Transformation numérique des ressources humaines : le goulot d’étranglement ne réside pas dans le logiciel

Si la transformation numérique est considérée comme la clé d'une meilleure efficacité de gestion, de nombreuses entreprises vietnamiennes peinent encore à concilier logiciels et documents papier, données et vieilles habitudes. Les investissements technologiques ne libèrent pas la main-d'œuvre et accentuent même la pression sur les services des ressources humaines.

Les entreprises doivent recruter de nombreux employés durant les derniers mois de l'année.

La technologie n'a pas encore atteint les entreprises.

La transformation numérique des ressources humaines est présentée comme une tendance inévitable depuis de nombreuses années, mais sa mise en œuvre concrète se heurte à de nombreux obstacles. Dans beaucoup d'entreprises, des logiciels de gestion des ressources humaines sont acquis et des systèmes de données mis en place, mais les anciens processus de travail demeurent inchangés, ce qui non seulement ne diminue pas la charge de travail, mais la double.

Dans une entreprise de fabrication de pièces automobiles située dans la zone franche d'exportation de Tan Thuan ( Hô-Chi-Minh -Ville), Mme Minh Thy, responsable des ressources humaines, explique que si l'entreprise utilise un logiciel de gestion des ressources humaines depuis trois ans, toutes les données doivent encore être conservées sur papier. Chaque mois, le service RH traite des dizaines de dossiers : démissions, embauches, évaluations de période d'essai, feuilles de temps, avantages sociaux, etc. Or, les données saisies dans le logiciel ne servent qu'à des fins de comparaison, la décision finale restant basée sur les documents papier.

« Auparavant, le faire manuellement était difficile, mais maintenant, avec les logiciels, nous devons encore le faire manuellement car nous avons peur de faire des erreurs. C’est donc deux fois plus difficile », a ajouté Mme Minh Thy.

Chez Hanwan Company Limited, dans le quartier de Tan Binh, Mme Nguyen Ha, employée des ressources humaines de cette entreprise, a déclaré que l'entreprise souhaitait se numériser mais que, pour réduire les coûts, elle avait choisi un logiciel bon marché aux fonctions limitées, non connecté au système de gestion du temps et de la paie, ce qui obligeait les employés à saisir manuellement les données deux fois.

Par ailleurs, les dirigeants de l'entreprise ont encore l'habitude de gérer au feeling, « ils préfèrent se fier aux apparences pour attribuer les tâches », si bien que les rapports techniques ne sont qu'une formalité. « Le patron croit encore plus au papier qu'aux logiciels, donc le système numérique n'est là que pour la forme », a confié Mme Ha.

Les travailleurs doivent toujours faire une déclaration sur papier lorsqu'ils effectuent des démarches administratives publiques.

De même, M. Nguyen Trong Dai, directeur des ressources humaines de la société Dai Thanh Paper, a déclaré que la transformation numérique des entreprises pose des difficultés pour recruter du personnel expérimenté. Bien que les profils soient nombreux sur les réseaux sociaux et les plateformes de recrutement, les informations qu'ils contiennent sont souvent erronées.

« Beaucoup de personnes ont d'excellents profils et des titres impressionnants, mais lorsqu'elles commencent à travailler, leur capacité réelle n'est que d'environ 40 %. Il est également difficile de vérifier leurs précédents employeurs car les entreprises ne partagent souvent pas les données du personnel entre elles », a ajouté M. Trong Dai.

D'après un rapport d'ABeam Consulting, bien que 68 % des entreprises vietnamiennes prévoient d'investir dans un système de gestion des ressources humaines (SIRH), la plupart utilisent encore Excel, ce qui entraîne une dispersion et un manque d'interconnexion des données. Dans ce contexte, la technologie devient un fardeau plutôt qu'un outil de soutien. Ces exemples montrent que le principal problème ne réside pas dans le manque de technologie, mais dans le fait que les méthodes de travail n'ont pas évolué, les processus n'ont pas été restructurés, les données n'ont pas été standardisées et les dirigeants n'ont pas pleinement intégré les outils numériques.

