Premier jour d'application de la nouvelle loi notariale : rythme de travail soutenu, attentes de grands changements

C'est le premier jour où la loi sur la notarisation de 2024 et le décret 104/2025/ND-CP entrent officiellement en vigueur, ouvrant une période de forte transformation numérique dans les activités de notarisation, en particulier la mise en œuvre de la notarisation électronique et du stockage électronique des dossiers.

Le bureau notarial n°1 de Ho Chi Minh-Ville dispose d'infrastructures et d'équipements tels que des scanners pour servir la notarisation électronique.

Au bureau notarial n° 1 de Hô-Chi-Minh-Ville (rue Pasteur), les démarches se succèdent sans cesse. Pour certifier des documents, nous avons assisté à une matinée de travail urgent de spécialistes et de notaires. À nos questions sur la prise de photos lors de la légalisation de documents, d'archives et de la notarisation électronique, les spécialistes ont répondu avec enthousiasme et clarté.

Le matin du 1er juillet, la plupart des études notariales privées ont dû se rendre auprès des autorités compétentes pour changer leurs sceaux, tandis que les études notariales d'État telles que l'étude notariale n°1 ont commencé à effectuer leurs travaux conformément à la nouvelle réglementation.

S'adressant au journal SGGP, M. Nguyen Ho Phuong Vinh, directeur adjoint du bureau notarial n°1 de Ho Chi Minh-Ville, a déclaré que sans attendre le 1er juillet, l'unité avait mené une formation interne, élaboré des procédures sur qui fait quoi, comment stocker et comment convertir les documents papier en documents électroniques.

Conformément à la réglementation, à compter du 1er juillet, les actes notariés papier devront être convertis en fichiers de données pour le stockage électronique des transactions notariées. Les actes notariés établis avant le 1er juillet 2025 seront convertis et stockés électroniquement conformément aux exigences opérationnelles de l'organisation notariale qui les gère.

Selon M. Vinh, à Hô-Chi-Minh-Ville comme dans tout le pays, la notarisation électronique est actuellement déployée dans de nombreux domaines et le logiciel est également testé de diverses manières. Le logiciel CMC de Hô-Chi-Minh-Ville a notamment été formé au ministère de la Justice, et les études notariales ont également pu tester la version de démonstration du logiciel. Cependant, l'essentiel reste de répondre aux besoins réels de la population.

« Tous les notaires peuvent s'équiper de systèmes de notarisation électronique, mais si les clients n'en ont pas besoin, ils continueront d'opter pour la notarisation papier, comme auparavant. La plupart des notaires électroniques sont actuellement réservés aux agences et services qui exigent la soumission de documents en ligne », a analysé M. Vinh.

Bien qu'il reste encore beaucoup à améliorer, M. Vinh estime que, si elle est mise en œuvre correctement, la notarisation électronique apportera de grands avantages. Si les agences synchronisent et partagent les données, les faux documents disparaîtront presque complètement. Faux titres de propriété , faux papiers d'identité : tout peut être éliminé si les données sont numérisées et vérifiées par biométrie, empreintes digitales, photos… Les notaires n'ont qu'à les consulter pour les détecter immédiatement.

Selon le notaire Nguyen Ho Phuong Vinh, le changement de loi vise à mieux servir le peuple, mais pour que la conversion soit vraiment efficace, il faut du temps pour que les gens s'y habituent, cela nécessite une infrastructure technologique synchrone et un changement de mentalité de la part des notaires et des agences recevant les documents.

Au premier jour de mise en œuvre de la nouvelle loi, même s'il reste encore beaucoup de choses à régler, l'ambiance dans les études notariales montre un signal positif.

Tous les types de documents ne nécessitent pas de photo.

Selon le notaire Nguyen Ho Phuong Vinh, tous les types de documents notariés ne nécessitent pas une photo du signataire. Les activités de notarisation des organisations notariales sont divisées en plusieurs types, notamment la certification des transactions, la certification des copies conformes des originaux, la certification des signatures et la certification des signatures des traducteurs.

Parmi ces actes, seule la certification des transactions, aussi appelée acte notarié, nécessite la prise de photos de toutes les parties signataires afin de garantir l'authenticité de la transaction. De plus, certaines activités, comme la certification de copies à partir d'originaux, la certification de signatures ou la certification de la signature d'interprètes, ne nécessitent pas de photos.

Cependant, la réglementation relative à la prise de photos lors de la certification des transactions donne parfois lieu à des situations mi-rieuse, mi-critique. « Par exemple, on nous invite à signer devant le siège social, mais il s'agit d'un centre de détention ou d'un lieu où la prise de photos est interdite. Dans ce cas, il faut un consensus, ou bien le service notarial doit faire preuve de souplesse, ou bien la partie invitante doit créer des conditions appropriées. La situation ne peut être rigide ; l'une des deux parties devra certainement s'adapter de manière proactive », a expliqué M. Vinh.

Tous les types de documents ne nécessitent pas de photo.

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