Stärkung des Dokumenten- und Archivmanagements im Zuge der Reorganisation des Apparats des politischen Systems.

Es ist strengstens verboten, Dokumente und Dokumentendatenbanken unrechtmäßig zu besitzen, weiterzugeben oder zu zerstören; es ist nicht gestattet, Dokumente und Dokumentendatenbanken während der Umstrukturierung des Apparats zu beschädigen oder zu verlieren.

Beispielfoto. Quelle: VNA

Am 19. März 2025 erließ das Innenministerium die offizielle Depesche Nr. 414/BNV-VTLTNN an die Volkskomitees der Provinzen und zentral verwalteten Städte zur Stärkung der Verwaltung der Dokumenten- und Archivarbeit im Zuge der Reorganisation des Apparats des politischen Systems gemäß Schlussfolgerung Nr. 127-KL/TW des Politbüros.

Der illegale Besitz, die Weitergabe oder die Zerstörung von Dokumenten und Dokumentendatenbanken ist strengstens verboten.

Um eine reibungslose und kontinuierliche Dokumenten- und Archivarbeit sowie eine sichere Dokumentenverwaltung vor, während und nach Abschluss der Reorganisation des politischen Systems gemäß Beschluss Nr. 127-KL/TW des Politbüros und des Sekretariats vom 28. Februar 2025 zur Durchführung von Untersuchungen und Vorschlägen zur Fortsetzung der Reorganisation des politischen Systems zu gewährleisten und die Verantwortung für die staatliche Dokumenten- und Archivverwaltung wahrzunehmen, ersucht das Innenministerium den Vorsitzenden des Volkskomitees der Provinz oder der zentral verwalteten Stadt, dringend die Umsetzung einer Reihe dringender Aufgaben zur Stärkung der Dokumenten- und Archivverwaltung im Zuge der Reorganisation des lokalen Verwaltungsapparates wie folgt anzuweisen:

Erstens müssen die gesetzlichen Bestimmungen über Dokumente und Archive ordnungsgemäß und vollständig eingehalten werden, wobei folgende Anforderungen zu erfüllen sind:

Erstens müssen alle Dokumente und Dokumentendatenbanken, die im Rahmen der Tätigkeit von Behörden und Organisationen entstehen, zentral, einheitlich und sicher nach dem jeweiligen Archiv verwaltet werden; Dokumente und Dokumentendatenbanken jeder Behörde oder Organisation müssen nach dem Archiv dieser Behörde oder Organisation gezählt und gesammelt werden.

Zweitens schließt die Behörde oder Organisation ihr Archiv mit dem Datum der Betriebseinstellung. Die Behörde oder Organisation darf ab dem Datum des Inkrafttretens der Entscheidung der zuständigen Behörde über die Fusion oder Betriebseinstellung keine Verwaltungsdokumente mehr in ihrem Zuständigkeitsbereich ausstellen.

Drittens müssen vor und während der Umstrukturierung Dokumente und Datenbanken weiterhin in den Archiven des Provinzialen Historischen Archivs und des Agenturarchivs (oder an dem Ort, an dem sie aufbewahrt werden) der Verwaltungseinheit vor der Umstrukturierung aufbewahrt werden.

Viertens ist es strengstens verboten, Dokumente und Dokumentendatenbanken unrechtmäßig zu besitzen, zu übertragen oder zu zerstören; es ist nicht gestattet, Dokumente und Dokumentendatenbanken während der Reorganisation des Apparats zu beschädigen oder zu verlieren.

Zweitens sind die Provinzarchive für die Entgegennahme und Abstimmung mit den Leitern von Behörden, Organisationen und Verwaltungseinheiten zuständig, um alle Archivdokumente und Dokumentendatenbanken in der Provinz weiterhin vor Ort zu erhalten oder vorübergehend zu sichern und die Dokumente nach der Organisationsänderung gemäß ihrer Verwaltungsbefugnis an die neuen Behörden, Organisationen und Verwaltungseinheiten zu übergeben.

