Die Verwaltung der Dokumenten- und Archivarbeit während des Umstrukturierungsprozesses des Apparats soll optimiert werden.

Kinhtedothi – Es ist strengstens verboten, Dokumente und Dokumentendatenbanken unrechtmäßig zu beschlagnahmen, zu übertragen oder zu zerstören; ebenso ist es verboten, Dokumente und Dokumentendatenbanken während der Umstrukturierung der Organisationsstruktur zu beschädigen oder zu verlieren.

Dies ist ein bemerkenswerter Punkt im offiziellen Schreiben Nr. 414/BNV-VTLTNN vom 19. März des Innenministeriums an die Volkskomitees der Provinzen und zentralverwalteten Städte bezüglich der Stärkung des Dokumenten- und Archivmanagements während des Prozesses der Reorganisation der Organisationsstruktur des politischen Systems gemäß Schlussfolgerung Nr. 127-KL/TW des Politbüros.

Der unbefugte Besitz, die Weitergabe oder die Vernichtung von Dokumenten ist strengstens verboten.

Das offizielle Dokument besagt, dass das Innenministerium die Vorsitzenden der Volkskomitees der Provinzen und zentralverwalteten Städte auffordert, dringend die Umsetzung mehrerer dringender Aufgaben zur Stärkung des Dokumentenmanagements und der Archivierung während der Reorganisation der lokalen Regierungsstrukturen zu veranlassen, um eine reibungslose und kontinuierliche Dokumentenverwaltung und -archivierung sowie die sichere Verwaltung der Dokumente vor, während und nach Abschluss der Reorganisation der Organisationsstruktur des politischen Systems gemäß Beschluss Nr. 127-KL/TW des Politbüros und des Sekretariats vom 28. Februar 2025 zu gewährleisten.

Zunächst ist es notwendig, die Rechtsvorschriften zur Dokumentenverwaltung und Archivierung vollständig und korrekt umzusetzen und dabei folgende Anforderungen zu erfüllen: Alle im Rahmen der Tätigkeit von Behörden und Organisationen erstellten Dokumente und Dokumentendatenbanken müssen zentral, einheitlich und sicher gemäß der jeweiligen Archivsammlung verwaltet werden; die Dokumente und Dokumentendatenbanken jeder Behörde oder Organisation müssen gemäß der Archivsammlung dieser Behörde oder Organisation katalogisiert und zusammengestellt werden.

Die Behörde oder Organisation schließt ihr Archiv mit dem Datum der Betriebseinstellung; die Behörde oder Organisation darf ab dem Datum des Inkrafttretens der Entscheidung der zuständigen Behörde über die Fusion oder die Betriebseinstellung keine Verwaltungsdokumente mehr im Rahmen ihrer Zuständigkeit ausstellen.

Vor und während der Reorganisation des Verwaltungsapparates müssen Dokumente und Datenbanken weiterhin in den Archiven der historischen Archive auf Provinzebene und in den Archiven der Verwaltungseinheit (bzw. am jeweiligen Aufbewahrungsort) vor der Reorganisation aufbewahrt werden.

Insbesondere ist der unbefugte Besitz, die Weitergabe oder die Zerstörung von Dokumenten und Dokumentendatenbanken strengstens untersagt; die Beschädigung oder der Verlust von Dokumenten und Dokumentendatenbanken während des Umstrukturierungsprozesses ist ebenfalls untersagt.

Zweitens sind die historischen Archive auf Provinzebene dafür zuständig, alle Archivdokumente und Dokumentendatenbanken innerhalb der Provinz entgegenzunehmen und sich mit den Leitern der Behörden, Organisationen und Verwaltungseinheiten abzustimmen, um die Aufbewahrung vor Ort oder vorübergehend an einem zentralen Ort fortzusetzen und die Dokumente nach der Umstrukturierung gemäß deren Verwaltungsbefugnissen an die neuen Behörden, Organisationen und Verwaltungseinheiten zu übergeben.

Drittens erfolgte die Übergabe der Dokumente und Dokumentendatenbanken nach der Umstrukturierung der Organisation gemäß den archivrechtlichen Bestimmungen hinsichtlich der Verwaltungsbefugnis.

