Joshua Zerkel, nos EUA, acredita ter chegado ao seu limite com a agenda de reuniões lotada a cada semana.
"Dá vontade de chorar quando olho para a agenda de reuniões", disse o diretor de marketing da Asana, empresa de aplicativos de gestão empresarial. As reuniões intermináveis dificultavam a realização do seu trabalho.
A crescente ansiedade de Zerkel foi notada pela empresa, que propôs o cancelamento temporário das reuniões regulares. Eles chamaram isso de "Apocalipse das Reuniões" .
"Acho que as coisas estão melhorando", disse Zerkel.
Foto ilustrativa: Washington Post
O excesso de reuniões é um problema enfrentado por muitos trabalhadores de escritório. Uma nova pesquisa publicada pela Microsoft mostra que 68% deles afirmam sofrer interrupções no trabalho e não ter tempo suficiente para se concentrar devido a reuniões frequentes.
Durante a pandemia de Covid-19, as empresas aumentaram o número de reuniões para manter o contato com os funcionários. Essa prática continuou quatro anos depois, mas as empresas estão gradualmente repensando sua cultura de reuniões. Elas estão reduzindo o número de reuniões para aumentar a produtividade e diminuir o cansaço dos funcionários.
"Atualmente, existe um alto nível de interesse em reuniões de escritório", disse Steven Rogelberg, professor da Universidade da Carolina do Norte.
A equipe de Zerkel, composta por nove pessoas, eliminou as reuniões de quarta-feira de suas rotinas de trabalho, economizando 11 horas por mês. Em seguida, a regra do " Apocalipse das Reuniões" foi aplicada a 60 pessoas, levando a empresa a criar um manual orientando os departamentos sobre como reduzir as reuniões agendadas.
"Estamos ajustando cuidadosamente os horários e as estruturas das reuniões", disse Rebecca Hinds, chefe de pesquisa estratégica da Asana. "A empresa está cancelando reuniões que não são muito produtivas." Ao mesmo tempo, os líderes estão incentivando as pessoas a recusarem reuniões que não agregam valor.
No final de janeiro, a plataforma de comércio eletrônico Shopify pediu a seus funcionários que cancelassem todas as reuniões por duas semanas. A previsão era de que, até julho, os funcionários teriam reduzido as reuniões em 14%, e que esse número chegaria a 18% até o final do ano.
No ano passado, a empresa de software Techsmith não realizou nenhuma reunião presencial durante um mês, optando por mensagens de texto ou videoconferências . Uma pesquisa interna mostrou que 15% dos funcionários se tornaram mais produtivos e 85% identificaram as reuniões que evitariam ou encurtariam. Ao mesmo tempo, o número de participantes também diminuiu.
"Protegemos a energia dos nossos funcionários para que eles possam ter o melhor desempenho possível", disse a CEO Wendy Hamilton.
A plataforma de automação Zapier implementou uma política de "semana de foco" para seus funcionários. Cada pessoa define metas e prioriza o trabalho para a semana inteira. As reuniões não são totalmente canceladas, mas são incentivadas a evitá-las se forem desnecessárias.
Segundo uma pesquisa realizada por Brandon Sammut, chefe de recursos humanos da Zapier, 80% dos funcionários afirmaram ter atingido seus objetivos.
O aplicativo de recursos humanos Slack também implementa a Semana da Inovação e as Sextas-feiras de Foco durante o verão para permitir que os funcionários trabalhem de forma concentrada e ininterrupta.
Eles fizeram experiências reduzindo o número de reuniões em 50% e incentivando mais tempo livre. O Slack usou IA para resumir os pontos principais, permitindo que os funcionários pulassem reuniões.
No entanto, essa mudança também traz muitos desafios. Em alguns casos, a redução das reuniões significa menos oportunidades de aprender com os outros e observá-los.
O professor Rogelberg argumenta que uma estratégia para reduzir o número de reuniões será eficaz se atingir todos os departamentos. Os líderes são responsáveis por planejar e incentivar a participação dos outros, enquanto os funcionários, por sua vez, devem definir seus próprios objetivos. "Essa combinação evitará que eles se surpreendam com a mudança na cultura de reuniões", afirmou.
Zerkel expressou gratidão à empresa pela nova jornada de trabalho. "Eles foram corajosos e determinados ao fazer as mudanças", disse ele.
Ngoc Ngan (de acordo com o Washington Post )
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