À compter du 1er juillet, l'ensemble du pays fonctionnera sous la forme d'une administration locale à deux niveaux, en phase avec les structures de 34 nouvelles provinces et villes. À l'heure actuelle, les départements, antennes, districts et provinces mettent en œuvre de nombreuses mesures urgentes pour déployer efficacement les activités de documentation et d'archivage dans le cadre de la réorganisation de ces structures.
Auparavant, le Comité populaire provincial avait chargé le Département de l'Intérieur de présider et de coordonner avec les départements, les branches, les secteurs et les comités populaires de district l'élaboration et la soumission au président du Comité populaire provincial pour promulgation d'un plan de mise en œuvre du travail de documentation et d'archivage pendant le processus de restructuration de l'appareil. En conséquence, le Département de l'Intérieur a coordonné avec le Département des Finances, la Police provinciale et les unités concernées pour étudier, aménager les locaux, les entrepôts et les équipements nécessaires à la conservation sécurisée des documents. Le Centre provincial des archives historiques a fourni des conseils sur les statistiques, le classement, l'emballage, le scellement, la réception et la conservation des documents des agences et organisations fusionnées ; parallèlement, il a coordonné avec les autorités la mise en œuvre des mesures de conservation des documents dans les entrepôts temporaires et procédé à des inspections périodiques.
De plus, le Département des Finances est chargé d'examiner et de guider l'utilisation efficace des sources de financement pour l'achat d'équipements, l'édition et la numérisation des documents d'archives. Le Département des Sciences et Technologies assure la sécurité des documents et des bases de données du Système de gestion et d'exploitation des documents, notamment : la sauvegarde des données, l'octroi de comptes à de nouvelles agences et organisations, la gestion des signatures numériques, les certificats numériques et le soutien à la numérisation des documents.
La police provinciale fournit des conseils sur la numérisation des documents confidentiels, la remise et l'enregistrement des nouveaux scellés, ainsi que sur les mesures visant à assurer la sécurité et l'ordre, la prévention des incendies et la lutte contre les incendies dans les lieux de stockage des documents. Le Comité populaire de district organise les entrepôts et le matériel nécessaires au stockage centralisé des documents au sein de la commune centrale après la mise en place de ces entrepôts. Le Comité populaire de commune organise les forces de sécurité et le stockage sur place, en attendant la remise des documents à la nouvelle unité administrative communale.
Afin de mettre en œuvre efficacement le stockage et l'archivage des documents après la fusion, le ministère de l'Intérieur a mis en place deux équipes chargées d'inspecter les archives des districts et des villes. Les résultats montrent que le volume de documents à conserver est très important, réparti en quatre catégories : édition complète, édition préliminaire, en cours de traitement et non traitée. Le ministère de l'Intérieur recommande aux comités populaires des districts et des villes, outre l'organisation des archives, d'installer des équipements tels que des climatiseurs, des déshumidificateurs, des équipements de prévention et de lutte contre les incendies et des dispositifs anti-insectes. La date limite pour l'achèvement des archives est fixée au 20 juin. L'emballage et le scellement des documents doivent être terminés avant le 25 juin.
Durant la mise en œuvre, le responsable de l'agence ou de l'organisation est responsable de la direction et de la gestion des documents et des archives. Les cadres, fonctionnaires et agents publics sont responsables de tous les documents et bases de données dont ils ont la gestion. Les agences et organisations clôtureront les archives dès la fin de leurs activités et ne délivreront plus de documents administratifs sous leur autorité à compter de la date d'entrée en vigueur de la décision de fusion ou de cessation des activités. Toute détention, achat, vente, distribution, transfert ou destruction illicite de documents et de bases de données est strictement interdite. Toute infraction sera strictement sanctionnée conformément aux dispositions légales. La remise des documents doit être effectuée conformément aux dispositions légales, avec un procès-verbal de remise et de réception accompagné d'une liste des documents et des supports de stockage. Les tâches doivent être liées aux responsabilités et fonctions de chaque agence, unité et individu.
Sur demande, les unités doivent effectuer des statistiques, emballer, sceller, confirmer le volume et l'état des documents destinés à être reçus et conservés temporairement, puis transmis à de nouveaux organismes et unités administratives. Il est notamment nécessaire de soumettre au Centre provincial des archives historiques les dossiers et documents ayant fait l'objet d'une conservation permanente et ayant été entièrement modifiés.
Viet Lam
Source : https://baohoabinh.com.vn/274/202123/Dam-bao-cong-tac-van-thu,-luu-tru-khi-sap-nhap.htm
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