संगठनात्मक पुनर्गठन की प्रक्रिया के दौरान दस्तावेज़ और अभिलेखीय कार्य के प्रबंधन को कड़ा करना।

किन्हतेदोथी-दस्तावेजों और दस्तावेज डेटाबेस को अवैध रूप से जब्त करना, स्थानांतरित करना या नष्ट करना सख्त मना है; तंत्र को व्यवस्थित करने की प्रक्रिया के दौरान दस्तावेजों और दस्तावेज डेटाबेस को नुकसान पहुंचाने या खोने की अनुमति नहीं है...

यह गृह मंत्रालय के 19 मार्च के आधिकारिक डिस्पैच संख्या 414/BNV-VTLTNN की एक उल्लेखनीय सामग्री है, जो पोलित ब्यूरो के निष्कर्ष संख्या 127-KL/TW के अनुसार राजनीतिक प्रणाली के तंत्र को पुनर्गठित करने की प्रक्रिया में दस्तावेज़ और अभिलेखीय कार्य के प्रबंधन को मजबूत करने के लिए प्रांतों और केंद्र द्वारा संचालित शहरों की पीपुल्स कमेटियों को भेजा गया था।

दस्तावेजों को अवैध रूप से रखना, स्थानांतरित करना या नष्ट करना सख्त मना है।

दस्तावेज़ में स्पष्ट रूप से कहा गया है कि, सुचारू और निरंतर दस्तावेज़ और अभिलेखीय कार्य सुनिश्चित करने के लिए, और पोलित ब्यूरो के निष्कर्ष संख्या 127-केएल/टीडब्ल्यू दिनांक 28 फरवरी, 2025 के अनुसार राजनीतिक प्रणाली के पुनर्गठन को पूरा करने से पहले, उसके दौरान और बाद में दस्तावेजों के सुरक्षित प्रबंधन को सुनिश्चित करने के लिए, सचिवालय और गृह मंत्रालय प्रांत या केंद्र द्वारा संचालित शहर की पीपुल्स कमेटी के अध्यक्ष से अनुरोध करते हैं कि वे स्थानीय सरकारी तंत्र के पुनर्गठन की प्रक्रिया में दस्तावेज़ और अभिलेखीय कार्य के प्रबंधन को मजबूत करने के लिए कई आवश्यक कार्यों के कार्यान्वयन को तत्काल निर्देशित करें।

सबसे पहले , दस्तावेजों और अभिलेखागार पर कानूनी नियमों को ठीक से और पूरी तरह से लागू करना, आवश्यकताओं को पूरा करना: एजेंसियों और संगठनों की गतिविधियों के दौरान बनाए गए सभी दस्तावेजों और दस्तावेज़ डेटाबेस को प्रत्येक संग्रह के अनुसार केंद्रीय रूप से, समान रूप से और सुरक्षित रूप से प्रबंधित किया जाना चाहिए; किसी भी एजेंसी या संगठन के दस्तावेजों और दस्तावेज़ डेटाबेस को उस एजेंसी या संगठन के संग्रह के अनुसार सांख्यिकीय रूप से एकत्र किया जाना चाहिए।

परिचालन की समाप्ति की तिथि से एजेंसियों और संगठनों के अभिलेखागार को बंद कर दें; परिचालन के विलय या समाप्ति पर सक्षम प्राधिकारी के निर्णय के प्रभावी होने की तिथि से एजेंसियां ​​और संगठन अपने प्राधिकार के तहत प्रशासनिक दस्तावेज जारी नहीं करेंगे।

संगठनात्मक व्यवस्था से पहले और उसके दौरान, दस्तावेजों और डेटाबेस को प्रांतीय ऐतिहासिक अभिलेखागार और व्यवस्था से पहले प्रशासनिक इकाई (एडीयू) के एजेंसी अभिलेखागार (या वर्तमान भंडारण स्थान) के अभिलेखागार में संरक्षित किया जाना चाहिए।

विशेष रूप से, दस्तावेजों और दस्तावेज़ डेटाबेस को अवैध रूप से जब्त करना, स्थानांतरित करना या नष्ट करना सख्त वर्जित है; उपकरण को व्यवस्थित करने की प्रक्रिया के दौरान दस्तावेजों और दस्तावेज़ डेटाबेस को नुकसान पहुंचाने या खोने की अनुमति नहीं है।

