Hvilke dokumenter og registre i utdanningssektoren lagres permanent?

Kunnskapsdepartementet har nettopp annonsert et utkast til rundskriv som regulerer lagringsperioden for journaler og dokumenter innen utdanning og opplæring, og erstatter rundskrivet som regulerer lagringsperioden for faglige dokumenter fra utdanningssektoren, utstedt i 2016.

Utkastet til rundskriv fastsetter derfor lagringsperioden for registre og dokumenter innen utdanning og opplæring som gjelder for enheter underlagt og direkte underlagt Kunnskapsdepartementet; Utdannings- og opplæringsdepartementer; Utdannings- og opplæringsdepartementer; førskole, allmennutdanning, videreutdanning, universiteter, utdanningshøyskoler, spesialskoler, andre utdanningsinstitusjoner som utfører utdanningsaktiviteter under Kunnskaps- og opplæringsdepartementets statlige forvaltningsansvar og tilknyttede etater, organisasjoner og enkeltpersoner.

200 typer poster og dokumenter lagres permanent

Følgelig er det i denne forskriften mer enn 200 typer registre og dokumenter som lagres permanent. For eksempel registre som godkjenner policyen for å etablere eller tillate etablering av universiteter, registre som anerkjenner private universiteter som opererer uten profitt, og registre som tillater opplæring på universitetsnivå.

Opptaksdokumenter til universiteter er blant de permanent arkiverte dokumentene i utdanningssektoren.

Dokumenter om opptak til doktorgrads-, master-, universitets- og høyskolegrader, for eksempel dokumenter som fastsetter årlige opptaksmål, dokumenter som utvikler planer for å sikre kvaliteten på opptaksinnspill, referansepoengsummer, opptaksbeslutninger og opptakslister.

Dokumenter om godkjenning av universitetsgrad, som for eksempel godkjenning av grad og tildeling av grader, gradslister, journaler om godkjenning av grad; journaler og dokumenter om doktorgradsutdanning, som for eksempel journaler over opplæringstillatelse, suspensjon av opptak, tilbakekalling av beslutning om å tillate opplæring i doktorgradsfag og spesialiteter; journaler over tillatelse til å samarbeide om doktorgradsutdanning med innenlandske utdanningsinstitusjoner; karakterutskrifter som oppsummerer læringsresultater per semester, skoleår, kurs; journaler over godkjenning av grad og tildeling av doktorgrad; journaler over evaluering av doktoravhandling på grunnleggende nivå; journaler over forespørsler om forsvar av doktoravhandling på skole- eller instituttnivå, osv.

Opptegnelser og dokumenter oppbevares i 20 år eller mer

Når det gjelder lagringsperioden på 70 år, finnes det bare én fil for å bygge en database over tjenestemenn, lærere og utdanningsadministratorer. Dette er nytt innhold, som tidligere ikke var inkludert i rundskrivet fra 2016.

Det finnes tre typer dokumenter som arkiveres i 30 år, inkludert evalueringslogg for masteroppgaver, vurderingslogg for masteroppgaver og behandling av resultater fra vurderinger av masteroppgaver i tilfelle klage og vurderingsrådet vurderer at masteroppgaven oppfyller kravene eller høyere.

Det finnes mer enn 80 papirdokumenter som må lagres i 20 år, for eksempel dokumenter om opprettelsen av skolerådet og utnevnelsen av lederen av rådet for offentlige universiteter; dokumenter om anerkjennelse av universitetseksamener; universitetseksamenprosjekter og avhandlinger som vurderes av rådet som tilfredsstillende eller bedre; dokumenter om programmer og vitenskapelige forskningsemner for forelesere og forskere på departements- og industrinivå; dokumenter om utvelgelse og tildeling av førskoleelever til studier ved universiteter, høyskoler og ungdomsskoler; sammendragstabeller over lærings- og opplæringsresultater for grunnskoleelever, osv.

Opptegnelser og dokumenter oppbevares i 2–10 år

Følgende dokumenter har blitt arkivert i 10 år: karakterutskrifter for hvert fag, inkludert testresultater, eksamensresultater, universitetskursresultater; godkjenningsdokumenter for universitetets eksamensresultater ved avsluttet kurs; godkjenningsdokumenter for eksamensresultater ved avsluttet kurs, karakterutskrifter for hvert fag, inkludert testresultater, eksamensresultater, kursresultater på masternivå, osv.

Innen 5 år finnes det dokumenter: avgangsprosjekter og oppgaver som ikke oppfyller kravene på universitetsnivå; søknadsdokumenter og mastereksamener; karakterutskrifter fra hvert fag, inkludert testresultater, eksamensresultater, emneresultater på masternivå; dokumenter som gjennomgår resultatene fra avsluttende eksamener, avsluttende eksamener på doktorgradsnivå...

I mellomtiden arkiveres praksisrapporter fra universitets- og høyskoleavslutninger i 3 år, mens eksamensoppgaver og andre dokumenter knyttet til universitets- og høyskoleavslutningseksamener arkiveres i 2 år.

Fullteksten til utkastet til rundskriv som regulerer lagringsperioden for registre og dokumenter innen utdanning og opplæring, kan leserne se HER

Forskjeller mellom gamle og nye forskrifter

Mens det gamle rundskrivet hadde 274 typer dokumenter, har det nye utkastet til rundskriv opptil 387 dokumenter. Det er noen endringer, slik som at den gamle forskriften om utdannings- og opplæringsutvekslingsdokumenter bare ble beholdt i 10 år, men det nye utkastet har bare 5 år. Den gamle forskriften om sammenstilling, utvalg, vurdering, godkjenning og bruk av undervisningsmateriell og lærebøker for alle nivåer av universitetsutdanning var 20 år, men den nye forskriften er permanent.

I tillegg oppbevares listen over internasjonale organisasjoner for vurdering og akkreditering av utdanningskvalitet som er anerkjent av Vietnam, i henhold til de gamle forskriftene, i 20 år, men det nye utkastet oppbevares i 10 år. Registreringer over etablering eller tillatelse til å opprette, oppløse, endre navn, tildele, fornye tildeling av driftslisenser, innstille aktiviteter for vurdering av utdanningskvalitet for organisasjoner for vurdering av utdanningskvalitet i det gamle rundskrivet oppbevares permanent, men det nye utkastet oppbevares i 10 år...

Kilde: https://thanhnien.vn/tai-lieu-ho-so-nao-trong-linh-vuc-giao-duc-duoc-luu-tru-vinh-vien-18524122816381055.htm