キンテドティ - 文書および文書データベースを違法に押収、譲渡、または破壊することは固く禁じられています。また、装置を整理する過程で文書および文書データベースを損傷または紛失することも許可されていません...
これは、政治局の結論第127-KL/TW号に基づいて政治体制の機構を再編する過程で文書およびアーカイブ業務の管理を強化することについて、 内務省が省および中央直轄市の人民委員会に送った3月19日付の公式文書第414/BNV-VTLTNN号の注目すべき内容である。
文書を不法に所持、譲渡、または破棄することは固く禁じられています。
この文書には、2025年2月28日付 政治局結論第127-KL/TW号に基づく政治体制再編の前、最中、完了後に文書およびアーカイブ業務が円滑かつ継続的に行われるようにし、文書の安全な管理を確保するために、書記局と内務省は省または中央直轄市の人民委員会委員長に、地方政府機構の再編の過程で文書およびアーカイブ業務の管理を強化するためのいくつかの緊急タスクの実施を早急に指示するよう要請すると明記されている。
まず、文書およびアーカイブに関する法律規制を適切かつ全面的に実施し、以下の要件を満たします。機関および組織の活動中に形成されたすべての文書および文書データベースは、各アーカイブに従って集中的、統一的、かつ安全に管理されなければなりません。各機関または組織の文書および文書データベースは、その機関または組織のアーカイブに従って統計的に収集されなければなりません。
機関及び組織の文書は、業務の終了の日から閉鎖される。機関及び組織は、管轄当局の合併又は業務の終了の決定の発効の日から、その権限に基づく行政文書を発行しない。
組織再編の前および最中は、文書およびデータベースは、再編前の行政単位（ADU）の州歴史文書館および庁舎（または現在の保管場所）のアーカイブに引き続き保存される必要があります。
特に、文書および文書データベースを不法に押収、譲渡、または破壊することは固く禁じられており、装置を編成する過程で文書および文書データベースを損傷または紛失することは許可されていません。
第二に、省級歴史文書館は、省内のすべての公文書と文書データベースを引き続き現地で保管または一時的に保管し、組織構造の再編後には、管理権限に応じて新しい機関、組織、行政単位に文書を引き渡すために、機関、組織、行政単位の長と調整して受け入れる責任を負います。
第三に、組織整備後の文書および文書データベースの引き継ぎは、公文書管理権限に関する法的規制に従って行われます。
第四に、専門公務の印鑑やデジタル署名証明書の管理・使用に関する法律を厳格に施行し、機構再編の過程で統計業務の遂行、梱包、引き渡し、保存、使用の際、国家秘密を保護し、情報、文書、データの安全を確保する。
新しい機関および組織の文書、記録、テキストシンボルの識別コードのリストに関する規則
内務省は、省及び中央直轄市の人民委員会に対し、省人民委員会委員長が職務権限の範囲内で、当該地方における公文書館の国家管理を主導的に実施する責任を負うこと、機構再編の過程において、管理権限下にある文書及び文書データベースの安全を法規定に基づき確保することを要請する。文書及び公文書館業務の国家管理強化に関する省人民委員会委員長の指示を至急発布する。
同時に、各レベルの行政単位の整理・再編プロジェクトにおいて、省レベルでの国家歴史文書館の再編計画を策定し、二層制の地方政府組織モデルを構築し、所管官庁に提出して評価と実施を求める必要がある。
組織調整が完了したら、速やかに新しい管理機関、組織の文書、記録、文書記号の識別コードリストを規定した文書を発行し、新しい機関、組織の長に管理権限下にある文書とデータベースを受け取るよう指示し、新しい末端行政単位の長に省歴史文書館が暫定管理する管理区域内の部屋と倉庫で文書を受け取るよう指示する必要があります。
同時に、システムの管理および運用部門に、管理下にある機関および組織の文書発行および作業決済活動の継続性と継続性を確保するための技術的ソリューションを実施するよう指示する必要があります。
省人民委員会委員長の指示を実施するための計画を発行する
内務省に対しては、省人民委員会の委員長に対し、地方政治体制の機構を再編する過程で文書およびアーカイブ業務の管理を強化するための指令を発行し、省人民委員会の委員長の指令を実施するための計画を発行するよう要請する。
同時に、省級歴史文書館に職員を配置し、各機関、組織、部署に作業班を組織させて文書の受理と現場での保存調整を行い、システム上の文書データベースの範囲を定めるよう指示する。省級歴史文書館に提出された文書の出所である機関、組織で編集が完了した永久保存期限付きのファイルを収集するための措置を省級歴史文書館が積極的に講じるよう指示する。
同時に、省人民委員会委員長に対し、省歴史文書館で確認・封印された部屋や倉庫にある文書や文書データベースが、機構の再編後に責任ある管理機関や組織に引き渡されるまでの間、その安全を確保するために十分な資源を手配するよう勧告する。
組織調整が完了したら、速やかに省人民委員会委員長に通知し、組織調整後に設立された機関、組織の管理範囲内の文書、記録、テキストシンボルの識別コードリストを発行し、省人民委員会に組織調整前の機関、組織の文書ブロックの管理と業務処理プロジェクトを提出し、システムの管理と運用部門と協力して、システム内の文書と文書データベースの引き継ぎと統合の計画を策定する必要があります。
機構再編前に機関・組織の文書および文書データベースの引き継ぎを確認する。
内務省は、省レベルの歴史文書保管庫について、紙文書とその他の情報媒体（もしあれば）上の文書の計数、整理、梱包、封印、量と状態の確認を指導する職員を配置し、機関や組織の文書の受理と現地保存または一時的な集中保存の調整を行い、システムの管理運用部門と調整してデジタル文書の数を確定し、各機関、組織、行政単位のシステム上の文書データベースの範囲を定めることを提案する。