दूसरा , प्रांतीय ऐतिहासिक अभिलेखागार एजेंसियों, संगठनों और प्रशासनिक इकाइयों के प्रमुखों के साथ समन्वय करने और उन्हें प्राप्त करने के लिए जिम्मेदार हैं, ताकि प्रांत में सभी अभिलेखीय दस्तावेजों और दस्तावेज़ डेटाबेस को साइट पर संरक्षित या अस्थायी रूप से संरक्षित किया जा सके और संगठनात्मक संरचना के पुनर्गठन के बाद नई एजेंसियों, संगठनों और प्रशासनिक इकाइयों को उनके प्रबंधन प्राधिकरण के अनुसार दस्तावेज सौंपे जा सकें।

तीसरा , संगठनात्मक व्यवस्था के बाद दस्तावेजों और दस्तावेज़ डेटाबेस का हस्तांतरण अभिलेखीय प्रबंधन प्राधिकरण पर कानूनी नियमों के अनुसार किया जाता है।

चौथा , विशेष सार्वजनिक सेवा के लिए मुहरों और डिजिटल हस्ताक्षर प्रमाणपत्रों के प्रबंधन और उपयोग पर कानूनी नियमों को सख्ती से लागू करना; राज्य के रहस्यों की रक्षा करना और तंत्र के पुनर्गठन की प्रक्रिया में सांख्यिकीय कार्य, पैकेजिंग, हैंडओवर, संरक्षण और उपयोग करते समय सूचना, दस्तावेजों और डेटा की सुरक्षा सुनिश्चित करना।

नई एजेंसियों और संगठनों के दस्तावेजों, अभिलेखों और पाठ प्रतीकों के लिए पहचान कोड की सूची पर विनियम

प्रांतों और केंद्र शासित नगरों की जन समितियों के लिए, गृह मंत्रालय अनुरोध करता है कि प्रांतीय जन समिति के अध्यक्ष अपने कर्तव्यों और शक्तियों के दायरे में स्थानीय स्तर पर अभिलेखागार के राज्य प्रबंधन के कार्यान्वयन में प्रमुख के रूप में ज़िम्मेदारी लें; तंत्र के पुनर्गठन की पूरी प्रक्रिया के दौरान कानूनी नियमों के अनुसार प्रबंधन प्राधिकरण के अंतर्गत दस्तावेज़ों और दस्तावेज़ डेटाबेस की सुरक्षा सुनिश्चित करें। दस्तावेज़ और अभिलेखीय कार्य के राज्य प्रबंधन को मज़बूत करने के लिए प्रांतीय जन समिति के अध्यक्ष का निर्देश तत्काल जारी करें।

साथ ही, परियोजना में प्रांतीय स्तर पर राज्य के ऐतिहासिक अभिलेखागार को पुनर्गठित करने के लिए एक योजना विकसित करना, सभी स्तरों पर प्रशासनिक इकाइयों को व्यवस्थित और पुनर्गठित करना और दो-स्तरीय स्थानीय सरकार संगठन मॉडल का निर्माण करना, इसे मूल्यांकन और कार्यान्वयन के लिए सक्षम अधिकारियों को प्रस्तुत करना आवश्यक है।

संगठनात्मक व्यवस्था पूरी करने के तुरंत बाद, प्रबंधन के तहत नई एजेंसियों और संगठनों के दस्तावेजों, अभिलेखों और दस्तावेज़ प्रतीकों के लिए पहचान कोड की सूची निर्धारित करने वाला एक दस्तावेज तुरंत जारी करना आवश्यक है; नई एजेंसियों और संगठनों के प्रमुखों को उनके प्रबंधन प्राधिकरण के तहत दस्तावेज और डेटाबेस प्राप्त करने का निर्देश देना; नई जमीनी स्तर की प्रशासनिक इकाइयों के प्रमुखों को प्रांतीय ऐतिहासिक अभिलेखागार द्वारा अस्थायी रूप से प्रबंधित प्रबंधन क्षेत्र के कमरों और गोदामों में दस्तावेज प्राप्त करने के लिए निर्देशित करना।

