Ho Chi Minh-byen: Forslag til veiledning om prosedyrer for utstedelse av elektroniske kopier av vitnemål og sertifikater.

Ho Chi Minh-byen har bedt regjeringskontoret og utdanningsdepartementet om å gi spesifikk veiledning om prosedyrene for utstedelse av elektroniske kopier av vitnemål og sertifikater for å sikre at den administrative reformprosessen er synkronisert.

Ifølge folkekomiteen i Ho Chi Minh- byen finnes det for øyeblikket ingen spesifikke retningslinjer for utstedelse av elektroniske kopier av vitnemål og sertifikater, og digitalisering av akademiske resultater er derfor ikke mulig ennå. Foto: Quang Phuong

Folkekomiteen i Ho Chi Minh-byen har nylig sendt dokument nr. 4543/UBND-VX til regjeringskontoret og utdanningsdepartementet (MOET) med forespørsel om veiledning om digitalisering av resultater for prosedyren for utstedelse av kopier av vitnemål og sertifikater.

Ifølge Ho Chi Minh-byens folkekomité utføres utstedelsen av kopier av vitnemål og attester fra det originale registeret for tiden i samsvar med bestemmelsene i paragraf 2, artikkel 27, kapittel IV i rundskriv nr. 21/2019/TT-BGDĐT datert 29. november 2019 fra Kunnskapsdepartementet om kunngjøring av forskrifter om forvaltning av vitnemål og attester i det nasjonale utdanningssystemet .

I henhold til forskriftene utstedes kopier av vitnemål og attester ved hjelp av en enhetlig mal utstedt av Kunnskapsdepartementet. Kunnskapsdepartementet foreskriver og bruker kun én enkelt mal for kopier i papirformat (Rundskriv 21/2019/TT-BGDĐT gir foreløpig ikke veiledning om utstedelse av kopier av vitnemål og attester i elektronisk form).

Ifølge folkekomiteen i Ho Chi Minh-byen utstedes kopier av vitnemål og sertifikater for tiden kun ved hjelp av standardiserte maler utstedt av Kunnskapsdepartementet, og digitale signaturer brukes ennå ikke. (Illustrasjonsbilde)

På grunn av mangelen på spesifikke lovbestemmelser og tekniske retningslinjer for formatet til elektroniske kopier, finnes det i Ho Chi Minh-byen, nærmere bestemt fra utdanningsdepartementet, ikke noe juridisk grunnlag for å implementere digital signering på kopier av vitnemål og sertifikater.

I mellomtiden tillater dekret nr. 45/2025/ND-CP utstedelse av elektroniske kopier fra originaldokumenter. For vitnemål og sertifikater mangler imidlertid utdannings- og opplæringsdepartementene og utdanningsforvaltningsorganene for øyeblikket et juridisk grunnlag eller en enhetlig prosedyre for implementering.

I poengsystemet for administrativ reform er imidlertid digitaliseringsgraden for dokumentutdata obligatorisk for administrative prosedyrer, noe som fører til en situasjon der prosedyren for «utstedelse av kopier av vitnemål og attester fra originaldokumenter» ikke kan generere «elektronisk utdata» slik det er fastsatt i dag. Dette påvirker digitaliseringsgraden for administrative prosedyrer i Ho Chi Minh-byens folkekomité, og påvirker byens poengsum for administrativ reform ved årets slutt.

Videre er de tekniske forskriftene angående format, maler og obligatorisk informasjon på elektroniske kopier av vitnemål og sertifikater ennå ikke utstedt, noe som gjør det umulig å implementere dem i byens informasjonssystem for administrative prosedyrer.

Folkekomiteen i Ho Chi Minh-byen har foreslått retningslinjer for «digitalisering» av utstedelse av kopier av vitnemål og sertifikater for å sikre at den administrative reformprosessen er synkronisert. (Illustrasjonsbilde)

Basert på ovennevnte situasjon rapporterer og foreslår Folkekomiteen i Ho Chi Minh-byen at Regjeringskontoret og Kunnskapsdepartementet utsteder eller gir spesifikk veiledning om utstedelse av elektroniske kopier av vitnemål og attester fra originaldokumenter i samsvar med bestemmelsene i dekret nr. 45/2020/ND-CP.

Definere og standardisere forskrifter om «digital utdata» for prosedyren for utstedelse av kopier av vitnemål og sertifikater, inkludert: elektroniske maler for vitnemål og sertifikatkopier; standarder for sikkerhet, identifikasjonskoder og autentiseringskoder; og den utstedende enhetens ansvar for lagring og digital signering.

Samtidig gis det midlertidig veiledning til lokalsamfunnene mens de venter på nye forskrifter, for å unngå å få lav score for dokumentdigitalisering i vurderingen av den administrative reformen.

I tillegg er det behov for koordinering med Justisdepartementet for å standardisere prosessen for utstedelse av elektroniske kopier av vitnemål og attester fra originaldokumenter, og dermed sikre juridisk gyldighet i elektroniske transaksjoner.

Kilde: https://daibieunhandan.vn/tp-ho-chi-minh-kien-nghi-huong-dan-thu-tuc-cap-ban-sao-van-bang-chung-chi-dien-tu-10400218.html