Aprimorar a gestão do manuseio e arquivamento de documentos durante o processo de reestruturação organizacional.

Kinhtedothi - É estritamente proibido apreender, transferir ou destruir ilegalmente documentos e bases de dados documentais; danificar ou perder documentos e bases de dados documentais durante o processo de reorganização da estrutura organizacional...

Este é um ponto importante na Carta Oficial nº 414/BNV-VTLTNN, de 19 de março, do Ministério do Interior aos Comitês Populares das províncias e cidades administradas centralmente, referente ao fortalecimento da gestão de documentos e arquivos durante o processo de reorganização da estrutura organizacional do sistema político, de acordo com a Conclusão nº 127-KL/TW do Politburo.

A posse, transferência ou destruição não autorizada de documentos é estritamente proibida.

O documento oficial afirma que, a fim de assegurar a gestão e o arquivamento contínuos e eficientes de documentos, e para garantir a segurança documental antes, durante e após a conclusão da reorganização da estrutura organizacional do sistema político , conforme a Conclusão nº 127-KL/TW de 28 de fevereiro de 2025 do Politburo e do Secretariado, o Ministério do Interior solicita aos presidentes dos Comitês Populares das províncias e das cidades administradas centralmente que direcionem com urgência a implementação de diversas tarefas urgentes para fortalecer a gestão e o arquivamento de documentos durante a reorganização das estruturas de governo local.

Em primeiro lugar , é necessário implementar integral e corretamente as normas legais sobre gestão e arquivamento de documentos, atendendo aos seguintes requisitos: todos os documentos e bases de dados documentais gerados nas atividades de órgãos e organizações devem ser gerenciados de forma centralizada, uniforme e segura, de acordo com cada acervo arquivístico; os documentos e bases de dados documentais de cada órgão ou organização devem ser catalogados e compilados de acordo com o acervo arquivístico desse órgão ou organização.

A agência ou organização deverá encerrar seus arquivos a partir da data de cessação das atividades; a agência ou organização não poderá emitir documentos administrativos dentro de sua competência a partir da data em que a decisão da autoridade competente relativa à fusão ou cessação das atividades entrar em vigor.

Antes e durante a reorganização do aparelho administrativo, os documentos e bases de dados devem continuar a ser preservados nos arquivos históricos provinciais e nos arquivos da unidade administrativa (ou local de armazenamento atual) anteriores à reorganização.

Especificamente, a posse, transferência ou destruição não autorizadas de documentos e bases de dados documentais são estritamente proibidas; danificar ou perder documentos e bases de dados documentais durante o processo de reestruturação organizacional também é proibido.

Em segundo lugar , os arquivos históricos provinciais são responsáveis ​​por receber e coordenar com os chefes de agências, organizações e unidades administrativas a preservação contínua de todos os documentos e bases de dados documentais da província, seja no local ou temporariamente em um local centralizado, e por entregar os documentos às novas agências, organizações e unidades administrativas de acordo com sua autoridade de gestão após a reestruturação organizacional.

Em terceiro lugar , a transferência de documentos e bases de dados documentais após a reestruturação organizacional foi realizada em conformidade com as normas da lei arquivística relativas à autoridade de gestão.

Em quarto lugar , aplicar rigorosamente as normas legais relativas à gestão e utilização de selos oficiais e certificados de assinatura digital; proteger os segredos de Estado e garantir a segurança da informação, dos documentos e dos dados na execução de tarefas relacionadas com estatísticas, organização, transferência, armazenamento e utilização durante o processo de reestruturação organizacional.

Regulamento sobre a lista de códigos de identificação para documentos, registros e símbolos documentais de novas agências e organizações.

Para os Comitês Populares provinciais e municipais administrados centralmente, o Ministério do Interior propõe que o Presidente do Comitê Popular Provincial seja responsabilizado, como chefe da organização, pela gestão estatal dos arquivos em nível local, dentro do escopo de suas atribuições e poderes; garantindo a segurança dos documentos e bancos de dados documentais sob sua autoridade administrativa, em conformidade com a lei, durante todo o processo de reorganização da estrutura organizacional. Uma diretriz do Presidente do Comitê Popular Provincial sobre o fortalecimento da gestão estatal do trabalho documental e arquivístico deve ser emitida prontamente.

Ao mesmo tempo, é necessário desenvolver um plano para a reorganização dos arquivos históricos do Estado em nível provincial, dentro do Projeto de reorganização e reestruturação das unidades administrativas em todos os níveis, e construir um modelo de organização do governo local em dois níveis, submetendo-o à autoridade competente para avaliação e implementação.

Imediatamente após a conclusão da reestruturação organizacional, é necessário emitir prontamente regulamentos especificando a lista de códigos de identificação para documentos e registros, e os símbolos de documentos das novas agências e organizações sob gestão; instruir os chefes das novas agências e organizações a receberem documentos e bancos de dados sob sua autoridade de gestão; e instruir os chefes das novas unidades administrativas de base a receberem documentos nas salas de coleção e instalações de armazenamento dentro de sua jurisdição que são temporariamente gerenciadas pelos arquivos históricos provinciais.