Viertens , die gesetzlichen Bestimmungen über die Verwaltung und Verwendung von Amtssiegeln und digitalen Signaturzertifikaten strikt durchsetzen; Staatsgeheimnisse schützen und die Sicherheit von Informationen, Dokumenten und Daten bei der Durchführung von Aufgaben im Zusammenhang mit Statistik, Verpackung, Übergabe, Speicherung und Verwendung während des organisatorischen Umstrukturierungsprozesses gewährleisten.

Vorschriften über die Liste der Identifikationscodes für Dokumente, Aufzeichnungen und Dokumentensymbole neuer Behörden und Organisationen.

Für die Volkskomitees der Provinzen und der zentralverwalteten Städte schlägt das Innenministerium vor, dass der Vorsitzende des jeweiligen Volkskomitees als Leiter der Organisation für die staatliche Archivverwaltung auf lokaler Ebene im Rahmen seiner Aufgaben und Befugnisse verantwortlich gemacht wird. Er soll die Sicherheit der ihm anvertrauten Dokumente und Dokumentendatenbanken während des gesamten Prozesses der Umstrukturierung der Organisationsstruktur gemäß den gesetzlichen Bestimmungen gewährleisten. Eine entsprechende Richtlinie des Vorsitzenden des jeweiligen Volkskomitees zur Stärkung der staatlichen Dokumenten- und Archivverwaltung soll umgehend erlassen werden.

Gleichzeitig ist es erforderlich, im Rahmen des Projekts zur Neuordnung und Reorganisation der Verwaltungseinheiten auf allen Ebenen einen Plan zur Reorganisation der staatlichen historischen Archive auf Provinzebene zu entwickeln und ein zweistufiges Modell der lokalen Regierungsorganisation zu erstellen, das der zuständigen Behörde zur Bewertung und Umsetzung vorgelegt werden soll.

Unmittelbar nach Abschluss der Umstrukturierung der Organisation ist es erforderlich, unverzüglich Vorschriften zu erlassen, in denen die Liste der Identifikationscodes für Dokumente und Aufzeichnungen sowie die Dokumentensymbole der neuen, unter ihre Verwaltung stehenden Behörden und Organisationen festgelegt sind; die Leiter der neuen Behörden und Organisationen sind anzuweisen, Dokumente und Datenbanken in ihrem Zuständigkeitsbereich entgegenzunehmen; und die Leiter der neuen Verwaltungseinheiten auf lokaler Ebene sind anzuweisen, Dokumente in den Sammlungsräumen und Lagereinrichtungen innerhalb ihres Zuständigkeitsbereichs entgegenzunehmen, die vorübergehend von den historischen Archiven der Provinz verwaltet werden.

Gleichzeitig ist es erforderlich, die für die Verwaltung und den Betrieb des Systems zuständige Einheit anzuweisen, technische Lösungen umzusetzen, um die Kontinuität und den reibungslosen Ablauf der Dokumentenausstellung und der Arbeitsabwicklung durch die ihr unterstellten Behörden und Organisationen zu gewährleisten.

Das Innenministerium schlägt vor, das Dokumentenmanagement und die Archivierung im Zuge der Reorganisation des politischen Apparats zu stärken (Foto: VNA).

Veröffentlichung eines Plans zur Umsetzung der Richtlinie des Vorsitzenden des Provinzvolkskomitees.

In dem offiziellen Schreiben wird das Innenministerium gebeten, den Vorsitzenden des Provinzvolkskomitees zu beraten, eine Richtlinie zur Stärkung des Dokumentenmanagements und der Archivierung während des Prozesses der Reorganisation der Organisationsstruktur des politischen Systems auf lokaler Ebene zu erlassen und einen Plan zur Umsetzung der Richtlinie des Vorsitzenden des Provinzvolkskomitees zu erstellen.

Gleichzeitig sind die Provinzialen Historischen Archive damit beauftragt, Beamte zu benennen, die Arbeitsgruppen organisieren, welche Behörden, Organisationen und Einheiten besuchen, um die Aufbewahrung von Dokumenten vor Ort zu koordinieren und die Dokumentendatenbank im System abzugrenzen; die Provinzialen Historischen Archive werden angewiesen, proaktiv Maßnahmen zu ergreifen, um Aufzeichnungen mit dauerhaften Aufbewahrungsfristen zu sammeln, die bei Behörden und Organisationen, die Quellen für an die Provinzialen Historischen Archive übermittelte Dokumente sind, vollständig organisiert wurden.

