Digitale Transformation der Humanressourcen: Der „Flaschenhals“ liegt nicht in der Software.

Die digitale Transformation gilt zwar als Schlüssel zur Steigerung der Managementeffizienz, doch viele vietnamesische Unternehmen ringen nach wie vor mit dem Dilemma zwischen Software und Papier, zwischen Daten und alten Gewohnheiten. Technologieinvestitionen haben nicht zu einer Entlastung der Arbeitskräfte geführt, sondern den Druck auf die Personalabteilungen sogar noch erhöht.

In den letzten Monaten des Jahres besteht bei Unternehmen eine hohe Nachfrage nach Arbeitskräften.

Die Technologie hat die Unternehmen noch nicht erreicht.

Die digitale Transformation im Personalwesen gilt seit Jahren als unausweichlicher Trend, doch ihre praktische Umsetzung stößt auf zahlreiche Hindernisse. In vielen Unternehmen werden zwar HR-Management-Software angeschafft und Datensysteme eingerichtet, die alten Arbeitsabläufe bleiben jedoch unverändert, wodurch sich die Arbeitsbelastung nicht nur nicht verringert, sondern sogar verdoppelt.

Bei einem auf die Herstellung von Automobilteilen spezialisierten Unternehmen in der Exportverarbeitungszone Tan Thuan ( Ho-Chi-Minh- Stadt) erklärte die Personalchefin Minh Thy, dass das Unternehmen zwar seit drei Jahren eine HRM-Software einsetzt, die Daten aber weiterhin in Papierform geführt werden. Monatlich muss die Personalabteilung Dutzende von Kündigungen, Neueinstellungen, Beurteilungen während der Probezeit, Anwesenheitslisten und Leistungsabrechnungen bearbeiten. Die in die Software eingegebenen Daten dienen jedoch lediglich als Referenz, die endgültige Entscheidung basiert weiterhin auf Papierdokumenten.

„Früher war die manuelle Bearbeitung mühsam, aber jetzt haben wir zwar Software, müssen es aber trotzdem noch manuell machen, aus Angst, Fehler zu machen. Es ist doppelt so schwer“, fügte Frau Minh Thy hinzu.

Bei Hanwan Co., Ltd. im Stadtteil Tan Binh erklärte Frau Nguyen Ha, eine Mitarbeiterin der Personalabteilung, dass das Unternehmen zwar digitalisieren wollte, sich aber aus Kostengründen für eine günstige Software mit eingeschränktem Funktionsumfang entschied. Diese Software war nicht mit den Zeiterfassungs- und Lohnabrechnungssystemen verknüpft, sodass die Mitarbeiter die Daten doppelt manuell eingeben mussten.

Darüber hinaus sind Unternehmensleiter immer noch daran gewöhnt, intuitiv zu führen und „Menschen lieber nach ihrem Aussehen zu beurteilen, bevor sie Aufgaben verteilen“. Daher seien Technologieberichte lediglich formalistisch. „Der Chef vertraut Papierdokumenten immer noch mehr als Software, das digitale System dient also nur der Präsentation“, erklärte Frau Ha.

Bei der Durchführung öffentlicher Verwaltungsverfahren müssen Arbeitnehmer weiterhin Formulare in Papierform ausfüllen.

Auch Herr Nguyen Trong Dai, Personalleiter der Dai Thanh Paper Company, erklärte, dass Unternehmen im Zuge der digitalen Transformation Schwierigkeiten bei der Rekrutierung erfahrener Mitarbeiter haben. Zwar gebe es zahlreiche Profile auf Jobportalen und Rekrutierungsplattformen in sozialen Medien, doch die dort angegebenen Informationen seien nicht verifiziert.

„Viele Lebensläufe sehen beeindruckend aus, mit prestigeträchtigen Titeln, aber wenn die Bewerber ins Berufsleben einsteigen, erreichen ihre tatsächlichen Fähigkeiten nur etwa 40 %. Die Überprüfung früherer Arbeitsstellen ist ebenfalls schwierig, da Unternehmen in der Regel keine Mitarbeiterdaten untereinander austauschen“, fügte Herr Trong Dai hinzu.

Laut einem Bericht von ABeam Consulting planen zwar 68 % der vietnamesischen Unternehmen Investitionen in Personalmanagementsysteme (HRIS), doch die Mehrheit verwaltet ihre Daten weiterhin mit Excel. Dies führt zu unstrukturierten und unzusammenhängenden Daten. Technologie wird somit, anstatt eine unterstützende Rolle zu spielen, zur Belastung. Diese Beispiele zeigen, dass das größte Problem nicht im Mangel an Technologie liegt, sondern vielmehr in der mangelnden Bereitschaft der Mitarbeiter, ihre Arbeitsmethoden zu ändern, Prozesse umzustrukturieren, Daten zu standardisieren und die Führungskräfte nicht ausreichend für die Nutzung digitaler Betriebssysteme zu sensibilisieren.

