Zmiany i uzupełnienia niektórych przepisów dotyczących uwierzytelniania.

(Chinhphu.vn) - Dekretem rządowym nr 280/2025/ND-CP z dnia 27 października 2025 r. wprowadzono szereg nowych przepisów dotyczących uwierzytelniania.

Dekret nr 280/2025/ND-CP zmienia i uzupełnia szereg przepisów dotyczących uwierzytelniania.

Rząd wydał dekret nr 280/2025/ND-CP z dnia 27 października 2025 r. zmieniający i uzupełniający szereg artykułów dekretu nr 23/2015/ND-CP. W zakresie wydawania odpisów z dokumentów oryginalnych, uwierzytelniania odpisów z dokumentów oryginalnych oraz uwierzytelniania. Podpisywanie i uwierzytelnianie umów i transakcji, ze zmianami. Uzupełnione rozporządzeniem nr 07/2025/ND-CP.

Zgodnie z nowymi przepisami zawartymi w Dekrecie nr 280/2025/ND-CP, poświadczenie kopii za zgodność z oryginałem oznacza, że ​​agencja, organizacja lub osoba posiadająca uprawnienia określone w niniejszym Dekrecie, na podstawie oryginalnego dokumentu, poświadcza, że ​​kopia jest zgodna z oryginałem.

Uwierzytelnianie podpisu to proces, w którym agencja, organizacja lub osoba upoważniona, zgodnie z postanowieniami niniejszego Dekretu, poświadcza, że ​​podpis na dokumencie lub papierze jest podpisem osoby wnioskującej o uwierzytelnienie.

Uwierzytelnienie transakcji to czynność osoby upoważnionej, w rozumieniu niniejszego Dekretu, potwierdzająca czas i miejsce zawarcia czynności cywilnoprawnej, zdolność prawną, wolę, podpis lub odciski palców stron uczestniczących w czynności cywilnoprawnej.

Rozszerzenie zakresu podmiotów uprawnionych do dokonywania uwierzytelniania.

W szczególności Dekret nr 280/2025/ND-CP zmienił i uzupełnił ust. 9 artykułu 2 Dekretu 23/2015/ND-CP, rozszerzając zakres podmiotów upoważnionych do dokonywania uwierzytelniania.

W szczególności osobami upoważnionymi do dokonywania uwierzytelniania są: przewodniczący Komitetu Ludowego gminy, okręgu lub specjalnego regionu administracyjnego (Komitet Ludowy na szczeblu gminy); osoby upoważnione lub wyznaczone do wykonywania obowiązków uwierzytelniania zgodnie z przepisami; notariusze kancelarii notarialnych lub firm notarialnych (organizacje praktyki notarialnej); urzędnicy dyplomatyczni i konsularni misji dyplomatycznych, misji konsularnych i innych agencji upoważnionych do wykonywania funkcji konsularnych Wietnamu za granicą (agencje przedstawicielskie).

Tym samym w porównaniu ze starymi przepisami Dekret nr 280/2025/ND-CP rozszerza zakres osób upoważnionych do dokonywania uwierzytelniania, włączając do niego osoby upoważnione lub wyznaczone do dokonywania zadań uwierzytelniania zgodnie z przepisami.

Zmiana przepisów dotyczących uprawnień i odpowiedzialności za uwierzytelnianie.

Dekret nr 280/2025/ND-CP zmienia i uzupełnia również przepisy dotyczące uprawnień i odpowiedzialności za uwierzytelnianie, jasno określając obowiązki każdej kategorii osób dokonujących uwierzytelniania. W szczególności:

1. Przewodniczący Komitetu Ludowego szczebla gminnego ma prawo i obowiązek:

a) uwierzytelnianie kopii oryginalnych dokumentów i pism wydanych lub poświadczonych przez właściwe agencje i organizacje Wietnamu; właściwe agencje i organizacje krajów obcych; lub właściwe agencje i organizacje Wietnamu we współpracy z właściwymi agencjami i organizacjami krajów obcych;

b) uwierzytelnianie podpisów na dokumentach i papierach;

c) uwierzytelnianie podpisu tłumacza na dokumentach i tekstach tłumaczonych z języka obcego na język wietnamski oraz z języka wietnamskiego na język obcy;

d) uwierzytelnianie transakcji dotyczących majątku ruchomego;

d) uwierzytelnianie transakcji związanych z prawami użytkowania gruntów zgodnie z przepisami prawa gruntowego;

e) uwierzytelnianie transakcji mieszkaniowych zgodnie z ustawą o budownictwie mieszkaniowym;

g) Uwierzytelnianie testamentu;

h) uwierzytelnienie dokumentu odrzucającego spadek;

i) Poświadczanie dokumentów dotyczących podziału majątku odziedziczonego, o których mowa w pkt d, e i f powyżej.

