Contribuer à l'amélioration du système de gestion et d'administration électronique des documents

Le matin du 5 décembre, au siège du Bureau de l'Assemblée nationale - 22 rue Hung Vuong, à Hanoï, le chef adjoint du Bureau de l'Assemblée nationale, Nguyen Manh Hung, a présidé une réunion visant à apporter des idées pour perfectionner le système de gestion et d'administration électronique des documents.

Le chef adjoint du bureau de l'Assemblée nationale, Nguyen Manh Hung, prend la parole.

D'après l'évaluation des délégués, après une période de mise en œuvre, le système de gestion et d'exploitation électronique des documents a contribué à rendre le traitement des documents dans l'environnement numérique de plus en plus efficace. Les utilisateurs peuvent consulter et traiter directement des documents, et recevoir des missions via le système électronique. Ce dernier facilite les opérations et la gestion : traitement des documents entrants ; rédaction, signature et émission des documents sortants ; attribution et gestion des tâches ; création de dossiers de travail ; gestion des plannings des responsables ; statistiques sur le traitement des documents entrants et sortants, utiles à la gestion et à l'exploitation par les responsables.

Scène de réunion

Toutefois, la mise en œuvre du système présente encore certaines difficultés concernant certaines fonctions, notamment : la soumission de documents à la signature, la création de brouillons, la modification en ligne des documents soumis à la signature, la modification des documents, la signature numérique, l’émission de documents, les demandes d’avis, les invitations, l’attribution des invitations, la réception des documents pour numérotation et transfert pour traitement, la réception des documents, l’attente de traitement…

Lors de la réunion, les délégués ont proposé que le Bureau de l'Assemblée nationale charge le Département de la transformation numérique et les unités de conseil de moderniser l'infrastructure technique, d'optimiser l'interface de signature numérique, de raccourcir les étapes de signature et de délivrance des documents et d'ajouter l'option d'imprimer les documents avec des signatures numériques (sans tampon) avant leur délivrance officielle.

Délégués participant à la réunion

Les avis suggéraient également la mise en place d'un centre de données de secours et d'un système de sauvegarde automatique, afin de garantir une récupération rapide des données en cas de problème technique ; la priorité était donnée à la fourniture d'ordinateurs haute performance aux unités utilisant le système, assurant des capacités de traitement rapides et stables, adaptées à la nature spécifique du travail, notamment pour le personnel occupant simultanément des fonctions administratives au Conseil ethnique , dans les commissions de l'Assemblée nationale et au Bureau de l'Assemblée nationale…

Délégués participant à la réunion

Dans ses remarques finales, le chef adjoint du Bureau de l'Assemblée nationale, Nguyen Manh Hung, a vivement remercié le groupe Viettel pour son soutien dans le déploiement du système de gestion et d'administration électronique des documents ; il a déclaré que le déploiement initial du logiciel avait contribué à améliorer l'efficacité de travail des ministères et des unités.

Délégués participant à la réunion

Prenant acte des observations formulées, le chef adjoint du Bureau de l'Assemblée nationale a demandé aux départements et services concernés de collaborer étroitement avec le groupe Viettel afin de poursuivre la mise à jour, l'amélioration et le perfectionnement du système ; il a également demandé de renforcer la formation pour pallier les limitations et améliorer l'efficacité de son utilisation. L'objectif est de contribuer activement à la transformation numérique de l'Assemblée nationale.

Délégués participant à la réunion

Source : https://daibieunhandan.vn/gop-y-hoan-thien-he-thong-quan-ly-van-ban-va-dieu-hanh-dien-tu-10399336.html