Digitale Transformation der Humanressourcen: Der „Flaschenhals“ liegt nicht in der Software.

Obwohl die digitale Transformation als Schlüssel zu effizienterem Management gilt, kämpfen viele vietnamesische Unternehmen noch immer mit dem Dilemma zwischen Software und Papierkram, zwischen Daten und überholten Gewohnheiten. Es wird zwar in Technologie investiert, doch diese entlastet die Arbeitskräfte nicht und erhöht sogar den Druck auf die Personalabteilung.

Unternehmen müssen in den letzten Monaten des Jahres viele Arbeitskräfte einstellen.

Die Technologie hat die Unternehmen noch nicht erreicht.

Die digitale Transformation im Personalwesen gilt seit Jahren als unausweichlicher Trend, doch in der Praxis stößt sie auf zahlreiche Hindernisse. In vielen Unternehmen wird zwar Personalmanagement-Software angeschafft und Datensysteme eingerichtet, doch die alten Arbeitsprozesse bleiben unverändert, was dazu führt, dass sich die Arbeitsbelastung nicht nur nicht verringert, sondern sogar verdoppelt.

Bei einem auf die Herstellung von Autoteilen spezialisierten Unternehmen in der Exportverarbeitungszone Tan Thuan ( Ho-Chi-Minh -Stadt) erklärte die Personalchefin, Frau Minh Thy, dass das Unternehmen zwar seit drei Jahren eine HRM-Software einsetzt, die Daten aber weiterhin parallel in Papierform erfasst werden müssen. Monatlich verarbeitet die Personalabteilung Dutzende von Kündigungen, Neueinstellungen, Probezeitbeurteilungen, Zeiterfassungen, Leistungsabrechnungen usw. Die in der Software eingegebenen Daten dienen jedoch lediglich dem Vergleich; die endgültige Entscheidung basiert weiterhin auf den Papierdokumenten.

„Früher war die manuelle Bearbeitung schon schwierig, aber jetzt, mit der Software, müssen wir es immer noch manuell machen, weil wir Angst vor Fehlern haben. Es ist also doppelt so schwer“, fügte Frau Minh Thy hinzu.

Bei Hanwan Company Limited im Stadtteil Tan Binh sagte Frau Nguyen Ha, eine Personalmitarbeiterin des Unternehmens, dass das Unternehmen zwar digitalisieren wolle, sich aber aus Kostengründen für eine billige Software mit begrenztem Funktionsumfang entschieden habe, die nicht mit dem Zeiterfassungs- und Lohnabrechnungssystem verbunden sei, was dazu führe, dass die Mitarbeiter die Daten zweimal manuell eingeben müssten.

Außerdem sind die Führungskräfte des Unternehmens immer noch daran gewöhnt, intuitiv zu führen, „sie achten gern auf die Gesichter ihrer Mitarbeiter, um Aufgaben zu verteilen“, weshalb die Technologieberichte nur eine Formalität seien. „Der Chef vertraut immer noch mehr auf Dokumente als auf Software, daher dient das digitale System nur der Präsentation“, erklärte Frau Ha.

Arbeitnehmer müssen bei der Durchführung öffentlicher Verwaltungsverfahren weiterhin schriftliche Angaben machen.

Auch Herr Nguyen Trong Dai, Personalleiter der Dai Thanh Paper Company, erklärte, dass Unternehmen im Zuge der digitalen Transformation Schwierigkeiten bei der Rekrutierung erfahrener Mitarbeiter haben. Obwohl Profile in sozialen Netzwerken und auf Rekrutierungsplattformen zahlreich vorhanden sind, seien die Informationen nicht verlässlich.

„Viele Menschen haben sehr gute Profile und beeindruckende Titel, aber wenn sie anfangen zu arbeiten, liegt ihre tatsächliche Leistungsfähigkeit nur bei etwa 40 %. Es ist auch schwierig, ihre vorherigen Arbeitsstellen zu überprüfen, da Unternehmen oft keine Personaldaten untereinander austauschen“, fügte Herr Trong Dai hinzu.

Laut einem Bericht von ABeam Consulting planen zwar 68 % der vietnamesischen Unternehmen die Investition in ein Personalmanagementsystem (HRIS), doch die meisten arbeiten weiterhin mit Excel, wodurch die Daten verstreut und nicht miteinander verknüpft sind. So wird die Technologie nicht unterstützt, sondern zur Belastung. Diese Beispiele zeigen, dass das größte Problem nicht der Mangel an Technologie ist, sondern die Tatsache, dass die Mitarbeiter ihre Arbeitsweise nicht angepasst, Prozesse nicht restrukturiert, Daten nicht standardisiert und Führungskräfte das digitale Betriebssystem nicht vollumfänglich genutzt haben.

Ändere deine Denkweise, um anderen zu dienen.