2. Przewodniczący Komitetu Ludowego szczebla gminnego kieruje i organizuje realizację działań uwierzytelniających na terenie gminy.

Delegowanie i powierzanie zadań związanych z uwierzytelnianiem, o których mowa w ust. 1, a także podpisywanie i używanie pieczęci przy dokonywaniu uwierzytelniania, odbywa się zgodnie z przepisami o organizacji samorządu terytorialnego, przepisami o organizacji wyspecjalizowanych agencji przy Komitecie Ludowym na szczeblu gminy oraz innymi stosownymi przepisami.

3. Agencja przedstawicielska ma prawo i obowiązek poświadczania spraw określonych w punktach a, b i c ust. 1. Urzędnicy dyplomatyczni i konsularni podpisują poświadczenie i opieczętowują agencję przedstawicielską.

4. Notariusze mają prawo i obowiązek poświadczania spraw określonych w punktach a, b i c ust. 1, podpisywania poświadczeń i nadawania pieczęci organizacji notarialnej.

5. Uwierzytelnienie nie jest uzależnione od miejsca zamieszkania osoby wnioskującej o uwierzytelnienie w następujących przypadkach:

a) Uwierzytelnianie kopii dokumentów oryginalnych, uwierzytelnianie podpisów;

b) uwierzytelnianie transakcji dotyczących majątku ruchomego;

c) Uwierzytelnianie testamentów, uwierzytelnianie dokumentów odrzucających dziedziczenie;

d) uwierzytelnianie dokumentów pełnomocnictwa związanych z wykonywaniem praw użytkowania gruntów i lokali mieszkalnych;

d) Poświadczanie zmiany, uzupełnienia lub anulowania transakcji, o których mowa w pkt b, c i d niniejszego paragrafu.

6. Poświadczanie czynności związanych z prawem użytkowania gruntów odbywa się w Komitecie Ludowym gminy, w której znajduje się grunt, a poświadczanie czynności związanych z nieruchomościami mieszkaniowymi odbywa się w Komitecie Ludowym gminy, w której znajduje się dom, z wyjątkiem przypadków określonych w ust. 5.

Osoby ubiegające się o uwierzytelnienie nie mogą żądać oryginałów ani kserokopii dokumentów już zintegrowanych z VNeID.

Jednocześnie Dekret nr 280/2025/ND-CP uzupełnia przepisy dotyczące obowiązków i praw osób dokonujących uwierzytelnienia.

Dekret nr 280/2025/ND-CP stanowi ponadto, że osoba dokonująca uwierzytelnienia nie może żądać od osoby wnioskującej o uwierzytelnienie przesłania lub przedstawienia oryginałów lub kopii dokumentów już zintegrowanych z VNeID, jeśli osoba wnioskująca o uwierzytelnienie przedstawiła już odpowiednie informacje z VNeID.

W przypadku gdy osoba wnioskująca o uwierzytelnienie i osoba dokonująca uwierzytelnienia mogą uzyskać dostęp do informacji i dokumentów z Krajowej Bazy Danych Ludnościowych lub innych baz danych zgodnie z przepisami prawa, osoba dokonująca uwierzytelnienia jest odpowiedzialna za dostęp do informacji i dokumentów z tych baz danych i nie musi wymagać od osoby wnioskującej o uwierzytelnienie przedstawienia oryginału, kopii z oryginalnego rejestru lub poświadczonej kopii informacji i dokumentów, do których uzyskano dostęp.

Zmiana przepisów dotyczących odpowiedzialności Komitetów Ludowych wszystkich szczebli w zakresie państwowego zarządzania uwierzytelnianiem.

Ponadto Dekret nr 280/2025/ND-CP zmienia i uzupełnia również artykuł 43 Dekretu nr 23/2015/ND-CP, który określa obowiązki Komitetów Ludowych na wszystkich szczeblach w zakresie państwowego zarządzania uwierzytelnianiem, w celu spełnienia wymogów przy obsłudze struktury organizacyjnej i działań dwupoziomowego modelu samorządu lokalnego.

Zgodnie z Dekretem nr 280/2025/ND-CP obowiązki Komitetów Ludowych wszystkich szczebli w zakresie państwowego zarządzania uwierzytelnianiem są określone w następujący sposób:

