Transformation numérique des ressources humaines : le « goulot d’étranglement » ne réside pas dans le logiciel.

Si la transformation numérique est considérée comme essentielle à l'amélioration de l'efficacité de la gestion, de nombreuses entreprises vietnamiennes peinent encore à concilier logiciels et documents papier, données et vieilles habitudes. Les investissements technologiques n'ont pas permis de libérer de la main-d'œuvre et ont même accru la pression sur les services des ressources humaines.

Les entreprises connaissent une forte demande de main-d'œuvre durant les derniers mois de l'année.

La technologie n'a pas encore atteint les entreprises.

La transformation numérique des ressources humaines est présentée comme une tendance inévitable depuis de nombreuses années, mais sa mise en œuvre concrète se heurte à de nombreux obstacles. Dans beaucoup d'entreprises, des logiciels de gestion des RH sont acquis et des systèmes de données mis en place, mais les anciens processus de travail demeurent inchangés, ce qui non seulement ne diminue pas, mais double en réalité la charge de travail.

Dans une entreprise spécialisée dans la fabrication de pièces automobiles située dans la zone franche d'exportation de Tan Thuan ( Hô-Chi-Minh -Ville), Mme Minh Thy, responsable des ressources humaines, explique que malgré l'utilisation d'un logiciel de gestion des ressources humaines depuis trois ans, tous les dossiers restent conservés sur papier. Chaque mois, le service RH doit traiter des dizaines de dossiers de démission, d'embauche, d'évaluation de période d'essai, de présence et d'avantages sociaux… mais les données saisies dans le logiciel ne servent qu'à titre de référence, la décision finale reposant toujours sur des documents papier.

« Auparavant, le faire manuellement était un travail difficile, mais maintenant que nous avons des logiciels, nous devons encore le faire manuellement par crainte de commettre des erreurs. C’est deux fois plus difficile », a ajouté Mme Minh Thy.

Chez Hanwan Co., Ltd., dans le quartier de Tan Binh, Mme Nguyen Ha, employée des ressources humaines, a expliqué que l'entreprise souhaitait se digitaliser, mais avait opté pour un logiciel bon marché aux fonctionnalités limitées afin de réduire les coûts. Ce logiciel n'étant pas connecté aux systèmes de gestion du temps et de la paie, les employés étaient contraints de saisir manuellement les données deux fois.

De plus, les dirigeants d'entreprise ont encore l'habitude de gérer de manière intuitive, « préférant juger les gens sur leur apparence avant de leur confier des tâches », si bien que les rapports techniques ne sont perçus que comme de simples formalités. « Le patron fait toujours plus confiance aux documents papier qu'aux logiciels, le système numérique n'est donc qu'un outil de présentation », a confié Mme Ha.

Les travailleurs sont toujours tenus de remplir des formulaires papier lorsqu'ils effectuent des démarches administratives publiques.

De même, M. Nguyen Trong Dai, directeur des ressources humaines de la société Dai Thanh Paper, a déclaré que lors de leur transformation numérique, les entreprises rencontrent des difficultés à recruter du personnel qualifié. Si les profils abondent sur les sites d'emploi et les plateformes de recrutement des réseaux sociaux, les informations qu'ils contiennent ne sont pas vérifiées.

« De nombreux CV paraissent impressionnants, avec des titres prestigieux, mais une fois en poste, leurs compétences réelles n'atteignent qu'environ 40 %. La vérification des anciens employeurs est également difficile car les entreprises ne partagent généralement pas les données de leurs employés entre elles », a ajouté M. Trong Dai.

D'après un rapport d'ABeam Consulting, si 68 % des entreprises vietnamiennes prévoient d'investir dans des systèmes de gestion des ressources humaines (SIRH), la majorité continue de gérer leurs données avec Excel, ce qui engendre des données dispersées et non interconnectées. Ainsi, la technologie, au lieu d'être un atout, devient un fardeau. Ces exemples montrent que le principal problème ne réside pas dans un manque de technologie, mais plutôt dans l'incapacité des individus à adapter leurs méthodes de travail, à restructurer leurs processus, à standardiser leurs données et à s'approprier pleinement les systèmes d'exploitation numériques.

Changez votre état d'esprit pour servir l'humanité.