साथ ही, सिस्टम का प्रबंधन और संचालन करने वाली इकाई को निर्देश देना आवश्यक है कि वह अपने प्रबंधन के तहत एजेंसियों और संगठनों के दस्तावेज़ जारी करने और कार्य निपटान गतिविधियों की निरंतरता सुनिश्चित करने के लिए तकनीकी समाधान लागू करे।

गृह मंत्रालय ने राजनीतिक व्यवस्था के तंत्र को पुनर्गठित करने की प्रक्रिया में दस्तावेज़ और अभिलेखीय कार्य के प्रबंधन को मजबूत करने का प्रस्ताव रखा (फोटो: वीएनए)

प्रांतीय जन समिति के अध्यक्ष के निर्देश को लागू करने के लिए एक योजना जारी करें

गृह मंत्रालय के लिए, आधिकारिक प्रेषण प्रांतीय जन समिति के अध्यक्ष से अनुरोध करता है कि वे स्थानीय राजनीतिक प्रणाली के तंत्र को पुनर्गठित करने की प्रक्रिया में दस्तावेज़ और अभिलेखीय कार्य के प्रबंधन को मजबूत करने के लिए एक निर्देश जारी करें; प्रांतीय जन समिति के अध्यक्ष के निर्देश को लागू करने के लिए एक योजना जारी करें।

साथ ही, प्रांतीय ऐतिहासिक अभिलेखागार को यह कार्य सौंपें कि वे एजेंसियों, संगठनों और इकाइयों के लिए कार्य समूह गठित करें, ताकि दस्तावेजों के ऑन-साइट संरक्षण को प्राप्त किया जा सके और समन्वय किया जा सके तथा सिस्टम पर दस्तावेज़ डेटाबेस को सीमित किया जा सके; प्रांतीय ऐतिहासिक अभिलेखागार को निर्देश दें कि वे स्थायी संरक्षण अवधि वाली फाइलों को एकत्रित करने के लिए सक्रिय रूप से कदम उठाएं, जिन्हें उन एजेंसियों और संगठनों में पूरी तरह से संपादित किया गया है, जो प्रांतीय ऐतिहासिक अभिलेखागार को प्रस्तुत दस्तावेजों के स्रोत हैं।

साथ ही, प्रांतीय जन समिति के अध्यक्ष को सलाह दी जाए कि वे प्रांतीय ऐतिहासिक अभिलेखागार द्वारा पुष्टिकृत और सील किए गए कमरों और गोदामों में दस्तावेजों और दस्तावेज़ डेटाबेस की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए पर्याप्त संसाधनों की व्यवस्था करें, जब तक कि उपकरण के पुनर्गठन के बाद उन्हें जिम्मेदार प्रबंधन एजेंसी या संगठन को नहीं सौंप दिया जाता।

संगठनात्मक व्यवस्था पूरी करने के तुरंत बाद, प्रांतीय जन समिति के अध्यक्ष को संगठनात्मक व्यवस्था के बाद प्रबंधन के दायरे में गठित एजेंसियों और संगठनों के दस्तावेजों, अभिलेखों और पाठ प्रतीकों के लिए पहचान कोड की एक सूची जारी करने के लिए तुरंत सलाह देना आवश्यक है; संगठनात्मक व्यवस्था से पहले एजेंसियों और संगठनों के दस्तावेज़ ब्लॉक के लिए व्यावसायिक संचालन का प्रबंधन और संचालन करने के लिए प्रांतीय जन समिति को एक परियोजना प्रस्तुत करें; सिस्टम में दस्तावेजों और दस्तावेज़ डेटाबेस को सौंपने और एकीकृत करने की योजना विकसित करने के लिए सिस्टम का प्रबंधन और संचालन करने वाली इकाई के साथ समन्वय करें।

तंत्र के पुनर्गठन से पहले एजेंसियों और संगठनों के दस्तावेजों और दस्तावेज़ डेटाबेस के हस्तांतरण की पुष्टि करें।

