ความพยายามในการจัดทำเอกสารและเอกสารสำคัญในการจัดระเบียบองค์กร

ในกระบวนการปรับโครงสร้างกลไกของระบบการเมืองระดับจังหวัดนั้น สิ่งสำคัญประการหนึ่งคือ การรักษาความปลอดภัยและความราบรื่นของงานเอกสารและเอกสารสำคัญ ด้วยปริมาณเอกสารที่ต้องประมวลผลจำนวนมากและทรัพยากรบุคคลที่มีจำกัด หน่วยงานที่เกี่ยวข้องจะต้องพยายามอย่างเต็มที่เพื่อดำเนินการภารกิจนี้ให้ดี

ปริมาณงานมหาศาล

ในปัจจุบันภาระงานของบรรณารักษ์ที่หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด (56 Nguyen Thien Thuat, Tan Tien Ward, Nha Trang City) นั้นมีมาก ประชาชนเก็บหลักฐานไว้เพื่อแสวงหาประโยชน์อย่างต่อเนื่อง ผู้คนจัดเรียงกระดาษโดแต่ละแผ่นอย่างระมัดระวังเพื่อตัดเพื่อใช้เป็นกระดาษรองสำหรับเอกสารสำคัญ โปรแกรมค้นหาเอกสารสำหรับการคัดลอกและรับรองเอกสารออนไลน์ เจ้าหน้าที่ที่เหลือได้รับการระดมมาเพื่อให้คำแนะนำการแก้ไขและจัดเรียงเอกสาร

คณะทำงานกรมทะเบียนและเอกสารของรัฐสำรวจท้องที่ตำบลตานเตียน มีนาคม 2568

ในเขตตันเตียนแม้ว่าจะมีคลังสินค้าแยกต่างหากสำหรับจัดเก็บเอกสารชั่วคราว แต่ปริมาณสินค้าคงคลังที่ต้องโอนไปยังคลังสินค้าเพื่อส่งมอบก็มีจำนวนมากเช่นกัน ในขณะที่เจ้าหน้าที่ประจำเขตไม่มีความชำนาญในอาชีพนี้ ตามรายงานของกรมการปกครองภายในเมือง นครญาจาง ในช่วงปลายปี 2567 หน่วยงานและสำนักงานต่างๆ ของเมืองที่ทำงานในพื้นที่ระหว่างหน่วยงานจะต้องย้ายสำนักงานใหญ่ เพื่อส่งมอบพื้นที่สำหรับก่อสร้างศูนย์บริหารเมือง นาตรัง ยกเว้นไฟล์ที่แก้ไขแล้วจัดวางอยู่บนชั้นวาง ไฟล์และเอกสารที่เหลือจะถูกบรรจุลงในถุง บรรจุกล่อง และจัดเก็บในหลายๆ สถานที่ ข้าราชการและพนักงานสาธารณะส่วนใหญ่มักทำงานด้านธุรการและงานเอกสารควบคู่กัน แต่ขาดความเข้าใจในความเชี่ยวชาญและวิชาชีพของตนเป็นอย่างดี ทำให้การจัดการและการเก็บรักษาบันทึกต่างๆ ไม่เป็นไปตามกฎหมาย แม้ว่าคณะกรรมการประชาชนอำเภอจะเป็นผู้รับผิดชอบในการจัดเตรียมคลังสินค้าเพื่อรวบรวมและรักษาเอกสาร แต่เมื่อสิ้นสุดการดำเนินการ ก็ไม่สามารถบริหารจัดการคลังสินค้าเหล่านี้ได้ และไม่สามารถจัดสรรเงินทุนเพื่อบำรุงรักษาและรักษาเอกสารอย่างปลอดภัยได้อีกด้วย

นางสาวโว ทิ ถวี งา ผู้อำนวยการศูนย์จดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด กล่าวว่า ปัจจุบันหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดไม่มีคลังสินค้าเฉพาะทาง โดยทางจังหวัดได้จัดเตรียมคลังสินค้าชั่วคราวไว้ที่เลขที่ 56 เหงียน เทียน ถวต มีพื้นที่ ^{279 ตร.ม.} ศูนย์ได้แปลงไฟล์เอกสารของคณะกรรมการประชาชนจังหวัด (กรกฎาคม 2532 ถึง 2539) จำนวน 62,154 ไฟล์ เอกสารของคณะกรรมการจำลองและรับรางวัลจังหวัด จำนวน 59,615 ไฟล์ ปัจจุบันมีการเก็บรักษาชุดเอกสาร 163 ชุด โดยมีชั้นวางเอกสารมากกว่า 1,256 ล้านชั้น เทียบเท่ากับบันทึก 43,539 รายการ และเอกสารกระดาษที่มีมูลค่าถาวร จนถึงขณะนี้ หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดไม่มีพื้นที่สำหรับรับเอกสารที่ส่งมาอีกต่อไป ดังนั้น จังหวัดจึงจำเป็นต้องให้ความสำคัญในการจัดเตรียมหอจดหมายเหตุเพิ่มเติมเพื่อตอบสนองความต้องการในการจัดเก็บเอกสารแบบรวมศูนย์หลังจากการปรับโครงสร้างหน่วยงาน หน่วยงานระดับจังหวัดยังมีไฟล์จำนวนมากจากปี 2559 และก่อนหน้านั้นที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขอย่างสมบูรณ์และกำลังถูกรวบรวมและจัดเก็บในเอกสารสำคัญของหน่วยงาน ในระดับอำเภอ เอกสารของหน่วยงานที่รวมกันจะถูกสะสมและจัดเก็บไว้ในโกดังและสำนักงาน บางเขตยังไม่ได้จัดให้มีสถานที่จัดเก็บส่วนกลาง หลังจากสิ้นสุดกิจกรรมในระดับอำเภอ ระบบจัดเก็บข้อมูลแบบรวมศูนย์ยังคงเผชิญกับความยากลำบากในแง่ของต้นทุนการบำรุงรักษา การป้องกันคลังสินค้า และทรัพยากรบุคคลในการใช้ประโยชน์จากเอกสารหลังการจัดเตรียมเนื่องจากขาดการแก้ไข ในระดับตำบลสถานการณ์ก็คล้ายกัน ในทั้งจังหวัดมีเพียง 12/129 ตำบล เทศบาล ที่ดำเนินการแก้ไขเอกสารแล้วเสร็จ