Gleichzeitig wird dem Vorsitzenden des Provinzvolkskomitees empfohlen, ausreichende Ressourcen bereitzustellen, um die Sicherheit der Dokumente und Dokumentendatenbanken in den Räumen und Lagern zu gewährleisten, die vom Provinzhistorischen Archiv bestätigt und versiegelt wurden, bis sie nach der Reorganisation des Verwaltungsapparates an die zuständigen Behörden und Organisationen zur Verwaltung übergeben werden.

Unmittelbar nach Abschluss der Umstrukturierung ist es erforderlich, den Vorsitzenden des Provinzvolkskomitees unverzüglich zu informieren, damit dieser eine Liste mit Identifikationscodes für Dokumente, Dateien und Dokumentensymbole der nach der Umstrukturierung gebildeten Behörden und Organisationen im Zuständigkeitsbereich der Verwaltung erstellt; dem Provinzvolkskomitee ist ein Plan und ein Projekt für die Verwaltung und Bearbeitung der Dokumente der Behörden und Organisationen vor der Umstrukturierung vorzulegen; in Abstimmung mit der für die Systemverwaltung und den Systembetrieb zuständigen Einheit ist ein Plan für die Übergabe und Integration der Dokumente und der Dokumentendatenbank in das System zu entwickeln.

Vor einer Umstrukturierung der Organisation muss die Übergabe von Dokumenten und Dokumentendatenbanken von Behörden und Organisationen bestätigt werden.

Für historische Archive auf Provinzebene schlägt das Innenministerium vor, Beamte mit der statistischen Erfassung, Ordnung, Verpackung, Versiegelung, Überprüfung der Menge und des Zustands von Papierdokumenten und Dokumenten auf anderen Datenträgern (falls vorhanden) zu beauftragen; die Entgegennahme und Koordinierung der Vor-Ort- oder vorübergehenden zentralen Aufbewahrung von Dokumenten von Behörden und Organisationen zu gewährleisten; in Abstimmung mit der für die Verwaltung und den Betrieb des Systems zuständigen Einheit die Anzahl der digitalen Dokumente zu ermitteln und die Dokumentendatenbank im System für jede Behörde, Organisation und Verwaltungseinheit abzugrenzen.

Erstellen Sie ein vollständiges Verzeichnis aller Dokumente und Datenbanken, die sich derzeit in den historischen Archiven der Provinz befinden. Gewährleisten Sie weiterhin die Sicherheit, Integrität und Nutzbarkeit dieser Dokumente und Datenbanken in den historischen Archiven der Provinz, bis sie nach der Umstrukturierung an die zuständigen Behörden und Organisationen übergeben werden. Fassen Sie die Menge und den Zustand der Dokumente und Datenbanken zusammen und melden Sie dies dem Innenministerium zur Weiterleitung an die Abteilung für Innere Angelegenheiten.

Unmittelbar nach Abschluss der Umstrukturierung der Organisation sollten folgende Maßnahmen unverzüglich umgesetzt werden: Einrichtung einer zentralen Anlaufstelle für die Organisation und Bestätigung der Übergabe von Dokumenten und Datenbanken von Behörden und Organisationen vor der Umstrukturierung an die zuständige Behörde oder Organisation, die diese nach der Umstrukturierung verwaltet; Beratung des Innenministeriums bei der Entwicklung eines Plans und eines Projekts für die Verwaltung und Bearbeitung der Dokumente und Datenbanken, die von Behörden und Organisationen vor der Umstrukturierung inventarisiert wurden.

Gleichzeitig ist mit den zuständigen Behörden und Organisationen zusammenzuarbeiten, um Projekte und Programme zur Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten und Datenbanken umzusetzen, die vor der Umstrukturierung des Unternehmens katalogisiert wurden; außerdem sind Aufzeichnungen mit dauerhafter Aufbewahrungsfrist, die im Voraus vollständig organisiert wurden, von Behörden und Organisationen einzuholen, die Quellen für Dokumente sind, die an die historischen Archive der Provinz übermittelt wurden.

Registrierung für neue oder wiedereröffnete Konten für Organisationen, Führungskräfte und Verwaltungsmitarbeiter.