Die digitale Transformation im Personalmanagement erfordert eine strategische Betrachtungsweise. Laut einem Bericht der Weltbank haben 63 % der Unternehmen in Südostasien Schwierigkeiten, qualifiziertes Personal zu rekrutieren. Gleichzeitig liegt die Fluktuation in Vietnam weiterhin bei 20–25 % pro Jahr, wobei junge Arbeitnehmer besonders häufig betroffen sind. Dies verdeutlicht, dass Mitarbeiterbindung nicht nur von Gehalt und Zusatzleistungen abhängt, sondern auch vom Arbeitsumfeld, der Unternehmenskultur und den Möglichkeiten zur Karriereentwicklung.

Um die Herausforderung der Anwendung digitaler Technologien im Personalmanagement zu bewältigen, schlug Frau Van Hoang, Vertreterin von ABeam Consulting, Unternehmen die Anwendung des HR-Portfolio-Modells vor. Dieses Modell betrachtet Mitarbeiter als Investitionskapital. Anstatt lediglich Datensätze zu speichern und KPIs auszuwerten, benötigen Unternehmen lediglich ein zentrales Datensystem zu Kompetenzen, Kapazitäten, Weiterbildungskosten und Nachfolgeplanung. Es handelt sich dabei nicht um Software, sondern um einen Ansatz zur Neustrukturierung des Personalmanagements.

Dementsprechend haben auch einige Organisationen in Vietnam die Wirksamkeit dieses Modells unter Beweis gestellt. So nutzt beispielsweise die Techcombank Personaldaten, um den Kapazitätsbedarf zu prognostizieren und dadurch die Nachfolgeplanung systematisch zu gestalten und die Fluktuation junger Mitarbeiter um 30 % zu senken. Die JUKI Vietnam Company implementierte das Programm „Smart Factory HR“ und standardisierte die Daten von 5.000 Mitarbeitern in Echtzeit mit dem SAP SuccessFactors-System. Dies trägt dazu bei, Fehler zu reduzieren und die Transparenz bei der Leistungsbeurteilung zu erhöhen.

Der Einsatz digitaler Technologien trägt zur Reduzierung des Arbeitsaufwands und zur Steigerung der Managementkapazitäten bei.

„Die Zukunft des Personalwesens liegt in der Verbindung von Menschen, Daten und Strategie. Personalverantwortliche sind nicht mehr nur Aktenverwalter, sondern Führungskräfte des Wandels, die Daten nutzen, um den Personalbedarf vorherzusagen und Teams zu entwickeln“, fügte Frau Hoang Van hinzu.

Aus Sicht der staatlichen Verwaltung ist Dr. Tran Van Minh, außerordentlicher Professor für öffentliche Verwaltung an der Nationalen Akademie für öffentliche Verwaltung, der Ansicht, dass die digitale Transformation nur dann effektiv ist, wenn sie mit einer Prozessreform einhergeht. Die bloße Integration von Software in bestehende Prozesse ist vergleichbar mit einer Autofahrt auf einer unbefestigten Landstraße. Vor der Digitalisierung müssen Prozesse standardisiert, Verantwortlichkeiten klar definiert, Anwender geschult und insbesondere Vertrauen in die Daten geschaffen werden. Technologie ist lediglich ein Mittel zum Zweck, die treibende Kraft sind die Menschen. Um die digitale Transformation effektiv umzusetzen, sollten Unternehmen sie schrittweise durchführen, zunächst in einer Abteilung testen und dann auf Basis von Feedback und praktischen Anpassungen ausweiten, anstatt sie flächendeckend zu implementieren.

Laut dem Wirtschaftsverband von Ho-Chi-Minh-Stadt kam es nach der Zusammenlegung der Verwaltungsbezirke aufgrund fehlerhafter Verwaltungssoftware, Personalmangels und unkoordinierter Abläufe zu zahlreichen Verzögerungen bei der Bearbeitung von Geschäfts- und Grundbucheinträgen. Die Quote verspäteter Anträge liegt bei bis zu 41 Prozent. Dies zeigt, dass selbst der öffentliche Sektor, in dem die digitale Transformation hohe Priorität genießt, nicht vor dem Problem „Software ohne Menschen“ gefeit ist.

Die digitale Transformation im Personalmanagement ist daher keine Frage von starker oder schwacher Software, sondern eine Frage der Neuorganisation der Art und Weise, wie Unternehmen ihre Mitarbeiter führen. Technologie ist nur dann wirklich wertvoll, wenn sie dazu beiträgt, den Aufwand zu reduzieren, die Produktivität zu steigern und ein transparentes Arbeitsumfeld zu schaffen, anstatt alles zu verkomplizieren. Für eine erfolgreiche digitale Transformation ist es daher unerlässlich, zunächst die Denkweise und das Vertrauen in Daten zu verändern.

Quelle: https://baotintuc.vn/van-de-quan-tam/chuyen-doi-so-nhan-su-nut-that-khong-nam-o-phan-mem-20251105163024460.htm