प्रांतीय ऐतिहासिक अभिलेखागारों के लिए, गृह मंत्रालय ने कागजी दस्तावेजों और अन्य सूचना वाहकों (यदि कोई हो) पर दस्तावेजों की गिनती, व्यवस्था, पैकेजिंग, सील, मात्रा और स्थिति की पुष्टि करने, एजेंसियों और संगठनों के दस्तावेजों के ऑन-साइट संरक्षण या अस्थायी केंद्रीकृत संरक्षण को प्राप्त करने और समन्वय करने के लिए अधिकारियों की व्यवस्था करने का प्रस्ताव किया है; डिजिटल दस्तावेजों की संख्या निर्धारित करने और प्रत्येक एजेंसी, संगठन और प्रशासनिक इकाई के सिस्टम पर दस्तावेज़ डेटाबेस को सीमित करने के लिए सिस्टम की प्रबंधन और संचालन इकाइयों के साथ समन्वय करना।

प्रांतीय ऐतिहासिक अभिलेखागार में वर्तमान में संरक्षित सभी दस्तावेजों और दस्तावेज़ डेटाबेस की सूची बनाएँ; प्रांतीय ऐतिहासिक अभिलेखागार में दस्तावेजों और दस्तावेज़ डेटाबेस की सुरक्षा, अखंडता और उपयोगिता सुनिश्चित करना तब तक जारी रखें जब तक कि उन्हें तंत्र के पुनर्गठन के बाद सक्षम एजेंसियों और संगठनों को नहीं सौंप दिया जाता। दस्तावेजों और दस्तावेज़ डेटाबेस की मात्रा और स्थिति का सारांश तैयार करें और गृह मंत्रालय को रिपोर्ट करने के लिए गृह विभाग को रिपोर्ट करें।

संगठनात्मक व्यवस्था पूरी करने के तुरंत बाद, निम्नलिखित कार्य करना आवश्यक है: संगठनात्मक व्यवस्था के बाद सक्षम प्रबंधन एजेंसी या संगठन को संगठनात्मक व्यवस्था से पहले एजेंसियों और संगठनों के दस्तावेजों और दस्तावेज डेटाबेस को सौंपने की व्यवस्था और पुष्टि करना; गृह मंत्रालय को दस्तावेज ब्लॉक और दस्तावेज डेटाबेस के व्यवसाय को प्रबंधित करने और संभालने के लिए एक परियोजना विकसित करने की सलाह देना, जो संगठनात्मक व्यवस्था से पहले एजेंसी या संगठन के सांख्यिकीय रूप से दर्ज किए गए हैं।

साथ ही, संगठनात्मक व्यवस्था से पहले सांख्यिकीय रूप से संकलित किए गए दस्तावेज़ और डेटाबेस ब्लॉकों के लिए संचालन का प्रबंधन और संचालन करने के लिए परियोजनाओं और योजनाओं के कार्यान्वयन को व्यवस्थित करने के लिए संबंधित एजेंसियों और संगठनों के साथ समन्वय करना; एजेंसियों और संगठनों से स्थायी संरक्षण अवधि वाली फाइलें एकत्र करना, जो प्रांतीय ऐतिहासिक अभिलेखागार में प्रस्तुत दस्तावेजों के स्रोत हैं।

संगठनों, नेताओं और क्लर्कों के लिए नए खाते खोलने या पुनः खोलने के लिए पंजीकरण करें

इस आधिकारिक प्रेषण में, गृह मंत्रालय ने एजेंसियों, संगठनों के प्रमुखों और जिला तथा कम्यून पीपुल्स कमेटियों के अध्यक्षों से अपेक्षा की है कि वे तंत्र के पुनर्गठन की पूरी प्रक्रिया के दौरान कानूनी नियमों के अनुसार अपने प्रबंधन प्राधिकरण के तहत दस्तावेजों और दस्तावेज़ डेटाबेस की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए जिम्मेदार होंगे, जब तक कि तंत्र के पुनर्गठन के बाद दस्तावेजों और दस्तावेज़ डेटाबेस को प्रांतीय ऐतिहासिक अभिलेखागार और सक्षम एजेंसियों और संगठनों को नहीं सौंप दिया जाता।