Drittens erfolgt die Übergabe von Dokumenten und Dokumentendatenbanken nach der organisatorischen Neuordnung gemäß den Bestimmungen des Gesetzes über die Archivverwaltung.

Viertens sind die gesetzlichen Bestimmungen über die Verwaltung und Verwendung von Siegeln und digitalen Signaturzertifikaten für den öffentlichen Dienst strikt umzusetzen; Staatsgeheimnisse sind zu schützen und die Sicherheit von Informationen, Dokumenten und Daten bei der Durchführung statistischer Aufgaben, deren Verpackung, Übergabe, Aufbewahrung und Verwendung im Zuge der Umstrukturierung des Apparats zu gewährleisten.

Herausgabe von Dokumenten zur Regelung der Liste der Identifikationscodes für Dokumente, Aufzeichnungen und Textsymbole neuer Behörden und Organisationen

Für die Volkskomitees der Provinzen und zentral verwalteten Städte empfiehlt das Innenministerium, dass der Vorsitzende des Provinzvolkskomitees als Leiter die Verantwortung für die Umsetzung der staatlichen Archivverwaltung vor Ort im Rahmen seiner Aufgaben und Befugnisse trägt und die Sicherheit der unter seiner Verwaltung stehenden Dokumente und Dokumentendatenbanken gemäß den gesetzlichen Bestimmungen während des gesamten Prozesses der Reorganisation des Apparats gewährleistet.

Die Richtlinie des Vorsitzenden des Provinzvolkskomitees zur Stärkung der staatlichen Verwaltung der Dokumenten- und Archivarbeit ist dringend zu erlassen.

Im Rahmen des Projekts zur Neuordnung und Reorganisation der Verwaltungseinheiten auf allen Ebenen und zum Aufbau eines zweistufigen Modells für die lokale Selbstverwaltung soll ein Plan zur Reorganisation der historischen Archive des Staates auf Provinzebene entwickelt und den Plan den zuständigen Behörden zur Bewertung und Umsetzung vorgelegt werden.

Unmittelbar nach Abschluss der organisatorischen Vorbereitungen müssen umgehend folgende Aufgaben erledigt werden:

Zunächst ist ein Dokument zu erlassen, das die Liste der Identifikationscodes für Dokumente, Aufzeichnungen und Textsymbole neuer Behörden und Organisationen unter ihrer Verwaltung regelt.

Zweitens werden die Leiter neuer Behörden und Organisationen angewiesen, Dokumente und Datenbanken unter ihrer Verwaltungshoheit entgegenzunehmen; die Leiter neuer lokaler Verwaltungseinheiten werden angewiesen, Dokumente in den Räumen und Lagern im Verwaltungsbereich entgegenzunehmen, die vorübergehend vom Provinzialen Historischen Archiv verwaltet werden.

Drittens soll die für die Verwaltung und den Betrieb des Systems zuständige Einheit angewiesen werden, technische Lösungen zu implementieren, um die Kontinuität und Fortsetzung der Dokumentenausstellung und der Arbeitsabwicklungstätigkeiten der ihr unterstellten Behörden und Organisationen sicherzustellen.

Viertens, die Entwicklung von Projekten und Plänen zur Verwaltung und Bearbeitung von Geschäftsvorgängen für zuvor erstellte Dokumente leiten.

Fünftens muss sichergestellt werden, dass die Ressourcen für die sichere und reibungslose Durchführung von Büro- und Archivierungsaufgaben vor, während und nach der Organisationsänderung zur Verfügung stehen.

Sechstens ist der Stand der Umsetzung dem Innenministerium zu melden, damit dieses die Informationen zusammenfassen und der Regierung Bericht erstatten kann.

Veröffentlichung des Plans zur Umsetzung der Richtlinie des Vorsitzenden des Provinzvolkskomitees zur Stärkung der Dokumenten- und Archivverwaltung

Für das Innenministerium wird dem Vorsitzenden des Provinzvolkskomitees empfohlen, eine Richtlinie zur Stärkung der Verwaltung von Dokumenten- und Archivarbeiten im Zuge der Reorganisation des Apparats des lokalen politischen Systems zu erlassen.