Le défi de la transformation numérique dans la gestion des ressources humaines doit être envisagé sous un angle stratégique. Selon un rapport de la Banque mondiale, 63 % des entreprises d'Asie du Sud-Est rencontrent des difficultés à recruter du personnel qualifié. Par ailleurs, le taux de rotation du personnel au Vietnam se maintient entre 20 et 25 % par an, et atteint son niveau le plus élevé chez les jeunes actifs. Cela démontre que la fidélisation des employés dépend non seulement du salaire et des avantages sociaux, mais aussi de l'environnement de travail, de la culture d'entreprise et des dispositifs de développement professionnel.

Pour relever le défi de l'intégration des technologies numériques dans la gestion des ressources humaines, Mme Van Hoang, représentante d'ABeam Consulting, a également suggéré aux entreprises d'adopter le modèle de portefeuille RH. Ce modèle considère le personnel comme un investissement. Au lieu de se contenter de stocker des données et d'évaluer des indicateurs clés de performance (KPI), les entreprises n'ont qu'à mettre en place un système de données centralisé sur les compétences, les coûts de formation et les plans de succession. Il ne s'agit pas d'un logiciel, mais d'une approche novatrice de la gestion des ressources humaines.

Par conséquent, plusieurs organisations vietnamiennes ont également démontré l'efficacité de ce modèle. Par exemple, Techcombank utilise les données relatives aux ressources humaines pour prévoir ses besoins en effectifs, planifiant ainsi systématiquement la relève et réduisant de 30 % le taux de rotation du personnel chez les jeunes employés. JUKI Vietnam a mis en œuvre le programme « Smart Factory HR », standardisant en temps réel les données de 5 000 employés grâce au système SAP SuccessFactors, ce qui contribue à réduire les erreurs et à accroître la transparence des évaluations de performance.

L'application des technologies numériques contribue à réduire la charge de travail et à améliorer les capacités de gestion.

« L’avenir des RH réside dans le lien entre les personnes, les données et la stratégie. Les professionnels des RH ne sont plus seulement des personnes qui traitent des documents, mais des acteurs du changement, utilisant les données pour prévoir les besoins en personnel et développer les équipes », a ajouté Mme Hoang Van.

Du point de vue de l'administration publique, le professeur agrégé Tran Van Minh, expert en administration publique à l'Académie nationale d'administration publique, affirme que la transformation numérique n'est efficace que si elle s'accompagne d'une réforme des processus. Se contenter d'intégrer un logiciel à des processus existants revient à conduire une voiture sur une route de campagne. Avant toute numérisation, il est indispensable de standardiser les processus, de définir clairement les responsabilités, de former les utilisateurs et, surtout, d'instaurer une confiance dans les données. La technologie n'est qu'un outil ; ce sont les personnes qui en sont le moteur. Pour une transformation numérique réussie, les entreprises devraient procéder par étapes, en la testant dans un service, puis en l'étendant en fonction des retours d'expérience et des ajustements réalisés sur le terrain, plutôt que de la déployer d'un seul coup.

Selon l'Association des entreprises de Hô Chi Minh-Ville, suite à la fusion des limites administratives, de nombreuses demandes d'enregistrement d'entreprises et de terrains sont traitées lentement en raison de dysfonctionnements des logiciels administratifs, d'un manque de personnel et d'opérations incohérentes. Le taux de demandes en retard atteint 41 %, ce qui démontre que même dans le secteur public, où la transformation numérique est une priorité, le problème de l'inadéquation des logiciels aux besoins des utilisateurs persiste.

Par conséquent, la transformation numérique de la gestion des ressources humaines ne se résume pas à la performance du logiciel, mais à la réorganisation des modes de gestion du personnel. La technologie n'a de réelle valeur que lorsqu'elle contribue à alléger les contraintes, à accroître la productivité et à instaurer un environnement de travail transparent, et non lorsqu'elle complexifie les choses. Pour réussir sa transformation numérique, il est essentiel de changer d'abord les mentalités et la confiance accordée aux données.

Source : https://baotintuc.vn/van-de-quan-tam/chuyen-doi-so-nhan-su-nut-that-khong-nam-o-phan-mem-20251105163024460.htm