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Die Herausforderung der digitalen Transformation im Personalmanagement muss aus strategischer Perspektive betrachtet werden. Laut einem Bericht der Weltbank haben 63 % der Unternehmen in Südostasien Schwierigkeiten, qualifiziertes Personal zu rekrutieren. Zudem liegt die Fluktuation an der Arbeitsplatzgrenze in Vietnam weiterhin bei 20–25 % jährlich, wobei sie unter jungen Berufstätigen am höchsten ist. Dies zeigt, dass die Mitarbeiterbindung nicht nur von Gehalt und Zusatzleistungen abhängt, sondern auch vom Arbeitsumfeld, der Unternehmenskultur und den Möglichkeiten zur Karriereentwicklung.

Um die Herausforderung der Anwendung digitaler Technologien im Personalmanagement zu bewältigen, schlug Frau Van Hoang, Vertreterin von ABeam Consulting, Unternehmen die Anwendung des HR-Portfolio-Modells vor. Dieses Modell betrachtet Mitarbeiter als Investitionsgut. Anstatt lediglich Datensätze zu speichern und KPIs auszuwerten, benötigen Unternehmen lediglich ein zentrales Datensystem zu Fähigkeiten, Kompetenzen, Weiterbildungskosten und Nachfolgeplanung. Es handelt sich dabei nicht um Software, sondern um einen Ansatz zur grundlegenden Neuausrichtung des Personalmanagements.

Dementsprechend haben auch mehrere Organisationen in Vietnam die Wirksamkeit dieses Modells unter Beweis gestellt. So nutzt beispielsweise die Techcombank Personaldaten, um den Kapazitätsbedarf zu prognostizieren und dadurch die Nachfolgeplanung systematisch zu gestalten und die Fluktuation junger Mitarbeiter um 30 % zu senken. JUKI Vietnam implementiert das Programm „Smart Factory HR“, das die Daten von 5.000 Mitarbeitern in Echtzeit mit dem SAP SuccessFactors-System standardisiert und so dazu beiträgt, Fehler zu reduzieren und die Transparenz bei Leistungsbeurteilungen zu erhöhen.

Der Einsatz digitaler Technologien trägt zur Reduzierung des Arbeitsaufwands und zur Verbesserung der Managementfähigkeiten bei.

„Die Zukunft des Personalwesens liegt in der Verbindung von Menschen, Daten und Strategie. Personalverantwortliche sind nicht mehr nur Personen, die Dokumente bearbeiten, sondern Führungskräfte des Wandels, die Daten nutzen, um den Personalbedarf vorherzusagen und Teams zu entwickeln“, fügte Frau Hoang Van hinzu.

Aus Sicht der öffentlichen Verwaltung argumentiert Dr. Tran Van Minh, außerordentlicher Professor an der Nationalen Akademie für öffentliche Verwaltung, dass die digitale Transformation nur dann effektiv ist, wenn sie mit einer Prozessreform einhergeht. Die bloße Einführung von Software in bestehende Prozesse ist vergleichbar mit einer Autofahrt auf einer unbefestigten Landstraße. Vor der Digitalisierung müssen Prozesse standardisiert, Verantwortlichkeiten klar definiert, Anwender geschult und – am wichtigsten – Vertrauen in die Daten aufgebaut werden. Technologie ist lediglich ein Werkzeug; die Menschen sind die treibende Kraft. Für eine effektive digitale Transformation sollten Unternehmen diese schrittweise implementieren, zunächst in einer Abteilung testen und dann basierend auf Feedback und praktischen Anpassungen ausweiten, anstatt alles auf einmal einzuführen.

Laut dem Wirtschaftsverband von Ho-Chi-Minh-Stadt werden nach der Zusammenlegung der Verwaltungsbezirke viele Anträge auf Gewerbe- und Grundstücksregistrierung aufgrund fehlerhafter Verwaltungssoftware, Personalmangels und uneinheitlicher Arbeitsabläufe nur langsam bearbeitet. Die Quote überfälliger Anträge liegt bei 41 % und zeigt damit, dass selbst im öffentlichen Sektor, wo die digitale Transformation hohe Priorität genießt, das Problem, dass die Software nicht mit den Bedürfnissen der Menschen Schritt hält, weiterhin besteht.

Die digitale Transformation im Personalmanagement dreht sich daher nicht um die Leistungsfähigkeit der Software, sondern um die Neuorganisation der Personalführung in Unternehmen. Technologie ist nur dann wirklich wertvoll, wenn sie dazu beiträgt, Belastungen zu reduzieren, die Produktivität zu steigern und ein transparentes Arbeitsumfeld zu schaffen, anstatt die Dinge zu verkomplizieren. Für eine erfolgreiche digitale Transformation ist der erste Schritt ein Umdenken und ein neues Vertrauen in Daten.

Quelle: https://baotintuc.vn/van-de-quan-tam/chuyen-doi-so-nhan-su-nut-that-khong-nam-o-phan-mem-20251105163024460.htm