Cancele reuniões para ajudar os funcionários a se sentirem menos cansados

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O americano Joshua Zerkel achou que tinha chegado ao seu limite com sua agenda semanal lotada de reuniões.

"Tenho vontade de chorar quando olho para a minha agenda de reuniões", disse o diretor de marketing da empresa de aplicativos de gestão empresarial Asana. Reuniões consecutivas dificultam a execução do trabalho.

A crescente ansiedade de Zerkel foi reconhecida pela empresa , que propôs o cancelamento temporário das reuniões regulares. Eles chamaram isso de "Reuniões do Juízo Final" .

“Acho que as coisas estão melhorando”, disse Zerkel.

Ilustração: Washington Post — Ilustração: *Washington Post*

A sobrecarga de reuniões é um problema para muitos trabalhadores de escritório. Um novo estudo da Microsoft descobriu que 68% das pessoas afirmam ser interrompidas e incapazes de se concentrar devido a reuniões.

As empresas aumentaram as reuniões durante a Covid-19 para manter o contato com os funcionários. O hábito ainda se mantém quatro anos depois, mas as empresas estão gradualmente repensando sua cultura de reuniões. Elas estão reduzindo as reuniões para aumentar a produtividade e reduzir o esgotamento dos funcionários.

“Há um alto nível de interesse em reuniões de escritório”, diz Steven Rogelberg, professor da Universidade da Carolina do Norte.

A equipe de nove pessoas de Zerkel removeu as reuniões de quarta-feira de suas agendas, economizando 11 horas por mês. Em seguida, foram introduzidas as Reuniões do Juízo Final, com 60 pessoas, o que levou a empresa a implementar um manual instruindo os departamentos a reduzir as reuniões como regra.

"Alteramos cuidadosamente o cronograma e a estrutura das reuniões", diz Rebecca Hinds, chefe de estratégia da Asana. "Cancelamos reuniões que não têm muito conteúdo." Ao mesmo tempo, os líderes incentivam as pessoas a recusar reuniões que não agregam valor.

No final de janeiro, a plataforma de e-commerce Shopify solicitou aos funcionários que cancelassem todas as reuniões por duas semanas. Até julho, os funcionários esperam reduzir as reuniões em 14% e, até o final do ano, em 18%.

No ano passado, a empresa de software Techsmith suspendeu as reuniões por um mês, oferecendo conferências por texto ou vídeo . Uma pesquisa interna constatou que os funcionários estavam 15% mais produtivos e 85% identificaram reuniões que pulariam ou encurtariam. A frequência também foi reduzida.

“Protegemos a energia dos nossos funcionários para que eles possam fazer o melhor trabalho”, diz a CEO Wendy Hamilton.

A plataforma de automação Zapier adotou uma política de "semana de foco" para seus funcionários. Cada um define metas e prioriza seu trabalho para a semana. A empresa não elimina totalmente as reuniões, mas recomenda que sejam evitadas caso não sejam necessárias.

80% dos funcionários dizem que atingiram suas metas, de acordo com uma pesquisa realizada por Brandon Sammut, diretor de pessoal da Zapier.

O aplicativo de organização de RH Slack também lançou as Summer Focus Fridays e as Creator Weeks , que permitem que os funcionários trabalhem em sessões focadas e ininterruptas.

Eles estão experimentando reduzir as reuniões em 50% e incentivar mais tempo de inatividade. O Slack usa IA para resumir pontos-chave para que os funcionários possam pular reuniões.

No entanto, essa mudança também traz muitos desafios. Em alguns casos, a redução de reuniões significa menos oportunidades de aprender e observar os outros.

O professor Rogelberg afirma que uma estratégia de redução de reuniões será eficaz se atingir todo o departamento. Os líderes são responsáveis por planejar e engajar os demais, enquanto os funcionários são responsáveis por desenvolver suas próprias metas. "Essa combinação tornará menos chocante quando a cultura das reuniões mudar", afirma.

Zerkel agradece à empresa pelo novo cronograma. "Eles foram corajosos e resolutos em relação às mudanças", diz ele.

Ngoc Ngan (de acordo com o Washington Post )

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