Regnskapsførere, HR og ansatte trenger å vite

Sammendrag av noen viktige forskrifter og svar om lukking av trygdebøker i 2023 som regnskapsførere, personalavdelinger og ansatte må være oppmerksomme på.

Ansvar for å avslutte trygdebøker for ansatte

I henhold til artikkel 48 i arbeidsloven av 2019 har bedriften og arbeidstakeren følgende respektive ansvar ved oppsigelse av en arbeidsavtale:

- Innen 14 virkedager fra opphørsdatoen for arbeidsavtalen er begge parter ansvarlige for å betale alle beløp knyttet til hver parts rettigheter, unntatt i følgende tilfeller som kan forlenges, men ikke mer enn 30 dager:

+ Ikke-enkeltpersoner opphører driften;

+ Bedrifter endrer struktur, teknologi eller av økonomiske årsaker;

+ Deling, separasjon, konsolidering, fusjon; salg, leasing, omdanning av virksomhetsform; overføring av eierskap og bruksrett til eiendeler i foretak og kooperativer;

+ På grunn av naturkatastrofer, branner, fiendtlige angrep eller farlige epidemier.

- Lønn, sosialtrygd, helseforsikring , arbeidsledighetstrygd, sluttvederlag og andre ytelser til ansatte i henhold til tariffavtaler og arbeidskontrakter skal prioriteres ved utbetaling dersom bedriften eller kooperativet opphører, oppløses eller går konkurs.

– Bedrifter har følgende ansvar:

+ Fullfør prosedyren for å bekrefte perioden med utbetaling av sosialtrygd og arbeidsledighetstrygd, og returner den sammen med de originale dokumentene til den ansatte hvis bedriften har beholdt dem;

+ Gi kopier av dokumenter knyttet til den ansattes arbeidsprosess dersom den ansatte ber om det. Kostnaden for kopiering og sending av dokumenter dekkes av bedriften.

Dermed: Basert på bestemmelsene ovenfor, er bedriften ved oppsigelse av en arbeidsavtale ansvarlig for å bekrefte tidspunktet for utbetaling av sosialtrygd og arbeidsledighetstrygd (eller i praksis kalt lukking av sosialtrygdboken) for den ansatte.

Derfor må regnskapsførere og personalansatte i bedrifter være oppmerksomme på denne forskriften for å utføre det nødvendige arbeidet for å avslutte trygdeboken for ansatte som sier opp arbeidskontraktene sine.

Kan ansatte lukke trygdebøkene sine selv?

I henhold til artikkel 48 i arbeidsloven av 2019 er bedriftene ansvarlige for å fullføre prosedyrene for å bekrefte perioden med utbetaling av sosialtrygd og arbeidsledighetstrygd og returnere dem sammen med originalkopier av andre dokumenter dersom bedriften har holdt dem skjult for den ansatte.

I tillegg bestemmer paragraf 5, artikkel 21 i loven om sosialtrygd av 2014 at bedriftene er ansvarlige for å koordinere med sosialtrygdebyrået for å returnere sosialtrygdboken til ansatte, bekrefte sosialtrygdens utbetalingsperiode når ansatte sier opp sine arbeidskontrakter, arbeidskontrakter eller slutter i jobben sin i henhold til lovens bestemmelser.

Det kan dermed sees at det er foretakets ansvar å avslutte trygdeboken, og at den utføres i samarbeid med trygdeetaten.

Derfor kan ikke ansatte avslutte trygdebøkene sine hos trygdeetaten etter å ha sluttet i jobben, enten de sluttet lovlig eller brått, men må returnere til sin gamle bedrift for å be dem om å fullføre prosedyrene for å avslutte trygdebøkene sine.

Straff for bedrifter som ikke avslutter trygdebøkene for ansatte

I henhold til artikkel 12 i dekret 12/2022/ND-CP, vil bedrifter som ikke fullfører prosedyrene for å bekrefte perioden med trygde- og arbeidsledighetstrygdutbetaling for ansatte etter at arbeidsavtalen er avsluttet i henhold til lovens bestemmelser, bli straffet som følger:

- Fra 2 millioner VND til 4 millioner VND for brudd som involverer 1 til 10 arbeidere;

- Fra 4 millioner VND til 10 millioner VND for brudd som involverer 11 til 50 arbeidere;

- Fra 10 millioner VND til 20 millioner VND for brudd som involverer 51 til 100 arbeidere;

- Fra 20 millioner VND til 30 millioner VND for brudd som involverer 101 til 300 arbeidere;

- Fra 30 millioner VND til 40 millioner VND for brudd som involverer 301 eller flere ansatte.

I tillegg er bedrifter også pålagt å fullføre prosedyrer for å bekrefte tidspunktet for utbetaling av sosialtrygd og arbeidsledighetstrygd for ansatte i henhold til forskriftene.

