Бухгалтери, відділ кадрів та працівники повинні знати

Огляд деяких важливих нормативних актів та відповідей щодо закриття облікових записів соціального страхування у 2023 році, на які повинні звернути увагу бухгалтери, відділ кадрів та працівники.

Chốt sổ BHXH 2023: Kế toán, nhân sự và người lao động cần biết

Відповідальність за закриття облікових записів соціального страхування для працівників

Відповідно до статті 48 Трудового кодексу 2019 року, при розірванні трудового договору підприємство та працівник мають такі відповідні обов'язки:

- Протягом 14 робочих днів з дати розірвання трудового договору обидві сторони зобов'язані повністю виплатити всі суми, пов'язані з правами кожної сторони, крім наступних випадків, які можуть бути продовжені, але не більше ніж на 30 днів:

+ Нефізичні підприємства припиняють діяльність;

+ Підприємства змінюють структуру, технологію або з економічних причин;

+ Поділ, виокремлення, консолідація, злиття; продаж, оренда, перетворення виду діяльності; перехід права власності та права користування активами підприємств та кооперативів;

+ Через стихійні лиха, пожежі, напади ворогів або небезпечні епідемії.

- Заробітна плата, соціальне страхування, медичне страхування, страхування по безробіттю, вихідна допомога та інші виплати працівникам згідно з колективними трудовими договорами та угодами мають пріоритетну виплату у разі припинення, ліквідації або банкрутства підприємства чи кооперативу.

- Підприємства мають такі обов'язки:

+ Пройти процедуру підтвердження періоду виплати соціального страхування та страхування на випадок безробіття та повернути її разом з оригіналами документів працівника, якщо підприємство їх зберегло;

+ Надавати копії документів, пов’язаних із робочим процесом працівника, на його запит. Вартість копіювання та надсилання документів оплачує підприємство.

Таким чином: Виходячи з вищезазначених положень, при розірванні трудового договору підприємство несе відповідальність за підтвердження часу виплати соціального страхування та страхування на випадок безробіття (або на практиці це називається закриттям книжки соціального страхування) для працівника.

Тому бухгалтерам та працівникам відділу кадрів на підприємствах необхідно звернути увагу на цей нормативний акт, щоб виконати необхідну роботу щодо закриття книжки соціального страхування для працівників, які розривають трудові договори.

Чи можуть працівники самостійно закрити свої книжки соціального страхування?

Відповідно до статті 48 Трудового кодексу 2019 року, підприємства несуть відповідальність за виконання процедур підтвердження періоду виплати соціального страхування та страхування по безробіттю та повернення їх разом з оригіналами інших документів, якщо підприємство приховало їх від працівника.

Крім того, пункт 5 статті 21 Закону про соціальне страхування 2014 року також передбачає, що підприємства несуть відповідальність за координацію з агентством соціального страхування повернення працівникам книжки соціального страхування, підтвердження періоду виплати внесків соціального страхування, коли працівники розривають трудові договори, контракти на виконання робіт або звільняються з роботи відповідно до положень законодавства.

Таким чином, можна побачити, що закриття книжки соціального страхування є відповідальністю підприємства та здійснюється за координації агентства соціального страхування.

Таким чином, працівники не можуть закрити свої книжки соціального страхування в агентстві соціального страхування після звільнення з роботи, незалежно від того, чи звільнилися вони законно чи раптово, а повинні повернутися до своєї старої компанії, щоб попросити їх виконати процедури закриття своїх книжок соціального страхування.

Штрафи для підприємств, які не закривають книги соціального страхування для працівників

Відповідно до статті 12 Декрету 12/2022/ND-CP, підприємства, які не завершують процедури підтвердження періоду соціального страхування та виплати страхування на випадок безробіття для працівників після розірвання трудового договору відповідно до положень законодавства, будуть покарані таким чином:

- Від 2 мільйонів донгів до 4 мільйонів донгів за порушення, що стосуються від 1 до 10 працівників;

- Від 4 мільйонів донгів до 10 мільйонів донгів за порушення, що стосуються від 11 до 50 працівників;

- Від 10 до 20 мільйонів донгів за порушення, що стосуються від 51 до 100 працівників;

- Від 20 мільйонів донгів до 30 мільйонів донгів за порушення, що стосуються від 101 до 300 працівників;

- Від 30 до 40 мільйонів донгів за порушення, що стосуються 301 або більше співробітників.