Einen Plan zur Umsetzung der Richtlinie des Vorsitzenden des Provinzvolkskomitees zur Stärkung der Verwaltung der Dokumenten- und Archivarbeit im Zuge der Reorganisation des Apparats des lokalen politischen Systems herausgeben.

Das Provinziale Historische Archiv beauftragt Beamte mit der Bildung von Arbeitsgruppen in Behörden, Organisationen und Einheiten, um Dokumente entgegenzunehmen, deren Aufbewahrung vor Ort zu koordinieren und die Dokumentendatenbank im System abzugrenzen.

Weisen Sie das Provinzialarchiv an, proaktiv Maßnahmen zu ergreifen, um dauerhaft aufbewahrte, vollständig editierte Aufzeichnungen von Behörden und Organisationen zu sammeln, die die Quelle der dem Provinzialarchiv vorgelegten Dokumente sind.

Dem Vorsitzenden des Provinzvolkskomitees wird empfohlen, ausreichende Ressourcen bereitzustellen, um die Sicherheit der Dokumente und Dokumentendatenbanken in den von den Provinzhistorischen Archiven bestätigten und versiegelten Räumen und Lagerhäusern zu gewährleisten, bis diese nach der Reorganisation des Apparats an die zuständige Verwaltungsbehörde oder -organisation übergeben werden.

Unmittelbar nach Abschluss der organisatorischen Vorbereitungen müssen umgehend folgende Aufgaben erledigt werden:

Empfehlen Sie dem Vorsitzenden des Provinzvolkskomitees, unverzüglich eine Liste der Identifikationscodes für Dokumente, Aufzeichnungen und Textsymbole der nach der Reorganisation des ihm unterstellten Apparats gebildeten Behörden und Organisationen zu veröffentlichen.

Vor der Reorganisation des Apparats sind dem Provinzvolkskomitee Pläne und Projekte zur Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten von Behörden und Organisationen vorzulegen.

In Abstimmung mit der Systemmanagement- und Betriebseinheit einen Übergabeplan entwickeln und Dokumente sowie Dokumentendatenbanken in das System integrieren.

Falls erforderlich, konsultieren Sie die Abteilung für Staatsarchive und -akten bezüglich des Verwaltungs- und Bearbeitungsplans für den Dokumentenbestand und die Dokumentendatenbank, die vor der Festlegung der Organisationsstruktur erstellt wurden.

Regelmäßige Beratung und Beantwortung von Fragen von Behörden, Organisationen und Einzelpersonen zu Dokumenten und Archiven vor, während und nach organisatorischen Umstrukturierungen.

Vor der Reorganisation des Apparats muss die Übergabe von Dokumenten und Dokumentendatenbanken von Behörden und Organisationen bestätigt werden.

Für die historischen Archive der Provinzen empfiehlt das Innenministerium, Beamte einzusetzen, die die Zählung, Ordnung, Verpackung, Versiegelung, Überprüfung des Umfangs und des Zustands von Papierdokumenten und Dokumenten auf anderen Datenträgern (falls vorhanden) leiten und die Aufbewahrung vor Ort oder die vorübergehende zentrale Aufbewahrung von Dokumenten von Behörden und Organisationen entgegennehmen und koordinieren.

In Abstimmung mit der Management- und Betriebseinheit des Systems ist die Anzahl der digitalen Dokumente zu ermitteln und die Dokumentendatenbank jeder Behörde, Organisation und Verwaltungseinheit im System abzugrenzen.

Erstellen Sie eine Liste aller Dokumente und Dokumentendatenbanken, die derzeit im Provinzialen Historischen Archiv aufbewahrt werden; gewährleisten Sie weiterhin die Sicherheit, Integrität und Nutzbarkeit der Dokumente und Dokumentendatenbanken im Provinzialen Historischen Archiv, bis die Dokumente und Dokumentendatenbanken nach der Reorganisation der Organisationsstruktur an zuständige Behörden und Organisationen übergeben werden.

Die Menge und den Status der Dokumente sowie die Dokumentendatenbank sollen zusammengefasst und dem Innenministerium Bericht erstattet werden, das diesen wiederum dem Innenministerium vorlegt.

