Quels documents et dossiers dans le domaine de l’éducation sont archivés de façon permanente ?

Le Ministère de l'Éducation et de la Formation vient d'annoncer un projet de Circulaire réglementant la durée de conservation des dossiers et documents dans le domaine de l'éducation et de la formation, remplaçant la circulaire réglementant la durée de conservation des documents professionnels du secteur de l'éducation émise en 2016.

En conséquence, le projet de circulaire réglementant la durée de conservation des dossiers et documents dans le domaine de l'éducation et de la formation s'applique aux unités relevant et directement rattachées au ministère de l'Éducation et de la Formation ; aux départements de l'Éducation et de la Formation ; aux départements de l'Éducation et de la Formation ; à l'enseignement préscolaire, à l'enseignement général, à la formation continue, aux universités, aux collèges pédagogiques, aux écoles spécialisées, aux autres établissements d'enseignement exerçant des activités éducatives sous la responsabilité de gestion de l'État du ministère de l'Éducation et de la Formation et aux agences, organisations et individus concernés.

200 types d'enregistrements et de documents sont stockés en permanence

En conséquence, ce règlement prévoit plus de 200 types de dossiers et de documents conservés de manière permanente. Par exemple, les dossiers approuvant la politique de création ou autorisant la création d'universités, les dossiers reconnaissant les universités privées à but non lucratif et les dossiers autorisant le transfert de formation au niveau universitaire.

Les documents d’admission à l’université font partie des documents archivés en permanence dans le secteur de l’éducation.

Documents sur l'admission aux niveaux de doctorat, de maîtrise, d'université et de collège, tels que les dossiers déterminant les objectifs annuels d'admission, les dossiers élaborant des plans pour assurer la qualité des données d'admission, les scores de référence, les décisions d'admission et les listes d'admission.

Documents relatifs à la reconnaissance des diplômes universitaires tels que les décisions de reconnaissance des diplômes et d'octroi des diplômes, les listes de diplômés, les dossiers de reconnaissance des diplômes ; dossiers et documents relatifs à la formation doctorale tels que les dossiers d'autorisation de formation, de suspension d'inscription, de révocation de la décision d'autoriser la formation dans les majeures et spécialités doctorales ; dossiers d'autorisation de coopérer à la formation doctorale avec des établissements d'enseignement nationaux ; relevés de notes résumant les résultats d'apprentissage par semestre, année scolaire, cours ; dossiers de reconnaissance des diplômes et d'octroi des diplômes de doctorat ; dossiers d'évaluation de thèse de doctorat de niveau élémentaire ; dossiers de demande de soutenance de thèse de doctorat au niveau de l'école ou de l'institut...

Registres et documents conservés pendant 20 ans ou plus

Concernant la durée de conservation de 70 ans, un seul fichier est disponible pour constituer une base de données sur le personnel des fonctionnaires, des enseignants et des administrateurs de l'éducation. Il s'agit d'un nouveau contenu, qui n'était pas inclus dans la circulaire de 2016.

Il existe 3 types de documents qui sont archivés pendant 30 ans, notamment les dossiers d'évaluation des mémoires de maîtrise, les dossiers d'évaluation des mémoires de maîtrise et le traitement des résultats d'évaluation des mémoires de maîtrise en cas de plainte et si le mémoire de maîtrise est évalué par le conseil d'évaluation comme répondant aux exigences ou à un niveau supérieur.

Il existe plus de 80 dossiers papier qui doivent être conservés pendant 20 ans, tels que les dossiers sur la création du conseil d'école et la nomination du président du conseil de l'université publique ; les documents sur la reconnaissance des diplômes universitaires ; les projets de fin d'études universitaires et les thèses qui sont évalués par le conseil comme répondant aux exigences ou à un niveau supérieur ; les dossiers de programme et les sujets de recherche scientifique des enseignants et chercheurs au niveau ministériel ; les dossiers sur la sélection et l'affectation des étudiants pré-universitaires pour étudier dans les universités, les collèges et les écoles intermédiaires ; les tableaux récapitulatifs des résultats d'apprentissage et de formation des élèves du primaire, etc.

Les dossiers et documents sont conservés pendant 2 à 10 ans

Sont archivés pendant 10 ans les documents suivants : relevés de notes de chaque matière incluant les résultats des tests, les résultats des examens, les résultats des cours universitaires ; dossiers approuvant les résultats des examens universitaires de fin de semestre ; dossiers examinant les résultats des examens de fin de semestre, relevés de notes de chaque matière incluant les résultats des tests, les résultats des examens, les résultats des cours de niveau master, etc.

Dans les 5 ans, il y a des documents : projets de fin d'études et thèses qui ne répondent pas aux exigences du niveau universitaire ; documents de candidature et examens de master ; relevés de notes de chaque matière comprenant les résultats des tests, les résultats des examens, les résultats des matières de niveau master ; documents pour la révision des résultats des examens de fin de cursus, examens de fin de cursus au niveau doctoral...

Pendant ce temps, les rapports de stage de fin d'études universitaires et collégiales sont archivés pendant 3 ans ; les sujets d'examen et autres documents liés aux examens et aux examens de fin d'études universitaires et collégiales sont archivés pendant 2 ans.

Le texte intégral du projet de circulaire réglementant la durée de conservation des dossiers et documents dans le domaine de l'éducation et de la formation peut être consulté ICI

Différences entre l'ancienne et la nouvelle réglementation

Alors que l'ancienne circulaire comptait 274 types de documents, le nouveau projet de circulaire en compte jusqu'à 387. Des changements ont été apportés : l'ancien règlement sur les documents d'échange en matière d'éducation et de formation n'était valable que 10 ans, tandis que le nouveau projet ne l'est que pour 5 ans ; l'ancien règlement sur la compilation, la sélection, l'évaluation, l'approbation et l'utilisation du matériel pédagogique et des manuels scolaires pour tous les niveaux de l'enseignement universitaire était valable 20 ans, tandis que le nouveau règlement est permanent.

Par ailleurs, la liste des organismes internationaux d'évaluation et d'accréditation de la qualité de l'éducation reconnus par le Vietnam, conformément à l'ancienne réglementation, est conservée pendant 20 ans, contre 10 ans selon la nouvelle version. Les documents relatifs à la création ou à l'autorisation de création, de dissolution, de changement de nom, d'octroi, de renouvellement de licence d'exploitation et de suspension des activités d'évaluation de la qualité de l'éducation des organismes d'évaluation de la qualité de l'éducation, tels que définis dans l'ancienne circulaire, sont conservés en permanence, contre 10 ans selon la nouvelle version.

Source: https://thanhnien.vn/tai-lieu-ho-so-nao-trong-linh-vuc-giao-duc-duoc-luu-tru-vinh-vien-18524122816381055.htm