Der Aufbau einer hervorragenden Wissensbasis ist wichtig, wenn man als virtueller Assistent Beamte unterstützt

Fortschritt beschleunigen, Arbeitsrückstände vermeiden

Am 30. August leitete Minister Nguyen Manh Hung die staatliche Managementkonferenz des Ministeriums für Information und Kommunikation im August 2024.

Die staatliche Managementkonferenz des Ministeriums für Information und Kommunikation im August 2024 fand am 30. August in einer Kombination aus direkten und Online-Methoden statt. Foto: Le Anh Dung

An der Konferenz, die sowohl persönlich als auch online stattfand, nahmen auch die stellvertretenden Minister für Information und Kommunikation Phan Tam, Pham Duc Long, Nguyen Huy Dung und Nguyen Thanh Lam teil. Vizevorsitzender des Volkskomitees der Stadt Hai Phong, Hoang Minh Cuong, und Leiter und stellvertretende Leiter der dem Ministerium unterstehenden Agenturen, Einheiten und Unternehmen.

Statistiken, die vom Büro des Ministeriums für Information und Kommunikation auf der Konferenz aktualisiert wurden, zeigten, dass die Informations- und Kommunikationsbranche in den ersten acht Monaten des Jahres 2024 hinsichtlich Umsatz, Gewinn, Beitrag zum Haushalt sowie Beitrag zum BIP des Landes weiter wuchs, mit einer Wachstumsrate von 20 – 25,5 % gegenüber dem gleichen Zeitraum des Vorjahres.

Insbesondere leitete das Ministerium für Information und Kommunikation im August eine Reihe bedeutsamer Aktivitäten zur Feier des 79. Jahrestages der Tradition der Informations- und Kommunikationsbranche, darunter in der Regel: Räucherzeremonien in der Dinh Hoa Safe Zone, Thai Nguyen und auf dem Märtyrerfriedhof der Informations- und Kommunikationsbranche in Tay Ninh ; Organisierte ein Treffen mit mehr als 400 pensionierten Kadern in den drei Regionen Nord, Mitte und Süd; 3D-Mapping-Projektion im Hauptgebäude des Ministeriums, um die Entstehungs- und Entwicklungsgeschichte der IT&T-Branche nachzubilden; Organisieren Sie ein Gespräch zwischen dem Minister und allen Beamten und Mitarbeitern des Ministeriums über die Tradition, Geschichte der Branche und die Chancen, Herausforderungen, Missionen und Aufgaben der aktuellen Generation.

Gleichzeitig werden viele professionelle Aktivitäten durch Agenturen und Einheiten innerhalb des Ministeriums stabil und effektiv weitergeführt. Die Ergebnisse der Überprüfung durch das Büro des Ministeriums für Information und Kommunikation zeigen jedoch, dass es neben den fast 150 Aufgaben, die die Einheiten im August erledigt haben, immer noch eine Reihe von Aufgaben gibt, die die von der Leitung des Ministeriums gesetzte Frist überschritten haben. Minister Nguyen Manh Hung forderte die Leiter der Einheiten mit vielen Aufgaben, deren Umsetzung sich nur langsam vollzieht, auf, sich auf die Beschleunigung des Arbeitsfortschritts zu konzentrieren und einen Aufgabenstau zu vermeiden.

Statistiken zur Entwicklung der IT&T-Branche in den ersten 8 Monaten dieses Jahres. Foto: Büro des Ministeriums für Information und Kommunikation

Minister Nguyen Manh Hung hat mehrfach bekräftigt, dass die Führungsspitze dafür verantwortlich sei, in Technologie zu investieren und digitale Tools zu entwickeln, um die Arbeitsbelastung zu verringern und Beamten, Staatsbediensteten, Angestellten im öffentlichen Dienst und Arbeitern zu helfen.

Bei dem Treffen aller Beamten und Angestellten des Ministeriums für Information und Kommunikation am 28. August sprach der Leiter des Informations- und Kommunikationssektors über zwei Aufgaben, auf deren Umsetzung sich das Ministerium für Information und Kommunikation konzentriert, um die Arbeitsbelastung der Angestellten zu reduzieren, und zwar: Entwicklung virtueller Assistenten zur Unterstützung von Beamten und Staatsbediensteten; und ein Online-Meldesystem einzuführen, mit dem konkreten Ziel, die Anzahl der Meldungen der Abteilung für Information und Kommunikation an das Ministerium jährlich um das Zehnfache zu reduzieren und dadurch auch die Zeit zu verkürzen, die den Agenturen und Einheiten des Ministeriums für die Bearbeitung der Meldungen zur Verfügung steht.

Die Überprüfung des Fortschritts und der Ergebnisse bei der Umsetzung der beiden oben genannten wichtigen Aufgaben ist der Inhalt, der den größten Teil der Zeit der Landesleitungskonferenz des Ministeriums für Information und Kommunikation im August 2024 in Anspruch nimmt. Insbesondere wird der Online-Bericht seit Mitte Juli vom Büro des Ministeriums für Information und Kommunikation als Pilotprojekt erprobt. Dabei geht es um die umfassende digitale Transformation der Berichtssynthese bei gleichzeitiger Optimierung der Prozesse sowie Minimierung von Zeit, Kosten und Personalressourcen.