Hva skal ansatte gjøre når bedriften ikke avslutter trygdeboken?

I henhold til artikkel 18 i loven om sosialtrygd av 2014 har ansatte rett til å be kompetente etater, organisasjoner og enkeltpersoner om å gjennomgå avgjørelser og handlinger fra etater, organisasjoner og enkeltpersoner når det er grunn til å tro at slike avgjørelser og handlinger bryter med loven om sosialtrygd og krenker deres legitime rettigheter og interesser.

Dersom den ansatte har sagt opp arbeidsavtalen, men bedriften ikke avslutter trygdeboken i henhold til forskriftene, må den ansatte derfor først kontakte bedriften og be bedriften om å avslutte trygdeboken for ham/henne.

Dersom bedriften fortsatt ikke avslutter trygdeboken i henhold til forskriftene, kan arbeidstakeren sende inn en klage til sjefinspektøren for Departementet for arbeid, krigsinvalider og sosiale saker der bedriften har hovedkontor, for oppgjør i henhold til myndighet.

Prosedyrer for å avslutte trygdebøker i 2023

I henhold til beslutning 595/QD-BHXH i 2017 skal arbeidsgivere avslutte trygdebøkene i følgende rekkefølge:

Trinn 1: Rapporter arbeidsreduksjon

Før arbeidsgiveren gjennomfører prosedyren for avslutning av sosialforsikringen, må vedkommende utføre prosedyren for varsling av arbeidsreduksjon.

- I henhold til artikkel 23 i beslutning 595/QD-BHXH skal dokumentasjonen for rapportering av arbeidsreduksjon omfatte:

+ Erklæringsskjema for justering av trygde- og helseforsikringsopplysninger (skjema TK1-TS)

+ Erklæringsskjema for enhet for justering av sosialforsikrings- og helseforsikringsopplysninger (skjema TK3-TS);

+ Liste over ansatte som deltar i sosialforsikring, helseforsikring, ulykkesforsikring, forsikring for yrkesulykker og yrkessykdommer (skjema D02-TS);

+ Informasjonsliste (skjema D01-TS);

+ Gyldig helseforsikringskort for den ansatte (1 kopi/person);

- Arbeidsgiveren sender varselet om arbeidsreduksjon direkte til trygdeetaten der arbeidsgiveren deltar, eller per post .

- Etter at du har rapportert en reduksjon i trygdeytelsen, kan du fortsette med å lukke trygdeboken.

Trinn 2: Lukk trygdeboken

- I henhold til artikkel 23 i beslutning 595/QD-BHXH omfatter dokumentene for prosedyrer for lukking av forsikringsboken:

+ Erklæring fra deltakende enhet, justering av trygde- og helseforsikringsopplysninger (skjema TK3-TS);

+ Liste over ansatte som deltar i sosialtrygd, helsetrygd, arbeidsledighetstrygd, forsikring for yrkesulykker og yrkessykdommer (skjema D02-TS).

+ Informasjonsliste (skjema D01-TS).

+ Sosialforsikringsbok

+ Brosjyrer om sosialtrygd.

+ Beslutning om å si opp arbeidsavtalen (eller andre dokumenter knyttet til oppsigelsen av arbeidsavtalen).

+ Gyldig helseforsikringskort for den ansatte (1 kopi/person);

- Arbeidsgiveren sender inn søknaden om avslutning av trygdeboken til trygdekontoret der arbeidsgiveren deltar, eller sender den inn per post.

Stengetid for trygdeboken

I henhold til paragraf 1, artikkel 48 i arbeidsloven av 2019, er begge partene ansvarlige for å betale alle beløp knyttet til hver parts rettigheter innen 14 virkedager fra opphørsdatoen for arbeidsavtalen, unntatt i følgende tilfeller, som kan forlenges, men ikke mer enn 30 dager:

- Arbeidsgiveren er ikke en person som opphører driften;

- Arbeidsgiveren endrer struktur, teknologi eller av økonomiske årsaker;

- Deling, separasjon, konsolidering, fusjon; salg, leasing, omdanning av virksomhetsform; overføring av eierskap og bruksrett til eiendeler i foretak og kooperativer;

- På grunn av naturkatastrofer, branner, fiendtlige angrep eller farlige epidemier.

I henhold til forskriftene vil derfor tiden for å avslutte trygdeboken ikke overstige 14 dager, og i spesielle tilfeller, i henhold til paragraf 1, artikkel 48 i arbeidsloven av 2019, vil den maksimale tiden for å avslutte trygdeboken ikke overstige 30 dager.

Kilde: https://baoquocte.vn/chot-so-bhxh-2023-ke-toan-nhan-su-va-nguoi-lao-dong-can-biet-241767.html