Ao mesmo tempo, é necessário orientar a unidade responsável pela gestão e operação do Sistema a implementar soluções técnicas que garantam a continuidade da emissão de documentos e do processamento de trabalhos pelas agências e organizações sob sua gestão.

O Ministério do Interior propõe o reforço da gestão documental e do arquivamento durante o processo de reorganização do aparelho do sistema político (foto: VNA).

Elaboração de um plano para implementar a Diretiva do Presidente do Comitê Popular Provincial.

Com relação ao Departamento de Assuntos Internos, a carta oficial solicita que este aconselhe o Presidente do Comitê Popular Provincial a emitir uma Diretiva sobre o fortalecimento da gestão e arquivamento de documentos durante o processo de reorganização da estrutura organizacional do sistema político em nível local; e a elaborar um plano para a implementação da Diretiva do Presidente do Comitê Popular Provincial.

Ao mesmo tempo, o Arquivo Histórico Provincial tem a tarefa de designar funcionários para organizar grupos de trabalho que visitarão agências, organizações e unidades para receber e coordenar a preservação in loco de documentos e delinear o banco de dados de documentos no Sistema; orientando o Arquivo Histórico Provincial a implementar proativamente medidas para coletar registros com períodos de preservação permanentes que tenham sido totalmente organizados em agências e organizações que são fontes de documentos submetidos ao Arquivo Histórico Provincial.

Ao mesmo tempo, recomenda-se ao Presidente do Comitê Popular Provincial que aloque recursos suficientes para garantir a segurança dos documentos e bancos de dados documentais nas salas e depósitos que foram autenticados e lacrados pelo Arquivo Histórico Provincial, até que sejam entregues às agências e organizações responsáveis ​​pela gestão, após a reorganização do aparato administrativo.

Imediatamente após a conclusão da reestruturação organizacional, é necessário informar prontamente o Presidente do Comitê Popular Provincial para que emita uma lista de códigos de identificação para documentos, arquivos e símbolos de documentos das agências e organizações formadas após a reestruturação organizacional, dentro do escopo da gestão; submeter ao Comitê Popular Provincial um plano e projeto para o gerenciamento e processamento dos documentos das agências e organizações anteriores à reestruturação organizacional; coordenar com a unidade que gerencia e opera o sistema para desenvolver um plano de transferência e integração dos documentos e do banco de dados de documentos no Sistema.

Confirme a transferência de documentos e bases de dados documentais de agências e organizações antes da reestruturação organizacional.

Para os arquivos históricos de nível provincial, o Ministério do Interior propõe a designação de funcionários para orientar a compilação estatística, organização, acondicionamento, lacre, verificação da quantidade e do estado de conservação dos documentos em papel e em outros suportes (se houver), recebimento e coordenação da preservação centralizada, no local ou temporária, de documentos provenientes de agências e organizações; coordenação com a unidade responsável pela gestão e operação do Sistema para determinar o número de documentos digitais e delimitar a base de dados de documentos no Sistema para cada agência, organização e unidade administrativa.

Elaborar um inventário completo de todos os documentos e bases de dados atualmente armazenados nos arquivos históricos provinciais; continuar a garantir a segurança, integridade e usabilidade dos documentos e bases de dados nos arquivos históricos provinciais até que sejam transferidos para as agências e organizações competentes após a reestruturação organizacional. Resumir a quantidade e o estado dos documentos e bases de dados e apresentar um relatório ao Departamento de Assuntos Internos para posterior submissão ao Ministério do Interior.

Imediatamente após a conclusão da reestruturação organizacional, as seguintes medidas devem ser prontamente implementadas: designar um ponto focal para organizar e confirmar a transferência de documentos e bases de dados das agências e organizações antes da reestruturação para a agência ou organização competente que os gerenciará após a reestruturação; e assessorar o Ministério do Interior no desenvolvimento de um plano e projeto para gerenciar e processar os documentos e bases de dados que foram inventariados pelas agências e organizações antes da reestruturação.

Simultaneamente, coordenar com as agências e organizações relevantes a implementação de projetos e programas para a gestão e o processamento de documentos e bases de dados catalogados antes da reestruturação organizacional; recolher registos com prazos de conservação permanentes, previamente organizados, junto das agências e organizações que são fontes de documentos submetidos aos arquivos históricos provinciais.

Cadastro de contas novas ou reabertas para organizações, líderes e equipe administrativa.

Nesse mesmo documento, o Ministério do Interior também solicitou que os chefes de agências e organizações, e os presidentes dos Comitês Populares distritais e comunais, sejam responsáveis ​​por garantir a segurança dos documentos e bancos de dados documentais sob sua autoridade administrativa, em conformidade com a lei, durante todo o processo de reorganização da estrutura organizacional, até que os documentos e bancos de dados documentais sejam entregues aos arquivos históricos provinciais e às agências e organizações competentes após a reorganização.

Simultaneamente, instrua as unidades e os indivíduos a compilarem e organizarem arquivos e documentos sobre tarefas concluídas e não concluídas; atribua às unidades e aos indivíduos a tarefa de compilar e criar uma lista de tarefas não concluídas da agência ou organização; assegure-se de que os arquivos e documentos correspondentes sejam organizados separadamente e enviados aos arquivos da agência.

