Accélérez les progrès, évitez l'accumulation de travail.

Le 30 août, le ministre Nguyen Manh Hung a présidé la conférence de gestion d'État d'août 2024 du ministère de l'Information et des Communications .

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La Conférence de gestion d'État d'août 2024 du ministère de l'Information et des Communications s'est tenue le 30 août, en format hybride (présentiel et en ligne). Photo : Le Anh Dung

La conférence, qui s'est déroulée à la fois en présentiel et en ligne, a également réuni les vice-ministres de l'Information et des Communications Phan Tam, Pham Duc Long, Nguyen Huy Dung, Nguyen Thanh Lam ; le vice-président du Comité populaire de la ville de Hai Phong, Hoang Minh Cuong, ainsi que les directeurs et directeurs adjoints des agences, unités et entreprises relevant du ministère.

Les statistiques mises à jour par le Bureau du Ministère de l'Information et des Communications lors de la conférence ont montré qu'au cours des 8 premiers mois de 2024, le secteur de l'information et des communications a continué de croître en termes de revenus, de bénéfices, de paiements budgétaires ainsi que de contribution au PIB du pays, avec un taux de croissance de 20 à 25,5 % par rapport à la même période de l'année précédente.

En août, le ministère de l'Information et des Communications a organisé une série d'activités marquantes pour célébrer le 79e anniversaire de la tradition de l'industrie des technologies de l'information et des communications, notamment : des cérémonies d'offrande d'encens dans la zone de sécurité de Dinh Hoa, à Thai Nguyen, et au cimetière des martyrs de l'industrie des technologies de l'information et des communications à Tay Ninh ; des rencontres avec plus de 400 cadres retraités du Nord, du Centre et du Sud ; la projection d'une cartographie 3D au siège du ministère retraçant l'histoire de la formation et du développement de l'industrie des technologies de l'information et des communications ; et une discussion entre le ministre et l'ensemble des cadres et employés du ministère sur la tradition et l'histoire de l'industrie, ainsi que sur les opportunités, les défis, les missions et les tâches de la génération actuelle.

Parallèlement, de nombreuses activités professionnelles continuent d'être assurées de manière stable et efficace par les agences et les unités du Ministère. Cependant, l'examen mené par le Bureau du Ministère de l'Information et des Communications révèle que, outre les quelque 150 tâches accomplies par les unités en août, un certain nombre d'entre elles accusent encore un retard par rapport aux délais fixés par la direction du Ministère. Le Ministre Nguyen Manh Hung a demandé aux responsables des unités concernées de s'attacher à accélérer le processus de règlement des dossiers, afin d'éviter l'accumulation des retards.

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Statistiques sur l'évolution du secteur de l'information et de la communication au cours des huit premiers mois de l'année. Photo : Ministère de l'Information et de la Communication

Le ministre Nguyen Manh Hung a réaffirmé à maintes reprises l'idée que les dirigeants ont la responsabilité d'investir dans la technologie et de développer des outils numériques pour réduire la charge de travail et aider les fonctionnaires, les employés du secteur public et les travailleurs.

Lors de la réunion de l'ensemble du personnel du ministère de l'Information et des Communications, le 28 août, le chef du secteur a présenté deux projets sur lesquels le ministère s'attache à réduire la charge de travail des employés : le développement d'un assistant virtuel destiné au personnel et aux fonctionnaires ; et la mise en place d'un système de rapports en ligne visant à réduire de dix fois par an le nombre de rapports transmis par le département de l'Information et des Communications au ministère, et ainsi réduire le temps de traitement de ces rapports par les agences et les unités du ministère.

L'examen des progrès et des résultats de la mise en œuvre des deux tâches importantes susmentionnées occupera la majeure partie du temps de la conférence de gestion d'État du ministère de l'Information et des Communications d'août 2024. En particulier, le système de rapports en ligne est expérimenté par le Bureau du ministère de l'Information et des Communications depuis la mi-juillet, dans le but d'une transformation numérique globale du travail de synthèse des rapports, tout en optimisant les processus et en minimisant les délais, les coûts et les ressources humaines.