साथ ही, इकाइयों और व्यक्तियों को निर्देश दें कि वे पूर्ण हो चुके कार्य के अभिलेखों और दस्तावेजों तथा अधूरे कार्य के अभिलेखों और दस्तावेजों को संकलित और पैकेज करें; इकाइयों और व्यक्तियों को एजेंसी या संगठन के अधूरे कार्य की सूची बनाने और उसे संश्लेषित करने का काम सौंपें; अभिलेखों और दस्तावेजों को संलग्न करें, अलग से पैक करें और एकत्र करके एजेंसी के अभिलेखागार में जमा करें।

सांख्यिकीय एजेंसी के अभिलेखागार को निर्देशित करें, अभिलेखागार में दस्तावेज़ों को पैक करें और इकाइयों व व्यक्तियों को उन अभिलेखों व दस्तावेज़ों को संकलित व पैक करने के लिए मार्गदर्शन करें जो अभिलेखागार में जमा नहीं किए गए हैं; इकाइयों व व्यक्तियों से अभिलेख व दस्तावेज़ प्राप्त करें और उन्हें केंद्रीकृत भंडारण के लिए अभिलेखागार व गोदामों में एकत्रित करें। साथ ही, उपकरणों को पुनर्गठित करने के बाद सक्षम प्रबंधन एजेंसी या संगठन को सौंपे जाने तक दस्तावेज़ों की सुरक्षा व सुरक्षित संरक्षण हेतु आवश्यक गोदामों, उपकरणों और मानव संसाधनों की व्यवस्था करें।

जिला जन समिति के अध्यक्ष गृह विभाग को जिला जन समिति के अधीन विशेष एजेंसियों के दस्तावेजों को इकट्ठा करने और सुरक्षित रूप से संरक्षित करने के लिए गोदामों और आवश्यक उपकरणों की व्यवस्था करने के लिए सलाह देने का काम सौंपते हैं; दस्तावेजों की सुरक्षा की रक्षा के लिए बलों की व्यवस्था करते हैं जब तक कि उन्हें तंत्र को पुनर्गठित करने के बाद प्रबंधन के लिए सक्षम एजेंसियों और संगठनों को नहीं सौंप दिया जाता है।

संगठनात्मक व्यवस्था पूरी करने के तुरंत बाद, नई एजेंसी, संगठन या प्रशासनिक इकाई के प्रमुख को दस्तावेजों के जारी करने और प्राप्ति को सुनिश्चित करने के लिए सिस्टम पर संगठन, नेता और दस्तावेज़ कार्यालय के लिए खाते खोलने या फिर से खोलने के पंजीकरण का निर्देश देना चाहिए; नियमों के अनुसार विशेष सार्वजनिक सेवा के लिए मुहरों और डिजिटल हस्ताक्षर प्रमाण पत्र जारी करने के लिए पंजीकरण करना चाहिए...

सांख्यिकी, सीलिंग, दस्तावेजों का सुरक्षित रखरखाव

एजेंसी अभिलेखागार के लिए, गृह मंत्रालय एजेंसी अभिलेखागार विभाग या एजेंसी, संगठन या इकाई में अभिलेखन के लिए नियुक्त व्यक्ति से अपेक्षा करता है कि वह इकाइयों और व्यक्तियों को दस्तावेजों को संकलित करने, पैकेज करने और उन्हें केंद्रीकृत संरक्षण के लिए कमरे या गोदाम में अग्रिम रूप से सौंपने के लिए मार्गदर्शन करे; इकाइयों और व्यक्तियों से प्राप्त दस्तावेजों को सुरक्षित रूप से संरक्षित करने के लिए गोदाम और आवश्यक शर्तें तैयार करे; दस्तावेजों को संकलित करे, सील करे और एजेंसी या संगठन के कमरे या गोदाम में सुरक्षित रूप से संरक्षित करे जब तक कि उन्हें तंत्र के पुनर्गठन के बाद प्रांतीय ऐतिहासिक अभिलेखागार या सक्षम एजेंसी या संगठन को नहीं सौंप दिया जाता।

साथ ही, सांख्यिकीय प्रणाली के प्रबंधन और संचालन इकाई के साथ समन्वय स्थापित कर प्रणाली में एजेंसियों और संगठनों के दस्तावेजों और दस्तावेज डेटाबेस की संख्या की पुष्टि करना; सूची के अनुसार अधूरे कार्य की फाइलों और दस्तावेजों को प्राप्त करना और अलग से संरक्षित करना; स्थायी संरक्षण अवधि वाली उन फाइलों को प्रस्तुत करना या अलग से गिनना और पैकेज करना जिन्हें पहले पूरी तरह से संपादित किया जा चुका है।