Крім того, підприємства також зобов'язані виконати процедури для підтвердження часу виплати соціального страхування та страхування на випадок безробіття для працівників відповідно до нормативних актів.

Що робити працівникам, якщо компанія не закриває книжку соціального страхування?

Відповідно до статті 18 Закону про соціальне страхування 2014 року, працівники мають право звертатися до компетентних органів, організацій та осіб із вимогою переглянути рішення та дії органів, організацій та осіб, коли є підстави вважати, що такі рішення та дії порушують законодавство про соціальне страхування та зачіпають їхні законні права та інтереси.

Отже, у випадку, якщо працівник розірвав трудовий договір, але підприємство не закриває книжку соціального страхування відповідно до правил, працівник повинен спочатку звернутися до підприємства та попросити його закрити для нього/неї книжку соціального страхування.

Якщо підприємство все ще не закриває книжку соціального страхування відповідно до правил, працівник може подати скаргу головному інспектору Департаменту праці, у справах інвалідів війни та соціальних питань за місцем розташування підприємства для врегулювання справи відповідно до повноважень.

Порядок закриття облікових записів соціального страхування у 2023 році

Згідно з Рішенням 595/QD-BHXH від 2017 року, роботодавці повинні закривати книги соціального страхування у такому порядку:

Крок 1: Повідомте про скорочення робочої сили

Перш ніж виконувати процедуру закриття соціального страхування, роботодавцю необхідно виконати процедуру повідомлення про скорочення штату.

- Відповідно до статті 23 Рішення 595/QD-BHXH, досьє для звітності про скорочення робочої сили включає:

+ Декларація для коригування інформації про соціальне страхування та медичне страхування (Форма TK1-TS)

+ Декларація для підрозділу для коригування інформації про соціальне страхування та медичне страхування (Форма TK3-TS);

+ Список працівників, які беруть участь у соціальному страхуванні, медичному страхуванні, страхуванні від нещасних випадків, страхуванні від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань (Форма D02-TS);

+ Інформаційний список (Форма D01-TS);

+ Дійсна медична страхова картка працівника (1 копія/особа);

- Роботодавець надсилає файл повідомлення про скорочення робочої сили безпосередньо до агентства соціального страхування, в якому він бере участь, або поштою .

- Після успішного повідомлення про зменшення соціального страхування ви можете перейти до закриття книжки соціального страхування.

Крок 2: Закрийте книгу соціального страхування

- Відповідно до статті 23 Рішення 595/QD-BHXH, документи для процедур закриття страхової книги включають:

+ Декларація про одиницю-учасника, коригування інформації про соціальне страхування та медичне страхування (Форма TK3-TS);

+ Список працівників, які беруть участь у соціальному страхуванні, медичному страхуванні, страхуванні від безробіття, страхуванні від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань (Форма D02-TS).

+ Інформаційний список (Форма D01-TS).

+ Книжка соціального страхування

+ Листівки соціального страхування.

+ Рішення про розірвання трудового договору (або інші документи, пов'язані з розірванням трудового договору).

+ Дійсна медична страхова картка працівника (1 копія/особа);

- Роботодавець подає заяву на закриття книжки соціального страхування до агентства соціального страхування, учасником якого є роботодавець, або надсилає її поштою.

Час закриття книги соціального страхування

Згідно з пунктом 1 статті 48 Трудового кодексу 2019 року, протягом 14 робочих днів з дати розірвання трудового договору обидві сторони зобов'язані повністю виплатити всі суми, пов'язані з правами кожної сторони, крім наступних випадків, які можуть бути продовжені, але не більше ніж на 30 днів:

- Роботодавець не є особою, яка припиняє діяльність;

- Роботодавець змінює структуру, технологію або з економічних причин;

- Поділ, виокремлення, консолідація, злиття; продаж, оренда, перетворення виду діяльності; перехід права власності та права користування активами підприємств та кооперативів;

- Через стихійні лиха, пожежі, напади ворогів або небезпечні епідемії.

Таким чином, згідно з нормативними актами, час закриття книжки соціального страхування не перевищуватиме 14 днів, а в особливих випадках згідно з пунктом 1 статті 48 Трудового кодексу 2019 року, максимальний час закриття книжки соціального страхування не перевищуватиме 30 днів.

Джерело