Le Ministère de l'Éducation et de la Formation vient d'annoncer un projet de Circulaire réglementant la durée de conservation des dossiers et documents dans le domaine de l'éducation et de la formation, remplaçant la circulaire réglementant la durée de conservation des documents professionnels du secteur de l'éducation émise en 2016.
En conséquence, le projet de circulaire stipule la période de conservation des dossiers et documents dans le domaine de l'éducation et de la formation applicable aux unités relevant et directement du ministère de l'Éducation et de la Formation ; aux départements de l'Éducation et de la Formation ; aux départements de l'Éducation et de la Formation ; à l'enseignement préscolaire, à l'enseignement général, à la formation continue, aux universités, aux collèges d'éducation, aux écoles spécialisées, aux autres établissements d'enseignement exerçant des activités éducatives sous la responsabilité de gestion de l'État du ministère de l'Éducation et de la Formation et aux agences, organisations et individus concernés.
200 types d'enregistrements et de documents sont stockés en permanence
En conséquence, ce règlement prévoit plus de 200 types de dossiers et de documents conservés de manière permanente. Par exemple, les dossiers approuvant la politique de création ou d'autorisation de création d'universités, les dossiers reconnaissant les universités privées à but non lucratif et les dossiers autorisant la formation au niveau universitaire.
Les documents d’admission à l’université font partie des documents archivés en permanence dans le secteur de l’éducation.
Documents relatifs à l'admission aux programmes de doctorat, de maîtrise, d'université et de collège d'éducation, tels que les dossiers de détermination des objectifs d'admission annuels, les dossiers d'élaboration de plans visant à garantir la qualité des données d'admission, les scores de référence, les décisions d'admission et les listes d'admission.
Documents sur la reconnaissance des diplômes universitaires tels que les décisions de reconnaissance des diplômes et d'octroi de diplômes, les listes de diplômés, les dossiers de reconnaissance des diplômes ; dossiers et documents sur la formation doctorale tels que les dossiers d'autorisation de formation, de suspension d'inscription, de révocation de la décision d'autoriser la formation dans les majeures et spécialités doctorales ; dossiers d'autorisation de coopérer à la formation doctorale avec des établissements d'enseignement nationaux ; relevés de notes résumant les résultats d'apprentissage par semestre, année scolaire, cours ; dossiers de reconnaissance des diplômes et d'octroi de diplômes de doctorat ; dossiers d'évaluation de thèse de doctorat de niveau de base ; dossiers de demande de soutenance de thèse de doctorat au niveau de l'école ou de l'institut, etc.
Registres et documents conservés pendant 20 ans ou plus
Concernant la durée de conservation de 70 ans, un seul fichier est disponible pour constituer une base de données des fonctionnaires, des enseignants et des administrateurs de l'éducation. Il s'agit d'un nouveau contenu, qui n'était pas inclus dans la circulaire de 2016.
Il existe 3 types de documents qui sont archivés pendant 30 ans, notamment les dossiers d'évaluation des mémoires de maîtrise, les dossiers d'évaluation des mémoires de maîtrise et le traitement des résultats d'évaluation des mémoires de maîtrise en cas de plainte et si le mémoire de maîtrise est évalué par le conseil d'évaluation comme répondant aux exigences ou à un niveau supérieur.
Il existe plus de 80 documents papier qui doivent être conservés pendant 20 ans, tels que les documents relatifs à la création du conseil scolaire et à la nomination du président du conseil des universités publiques ; les documents sur la reconnaissance des diplômes universitaires ; les projets de fin d'études universitaires et les thèses qui sont évalués par le conseil comme satisfaisants ou plus ; les documents sur les programmes et les sujets de recherche scientifique des enseignants et des chercheurs au niveau du ministère et de l'industrie ; les documents sur la sélection et l'affectation des étudiants pré-universitaires pour étudier dans les universités, les collèges et les écoles intermédiaires ; les tableaux récapitulatifs des résultats d'apprentissage et de formation des élèves du primaire, etc.
Les dossiers et documents sont conservés pendant 2 à 10 ans
Sont archivés pendant 10 ans les documents suivants : relevés de notes de chaque matière incluant les résultats des tests, les résultats des examens, les résultats des cours universitaires ; les dossiers d'approbation des résultats des examens de fin de cours universitaires ; les dossiers d'approbation des résultats des examens de fin de cours, relevés de notes de chaque matière incluant les résultats des tests, les résultats des examens, les résultats des cours de niveau master, etc.
Dans les 5 ans, il y a des documents : projets de fin d'études et thèses qui ne répondent pas aux exigences du niveau universitaire ; documents de candidature et examens de master ; relevés de notes de chaque matière comprenant les résultats des tests, les résultats des examens, les résultats des matières de niveau master ; documents révisant les résultats des examens finaux, les examens finaux de niveau doctorat...
Pendant ce temps, les rapports de stage de fin d'études universitaires et collégiales sont archivés pendant 3 ans ; les sujets d'examen et autres documents liés aux examens et aux examens de fin d'études universitaires et collégiales sont archivés pendant 2 ans.
Texte intégral du projet de circulaire réglementant la durée de conservation des dossiers et documents dans le domaine de l'éducation et de la formation, les lecteurs peuvent le consulter ICI
Différences entre l'ancienne et la nouvelle réglementation
Alors que l'ancienne circulaire comptait 274 types de documents, le nouveau projet de circulaire en compte jusqu'à 387. Des changements ont été apportés : l'ancien règlement sur les documents d'échange en matière d'éducation et de formation n'était valable que 10 ans, mais le nouveau projet ne l'est que pour 5 ans ; l'ancien règlement sur la compilation, la sélection, l'évaluation, l'approbation et l'utilisation du matériel pédagogique et des manuels scolaires pour tous les niveaux de l'enseignement universitaire était valable 20 ans, mais le nouveau règlement est permanent.
Par ailleurs, la liste des organismes internationaux d'évaluation et d'accréditation de la qualité de l'éducation reconnus par le Vietnam, conformément à l'ancienne réglementation, est conservée pendant 20 ans, tandis que la nouvelle version la conserve pendant 10 ans. Les registres de création ou d'autorisation de création, de dissolution, de changement de nom, d'octroi, de renouvellement de licence d'exploitation et de suspension des activités d'évaluation de la qualité de l'éducation des organismes d'évaluation de la qualité de l'éducation figurant dans l'ancienne circulaire sont conservés en permanence, tandis que la nouvelle version la conserve pendant 10 ans.
Source : https://thanhnien.vn/tai-lieu-ho-so-nao-trong-linh-vuc-giao-duc-duoc-luu-tru-vinh-vien-18524122816381055.htm
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