Minister Nguyen Manh Hung wies darauf hin, dass man bei der Einführung der Online-Berichterstattung darauf hoffe, dass man sich auf niedrigere Ebenen vorarbeiten und nicht mehr an höhere Ebenen berichten müsse. Foto: Le Anh Dung

Minister Nguyen Manh Hung forderte das Büro des Ministeriums für Information und Kommunikation auf, einen thematischen Bericht über die Implementierung des Online-Meldesystems zu erstellen. Dieser Bericht basiert auf der Zusammenarbeit mit den spezialisierten Agenturen und Einheiten des Ministeriums und den Abteilungen für Information und Kommunikation in benachbarten Gebieten hinsichtlich der inhaltlichen Änderung des Meldeformulars der Agenturen und Einheiten.

Der Leiter des Informations- und Kommunikationssektors präzisierte, dass das Ziel des Online-Berichtssystems darin bestehe, einen Punkt zu erreichen, an dem Untergebene ihren Vorgesetzten keine Berichterstattung mehr leisten müssen, und formulierte auch die Anforderung: Auf der Grundlage der von den Informations- und Kommunikationsabteilungen regelmäßig im System aktualisierten Daten müssen die Abteilungs- und Bereichsleiter monatliche oder Ad-hoc-Berichte über die Lage der Aktivitäten in den ihnen unterstehenden Bereichen erstellen.

Der Aufbau einer Wissensbasis ist die Hauptaufgabe bei der Arbeit als virtueller Assistent zur Unterstützung von Beamten.

Die meiste Zeit der staatlichen Managementkonferenz im August wurde mit der Vorführung virtueller Assistenten der National Digital Transformation Agency und der Foreign Information Agency verbracht sowie mit dem Austausch und den Diskussionen, um praktikable Lösungen zu finden, insbesondere mit dem Aufbau hervorragender Wissenssysteme der Einheiten.

Herr Do Lap Hien, Vertreter der National Digital Transformation Agency, führte auf der Konferenz den virtuellen Assistenten der Einheit vor. Foto: Le Anh Dung

Das Ministerium für Information und Kommunikation hat sich zum Ziel gesetzt, den Einsatz virtueller Assistenten in beruflichen Tätigkeiten voranzutreiben. Der virtuelle Assistent des Ministeriums für Information und Kommunikation ist eine Kombination aus von Menschen erstellten Expertenwissenssystemen und großen Sprachmodellen der künstlichen Intelligenz. Durch die Förderung des Einsatzes virtueller Assistenten zur Unterstützung der Arbeit sammeln die Einheiten auch organisatorisches Wissen, das ein wertvolles Gut darstellt, das künftigen Generationen hinterlassen werden kann.

Der Direktor der Abteilung für Auslandsinformationen, Pham Anh Tuan, informierte darüber, wie man virtueller Assistent der Abteilung wird. Foto: Le Anh Dung

Durch die Vorführung der virtuellen Assistenten der beiden Einheiten bekräftigte Minister Nguyen Manh Hung den Standpunkt des Ministeriums hinsichtlich der Entwicklung virtueller Assistenten zur Unterstützung von Beamten und Staatsbediensteten, nämlich dass der Aufbau eines Wissenssystems wichtig und die Hauptaufgabe sei. Die Stärke eines virtuellen Assistenten im Dienste von Beamten und Staatsbediensteten muss zunächst das Wissenssystem sein.

Als Reaktion auf die Bedenken von Einheiten, wie der Aufbau eines Wissenssystems beschleunigt werden könne, schlug Minister Nguyen Manh Hung eine Methode vor, die die folgenden Schritte umfasst: Überprüfen Sie vorhandene Fragen, um festzustellen, ob es sich dabei um häufige Fragen in der Arbeitspraxis der Einheit handelt. Verwenden Sie ChatGPT, um einfache Fragen zu beantworten; Aufschlüsselung der Beantwortung neuer, inhaltsreicher und komplexer Fragen für die Mitarbeiter innerhalb der Einheit; Abschließend werden die Antworten in einem Meeting „festigt“, um ihre Genauigkeit zu bewerten und ihre Aufnahme in das Wissenssystem der Einheit zu vereinbaren. Dieser letzte Schritt stellt sicher, dass das System für einen Prozess oder eine Aufgabe nur eine Antwort gibt. „So verwenden wir ChatGPT in der Staatsverwaltung!“, sagte Minister Nguyen Manh Hung.

Auf der Konferenz beauftragte Minister Nguyen Manh Hung den stellvertretenden Minister Pham Duc Long mit der Leitung und Konzentration auf die schnelle Entwicklung eines virtuellen Assistenten für die National Digital Transformation Agency. Anschließend werden die Leiter des Ministeriums den Plan für virtuelle Assistenten bei der National Digital Transformation Agency und der Foreign Information Agency vergleichen, sich auf den Plan einigen und den anderen Einheiten Anweisungen zur Umsetzung geben.

Veränderung der Arbeitsweise von Beamten durch virtuelle Assistenten Das Ministerium für Information und Kommunikation erwartet, dass virtuelle Assistenten das Wissenssystem und die Arbeitsmethoden des staatlichen Beamtensystems verändern und die Abläufe im gesamten vietnamesischen Beamtensystem intelligenter gestalten.

Quelle: https://vietnamnet.vn/xay-dung-he-tri-thuc-xuat-sac-la-quan-trong-khi-lam-tro-ly-ao-ho-tro-cong-chuc-2317144.html