組織再編の過程で文書およびアーカイブ作業の管理を強化する

文書および文書データベースを違法に所持、譲渡、または破壊することは固く禁じられています。また、機器の整理の過程で文書および文書データベースを損傷または紛失することも許可されていません。

これは、政治局の結論第127-KL/TW号に従って政治体制の機構を再編する過程で文書およびアーカイブ業務の管理を強化することについて、 内務省が省および中央直轄市の人民委員会に送った3月19日付の公式文書第414/BNV-VTLTNN号の注目すべき内容である。

文書を不法に所持、譲渡、または破棄することは固く禁じられています。

この文書には、2025年2月28日付政治局結論第127-KL/TW号に基づく政治体制再編の前、最中、完了後に文書およびアーカイブ業務が円滑かつ継続的に行われるように、また文書の安全な管理を確保するために、書記局と内務省は省または中央直轄市の人民委員会の委員長に、地方政府機構の再編の過程で文書およびアーカイブ業務の管理を強化するためのいくつかの緊急タスクの実施を早急に指示するよう要請すると明記されている。

まず、文書およびアーカイブに関する法律規制を適切かつ全面的に実施し、以下の要件を満たします。機関および組織の活動で作成されたすべての文書および文書データベースは、各アーカイブに従って集中的、統一的、かつ安全に管理されなければなりません。各機関または組織の文書および文書データベースは、その機関または組織のアーカイブに従って集計および収集されなければなりません。

機関及び組織の文書保管所は業務の終了の日から閉鎖する。機関及び組織は、管轄当局の合併又は業務の終了の決定の発効の日から、その権限に基づく行政文書を発行しない。

組織再編の前および最中、文書およびデータベースは、再編前の行政単位（ADU）の州歴史アーカイブおよび庁舎アーカイブ（または保存場所）のアーカイブに引き続き保存される必要があります。

特に、文書および文書データベースを不法に保有、譲渡、または破壊することは固く禁じられており、装置の再編成の過程で文書および文書データベースを損傷または紛失することは許可されません。

第二に、省級歴史文書館は、省内の全文書類と文書データベースを引き続き現地で保管、または一時的に保管するため、機関、組織、行政単位の長と受理、調整し、組織構造の再編後、管理権限に応じて新しい機関、組織、行政単位に文書を引き渡す責任を負う。

第三に、組織再編後の文書および文書データベースの引き継ぎは、アーカイブ管理権限に関する法的規制に従って行われます。

第四に、公務用の印鑑やデジタル署名証明書の管理と使用に関する法律の規定を厳格に実施し、統計業務の遂行、機構再編の過程での包装、引き渡し、保管、使用において国家秘密を保護し、情報、文書、データの安全を確保する。

新しい機関や組織の文書、記録、テキストシンボルの識別コードリストに関する規則

内務省は、省及び中央直轄市の人民委員会に対し、省人民委員会委員長が職務権限の範囲内で、当該地方における公文書館の国家管理を主導的に実施する責任を負うこと、機構再編の過程において、管理権限下にある文書及び文書データベースの安全を法規制に従って確保することを要請する。文書及び公文書館業務の国家管理強化に関する省人民委員会委員長の指示を至急発布すること。

同時に、各レベルの行政単位の整理・再編プロジェクトにおいて、省レベルでの国家歴史文書館の再編計画を策定し、二層制の地方政府組織モデルを構築し、所管官庁に提出して評価と実施を経る必要がある。

組織調整が完了した後、速やかに新しい管理機関、組織の文書、記録、文書記号の識別コードリストを規定した文書を発行し、新しい機関、組織の長に管理権限下にある文書とデータベースを受け取るよう指示し、新しい末端行政単位の長に省歴史文書館が臨時管理する管理区域内の部屋と倉庫で文書を受け取るよう指示する必要がある。

