições necessárias para preservar com segurança os documentos recebidos das unidades e indivíduos; compile, sele e preserve com segurança os documentos na sala de armazenamento ou depósito da agência ou organização até que sejam entregues aos arquivos históricos provinciais ou à agência ou organização competente após a reestruturação do aparelho.

Ao mesmo tempo, coordenar com a unidade que gerencia e opera o sistema estatístico para confirmar o número de documentos e bancos de dados de documentos de agências e organizações no sistema; receber e preservar separadamente arquivos e documentos de trabalhos inacabados de acordo com a lista; enviar ou compilar e empacotar separadamente arquivos com período de preservação permanente que tenham sido completamente editados anteriormente.

Entregue os documentos embalados e a lista de trabalhos inacabados em suas condições originais.

Para servidores públicos, empregados públicos e trabalhadores, o Ministério do Interior exige estatísticas e acondicionamento de arquivos e documentos sobre trabalhos concluídos e não concluídos. Para trabalhos não concluídos, é necessário elaborar uma lista e indicar claramente o nome do trabalho, o nome da pessoa designada para executá-lo, o número de documentos disponíveis e o prazo para processamento (se houver).

Entregue o pacote original de documentos e arquivos e a lista de trabalhos inacabados no Sistema ao arquivo da agência ou unidade, ou ao indivíduo responsável pela coleta de documentos durante o processo de reorganização do aparelho.

Imediatamente após a conclusão do arranjo organizacional, é necessário coordenar prontamente com o Arquivo da Agência e a unidade que gerencia e opera o Sistema para entregar registros e documentos sobre trabalhos inacabados à unidade ou indivíduo responsável por continuar a lidar com eles.

Encerramento das contas de organizações e indivíduos para agências e organizações que cessaram as operações

Para as unidades que gerenciam e operam o Sistema, o Ministério do Interior exige a identificação e delimitação do escopo dos documentos e bancos de dados de documentos no Sistema, de acordo com cada conta da agência, organização e indivíduo. Com base na lista de trabalhos inacabados, determine o escopo dos dados e elabore uma lista das contas de organizações e indivíduos com trabalhos inacabados; elabore um plano de transferência quando solicitado.

Ao mesmo tempo, coletar estatísticas e reportar ao Comitê Popular Provincial e ao Departamento de Assuntos Internos sobre o sistema de códigos de identificação de documentos, códigos de arquivo e símbolos de documentos atualmente usados ​​no Sistema para servir como base para definir códigos de identificação de documentos, códigos de arquivo e símbolos de documentos de agências e organizações depois que o arranjo organizacional for unificado, sincronizado e evitar duplicação.

Imediatamente após a conclusão do arranjo organizacional, é necessário fechar prontamente as contas de organizações e indivíduos para agências e organizações que cessam as operações imediatamente após a decisão sobre o arranjo organizacional ser tomada; ao mesmo tempo, abrir contas para novas agências, organizações e indivíduos, garantindo a conexão com documentos e bancos de dados de documentos relacionados anteriormente.

Em particular, o Ministério do Interior propõe ter um plano para usar documentos e bancos de dados de documentos no Sistema para atender às necessidades urgentes de agências, organizações e indivíduos durante o processo de reestruturação do aparelho.

Fonte: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html