省歴史文書館に現在保管されているすべての文書および文書データベースのリストを作成し、省歴史文書館の文書および文書データベースが、機構の再編後に権限のある機関および組織に引き渡されるまで、その安全性、完全性、および有用性を確保し続ける。文書および文書データベースの数量と状況をまとめ、内務省に報告する。内務省は内務省に報告する。
組織再編が完了した後、速やかに次の事項を実施する必要がある。組織再編前の機関・組織の文書及び文書データベースを組織再編後の管轄管理機関・組織に引き継ぐよう整理・確認する。組織再編前の機関・組織で統計的に記録された文書群及び文書データベースの業務を管理・処理するためのプロジェクトを開発するよう内務省に勧告する。
同時に、関係機関や組織と連携し、組織編成前に統計的に編集された文書とデータベースブロックの管理と処理操作に関するプロジェクトと計画の実施を組織し、省歴史文書館に提出された文書の出所である機関や組織で以前に完全に編集された永久保存期間のあるファイルを収集します。
組織、リーダー、事務員の新規アカウント開設または再開設を登録する
また、この公式発表において、内務省は、機関、組織の長、地区および町の人民委員会の委員長に対し、機構の再編プロセス全体を通じて、機構の再編後に文書および文書データベースが省の歴史文書館および管轄の機関および組織に引き渡されるまで、法的規制に従って、管理権限の下にある文書および文書データベースの安全性を確保する責任を負うことを要求している。
同時に、完了した作業に関する記録や文書、未完了の作業に関する記録や文書を編集してパッケージ化するよう各部署や個人に指示し、機関または組織の未完了の作業を統合してリスト化する部署や個人を割り当て、記録や文書を添付して個別にパッケージ化し、収集して機関のアーカイブに提出します。
統計機関の記録保管所を統括し、記録保管所内の文書を整理・梱包するとともに、各部署及び個人に対し、記録保管所に未提出の記録・文書の整理・梱包を指導する。また、各部署及び個人から記録・文書を受け取り、記録保管所及び倉庫に集約し、集中的に保管する。同時に、必要な倉庫、設備及び人員を手配し、機構の再編後、所管する管理機関又は組織に引き渡すまでの間、文書を保護し、安全に保管する。
地区人民委員会委員長は、地区人民委員会傘下の専門機関の文書を収集し安全に保管するための倉庫や必要な設備の手配について助言すること、機構の再編後、権限のある機関や組織に文書が引き渡されて管理されるまで文書の安全を守るための力を整えることなどを内務省に指示する。
組織再編が完了した後、新しい機関、組織、または行政単位の長は、文書の発行と受領を確実にするために、システム上で組織、リーダー、文書オフィスのアカウントの開設または再開の登録を速やかに指示する必要があります。また、規定に従って、専門的な公務用の印鑑とデジタル署名証明書の発行を登録する必要があります。
統計、封印、文書の保管
内政部は、機関文書館に対して、機関文書館部門または機関、組織、単位の文書館保管担当者が、単位や個人が文書を事前に編集、包装して集中保存室または倉庫に引き渡すよう指導すること、単位や個人から受け取った文書を安全に保存するための倉庫と必要な条件を整備すること、機構の整備後、省級歴史文書館または主務機関、組織に引き渡すまで、機関、組織の室または倉庫で文書を編集、封印して安全に保存することを要求している。
同時に、統計システムの管理運用部門と連携し、システム内の機関・組織の文書と文書データベースの数量を確認し、リストに従って未完了のファイルと文書を受け取り、別途保存し、以前に編集が完了した永久保存期間のファイルを提出または別途集計してパッケージ化します。
梱包した書類と未完了作業リストは原本のまま提出してください。
内務省は、公務員、公務員及び労働者に対し、完了した業務及び未完了の業務に関するファイル及び文書の統計とパッケージ化を義務付けています。未完了の業務については、リストを作成し、業務名、担当者名、書類数、及び処理期限（ある場合）を明記する必要があります。
パッケージ化されたファイル、文書、およびシステムの未完了作業のリストの元の状態を、機関またはユニットのアーカイブ、または機器の整理プロセス中に文書を収集する責任者に提出します。
組織整備完了後、速やかに庁内アーカイブ及び本システムの管理・運用部門と調整を行い、未完了の業務に係る記録・文書を引き続き取り扱う部門・担当者に引き継ぐことが必要である。
業務を停止した機関および団体の組織および個人の口座の閉鎖
内務省は、本システムを管理・運用する部署に対し、機関、組織、個人のアカウントごとに、本システム内の文書及び文書データベースの範囲を特定し、その範囲を限定することを要求します。未完了作業リストに基づき、データの範囲を特定し、未完了作業のある組織及び個人のアカウントリストを作成し、指示があれば引き継ぎ計画を策定してください。
同時に、現在システムで使用されている文書識別コード、ファイルコード、文書記号の体系について統計を収集し、省人民委員会と内務省に報告し、組織構造が統一され、同期化され、重複が回避された後、機関と組織の文書識別コード、ファイルコード、文書記号を設定するための基礎として使用します。
組織整理決定後直ちに活動を停止する機関・団体については、組織整理完了後速やかにその組織・個人のアカウントを閉鎖するとともに、新たな機関・団体・個人のアカウントを開設し、従来から関係のある文書や文書データベースとの接続を確保する必要がある。
特に、内務省は、機構の再編成の過程で、機関、組織、個人の緊急のニーズに応えるために、システム内の文書および文書データベースを使用する計画を立てることを提案しています。
[広告2]
出典: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html
コメント (0)