Unmittelbar nach Abschluss der organisatorischen Vorbereitungen müssen umgehend folgende Aufgaben erledigt werden:

Die zentrale Anlaufstelle organisiert und bestätigt die Übergabe von Dokumenten und Dokumentendatenbanken von Behörden und Organisationen vor der Umstrukturierung an die zuständige Verwaltungsbehörde oder -organisation nach der Umstrukturierung.

Das Innenministerium soll angewiesen werden, Pläne und Projekte zur Verwaltung und Handhabung der von Behörden und Organisationen vor der Reorganisation des Apparats zusammengestellten Dokumente und Dokumentendatenbanken zu entwickeln.

In Abstimmung mit den zuständigen Behörden und Organisationen soll die Umsetzung von Projekten und Plänen zur Verwaltung und Verarbeitung von Dokumenten und Datenbanken organisiert werden, die vor der Reorganisation des Apparats erstellt wurden.
Die Sammlung von Akten mit dauerhafter Aufbewahrungsfrist, die zuvor in den Behörden und Organisationen, die die dem Provinzialarchiv vorgelegten Dokumente beschafft haben, vollständig archiviert wurden, ist obligatorisch. Falls kein spezialisiertes Archiv existiert, wird das Provinzialarchiv das Innenministerium bitten, Räumlichkeiten und Lagerräume bereitzustellen, um die Sicherheit der im Zuge der Umstrukturierung gesammelten Dokumente zu gewährleisten.

Registrieren Sie sich, um neue Konten von Organisationen, Führungskräften und Sekretären im System zu eröffnen oder bestehende Konten wiederzueröffnen, um die Ausstellung und den Empfang von Dokumenten sicherzustellen.

Das Innenministerium verpflichtet die Leiter von Behörden, Organisationen und Verwaltungseinheiten sowie die Vorsitzenden der Volkskomitees auf Bezirks- und Gemeindeebene, die Sicherheit der ihnen unterstehenden Dokumente und Dokumentendatenbanken gemäß den gesetzlichen Bestimmungen während des Umstrukturierungsprozesses zu gewährleisten, bis die Dokumente und Dokumentendatenbanken nach der Umstrukturierung an das Provinzhistorische Archiv und die zuständigen Behörden und Organisationen übergeben werden.

Weisen Sie die Einheiten und Einzelpersonen an, Aufzeichnungen und Dokumente über abgeschlossene Arbeiten sowie Aufzeichnungen und Dokumente über unfertige Arbeiten zusammenzustellen und zu verpacken (erstellen Sie eine Liste der unfertigen Arbeiten jeder Einheit).

Weisen Sie Einheiten und Einzelpersonen die Aufgabe zu, die noch nicht abgeschlossenen Arbeiten der Behörde oder Organisation zusammenzutragen und eine Liste davon zu erstellen; lassen Sie die beigefügten Dateien und Dokumente separat verpacken und sammeln, um sie dem Archiv der Behörde vorzulegen.

Leiten Sie das Archiv des Statistikamtes, verpacken Sie Dokumente im Archiv und weisen Sie Abteilungen und Einzelpersonen an, nicht eingereichte Akten und Dokumente im Archiv zusammenzustellen und zu verpacken; nehmen Sie Akten und Dokumente von Abteilungen und Einzelpersonen entgegen und sammeln Sie diese im Archiv sowie in zentralen Lagerräumen und Lagern. Achten Sie darauf, Akten und Dokumente getrennt zu sammeln und klare Vermerke über unerledigte Arbeiten anzulegen.

Stellen Sie die notwendigen Lager, Ausrüstungen und personellen Ressourcen bereit, um die Dokumente zu schützen und sicher aufzubewahren, bis sie nach der Reorganisation des Apparats an die zuständige Behörde oder Organisation zur Verwaltung übergeben werden.

