Zmiana i uzupełnienie szeregu przepisów dotyczących uwierzytelniania

(Chinhphu.vn) - Dekretem rządowym nr 280/2025/ND-CP z dnia 27 października 2025 r. wprowadzono szereg nowych przepisów dotyczących uwierzytelniania.

Dekret nr 280/2025/ND-CP zmieniający i uzupełniający szereg przepisów dotyczących uwierzytelniania.

Rząd wydał dekret nr 280/2025/ND-CP z dnia 27 października 2025 r. zmieniający i uzupełniający szereg artykułów dekretu nr 23/2015/ND-CP w sprawie wydawania odpisów z oryginałów, poświadczania odpisów z oryginałów i poświadczania podpisywanie i uwierzytelnianie umów, transakcji, w brzmieniu zmienionym, uzupełnione rozporządzeniem nr 07/2025/ND-CP.

Zgodnie z nowymi przepisami zawartymi w Dekrecie nr 280/2025/ND-CP, poświadczenie kopii za zgodność z oryginałem oznacza, że ​​właściwy organ, organizacja lub osoba, o której mowa w niniejszym Dekrecie, na podstawie oryginału poświadcza zgodność kopii z oryginałem.

Poświadczenie podpisu jest czynnością agencji, organizacji lub kompetentnej osoby, zgodnie z postanowieniami niniejszego Dekretu, poświadczającą, że podpis na dokumencie lub papierze jest podpisem osoby wnioskującej o poświadczenie.

Uwierzytelnienie transakcji to czynność osoby kompetentnej, w rozumieniu niniejszego Dekretu, poświadczająca czas i miejsce zawarcia czynności cywilnoprawnej, zdolność do czynności prawnych, dobrowolną wolę, podpis lub odciski palców stron uczestniczących w czynności cywilnoprawnej.

Rozszerzenie zakresu certyfikacji

W szczególności Dekret nr 280/2025/ND-CP zmienił i uzupełnił klauzulę 9 artykułu 2 Dekretu 23/2015/ND-CP w celu rozszerzenia przedmiotów certyfikacji.

Dokładniej rzecz biorąc, osobą dokonującą certyfikacji jest przewodniczący Ludowego Komitetu gminy, okręgu lub strefy specjalnej (Ludowy Komitet na szczeblu gminy); osoba upoważniona lub wyznaczona do wykonywania zadania certyfikacyjnego zgodnie z przepisami; notariusz Kancelarii Notarialnej, Kancelaria Notarialna (organizacja praktyki notarialnej); urzędnik dyplomatyczny , urzędnik konsularny agencji przedstawicielstwa dyplomatycznego, agencja przedstawicielstwa konsularnego i inne agencje upoważnione do wykonywania funkcji konsularnych Wietnamu za granicą (Agencja Przedstawicielska).

Tym samym w porównaniu ze starymi przepisami Dekret nr 280/2025/ND-CP rozszerza podmioty certyfikacji, włączając do nich osoby upoważnione lub wyznaczone do wykonywania zadań certyfikacyjnych zgodnie z przepisami.

Zmiany w przepisach dotyczących urzędu certyfikacji i odpowiedzialności

Dekret nr 280/2025/ND-CP zmienia i uzupełnia również przepisy dotyczące uprawnień i odpowiedzialności w zakresie certyfikacji, aby jasno określić obowiązki każdego podmiotu przeprowadzającego certyfikację. W szczególności:

1. Przewodniczący Komitetu Ludowego szczebla gminnego ma prawo i obowiązek:

a) poświadczać za zgodność z oryginałami kopie dokumentów i pism wydanych lub poświadczonych przez właściwe organy i organizacje Wietnamu; właściwe organy i organizacje państw obcych; właściwe organy i organizacje Wietnamu we współpracy z właściwymi organami i organizacjami państw obcych;

b) Uwierzytelnianie podpisów w dokumentach i papierach;

c) poświadczać podpis tłumacza na dokumentach i pismach z języków obcych na język wietnamski oraz z języka wietnamskiego na języki obce;

d) poświadczanie transakcji dotyczących majątku ruchomego;

d) poświadczanie transakcji związanych z prawami użytkowania gruntów zgodnie z przepisami ustawy o ziemi;

e) Certyfikowanie transakcji mieszkaniowych zgodnie z przepisami ustawy o budownictwie mieszkaniowym;

g) Postępowanie spadkowe;

h) poświadczenie dokumentów odmawiających przyjęcia spadku;

i) Poświadczyć dokumenty dotyczące podziału spadku jako składników majątku wymienionych w punktach d, dd i e powyżej.

2. Przewodniczący Rady Ludowej szczebla gminnego kieruje i organizuje realizację działalności certyfikacyjnej na terenie gminy.