पैक किए गए दस्तावेज़ और अधूरे कार्य सूची को उनकी मूल स्थिति में प्रस्तुत करें।

गृह मंत्रालय सिविल सेवकों, सरकारी कर्मचारियों और श्रमिकों के लिए, पूर्ण और अधूरे कार्यों के आँकड़े और फाइलों व दस्तावेजों की पैकेजिंग की माँग करता है। अधूरे कार्यों के लिए, एक सूची बनाना और उसमें कार्य का नाम, उसे पूरा करने के लिए नियुक्त व्यक्ति का नाम, उपलब्ध दस्तावेजों की संख्या और निपटान की समय-सीमा (यदि कोई हो) स्पष्ट रूप से बताना आवश्यक है।

पैकेज की गई फाइलों, दस्तावेजों की मूल स्थिति और सिस्टम पर अधूरे कार्यों की सूची एजेंसी या इकाई अभिलेखागार, या उपकरण को व्यवस्थित करने की प्रक्रिया के दौरान दस्तावेजों को एकत्र करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को प्रस्तुत करें।

संगठनात्मक व्यवस्था पूरी करने के तुरंत बाद, एजेंसी के अभिलेखागार और सिस्टम का प्रबंधन और संचालन करने वाली इकाई के साथ समन्वय करना आवश्यक है, ताकि अधूरे कार्य के रिकॉर्ड और दस्तावेजों को उस इकाई या व्यक्ति को सौंप दिया जाए जो इसे जारी रखने के लिए जिम्मेदार है।

उन एजेंसियों और संगठनों के संगठनों और व्यक्तियों के खाते बंद करना जिन्होंने परिचालन बंद कर दिया है

गृह मंत्रालय, इस प्रणाली का प्रबंधन और संचालन करने वाली इकाइयों के लिए, एजेंसी, संगठन और व्यक्ति के प्रत्येक खाते के अनुसार प्रणाली में दस्तावेज़ों और दस्तावेज़ डेटाबेस के दायरे की पहचान और परिसीमन करने की अपेक्षा करता है। अधूरे कार्यों की सूची के आधार पर, डेटा के दायरे की पहचान करें और अधूरे कार्य वाले संगठनों और व्यक्तियों के खातों की सूची बनाएँ; निर्देश मिलने पर एक हैंडओवर योजना तैयार करें।

साथ ही, वर्तमान में सिस्टम में प्रयुक्त दस्तावेज़ पहचान कोड, फ़ाइल कोड और दस्तावेज़ प्रतीकों की प्रणाली पर आंकड़े एकत्र करें और प्रांतीय पीपुल्स कमेटी और गृह मामलों के विभाग को रिपोर्ट करें, ताकि संगठनात्मक संरचना को एकीकृत, समकालिक तरीके से पुनर्गठित करने के बाद एजेंसियों और संगठनों के दस्तावेज़ पहचान कोड, फ़ाइल कोड और दस्तावेज़ प्रतीकों को निर्धारित करने के लिए आधार के रूप में कार्य किया जा सके, जिससे दोहराव से बचा जा सके।

संगठनात्मक व्यवस्था पूरी होने के तुरंत बाद, उन एजेंसियों और संगठनों के लिए संगठनों और व्यक्तियों के खातों को तुरंत बंद करना आवश्यक है, जो संगठनात्मक व्यवस्था पर निर्णय लेने के तुरंत बाद परिचालन बंद कर देते हैं; साथ ही, पहले से संबंधित दस्तावेजों और दस्तावेज़ डेटाबेस के साथ कनेक्शन सुनिश्चित करते हुए, नई एजेंसियों, संगठनों और व्यक्तियों के लिए खाते खोलें।

विशेष रूप से, गृह मंत्रालय ने तंत्र के पुनर्गठन की प्रक्रिया के दौरान एजेंसियों, संगठनों और व्यक्तियों की तत्काल आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए प्रणाली में दस्तावेजों और दस्तावेज डेटाबेस का उपयोग करने की योजना का प्रस्ताव रखा है।

स्रोत: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html