ความพยายามที่จะปฏิบัติภารกิจให้สำเร็จ

ในเดือนมีนาคม พ.ศ. 2568 คณะผู้แทนทำงานจากกรมบันทึกและเอกสารของรัฐ ( กระทรวงมหาดไทย ) ทำงานที่ Khanh Hoa ในการจัดการบันทึกและเอกสารในกระบวนการจัดระเบียบกลไกของระบบการเมืองใหม่ หลังจากการสำรวจภาคสนาม คณะผู้แทนประเมินว่าปัญหาของ Khanh Hoa เกิดขึ้นทั่วไปในหลายท้องถิ่นทั่วประเทศ คณะผู้แทนได้ให้คำแนะนำในการจัดทำแผนบริหารจัดการและการจัดการเอกสารและฐานข้อมูล ทั้งก่อน ระหว่าง และหลังการจัดหน่วยบริหาร คำแนะนำด้านสถิติ การบรรจุ การปิดผนึก การส่งมอบเอกสาร ข้อมูลการแบ่งเขตในระบบ และมาตรการเพื่อความปลอดภัยของเอกสารที่เก็บถาวร การรักษาความปลอดภัยข้อมูล...

พื้นที่เก็บของเลขที่ 56 เหงียน เทียน ทวด เต็มแล้ว

นายวอ ชี เวือง อธิบดีกรมกิจการภายใน กล่าวว่า กรมได้เสนอให้กรมบันทึกและเอกสารสำคัญของรัฐทำหน้าที่ให้คำแนะนำและขจัดอุปสรรคของจังหวัดต่อไป พร้อมกันนี้ ให้คำแนะนำคณะกรรมการประชาชนจังหวัดในการออกคำสั่งหมายเลข 04 ลงวันที่ 10 เมษายน 2568 เรื่องการเสริมสร้างการจัดการงานเอกสารและจดหมายเหตุในจังหวัดในระหว่างขั้นตอนการปรับโครงสร้างหน่วยงาน จัดระเบียบหน่วยงานบริหารใหม่ ดังนั้นเอกสารและฐานข้อมูลของหน่วยงานหรือองค์กรใดๆ จะต้องได้รับการรวบรวมและจัดเก็บตามเอกสารสำคัญของหน่วยงานหรือองค์กรนั้นๆ หน่วยงานและองค์กรต่างๆ จะต้องปิดเอกสารสำคัญของหน่วยงานตั้งแต่วันที่สิ้นสุดการดำเนินงาน ไม่ออกเอกสารทางการบริหารที่อยู่ภายใต้การอนุมัติจากวันที่หน่วยงานที่มีอำนาจตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดองค์กรมีผลใช้บังคับ ก่อนระหว่างการจัดเตรียมเครื่องมือจัดองค์กร การจัดเตรียมและการจัดระเบียบใหม่ของหน่วยงานบริหาร เอกสารและฐานข้อมูลจะต้องยังคงได้รับการอนุรักษ์ไว้ที่หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์ระดับจังหวัดและหอจดหมายเหตุของหน่วยงาน (หรือสถานที่ที่ได้รับการอนุรักษ์ไว้) ของหน่วยงานบริหารก่อนการจัดเตรียม ห้ามมิให้มีการครอบครอง โอนหรือทำลายเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารโดยผิดกฎหมายโดยเด็ดขาด ความเสียหาย การกระจาย การสูญหายของเอกสาร และฐานข้อมูลเอกสาร ในระหว่างขั้นตอนการจัดระบบเครื่องมือ การส่งมอบเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารภายหลังการปรับโครงสร้างองค์กรต้องดำเนินการให้เป็นไปตามระเบียบ บังคับใช้กฎเกณฑ์การบริหารจัดการและการใช้งานตราสัญลักษณ์และใบรับรองดิจิทัลสำหรับบริการสาธารณะอย่างเคร่งครัด ปกป้องความลับของข้อมูลเอกสารและฐานข้อมูลเอกสารในระหว่างการทำสถิติ การบรรจุภัณฑ์ การส่งมอบ การจัดเก็บ...

เหงียน วู

ที่มา: https://baokhanhhoa.vn/xa-hoi/202504/no-luc-dam-bao-cong-tac-van-thu-luu-tru-khi-sap-xep-to-chuc-bo-may-0f55d28/