Quels documents et archives du domaine de l'éducation sont archivés de façon permanente ?

Le ministère de l'Éducation et de la Formation vient d'annoncer un projet de circulaire réglementant la durée de conservation des dossiers et documents dans le domaine de l'éducation et de la formation, remplaçant la circulaire réglementant la durée de conservation des documents professionnels du secteur de l'éducation publiée en 2016.

En conséquence, le projet de circulaire réglementant la durée de conservation des dossiers et documents dans le domaine de l'éducation et de la formation s'applique aux unités relevant du ministère de l'Éducation et de la Formation et relevant directement de celui-ci ; aux directions de l'Éducation et de la Formation ; aux établissements préscolaires, d'enseignement général, de formation continue, aux universités, aux écoles normales supérieures, aux écoles spécialisées, aux autres établissements d'enseignement menant des activités éducatives sous la responsabilité de l'État et relevant du ministère de l'Éducation et de la Formation, ainsi qu'aux organismes, organisations et personnes concernées.

200 types d'archives et de documents sont conservés de façon permanente.

En conséquence, ce règlement prévoit la conservation permanente de plus de 200 types de documents et d'archives. Il s'agit, par exemple, des documents approuvant la politique de création ou d'autorisation de création d'universités, des documents reconnaissant les universités privées à but non lucratif et des documents autorisant le transfert de formations vers le niveau universitaire.

Les documents d'admission à l'université figurent parmi les documents archivés de façon permanente dans le secteur de l'éducation.

Documents relatifs à l'admission aux programmes de doctorat, de maîtrise, d'université et de collège, tels que les dossiers déterminant les objectifs annuels d'admission, les dossiers élaborant des plans visant à assurer la qualité des données d'admission, les scores de référence, les décisions d'admission et les listes d'admission.

Documents relatifs à la reconnaissance des diplômes universitaires, tels que les décisions de reconnaissance et d'attribution de diplômes, les listes de diplômés et les dossiers de reconnaissance des diplômes ; dossiers et documents relatifs à la formation doctorale, tels que les autorisations de formation, les suspensions d'inscription, les révocations d'autorisation de formation dans les domaines et spécialités doctoraux ; autorisations de coopération en formation doctorale avec des établissements d'enseignement nationaux ; relevés de notes résumant les résultats d'apprentissage par semestre, année universitaire et cours ; dossiers de reconnaissance des diplômes et d'attribution de doctorat ; dossiers d'évaluation des thèses de doctorat de niveau initial ; dossiers de demande de soutenance de thèse de doctorat au niveau de l'établissement ou de l'institut…

Les dossiers et documents sont conservés pendant 20 ans ou plus.

Concernant la période de conservation de 70 ans, un seul fichier est nécessaire pour constituer une base de données sur le personnel des fonctionnaires, des enseignants et des administrateurs scolaires. Ce contenu est nouveau et n'était pas inclus dans la circulaire de 2016.

Il existe 3 types de documents archivés pendant 30 ans, notamment les dossiers d'évaluation des mémoires de maîtrise, les dossiers d'appréciation des mémoires de maîtrise et le traitement des résultats d'appréciation des mémoires de maîtrise en cas de plainte et si le jury d'évaluation considère que le mémoire de maîtrise répond aux exigences ou les dépasse.

Il existe plus de 80 dossiers papier qui doivent être conservés pendant 20 ans, tels que les dossiers relatifs à la création du conseil scolaire et à la nomination du président du conseil de l'université publique ; les documents relatifs à la reconnaissance des diplômes universitaires ; les projets et thèses de fin d'études universitaires évalués par le conseil comme répondant aux exigences ou les dépassant ; les dossiers de programme et les sujets de recherche scientifique des enseignants et chercheurs au niveau ministériel ; les dossiers relatifs à la sélection et à l'affectation des élèves du secondaire aux universités, collèges et lycées ; les tableaux récapitulatifs des résultats d'apprentissage et de formation des élèves du primaire, etc.

Les dossiers et documents sont conservés pendant 2 à 10 ans.

Les documents suivants sont archivés pour une durée de 10 ans : relevés de notes de chaque matière, y compris les notes des tests, des examens et des cours universitaires ; dossiers d’approbation des résultats des examens de fin de semestre universitaires ; dossiers de révision des résultats des examens de fin de semestre, relevés de notes de chaque matière, y compris les notes des tests, des examens et des cours de niveau master, etc.

Dans un délai de 5 ans, on trouve les documents suivants : projets de fin d’études et thèses ne répondant pas aux exigences universitaires ; dossiers de candidature et résultats d’examens de master ; relevés de notes pour chaque matière, y compris les notes de contrôle continu, d’examen et les notes des matières de master ; documents pour l’évaluation des résultats des examens de fin de cursus, examens de fin de cursus de doctorat…

Par ailleurs, les rapports de stage de fin d'études universitaires et collégiales sont archivés pendant 3 ans ; les copies d'examen et autres documents relatifs aux examens de fin d'études universitaires et collégiales sont archivés pendant 2 ans.

Le texte intégral du projet de circulaire régissant la durée de conservation des dossiers et documents dans le domaine de l'éducation et de la formation est disponible ici.

Différences entre l'ancienne et la nouvelle réglementation

Alors que l'ancienne circulaire recensait 274 types de documents, le nouveau projet de circulaire en compte jusqu'à 387. Plusieurs modifications ont été apportées : l'ancien règlement relatif aux échanges de documents en matière d'éducation et de formation était valable pour une durée de 10 ans, contre 5 ans dans le nouveau projet ; de même, l'ancien règlement concernant la compilation, la sélection, l'évaluation, l'approbation et l'utilisation du matériel pédagogique et des manuels pour tous les niveaux d'enseignement universitaire était valable pour 20 ans, tandis que le nouveau règlement est permanent.

Par ailleurs, la liste des organismes internationaux d'évaluation et d'accréditation de la qualité de l'éducation reconnus par le Vietnam était conservée pendant 20 ans selon l'ancienne réglementation, contre 10 ans dans le nouveau projet. De même, les registres relatifs à la création, l'autorisation de création, la dissolution, le changement de nom, l'octroi ou le renouvellement des licences d'exploitation, ainsi que la suspension des activités d'évaluation de la qualité de l'éducation des organismes concernés étaient conservés indéfiniment, contre seulement 10 ans dans le nouveau projet.

Source : https://thanhnien.vn/tai-lieu-ho-so-nao-trong-linh-vuc-giao-duc-duoc-luu-tru-vinh-vien-18524122816381055.htm