Premier jour d'application de la nouvelle loi sur le notariat : rythme de travail soutenu, anticipation de changements importants.

Le 1er juillet, dans les rues principales d'Hô Chi Minh-Ville telles que Nguyen Thi Minh Khai, Vo Van Tan, Pasteur… l'atmosphère dans les bureaux de notaires, publics et privés, était plus animée que d'habitude.

C’est le premier jour où la loi de 2024 sur la notarisation et le décret 104/2025/ND-CP entrent officiellement en vigueur, ouvrant une période de forte transformation numérique dans les activités de notarisation, notamment la mise en œuvre de la notarisation électronique et du stockage électronique des dossiers.

L'office notarial n° 1 de Hô Chi Minh-Ville dispose des infrastructures et équipements nécessaires, tels que des scanners, pour assurer la certification électronique.

Au bureau notarial n° 1 de Hô Chi Minh-Ville (rue Pasteur), les gens affluent sans cesse pour effectuer leurs démarches. Nous avons assisté, en tant que clients venus faire certifier des documents, à une matinée de travail intense de la part des spécialistes et des notaires. Interrogés sur la possibilité de photographier les documents lors de la certification, sur les registres et sur l'utilisation de la certification électronique, les spécialistes présents nous ont répondu avec enthousiasme et clarté.

Le matin du 1er juillet, la plupart des études notariales privées ont dû se rendre auprès des autorités compétentes pour changer leurs sceaux, tandis que les études notariales d'État, comme l'étude notariale n° 1, ont commencé à travailler conformément à la nouvelle réglementation.

S'adressant au journal SGGP, M. Nguyen Ho Phuong Vinh, chef adjoint du bureau notarial n° 1 de Hô Chi Minh-Ville, a déclaré que sans attendre le 1er juillet, l'unité avait mené une formation interne, élaboré des procédures sur qui fait quoi, comment stocker et comment convertir les documents papier en documents électroniques.

Conformément à la réglementation, à compter du 1er juillet, les actes notariés sur support papier devront être numérisés pour archivage électronique. Les actes notariés établis avant le 1er juillet 2025 seront numérisés et archivés électroniquement selon les modalités de fonctionnement de l'organisme notarial gestionnaire.

Selon M. Vinh, la notarisation électronique est actuellement déployée à Hô-Chi-Minh-Ville comme dans tout le pays, et le logiciel est testé de diverses manières. À Hô-Chi-Minh-Ville, le logiciel CMC a notamment été utilisé pour former le ministère de la Justice, et les études notariales ont pu tester une version de démonstration. Cependant, le plus important reste de répondre aux besoins réels des citoyens.

« Toutes les organisations notariales peuvent s’équiper de systèmes de notarisation électronique, mais si les gens n’en ont pas besoin, ils continueront à privilégier la notarisation papier comme auparavant. La notarisation électronique est actuellement surtout utilisée par les agences et les services qui exigent le dépôt de documents en ligne », a analysé M. Vinh.

Bien que de nombreux points restent à améliorer, M. Vinh est convaincu que, mise en œuvre correctement, la notarisation électronique apportera de nombreux avantages. Si les organismes synchronisent et partagent leurs données, les faux documents deviendront quasiment inexistants. Faux titres de propriété , faux papiers d'identité : tout cela peut être éliminé grâce à la numérisation des données et à leur vérification biométrique (empreintes digitales, photos de l'œil, etc.). Un simple coup d'œil suffit aux notaires pour détecter immédiatement tout document suspect.

Selon le notaire Nguyen Ho Phuong Vinh, la réforme législative vise à mieux servir la population, mais pour que la transition soit véritablement efficace, il faut du temps pour que les gens s'y habituent, une infrastructure technologique synchronisée et un changement de mentalité de la part des notaires et des organismes recevant les documents.

Dès le premier jour d'application de la nouvelle loi, malgré de nombreux ajustements encore nécessaires, l'atmosphère dans les études notariales est encourageante.

Tous les types de documents ne nécessitent pas de photo.

Selon le notaire Nguyen Ho Phuong Vinh, la présence d'une photo du signataire n'est pas systématiquement requise pour la légalisation de tous types de documents. Les prestations de légalisation proposées par les études notariales se déclinent en plusieurs catégories : certification d'actes, certification de copies conformes, certification de signatures et certification de signatures de traducteurs.

Parmi ces procédures, seule la certification des transactions, également appelée légalisation des actes notariés, exige la prise de photos de toutes les parties signataires afin de garantir l'authenticité de la transaction. En outre, certaines activités, telles que la certification de copies conformes, la certification de signatures ou la certification de la signature d'interprètes, ne requièrent pas de photographie.

Cependant, la réglementation relative à la prise de photos lors de la certification d'actes donne parfois lieu à des situations cocasses, voire consternantes. « Par exemple, on nous invite à signer devant le siège, mais il s'agit d'un centre de détention ou d'un lieu où les photos sont interdites. Dans ce cas, un consensus est nécessaire, ou bien le service notarial doit faire preuve de souplesse, ou encore la partie qui nous invite doit créer des conditions adéquates. Il ne peut y avoir de rigidité ; l'une des deux parties devra forcément faire preuve d'initiative », a expliqué M. Vinh.

CAM NUONG

Source : https://www.sggp.org.vn/ngay-dau-ap-dung-luat-cong-chung-moi-nhip-lam-viec-tat-bat-ky-vong-ve-su-thay-doi-lon-post802068.html