Cancele reuniões para ajudar os funcionários a se sentirem menos cansados.

O americano Joshua Zerkel achava que tinha chegado ao seu limite com sua agenda semanal de reuniões tão lotada.

"Dá vontade de chorar quando olho para minha agenda de reuniões", disse o diretor de marketing da Asana, empresa de aplicativos de gestão empresarial. Reuniões consecutivas dificultam sua concentração no trabalho.

A crescente ansiedade de Zerkel foi percebida pela empresa, que propôs o cancelamento temporário das reuniões regulares. Deram a isso o nome de "Apocalipse das Reuniões" .

“Acho que as coisas estão melhorando”, disse Zerkel.

Ilustração: Washington Post — Ilustração: *Washington Post*

O excesso de reuniões é um problema para muitos trabalhadores de escritório. Um novo estudo da Microsoft revelou que 68% das pessoas afirmam ser interrompidas e incapazes de se concentrar devido a reuniões.

Durante a pandemia de Covid-19, as empresas intensificaram as reuniões para manter o contato com os funcionários. Esse hábito persiste quatro anos depois, mas as empresas estão gradualmente repensando sua cultura de reuniões. Elas estão reduzindo o número de reuniões para aumentar a produtividade e diminuir o esgotamento profissional dos funcionários.

“Há um alto nível de interesse em reuniões de escritório”, diz Steven Rogelberg, professor da Universidade da Carolina do Norte.

A equipe de nove pessoas de Zerkel eliminou as reuniões de quarta-feira de suas agendas, economizando 11 horas por mês. Em seguida, as "Reuniões do Apocalipse" foram introduzidas com 60 pessoas, o que levou a empresa a implementar um manual instruindo os departamentos a reduzir as reuniões como regra.

“Alteramos cuidadosamente a agenda e a estrutura das reuniões”, diz Rebecca Hinds, diretora de estratégia da Asana. “Cancelamos reuniões que não agregam valor.” Ao mesmo tempo, os líderes incentivam as pessoas a recusarem reuniões que não trazem benefícios.

No final de janeiro, a plataforma de comércio eletrônico Shopify pediu aos funcionários que cancelassem todas as reuniões por duas semanas. A expectativa é que, até julho, as reuniões sejam reduzidas em 14% e, até o final do ano, em 18%.

No ano passado, a empresa de software Techsmith suspendeu as reuniões presenciais por um mês, oferecendo apenas videoconferências ou mensagens de texto. Uma pesquisa interna revelou que os funcionários se tornaram 15% mais produtivos e 85% identificaram reuniões que evitariam ou encurtariam. A frequência também diminuiu.

“Protegemos a energia dos nossos funcionários para que eles possam fazer o seu melhor trabalho”, afirma a CEO Wendy Hamilton.

A plataforma de automação Zapier adotou uma política de "semana de foco" para seus funcionários. Cada pessoa define metas e prioriza seu trabalho para a semana. As reuniões não são eliminadas completamente, mas incentivam que sejam evitadas se não forem necessárias.

Segundo uma pesquisa realizada por Brandon Sammut, diretor de recursos humanos da Zapier, 80% dos funcionários afirmam ter alcançado seus objetivos.

O aplicativo de RH Slack também lançou as "Sextas-feiras de Foco de Verão" e as "Semanas do Criador" , que permitem aos funcionários trabalhar em sessões focadas e ininterruptas.

Eles estão experimentando reduzir as reuniões em 50% e incentivando mais tempo livre. O Slack usa IA para resumir os pontos principais, permitindo que os funcionários dispensem reuniões.

No entanto, essa mudança também traz muitos desafios. Em alguns casos, a redução no número de reuniões significa menos oportunidades de aprender e observar os outros.

O professor Rogelberg afirma que uma estratégia de redução de reuniões será eficaz se atingir todo o departamento. Os líderes são responsáveis pelo planejamento e pelo engajamento dos demais, enquanto os funcionários são responsáveis por desenvolver seus próprios objetivos. "Essa combinação tornará a mudança na cultura de reuniões menos impactante", diz ele.

Zerkel está grato à empresa pelo novo cronograma. "Eles foram corajosos e determinados em relação às mudanças", afirma.

Ngoc Ngan (de acordo com o Washington Post )

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