1. Komitet Ludowy szczebla prowincjonalnego sprawuje nadzór państwowy nad uwierzytelnianiem na szczeblu lokalnym, mając następujące obowiązki i uprawnienia:

a) Organizowanie i wdrażanie regulacji prawnych dotyczących uwierzytelniania na szczeblu lokalnym;

b) udzielanie porad i szkoleń zawodowych w zakresie notariatu urzędnikom i pracownikom służby cywilnej zajmującym się notariatem w komitetach ludowych na szczeblu gmin oraz notariuszom organizacji notarialnych;

c) Organizować upowszechnianie i popularyzację przepisów prawnych dotyczących uwierzytelniania; podejmować działania mające na celu wyeliminowanie nadużywania wymogu sporządzania uwierzytelnionych odpisów dokumentów przy prowadzeniu postępowań administracyjnych w tym zakresie;

d) Zastosowanie technologii informatycznych w realizacji uwierzytelniania i zarządzaniu państwowym uwierzytelnianiem na poziomie lokalnym, spełniając wymagania dotyczące udostępniania i wymiany informacji;

d) kontrolować i nadzorować działalność uwierzytelniającą komitetów ludowych na szczeblu gminnym i kancelarii notarialnych na danym terenie;

e) sporządzać i publikować listę sygnatariuszy Komitetów Ludowych na szczeblu gminy w danej miejscowości na portalu elektronicznym lub stronie internetowej Departamentu Sprawiedliwości oraz aktualizować tę listę w przypadku zaistnienia zmian;

g) rozpatrywanie skarg, donosów, petycji i opinii osób fizycznych i organizacji oraz zajmowanie się naruszeniami administracyjnymi związanymi z certyfikacją na terenie swojej jurysdykcji;

h) Rozważyć przeniesienie całości lub części zadań związanych z poświadczaniem odpisów z dokumentów oryginalnych i poświadczaniem podpisów do kancelarii notarialnych w gminach, w których przynajmniej jedna kancelaria notarialna działa stabilnie i skutecznie w momencie podjęcia decyzji o przeniesieniu, a także w których kancelaria notarialna jest w rozsądnej i dogodnej lokalizacji dla osób i organizacji potrzebujących usług poświadczających w danej miejscowości;

i) Gromadzenie informacji i statystyk dotyczących uwierzytelniania na szczeblu lokalnym i składanie sprawozdań Ministerstwu Sprawiedliwości, w razie potrzeby. Departament Sprawiedliwości wspomaga Prowincjonalny Komitet Ludowy w wykonywaniu zadań określonych w punktach a, b, c, d, e, g, h i i oraz kontroluje działalność uwierzytelniającą Gminnych Komitetów Ludowych i kancelarii notarialnych w prowincji.

2. Komitet Ludowy szczebla gminnego sprawuje nadzór państwowy nad uwierzytelnianiem na obszarze geograficznym gminy i ma następujące obowiązki i uprawnienia:

a) zarządzanie realizacją zadań uwierzytelniania określonych w niniejszym rozporządzeniu;

b) rozpowszechnianie informacji, podnoszenie świadomości i zachęcanie społeczeństwa do przestrzegania przepisów prawnych dotyczących uwierzytelniania;

c) wydawanie uwierzytelnionych kopii oryginałów uwierzytelnionych transakcji;

d) rozpatrywanie skarg, donosów, petycji i opinii osób fizycznych i organizacji oraz zajmowanie się naruszeniami administracyjnymi związanymi z uwierzytelnianiem na terenie swojej jurysdykcji;

d) Gromadzenie informacji i statystyk dotyczących procesu certyfikacji oraz składanie sprawozdań Departamentowi Sprawiedliwości, w razie potrzeby.

Biuro Rady Ludowej i Komitetu Ludowego, we współpracy z Centrum Obsługi Administracji Publicznej, pomaga Komitetowi Ludowemu na szczeblu gminy w wykonywaniu zadań określonych w punktach a, b i c. Przewodniczący Komitetu Ludowego na szczeblu gminy lub osoba upoważniona albo wyznaczona do wykonywania zadania uwierzytelniania zgodnie z przepisami musi powiadomić Departament Sprawiedliwości o wzorze podpisu używanego przy podpisywaniu dokumentów uwierzytelniających.

Dekret nr 280/2025/ND-CP uzupełnia również przepisy przejściowe zawarte w artykule 47 Dekretu nr 23/2015/ND-CP w następujący sposób:

W przypadku transakcji poświadczonych w Departamencie Sprawiedliwości lub Komitecie Ludowym na szczeblu gminy przed 1 lipca 2025 r., zmiany, uzupełnienia, anulowanie transakcji, korygowanie błędów w poświadczonych transakcjach oraz wydawanie poświadczonych kopii oryginalnych poświadczonych transakcji mają być przeprowadzane w Komitecie Ludowym na szczeblu gminy, w którym przechowywane są rejestry poświadczeń transakcji.

Rejestry poświadczania odpisów z oryginałów, rejestry poświadczania podpisów/odcisków palców, rejestry poświadczania podpisów tłumacza i rejestry poświadczania transakcji utworzone przed datą wejścia w życie niniejszego Dekretu (1 listopada 2025 r.) będą nadal używane do 31 grudnia 2025 r.

Phuong Nhi

Source: https://baochinhphu.vn/sua-doi-bo-sung-mot-so-quy-dinh-ve-chung-thuc-102251028110756076.htm