Changez votre état d'esprit pour servir les gens

La transformation numérique de la gestion des ressources humaines doit être envisagée d'un point de vue stratégique. Selon un rapport de la Banque mondiale, 63 % des entreprises d'Asie du Sud-Est éprouvent des difficultés à recruter du personnel qualifié. Parallèlement, le taux de rotation du personnel au Vietnam se maintient entre 20 et 25 % par an, et atteint son niveau le plus élevé chez les jeunes. Cela démontre que la fidélisation des employés ne se résume pas au salaire et aux avantages sociaux, mais englobe également l'environnement de travail, la culture d'entreprise et les dispositifs de développement de carrière.

Pour résoudre le problème de l'application des technologies numériques à la gestion des ressources humaines, Mme Van Hoang, représentante d'ABeam Consulting, suggère également aux entreprises d'adopter le modèle du portefeuille RH. Ce modèle considère le personnel comme un capital d'investissement. Au lieu de se contenter de stocker des données et d'évaluer des indicateurs clés de performance (KPI), les entreprises doivent simplement mettre en place un système de données centralisé sur les compétences, les capacités, les coûts de formation et la planification de la relève. Il ne s'agit pas d'un logiciel, mais d'une nouvelle approche de la gestion des ressources humaines.

Par conséquent, certaines organisations vietnamiennes ont également démontré l'efficacité de ce modèle. Par exemple, Techcombank utilise les données relatives aux ressources humaines pour prévoir ses besoins en effectifs, planifiant ainsi systématiquement la relève et réduisant de 30 % le taux de rotation des jeunes employés. La société JUKI Vietnam a déployé le programme « Smart Factory HR », standardisant en temps réel les données de 5 000 employés grâce au système SAP SuccessFactors, ce qui contribue à réduire les erreurs et à accroître la transparence des évaluations.

L'utilisation des technologies numériques contribue à réduire la charge de travail et à accroître les capacités de gestion.

« L’avenir des RH réside dans le lien entre les personnes, les données et la stratégie. Les professionnels des RH ne sont plus de simples gestionnaires de dossiers, mais des acteurs du changement, utilisant les données pour anticiper les besoins en ressources humaines et développer les équipes », a ajouté Mme Hoang Van.

Du point de vue de la gestion publique, le professeur agrégé Tran Van Minh, expert en administration publique à l'Académie nationale d'administration publique, estime que la transformation numérique n'est efficace que si elle s'accompagne d'une réforme des processus. Se contenter d'ajouter un logiciel à un processus existant revient à conduire une voiture sur une route de campagne. Avant toute numérisation, il est indispensable de standardiser les processus, de définir clairement les responsabilités, de former les utilisateurs et, surtout, d'instaurer la confiance dans les données. La technologie n'est qu'un outil ; ce sont les personnes qui en sont le moteur. Pour réussir leur transformation numérique, les entreprises devraient procéder par étapes, en testant le projet dans un service, puis en l'étendant progressivement en fonction des retours d'expérience et des ajustements pratiques, plutôt que de l'implémenter à grande échelle.

Selon l'Association des entreprises de Hô Chi Minh-Ville, suite à la fusion des limites administratives, de nombreux dossiers d'enregistrement d'entreprises et de terrains ont été retardés en raison de dysfonctionnements des logiciels administratifs, d'un manque de personnel et d'opérations non synchronisées. Le taux de dossiers en retard atteint 41 %, ce qui démontre que même le secteur public, où la transformation numérique est une priorité absolue, n'échappe pas au problème du « logiciel sans humain ».

Par conséquent, la transformation numérique de la gestion des ressources humaines ne se résume pas à la qualité des logiciels, mais à une réorganisation des modes de gestion du personnel. La technologie n'a de réelle valeur que lorsqu'elle contribue à alléger la charge de travail, à accroître la productivité et à instaurer un environnement de travail transparent, et non lorsqu'elle complexifie les choses. Pour réussir sa transformation numérique, il est essentiel de commencer par changer les mentalités et la confiance accordée aux données.

Source : https://baotintuc.vn/van-de-quan-tam/chuyen-doi-so-nhan-su-nut-that-khong-nam-o-phan-mem-20251105163024460.htm