Upoważnienie i powierzenie wykonywania zaświadczeń, o których mowa w ust. 1, a także podpisywanie i używanie pieczęci przy wykonywaniu zaświadczeń, odbywa się zgodnie z przepisami ustawy o organizacji jednostek samorządu terytorialnego, ustawy o organizacji wyspecjalizowanych organów przy Komitetach Ludowych na szczeblu gminnym oraz odpowiednimi ustawami.

3. Agencja przedstawicielska ma prawo i obowiązek uwierzytelniania spraw określonych w punktach a, b i c ust. 1. Podpis, poświadczenie i pieczęć agencji przedstawicielskiej składa przedstawiciel dyplomatyczny lub urzędnik konsularny.

4. Notariusze mają prawo i obowiązek uwierzytelniania dokumentów wymienionych w pkt a, b i c ust. 1, podpisywania dokumentów uwierzytelniających oraz nadawania pieczęci organizacji notarialnej.

5. Certyfikacja nie jest uzależniona od miejsca zamieszkania osoby ubiegającej się o certyfikację w następujących przypadkach:

a) Poświadczone za zgodność z oryginałem odpisy, poświadczone podpisy;

b) poświadczanie transakcji dotyczących majątku ruchomego;

c) poświadczanie testamentów i dokumentów odmawiających przyjęcia spadku;

d) poświadczanie dokumentów autoryzacyjnych związanych z realizacją praw użytkowników gruntów i mieszkań;

d) Poświadczyć zmianę, dodanie i anulowanie transakcji określonych w punktach b, c i d niniejszej sekcji.

6. Certyfikacja transakcji związanych z prawem użytkowania gruntów odbywa się w Komitecie Ludowym gminy, w której znajduje się grunt, certyfikacja transakcji mieszkaniowych odbywa się w Komitecie Ludowym gminy, w której znajduje się dom, z wyjątkiem przypadków określonych w ust. 5.

Osoba wnioskująca o uwierzytelnienie nie może być zobowiązana do przedstawienia oryginałów lub kopii dokumentów zintegrowanych z VNeID.

Jednocześnie Dekret nr 280/2025/ND-CP uzupełnia przepisy dotyczące obowiązków i praw osoby dokonującej certyfikacji.

Dekret nr 280/2025/ND-CP stanowi ponadto: osoba dokonująca uwierzytelnienia nie wymaga od osoby wnioskującej o uwierzytelnienie przesłania lub przedstawienia oryginału lub kopii dokumentów i papierów zintegrowanych w VNeID, jeśli osoba wnioskująca o uwierzytelnienie przedstawiła odpowiednie informacje z VNeID.

W przypadku gdy osoba wnioskująca o certyfikację oraz osoba dokonująca certyfikacji mogą wykorzystywać informacje i dokumenty z Krajowej Bazy Danych Ludnościowych lub innych baz danych w sposób określony w przepisach prawa, osoba dokonująca certyfikacji jest odpowiedzialna za wykorzystanie informacji i dokumentów z tych baz danych i nie musi wymagać od osoby wnioskującej o certyfikację przedstawienia oryginału, kopii z oryginalnej księgi lub uwierzytelnionej kopii wykorzystanych informacji i dokumentów.

Zmiana przepisów dotyczących obowiązków Komitetów Ludowych wszystkich szczebli w zakresie państwowego zarządzania uwierzytelnianiem

Ponadto Dekret nr 280/2025/ND-CP zmienia i uzupełnia również artykuł 43 Dekretu nr 23/2015/ND-CP regulujący obowiązki Komitetów Ludowych na wszystkich szczeblach w zakresie państwowego zarządzania uwierzytelnianiem w celu spełnienia wymogów podczas organizacji i funkcjonowania dwupoziomowego modelu samorządu lokalnego.

Zgodnie z Dekretem nr 280/2025/ND-CP obowiązki Komitetów Ludowych wszystkich szczebli w zakresie państwowego zarządzania uwierzytelnianiem są określone w następujący sposób:

1. Komitet Ludowy na szczeblu prowincji wykonuje państwowe zarządzanie certyfikacją na szczeblu lokalnym, mając następujące obowiązki i uprawnienia:

a) Organizowanie wdrażania dokumentów prawnych dotyczących certyfikacji na szczeblu lokalnym;

b) udzielanie porad i szkoleń w zakresie umiejętności certyfikacyjnych urzędnikom i pracownikom służby cywilnej zajmującym się certyfikacją w komitetach ludowych na szczeblu gmin oraz notariuszom organizacji zajmujących się praktyką notarialną;

c) Organizować propagandę i upowszechniać przepisy prawne dotyczące certyfikacji; podejmować działania mające na celu wyeliminowanie nadużywania wymogu sporządzania uwierzytelnionych odpisów dokumentów i pism przy prowadzeniu postępowań administracyjnych w tym zakresie;

d) Zastosowanie technologii informatycznych w realizacji certyfikacji i państwowym zarządzaniu certyfikacją w zakresie lokalnym, spełniając wymagania dotyczące udostępniania i wymiany informacji;

d) kontrolować i badać działalność certyfikacyjną Komitetów Ludowych na szczeblu gminnym oraz organizacji notarialnych na danym terenie;

e) Sporządzić i opublikować listę sygnatariuszy poświadczających Komitety Ludowe na szczeblu gminy w danej miejscowości na Portalu Informacji Elektronicznej lub na Stronie Informacji Elektronicznej Departamentu Sprawiedliwości oraz aktualizować tę listę w przypadku wystąpienia zmian;

g) rozpatrywanie skarg, donosów, zaleceń i uwag osób fizycznych i organizacji oraz zajmowanie się naruszeniami administracyjnymi związanymi z certyfikacją w ramach organu;

h) Rozważyć przeniesienie całości lub części zadań związanych z uwierzytelnianiem odpisów z oryginałów i poświadczaniem podpisów do kancelarii notarialnych w miejscowościach na poziomie gminy, w których w momencie podejmowania decyzji o przeniesieniu działa co najmniej jedna kancelaria notarialna, działająca stabilnie i efektywnie. Kancelaria notarialna jest rozdysponowywana w sposób racjonalny i dogodny dla osób i organizacji potrzebujących uwierzytelnienia w danej miejscowości;

i) Syntetyzować sytuację i statystyki dotyczące certyfikacji lokalnej, składać sprawozdanie Ministerstwu Sprawiedliwości zgodnie z przepisami. Departament Sprawiedliwości wspomaga Prowincjonalny Komitet Ludowy w wykonywaniu zadań określonych w punktach a, b, c, d, e, g, h i i oraz kontroluje działalność certyfikacyjną Gminnego Komitetu Ludowego i organizacji notarialnych na tym obszarze.

2. Komitet Ludowy szczebla gminnego wykonuje państwowe zarządzanie certyfikacją na terenie gminy, mając następujące zadania i uprawnienia:

a) zarządzanie realizacją zadań certyfikacyjnych określonych w niniejszym Dekrecie;

b) propagowanie, upowszechnianie i mobilizowanie ludzi do przestrzegania przepisów prawnych dotyczących certyfikacji;

c) wydawać uwierzytelnione odpisy oryginalnych poświadczonych transakcji;

d) rozpatrywanie skarg, donosów, zaleceń i uwag osób fizycznych i organizacji oraz zajmowanie się naruszeniami administracyjnymi związanymi z certyfikacją w ramach organu;

d) Syntetyzować sytuację i sporządzać statystyki dotyczące certyfikowanych raportów przekazanych do Departamentu Sprawiedliwości zgodnie z przepisami.

Biuro Rady Ludowej i Komitetu Ludowego współpracuje z Centrum Obsługi Administracji Publicznej w celu udzielania pomocy Komitetowi Ludowemu na szczeblu gminy w realizacji zadań określonych w punktach a, b i c. Przewodniczący Komitetu Ludowego na szczeblu gminy, osoba upoważniona lub wyznaczona do wykonywania zadania certyfikacyjnego zgodnie z przepisami, musi powiadomić Departament Sprawiedliwości o wzorze podpisu użytego przy podpisywaniu certyfikacji.

Dekret nr 280/2025/ND-CP uzupełnia również postanowienia zawarte w artykule 47 Dekretu nr 23/2015/ND-CP w sprawie przepisów przejściowych w kierunku:

W przypadku transakcji poświadczonych w Departamencie Sprawiedliwości i Komitecie Ludowym na szczeblu gminy przed 1 lipca 2025 r., zmiany, uzupełnienia, anulowanie transakcji, korygowanie błędów w poświadczonych transakcjach oraz wydawanie poświadczonych kopii oryginalnych poświadczonych transakcji odbywa się w Komitecie Ludowym na szczeblu gminy, w którym przechowywane są rejestry poświadczeń transakcji.

Poświadczone odpisy oryginałów, księgi poświadczeń podpisów/adresów, księgi poświadczeń podpisów tłumaczy i księgi poświadczeń transakcji sporządzone przed datą wejścia w życie niniejszego Dekretu (1 listopada 2025 r.) będą nadal używane do 31 grudnia 2025 r.

Phuong Nhi

Source: https://baochinhphu.vn/sua-doi-bo-sung-mot-so-quy-dinh-ve-chung-thuc-102251028110756076.htm