Weisen Sie die Einheit, die das statistische System verwaltet und betreibt, an, die Anzahl der Dokumente und Dokumentendatenbanken abgeschlossener und unvollendeter Arbeiten zu bestätigen; Daten im System abzugrenzen oder auf Speichermedien zu extrahieren und die Sicherheit und Integrität der Dokumente und Datenbanken bis zur Übergabe an die provinziellen historischen Archive oder zuständige Behörden und Organisationen nach der Umstrukturierung des Systems zu gewährleisten.

Der Vorsitzende des Volkskomitees des Bezirks beauftragt das Innenministerium, bei der Einrichtung von Lagerhäusern und der Bereitstellung der notwendigen Ausrüstung zur Sammlung und zentralen Aufbewahrung von Dokumenten der dem Volkskomitee des Bezirks unterstellten Fachbehörden zu beraten; außerdem soll das Ministerium Kräfte zum Schutz der Sicherheit der Dokumente bereitstellen, bis diese nach der organisatorischen Vorbereitung an die zuständige Verwaltungsbehörde oder -organisation übergeben werden.

Unmittelbar nach Abschluss der organisatorischen Regelung muss der Leiter der neuen Behörde, Organisation oder Verwaltungseinheit unverzüglich Folgendes anweisen:

Registrieren Sie sich, um neue Konten von Organisationen, Führungskräften und Sekretären im System zu eröffnen oder wiederzueröffnen, um die Ausstellung und den Empfang von Dokumenten zu gewährleisten; registrieren Sie sich, um Siegel und digitale Signaturzertifikate für spezielle öffentliche Dienstleistungen gemäß den Vorschriften auszustellen.

In Abstimmung mit dem Provinzialen Historischen Archiv, der Systemverwaltungs- und Betriebseinheit sowie relevanten Einheiten und Personen erhalten Sie Dokumente und Dokumentendatenbanken über unfertige Arbeiten, die unter deren Zuständigkeit fallen, zur weiteren Bearbeitung.

Dokumente, Dokumentendatenbanken unter der Zuständigkeit der Verwaltung sowie Dokumente in Räumen und Lagern im Verwaltungsbereich entgegennehmen; mit dem Historischen Archiv zusammenarbeiten, um Geschäftsprozesse für diesen Dokumentenblock zu planen.

Dokumente zählen, versiegeln und sicher in den Archiven und Lagern der Behörde aufbewahren.

Für Behördenarchive hat die Archivabteilung der Behörde oder die mit der Archivierung in der Behörde, Organisation oder Einheit beauftragte Person folgende Aufgaben zu erfüllen:

Weisen Sie die Einheiten und Einzelpersonen an, Akten und Dokumente zusammenzustellen, zu verpacken und diese im Voraus an zentrale Lagerräume und Lager zu übergeben; bereiten Sie Lager und die notwendigen Bedingungen vor, um die von den Einheiten und Einzelpersonen erhaltenen Dokumente sicher aufzubewahren.

Die Dokumente sind im Büro oder Archiv der Behörde oder Organisation zu zählen, zu versiegeln und sicher aufzubewahren, bis sie nach der Reorganisation der Organisationsstruktur an das Provinzialarchiv oder die zuständige Behörde oder Organisation übergeben werden.

In Abstimmung mit der Management- und Betriebseinheit des Statistischen Systems ist die Anzahl der Dokumente und Dokumentendatenbanken der Behörden und Organisationen im System zu bestätigen.

Dateien und Dokumente unfertiger Arbeiten gemäß der Liste entgegennehmen und separat archivieren.

Vorhandene und dauerhaft archivierte Aufzeichnungen können Sie einreichen oder zusammenstellen und separat verpacken, um sie dem Historischen Archiv vorzulegen.

Bitte reichen Sie die zusammengestellten Dokumente und die Liste der unerledigten Arbeiten im Originalzustand ein.

Beamte, Angestellte im öffentlichen Dienst und Arbeiter sind verpflichtet, Aufzeichnungen und Dokumente über abgeschlossene und unvollendete Arbeiten zusammenzustellen und zu bündeln. Für unvollendete Arbeiten ist eine Liste zu erstellen, in der Folgendes klar angegeben ist: Bezeichnung der Arbeit; Name der zuständigen Person; Anzahl der vorhandenen Dokumente und Materialien; gegebenenfalls Frist für die Bearbeitung.