Gerir os arquivos da agência estatística, organizar os documentos nos arquivos e orientar as unidades e os indivíduos estatísticos na organização de registos e documentos ainda não submetidos; receber registos e documentos de unidades e indivíduos e reuni-los nas salas de armazenamento centralizadas. Simultaneamente, providenciar as instalações de armazenamento, o equipamento e o pessoal necessários para proteger e preservar em segurança os documentos até serem entregues à agência ou organização de gestão competente após a reestruturação organizacional.

O Presidente do Comitê Popular Distrital designa o Departamento de Assuntos Internos para assessorar na organização de salas de armazenamento e equipamentos necessários para a coleta e preservação seguras e centralizadas de documentos de órgãos especializados subordinados ao Comitê Popular Distrital; e para designar pessoal de segurança para proteger os documentos até que sejam entregues ao órgão ou organização competente para gestão após a reorganização da estrutura organizacional.

Imediatamente após a conclusão da reestruturação organizacional, o chefe da nova agência, organização ou unidade administrativa deve providenciar prontamente o cadastro de contas novas ou reabertas para a organização, seus dirigentes e funcionários administrativos no Sistema, a fim de garantir a emissão e o recebimento de documentos; e o cadastro para a emissão de selos oficiais e certificados de assinatura digital para uso oficial, conforme prescrito...

Análise estatística, selagem e preservação segura de documentos.

Para arquivos institucionais, o Ministério do Interior exige que o departamento de arquivos institucionais ou a pessoa designada para arquivos na agência, organização ou unidade oriente as unidades e os indivíduos na catalogação, embalagem e entrega prévia dos documentos à sala de armazenamento centralizada ou ao depósito; na preparação das instalações de armazenamento e das condições necessárias para a preservação segura dos documentos recebidos das unidades e dos indivíduos; na catalogação, selagem e preservação segura dos documentos na sala de arquivos ou no depósito da agência ou organização até que sejam entregues aos arquivos históricos provinciais ou à agência ou organização competente após a reestruturação organizacional.

Simultaneamente, coordenar com a unidade que gere e opera o sistema estatístico para verificar o número de documentos e bases de dados documentais de agências e organizações dentro do sistema; receber e armazenar separadamente os ficheiros e documentos de trabalhos em curso, de acordo com o catálogo; submeter para arquivo ou catalogar e empacotar separadamente os ficheiros com prazos de retenção permanentes que já tenham sido previamente concluídos.

Envie os documentos reunidos e a lista de tarefas inacabadas em seu estado original.

Para servidores públicos, funcionários e trabalhadores, o Ministério do Interior exige a compilação e organização de arquivos e documentos relativos a tarefas concluídas e pendentes. Para tarefas pendentes, deve ser criada uma lista indicando claramente o nome da tarefa, o nome do responsável principal, o número de documentos disponíveis e o prazo para conclusão (se houver).

Envie os arquivos e documentos reunidos, juntamente com a lista de tarefas inacabadas no sistema, para os arquivos da agência ou para a unidade/pessoa responsável pela compilação de documentos durante o processo de reestruturação organizacional.

Imediatamente após a conclusão da reestruturação organizacional, é necessário coordenar prontamente com os arquivos da agência e com a unidade responsável pela gestão e operação do sistema a transferência dos arquivos e documentos relativos às tarefas inacabadas para a unidade ou indivíduo responsável pela continuidade do trabalho.

Encerramento das contas de organizações e indivíduos, incluindo agências e organizações que cessaram suas atividades.

Para a unidade responsável pela gestão e operação do Sistema, o Ministério do Interior exige a identificação e delimitação do escopo dos documentos e bases de dados documentais dentro do Sistema, de acordo com cada conta de órgão, organização ou indivíduo. Com base na lista de tarefas inacabadas, determine o escopo dos dados e crie uma lista de contas de organizações e indivíduos com trabalhos pendentes; elabore um plano de transição quando solicitado.

Simultaneamente, serão compiladas e apresentadas ao Comitê Popular Provincial e ao Departamento de Assuntos Internos estatísticas e relatórios sobre o sistema de códigos de identificação de documentos, códigos de arquivo e símbolos de documentos atualmente em uso no âmbito do Sistema. Isso servirá de base para a atribuição de códigos de identificação de documentos, códigos de arquivo e símbolos de documentos a agências e organizações após a reorganização da estrutura organizacional, garantindo uniformidade, consistência e evitando duplicação.

Imediatamente após a conclusão da reestruturação organizacional, é necessário encerrar prontamente as contas de organizações e indivíduos, bem como de órgãos e organizações que cessam suas atividades logo após a decisão de reestruturação; ao mesmo tempo, devem ser abertas contas para novos órgãos, organizações e indivíduos, garantindo a vinculação com os documentos e bancos de dados preexistentes.

Em particular, o Ministério do Interior propôs um plano para utilizar documentos e bases de dados documentais dentro do Sistema para atender às necessidades urgentes de agências, organizações e indivíduos ao longo do processo de reorganização da estrutura organizacional.

Fonte: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html