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Le ministre Nguyen Manh Hung a souligné que l'objectif de la mise en place du signalement en ligne est de permettre aux échelons inférieurs de ne plus avoir à rendre compte aux échelons supérieurs. Photo : Le Anh Dung

Le ministre Nguyen Manh Hung a demandé au Bureau du ministère de l'Information et des Communications de préparer un rapport thématique sur la mise en œuvre du système de signalement en ligne, en collaboration avec les agences et unités spécialisées du ministère et les départements de l'Information et des Communications des régions voisines, concernant le contenu de la modification du formulaire de signalement des agences et unités.

Précisant que l'objectif du système de reporting en ligne est de parvenir à un point où les subordonnés n'auront plus besoin de rendre compte à leurs supérieurs, le chef du secteur de l'information et des communications a également énoncé l'exigence suivante : à partir des données mises à jour périodiquement par les départements de l'information et des communications sur le système, les directeurs et les chefs de division devront établir des rapports mensuels ou ponctuels sur la situation opérationnelle sur le terrain sous leur responsabilité.

La constitution d'une base de connaissances est la principale tâche lorsqu'on travaille comme assistant virtuel auprès des fonctionnaires.

La majeure partie du temps de la conférence de gestion de l'État d'août a été consacrée à la démonstration de l'assistant virtuel de l'Agence nationale de transformation numérique et de l'Agence d'information étrangère, ainsi qu'à des échanges et des discussions visant à trouver des solutions réalisables, notamment en construisant d'excellents systèmes de connaissances pour les unités.

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M. Do Lap Hien, représentant de l'Agence nationale de transformation numérique, a fait la démonstration de l'assistant virtuel de l'unité lors de la conférence. Photo : Le Anh Dung

Le ministère de l'Information et des Communications s'est fixé pour objectif d'être un pionnier dans l'utilisation des assistants virtuels pour les activités professionnelles. Son assistant virtuel combine des systèmes de connaissances experts développés par des humains et de vastes modèles de langage issus de l'intelligence artificielle. En encourageant l'utilisation des assistants virtuels pour faciliter le travail, les services contribuent également à l'accumulation de connaissances organisationnelles, un atout précieux à transmettre aux générations futures.

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Pham Anh Tuan, directeur du département de l'information extérieure, explique comment devenir assistant virtuel au sein du département. Photo : Le Anh Dung

À travers la démonstration des assistants virtuels des deux unités, le ministre Nguyen Manh Hung a réitéré le point de vue du ministère sur le développement d'assistants virtuels au service des cadres et des fonctionnaires, à savoir que la mise en place d'un système de connaissances est importante et primordiale ; l'excellence des assistants virtuels au service des cadres et des fonctionnaires doit avant tout reposer sur ce système de connaissances.

En réponse aux préoccupations des unités quant à l'accélération de la mise en place d'un système de connaissances, le ministre Nguyen Manh Hung a suggéré une méthode en plusieurs étapes : examiner les questions existantes afin de déterminer si elles sont courantes dans les pratiques de travail de l'unité ; utiliser ChatGPT pour répondre aux questions simples ; répartir la tâche de répondre aux nouvelles questions, notamment les questions doubles intégrant plusieurs contenus, entre les employés de l'unité ; enfin, valider les réponses lors d'une réunion afin d'en évaluer l'exactitude et de les intégrer au système de connaissances de l'unité. Cette dernière étape vise à garantir que pour chaque processus, chaque tâche, le système ne fournisse qu'une seule réponse. « Voilà comment nous utilisons ChatGPT dans la gestion publique ! », a déclaré le ministre Nguyen Manh Hung.

Lors de la conférence, le ministre Nguyen Manh Hung a chargé le vice-ministre Pham Duc Long de superviser et d'accélérer la mise en place d'un assistant virtuel pour l'Agence nationale de transformation numérique. Par la suite, après avoir comparé les plans de développement de cet assistant virtuel au sein de l'Agence nationale de transformation numérique et du Département de l'information extérieure, les responsables du ministère approuveront le plan et donneront des instructions aux autres services pour sa mise en œuvre.

Le ministère de l'Information et des Communications espère que les assistants virtuels transformeront le système de connaissances et les méthodes de travail des fonctionnaires d'État et optimiseront le fonctionnement de l'ensemble du système de la fonction publique vietnamienne.