公務員をサポートするバーチャルアシスタントとして働く場合、優れた知識ベースを構築することが重要である。

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進捗をスピードアップし、作業の遅れを回避

8月30日、グエン・マイン・フン大臣は情報通信省の2024年8月国家管理会議の議長を務めた。

Wスクールグエン・マン・フン 3.jpg — 情報通信省の2024年8月国家管理会議が、直接方式とオンライン方式を組み合わせて8月30日に開催されました。写真：レ・アン・ドゥン

会議は対面式とオンラインの両方で開催され、情報通信省のファン・タム副大臣、ファム・ドゥック・ロン副大臣、グエン・フイ・ズン副大臣、グエン・タン・ラム副大臣も出席した。ハイフォン市人民委員会副委員長ホアン・ミン・クオン氏と省庁傘下の機関、部署、企業の長および副長のリーダーたち。

会議で情報通信省庁が更新した統計によると、2024年の最初の8か月間で情報通信産業は収益、利益、予算への貢献、および国のGDPへの貢献の面で成長を続け、前年同期比で20～25.5%の成長率を示した。

特に、8月には情報通信省が、情報通信産業の伝統79周年を祝うため、一連の意義深い活動を主導した。具体的には、タイグエン省のディンホア安全地帯とタイニン省の情報通信産業殉教者墓地での焼香儀式などである。北部、中部、南部の3地域で400名を超える退職幹部との会合を開催しました。 IT&T産業の形成と発展の歴史を再現するため省庁舎に3Dマッピング投影。業界の伝統、歴史、そして現在の世代の機会、課題、使命、任務について、大臣と省内のすべての役員および職員との話し合いを企画します。

同時に、省内の機関や部署によって多くの専門的活動が安定的かつ効果的に維持され続けています。しかし、情報通信省事務局の検討結果によれば、8月に各部署が完了した約150件の業務に加え、省の指導者が要求した期限を超過した業務が依然としていくつかあることがわかった。実施が遅れている業務が多い部署については、グエン・マイン・フン大臣は、これらの部署のリーダーに対し、業務の進捗を早め、業務を滞留させないようにすることに重点を置くよう要請した。

2024年の最初の8か月間のIT業界の成長1.jpg — 今年の最初の 8 か月間の IT&T 業界の発展に関する統計。写真：情報通信省事務所

リーダーたちは、作業負荷を軽減し、役人、公務員、公務員、労働者を支援するために、技術に投資し、デジタルツールを開発する責任があるという見解は、グエン・マイン・フン大臣によって何度も肯定されてきた。

8月28日に行われた情報通信省の全職員・職員会議において、情報通信部門の責任者は、情報通信省が職員の作業負荷を軽減するために注力している2つのタスクについて共有した。それは、職員や公務員にサービスを提供する仮想アシスタントの開発である。情報通信局から省庁への報告書の数を毎年 10 分の 1 に削減することを具体的な目標として、オンライン報告システムを導入し、省庁内の機関や部署が報告書を処理する時間も短縮します。

上記2つの重要課題の遂行状況と成果を確認することが、情報通信部の2024年8月の国家管理会議でほとんどの時間を占める内容である。特に、オンライン報告書は、プロセスを最適化し、時間、コスト、人的資源を最小限に抑えながら、報告書統合の包括的なデジタル変革を指向して、7月中旬から情報通信省の事務局によって試験的に導入されています。

Wスクールグエン・マン・フン 1.jpg — グエン・マイン・フン大臣は、オンライン報告の導入により、上位レベルへの報告をせずに下位レベルへと移行することが期待されると指摘した。写真：レ・アン・ドゥン

グエン・マイン・フン大臣は、情報通信省の事務局に対し、同省の専門機関・部署および近隣地域の情報通信局と協力して、機関・部署の報告様式の変更内容に基づき、オンライン報告システムの実施に関するテーマ別報告書を作成するよう要請した。

情報通信部門の責任者は、オンライン報告システムの目標は部下が上司に報告する必要がなくなる点に近づくことだと明言し、次のような要件も述べた。情報通信部門がシステム上で定期的に更新するデータに基づいて、部門や課の責任者は、担当分野の活動状況について月次または臨時の報告を行わなければならない。

公務員をサポートする仮想アシスタントとして働く場合の主なタスクは、知識ベースの構築です。

8月の国家管理会議のほとんどの時間は、国家デジタル変革庁と対外情報庁の仮想アシスタントのデモ、そして実現可能なソリューションを見つけるための意見交換と議論、特に各部の優れた知識システムの構築に費やされました。

国立デジタル変革センターの W-tro ly ao.jpg — 国家デジタル変革庁の代表であるド・ラップ・ヒエン氏は、会議で同庁の仮想アシスタントのデモを行った。写真：レ・アン・ドゥン

情報通信省は、専門的な活動における仮想アシスタントの応用を先駆的に進めることを決定しました。情報通信省の仮想アシスタントは、人間が構築した専門知識システムと人工知能の大規模言語モデルを組み合わせたものです。業務サポートにバーチャルアシスタントの活用を推進することで、各部署は組織知識を蓄積し、将来の世代に残す貴重な資産となります。

W-tro ly ao Cuc thong tin doi ngoai.jpg — 対外情報局長のファム・アン・トゥアン氏は、同局のバーチャルアシスタントになる方法について説明しました。写真：レ・アン・ドゥン

グエン・マイン・フン大臣は、2つのユニットのバーチャルアシスタントのデモを通じて、役人や公務員に役立つバーチャルアシスタントの開発における同省の見解を改めて強調し、知識システムの構築が重要であり、主要な課題であると述べた。役人や公務員にサービスを提供する仮想アシスタントの優秀さは、まず知識体系になければなりません。

知識システムの構築を加速させる方法に関する各部署からの懸念に応えて、グエン・マイン・フン大臣は、次のステップを含む方法を提案しました。既存の質問を検討し、それが各部の業務慣行において一般的な質問であるかどうかを確認する。 ChatGPT を使用して簡単な質問に答えます。ユニット内の従業員向けに、新しい、複数の内容を含む複合的な質問への回答を細分化します。最後に、会議を通じて回答を「固め」、その正確性を評価し、ユニットの知識システムに含めることに同意します。この最後のステップにより、1 つのプロセスまたは 1 つのタスクに対して、システムが 1 つの回答のみを返すことが保証されます。 「これが国家管理におけるChatGPTの活用方法です！」とグエン・マイン・フン大臣は述べた。

会議で、グエン・マイン・フン大臣はファム・ドゥック・ロン副大臣に、国家デジタル変革庁のバーチャルアシスタントの迅速な開発を指揮し、注力するよう指示した。その後、国家デジタル変革庁と対外情報庁の仮想アシスタント計画を比較することで、省のリーダーたちは計画に同意し、他の部署にそれを実行するための指示を出すことになります。