同時に、システムの管理および運用を担当する部署に対し、管理下にある機関および組織の文書発行活動および作業解決の継続性と継続性を確保するための技術的ソリューションを実施するよう指示する必要があります。

内務省は、政治体制の再編の過程で、文書およびアーカイブ業務の管理を強化することを提案した（写真：VNA）

省人民委員会委員長の指示を実施するための計画を発行する

内務省に対しては、省人民委員会の委員長に対し、地方政治体制の機構を再編する過程で文書およびアーカイブ業務の管理を強化するための指令を発行するよう省人民委員会の委員長に助言し、省人民委員会の委員長の指令を実施するための計画を発行するよう、公式指令で要請する。

同時に、省級歴史文書館に職員を配置し、各機関、組織、部署に作業班を組織させて文書の受理と現場での保存調整を行い、システム上の文書データベースの範囲を定めるよう指示する。省級歴史文書館に提出された文書の出所である機関、組織で編集が完了した永久保存期限付きのファイルを収集するための措置を省級歴史文書館が積極的に講じるよう指示する。

同時に、省人民委員会委員長のスタッフは、省歴史文書館で確認され封印された部屋や倉庫内の文書と文書データベースが、機構の再編後に責任のある管理機関または組織に引き渡されるまで、それらの安全を確保するために十分なリソースを手配しなければならない。

組織調整が完了したら、速やかに省人民委員会委員長に報告し、組織調整後に設立された機関、組織の管理範囲内の文書、記録、テキストシンボルの識別コードリストを発行し、組織調整前の機関、組織の文書ブロックの業務管理と処理に関するプロジェクトを省人民委員会に提出し、システムの管理および運用部門と協力して、システム内の文書と文書データベースの引き継ぎと統合の計画を策定する必要があります。

機構再編前の機関・組織の文書および文書データベースの引き継ぎの確認

内務省は、省レベルの歴史文書館について、紙文書とその他の情報媒体（もしあれば）上の文書の計数、整理、梱包、封印、量と状態の確認を指導する職員を配置し、機関や組織の文書の受取りと現地保存または一時的な集中保存の調整を行い、システムの管理運用部門と調整してデジタル文書の数を確定し、各機関、組織、行政単位のシステム上の文書データベースの範囲を決定することを提案する。

省歴史文書館に現在保管されているすべての文書および文書データベースのリストを作成し、省歴史文書館の文書および文書データベースが、機構の再編後に管轄機関・組織に引き渡されるまで、その安全性、完全性、および有用性を確保し続ける。文書および文書データベースの数量と状況をまとめ、内務省に報告するよう内務省に報告する。

組織再編が完了したら、速やかに以下の事項を実施する必要がある。窓口担当者は、組織再編前の機関・組織の文書および文書データベースを組織再編後の管轄管理機関・組織に引き継ぐよう整理・確認する。内務省に対し、組織再編前の機関・組織に計上された文書ブロックおよび文書データベースの業務を管理・処理するためのプロジェクトを策定するよう助言する。

同時に、関係機関や組織と連携し、組織編成前に統計的に編集された文書とデータベースブロックの管理と業務処理に関するプロジェクトと計画の実施を組織し、省歴史文書館に提出された文書の出所である機関や組織で以前に完全に編集された永久保存期間のあるファイルを収集します。

組織、リーダー、事務員の新規アカウント開設または再開設を登録する

また、この公式発表において、内務省は、機構再編のプロセス中、機構再編後に文書および文書データベースが省歴史文書館および管轄機関・組織に引き渡されるまで、各機関、組織の長、地区および社レベルの人民委員会の委員長に対し、法的規制に従って、管理権限の下にある文書および文書データベースの安全を確保する責任を負うことを要求している。

同時に、完了した作業に関する記録や文書、未完了の作業に関する記録や文書を編集してパッケージ化するよう各部署や個人に指示し、機関または組織の未完了の作業を統合してリスト化する部署や個人を割り当て、記録や文書を添付して個別にパッケージ化し、収集して機関のアーカイブに提出します。

