Lors de la mise en œuvre d'un modèle de gouvernement à deux niveaux, la structure organisationnelle, la hiérarchie des tâches et les limites administratives peuvent évoluer, ce qui nécessite une adaptation rapide du système d'information afin d'éviter la fragmentation des données et la perte d'enregistrements entre les services. Par conséquent, la standardisation des données, la synchronisation des arborescences et l'intégration des API entre les logiciels internes et la base de données nationale constituent des étapes fondamentales. Le document d'orientation de la mise en œuvre du plan n° 02-KH/BCĐTW énonce clairement les exigences de révision, de mise à niveau des logiciels et d'adaptation de la base de données au nouveau modèle organisationnel, tout en assurant la connexion et la synchronisation avec les API nationales.
Dans l'administration moderne, les documents ne se limitent plus au papier : les documents électroniques et les courriels officiels sont devenus les principaux moyens de transmission d'instructions, d'attribution de tâches et de conservation des documents. La modernisation du système provincial de gestion électronique des documents, connecté au portail national des documents, permet de garantir la légalité, la traçabilité et de réduire les délais de traitement. De plus, le système de messagerie officiel est standardisé en termes de gestion des comptes, d'autorisation, de stockage et de sécurité, facilitant ainsi le travail des fonctionnaires dans l'environnement numérique.
L'expérience acquise pendant la pandémie a démontré l'efficacité des réunions en ligne dans l'administration publique. Cependant, pour que les réunions en ligne deviennent un canal de gestion officiel et sécurisé, il est nécessaire de moderniser la plateforme de réunion afin qu'elle soit conforme aux normes de sécurité de l'information, qu'elle puisse stocker les comptes rendus, enregistrer les documents et s'intégrer au système de gestion électronique des documents pour l'acceptation et l'attribution des tâches directement pendant la réunion. De nombreuses localités ont commencé à standardiser leurs infrastructures de visioconférence et à élaborer des réglementations pour l'organisation de réunions en ligne, conformes aux dispositions légales, afin de garantir la transparence et la responsabilité.
La gestion des fonctionnaires et des agents publics est un élément clé. Pour assurer le bon fonctionnement du modèle à deux niveaux, le ministère de l'Intérieur a ordonné la mise en œuvre de la Base de données nationale des fonctionnaires et des agents publics, conformément au nouveau modèle organisationnel. Les ministères, les services et les collectivités locales doivent donc disposer de logiciels de gestion pour mettre à jour, signer numériquement les dossiers et synchroniser les données selon une API standard. Ceci afin de garantir que tous les changements de postes, de tâches, de contrats et les résultats d'évaluation soient rapidement reflétés dans la base de données partagée, contribuant ainsi à la mobilisation, à la rotation et à l'évaluation des performances de la fonction publique.
Le ministère de l’Intérieur a achevé la construction de la base de données nationale sur les fonctionnaires et les employés du secteur public.
Grâce à la modernisation et à la standardisation du système, les collectivités locales constateront trois impacts distincts : (1) une accélération du traitement des dossiers grâce à la circulation électronique des documents et des dossiers ; (2) une transparence et une responsabilisation accrues grâce à la traçabilité et à l'historique public des progrès ; (3) une expérience améliorée pour les citoyens et les entreprises, avec moins de paperasserie et des résultats plus rapides via les plateformes électroniques. Ces résultats démontrent que la technologie, bien gérée, peut véritablement servir les citoyens plutôt que de constituer un fardeau administratif.
Le chemin vers la normalisation n'est pas sans défis : les infrastructures de télécommunications dans les zones reculées sont encore limitées ; les logiciels sont obsolètes et les données non standardisées ; les capacités technologiques des équipes locales sont différentes ; des exigences absolues de sécurité doivent être garanties. Pour relever ces défis, il est nécessaire de se concentrer sur : (i) l'investissement dans des infrastructures partagées et des plateformes cloud ; (ii) la normalisation des données, le déploiement d'API et de cartes de données standardisées ; (iii) la formation et la transformation des compétences du personnel ; (iv) le perfectionnement du cadre juridique pour le stockage, le partage et la protection des données.
La modernisation et la standardisation du système d'information au service de l'administration des deux ordres de gouvernement ne sont pas seulement l'œuvre de l'appareil technologique, mais aussi l'engagement de l'ensemble du système politique envers les citoyens et les entreprises : un engagement à garantir un fonctionnement continu, transparent, responsable et efficace. La standardisation et l'interconnexion des documents, des réunions en ligne, des courriels et des données du personnel permettront non seulement au gouvernement de « fonctionner », mais aussi de « servir » avec plus de professionnalisme.
Source : https://mst.gov.vn/chuan-hoa-he-thong-thong-tin-nen-tang-ben-vung-cho-chinh-quyen-dia-phuong-hai-cap-19725101215075674.htm
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