ธุรกิจจำนวนมากมีค่าใช้จ่ายสำหรับพนักงานในการเดินทางเพื่อธุรกิจ เช่น ค่าโทรศัพท์ ค่าเดินทาง ค่าน้ำมัน ที่พัก อาหาร ฯลฯ และไม่แน่ใจว่าควรจะรวมค่าใช้จ่ายเหล่านี้ไว้ในรายได้ที่ต้องเสียภาษีของพนักงานหรือไม่

กรมสรรพากรกำหนดว่า หากค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงนั้นเกี่ยวข้องกับการผลิตและกิจกรรมทางธุรกิจ มีใบแจ้งหนี้และเอกสารทางกฎหมายครบถ้วนตามที่กำหนด และปฏิบัติตามระเบียบการเงินหรือระเบียบภายในของบริษัท ค่าใช้จ่ายดังกล่าวจะถูกนับเป็นค่าใช้จ่ายที่หักลดหย่อนได้เมื่อกำหนดรายได้ที่ต้องเสียภาษี

ต้นทุนการทำงาน Tung Doan.jpg
ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจจำนวนมากจะไม่รวมอยู่ในรายได้ส่วนบุคคลที่ต้องเสียภาษีของพนักงาน ภาพ: Tung Doan

หากค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อธุรกิจจริงของพนักงานเป็นไปตามระเบียบข้อบังคับก็จะไม่รวมอยู่ในรายได้ที่ต้องเสียภาษีของพนักงาน

กรณีที่บริษัทจัดสรรค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อธุรกิจ ค่าโทรศัพท์... สูงกว่าเกณฑ์ที่กำหนดในปัจจุบัน ส่วนที่เกินวงเงินจัดสรรที่กำหนดไว้ จะต้องนำไปรวมเป็นรายได้ที่ต้องเสียภาษี

* กรณีบริษัทส่งพนักงานเดินทางไปปฏิบัติงาน (รวมถึงการเดินทางไปปฏิบัติงานทั้งในและต่างประเทศ) หากมีค่าใช้จ่ายตั้งแต่ 20 ล้านบาทขึ้นไป หรือค่าใช้จ่ายในการซื้อตั๋วเครื่องบิน และ ค่าใช้จ่ายดังกล่าวชำระด้วยบัตรธนาคารส่วนตัว จะถูกนับเป็นค่าใช้จ่ายที่หักลดหย่อนในการคำนวณรายได้ที่ต้องเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา หากเป็นไปตามเงื่อนไขดังต่อไปนี้

+ มีใบแจ้งหนี้และเอกสารที่เกี่ยวข้องที่ออกโดยผู้จัดหาสินค้าและบริการ

+ สถานประกอบการมีเอกสารหรือการตัดสินใจส่งพนักงานไปปฏิบัติงานต่างจังหวัด

+ กฎระเบียบทางการเงินหรือกฎระเบียบภายในขององค์กร อนุญาตให้พนักงานชำระค่าใช้จ่ายทางธุรกิจและซื้อตั๋วเครื่องบินโดยใช้บัตรธนาคารส่วนตัว และองค์กรจะชดเชยค่าใช้จ่ายเหล่านี้ให้กับพนักงาน

ข้อ 6 ของหนังสือเวียนที่ 78/2014/TT-BTC (แก้ไขและเพิ่มเติมในข้อ 2 ข้อ 6 ของหนังสือเวียนที่ 119/2014/TT-BTC และข้อ 1 ของหนังสือเวียนที่ 151/2014/TT-BTC) กำหนดค่าใช้จ่ายที่หักได้และหักไม่ได้เมื่อกำหนดรายได้ที่ต้องเสียภาษี

ด้วยเหตุนี้ ธุรกิจจึงสามารถหักค่าใช้จ่ายทั้งหมดได้หากตรงตามเงื่อนไขต่อไปนี้:

+ ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงที่เกี่ยวข้องกับการผลิตและการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจขององค์กร

+ ค่าใช้จ่ายมีใบแจ้งหนี้และเอกสารทางกฎหมายเพียงพอตามที่กฎหมายกำหนด

+ ค่าใช้จ่ายกรณีมีใบกำกับภาษีซื้อสินค้าหรือบริการในแต่ละครั้งมูลค่าตั้งแต่ 20 ล้านบาทขึ้นไป (รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม) ต้องมีเอกสารการชำระเงินที่ไม่ใช่เงินสด