Führen Sie Statistiken über Aufzeichnungen und Dokumente zu abgeschlossenen Arbeiten sowie über Aufzeichnungen und Dokumente zu unvollendeten Arbeiten im System; erstellen Sie eine Liste der Arbeitsaufzeichnungen oder eine Liste der Dokumente zu unvollendeten Arbeiten im System.

Reichen Sie das Originalpaket der Dokumente und Dateien sowie die Liste der noch nicht abgeschlossenen Arbeiten am System beim Archiv der Behörde oder Einheit bzw. bei der Person ein, die während des Reorganisationsprozesses des Systems für die Sammlung von Dokumenten zuständig ist.

Unmittelbar nach Abschluss der organisatorischen Vorkehrungen ist es erforderlich, sich umgehend mit dem Agenturarchiv und der für die Verwaltung und den Betrieb des Systems zuständigen Einheit abzustimmen, um die Aufzeichnungen und Dokumente über die noch nicht abgeschlossenen Arbeiten an die Einheit oder Person zu übergeben, die für deren Weiterbearbeitung verantwortlich ist.

Schließung der Konten von Organisationen und Einzelpersonen für Agenturen und Organisationen, die ihre Geschäftstätigkeit unmittelbar nach einer Entscheidung über eine Umstrukturierung der Organisation einstellen.

Die für die Verwaltung und den Betrieb des Systems zuständige Einheit ist vom Innenministerium verpflichtet, den Umfang der Dokumente und Dokumentendatenbanken im System für jedes Konto der Behörde, Organisation und Einzelperson zu ermitteln und abzugrenzen; dabei ist auf Grundlage der Liste der unerledigten Arbeiten der Einheiten und Einzelpersonen der Datenumfang zu bestimmen und eine Liste der Konten von Organisationen und Einzelpersonen mit unerledigten Arbeiten zu erstellen; auf Anweisung ist ein Übergabeplan vorzubereiten.

Das System der Dokumentenidentifikationscodes, Dateicodes und Dokumentensymbole, das derzeit im System verwendet wird, ist zu erfassen und dem Provinzvolkskomitee und dem Innenministerium zu melden. Dieses System dient als Grundlage für die Festlegung von Dokumentenidentifikationscodes, Dateicodes und Dokumentensymbolen von Behörden und Organisationen nach der Reorganisation des Apparats auf einheitliche und synchronisierte Weise, wobei Doppelungen vermieden werden.

Unmittelbar nach Abschluss der organisatorischen Vorbereitungen müssen umgehend folgende Aufgaben erledigt werden:

Schließung der Konten von Organisationen und Einzelpersonen für Agenturen und Organisationen, die ihre Geschäftstätigkeit unmittelbar nach einer Entscheidung über eine Umstrukturierung der Organisation einstellen.

Aktualisieren Sie das System der Dokumentenidentifikationscodes, Dateicodes und Textsymbole neuer Behörden und Organisationen, um einen reibungslosen Systembetrieb zu gewährleisten.

Es werden Konten für neue Behörden, Organisationen und Einzelpersonen eingerichtet, um die Verbindung zu zuvor verknüpften Dokumenten und Dokumentendatenbanken sicherzustellen und so einen reibungslosen Arbeitsablauf im System zu gewährleisten.
Dokumente und Dokumentendatenbanken inaktiver Behörden, Organisationen und Einheiten extrahieren und verpacken und nach Umstrukturierung des Apparats an das Provinzialarchiv oder zuständige Behörden und Organisationen übergeben.

Erstellen Sie einen Plan, um Dokumente und Dokumentendatenbanken im System zu nutzen, damit diese den dringenden Bedürfnissen von Behörden, Organisationen und Einzelpersonen während des Umstrukturierungsprozesses des Systems gerecht werden.
Den vollständigen Text des offiziellen Depeschen Nr. 414/BNV-VTLTNN finden Sie in der beigefügten Datei:

Quelle: https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56987