統計機関のアーカイブを統括し、アーカイブ内の文書を梱包するとともに、統計部門及び統計担当者に対し、未提出のファイル及び文書をアーカイブに梱包するよう指導する。また、部門及び統計担当者からファイル及び文書を受け取り、集中アーカイブ及び保管室に集約する。同時に、必要な倉庫、設備及び人員を手配し、機構の再編後、管轄の管理機関又は組織に引き渡すまでの間、文書を保護し、安全に保管する。

地区人民委員会委員長は、地区人民委員会傘下の専門機関の文書を収集し集中的に保管するための倉庫や必要な設備の手配について内務省に助言するよう指示し、組織手配後、権限のある管理機関または組織に文書が引き渡されるまで文書の安全を守るための人員を手配するよう指示する。

組織再編が完了した後、新しい機関、組織、または行政単位の長は、文書の発行と受領を確実にするために、システム上で組織、リーダー、および秘書のアカウントの開設または再開の登録を速やかに指示する必要があります。また、規定に従って、専門的な公務用の印鑑とデジタル署名証明書の発行を登録する必要があります。

統計、封印、文書の保管

内務省は、機関文書館に対して、機関文書館部門または機関、組織、単位で文書館を担当する者に対し、各単位や個人が事前に文書を編集、梱包して集中保管室または倉庫に引き渡すよう指導すること、単位や個人から受け取った文書を安全に保管するための倉庫と必要な条件を整備すること、機構の整備後、省級歴史文書館または主務機関、組織に引き渡すまで、機関、組織の保管室または倉庫で文書を編集、封印して安全に保管することを義務付けている。

同時に、統計システム管理運営部門と連携し、システム内の機関・組織の文書数と文書データベースを確認し、リストに従って未完了のファイルと文書を受け取り、別途保存し、以前に編集が完了した永久保存期間のファイルを提出または別途まとめてパッケージ化します。

梱包した書類と未完了作業リストは原本のまま提出してください。

内務省は、公務員、公務員、労働者に対し、完了した業務と未完了の業務に関するファイルと文書の統計とパッケージ化を義務付けています。未完了の業務については、リストを作成し、業務名、担当者名、利用可能な文書の数、処理期限（ある場合）を明記する必要があります。

文書とファイルの元のパッケージとシステムに関する未完了の作業のリストを、機関またはユニットのアーカイブ、または装置の再編成プロセス中に文書を収集する責任者に提出します。

組織整備完了後、速やかに庁内文書館及び本システムの管理・運用部門と調整を行い、未完了の業務に係る記録・文書を引き続き取り扱う部門又は担当者に引き継ぐことが必要である。

業務を停止した機関および団体の組織および個人の口座を閉鎖する

内務省は、本システムを管理・運用する部署に対し、機関、組織、個人のアカウントごとに、本システムにおける文書及び文書データベースの範囲を特定し、限定することを要求します。未完了作業リストに基づき、データの範囲を確定し、未完了作業のある組織及び個人のアカウントリストを作成します。指示があった場合、引き継ぎ計画を策定します。

同時に、システム内で現在使用されている文書識別コード、ファイルコード、文書記号の体系について統計をとり、省人民委員会と内政部に報告し、組織配置の統一、同期化、重複回避後に各機関や組織の文書識別コード、ファイルコード、文書記号を設定する際の基礎とします。

組織整理決定後直ちに活動を停止する機関・団体については、組織整理完了後速やかにその機関・団体のアカウントを閉鎖するとともに、新たな機関・団体・個人のアカウントを開設し、従来から関係のある文書や文書データベースとの接続を確保する必要がある。

特に、内務省は、機構の再編成の過程で、機関、組織、個人の緊急のニーズに応えるために、システム内の文書および文書データベースを使用する計画を立てることを提案しています。

出典: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html