In demselben Dokument forderte das Innenministerium außerdem, dass die Leiter der Behörden und Organisationen sowie die Vorsitzenden der Volkskomitees der Bezirke und Gemeinden die Verantwortung für die Sicherheit der ihnen unterstellten Dokumente und Dokumentendatenbanken gemäß den gesetzlichen Bestimmungen während des gesamten Prozesses der Umstrukturierung der Organisationsstruktur übernehmen, bis die Dokumente und Dokumentendatenbanken nach der Umstrukturierung an die historischen Archive der Provinzen und die zuständigen Behörden und Organisationen übergeben werden.

Gleichzeitig weisen Sie Einheiten und Einzelpersonen an, Akten und Dokumente über abgeschlossene und unerledigte Aufgaben zusammenzustellen und zu verpacken; beauftragen Sie Einheiten und Einzelpersonen mit der Zusammenstellung und Erstellung einer Liste der unerledigten Aufgaben der Behörde oder Organisation; stellen Sie sicher, dass die dazugehörigen Akten und Dokumente separat verpackt und an das Archiv der Behörde übermittelt werden.

Die Aufgaben umfassen die Leitung des Archivs des Statistikamtes, die Verpackung von Dokumenten im Archiv sowie die Anleitung der statistischen Abteilungen und Einzelpersonen bei der Verpackung nicht eingereichter Akten und Dokumente; die Entgegennahme von Akten und Dokumenten von Abteilungen und Einzelpersonen und deren Einlagerung in den zentralen Archivräumen. Gleichzeitig werden die notwendigen Lagereinrichtungen, Geräte und das Personal bereitgestellt, um die Dokumente bis zu ihrer Übergabe an die zuständige Verwaltungsbehörde oder -organisation nach der Umstrukturierung zu schützen und sicher aufzubewahren.

Der Vorsitzende des Volkskomitees des Bezirks beauftragt das Innenministerium, bei der Einrichtung von Lagerräumen und der Bereitstellung der notwendigen Ausrüstung für die sichere und zentrale Sammlung und Aufbewahrung von Dokumenten der dem Volkskomitee des Bezirks unterstellten Fachbehörden zu beraten; und Sicherheitspersonal zum Schutz der Dokumente bereitzustellen, bis diese nach der Umstrukturierung der Organisationsstruktur an die zuständige Behörde oder Organisation zur Verwaltung übergeben werden.

Unmittelbar nach Abschluss der Umstrukturierung sollte der Leiter der neuen Behörde, Organisation oder Verwaltungseinheit unverzüglich die Registrierung neuer oder wiedereröffneter Konten für die Organisation, Führungskräfte und Sachbearbeiter im System veranlassen, um die Ausstellung und den Empfang von Dokumenten sicherzustellen; die Registrierung für die Ausstellung von Dienstsiegeln und digitalen Signaturzertifikaten für den dienstlichen Gebrauch gemäß den Vorschriften veranlassen...

Statistische Analyse, Versiegelung und sichere Aufbewahrung von Dokumenten.

Für institutionelle Archive verlangt das Innenministerium von der institutionellen Archivabteilung oder der für das Archivwesen zuständigen Person der Behörde, Organisation oder Einheit, dass sie die Einheiten und Einzelpersonen bei der Katalogisierung, Verpackung und Übergabe von Dokumenten an den zentralen Lagerraum oder das Lager anleitet; die Lagereinrichtungen und die notwendigen Bedingungen für die sichere Aufbewahrung der von Einheiten und Einzelpersonen erhaltenen Dokumente vorbereitet; die Dokumente im Archivraum oder Lager der Behörde oder Organisation katalogisiert, versiegelt und sicher aufbewahrt, bis sie nach der Umstrukturierung an das Provinzarchiv oder die zuständige Behörde oder Organisation übergeben werden.

Gleichzeitig ist mit der für die Verwaltung und den Betrieb des Statistiksystems zuständigen Einheit zu koordinieren, um die Anzahl der Dokumente und Dokumentendatenbanken der Behörden und Organisationen innerhalb des Systems zu überprüfen; Akten und Dokumente unfertiger Arbeiten sind gemäß dem Katalog entgegenzunehmen und separat zu archivieren; bereits abgeschlossene Akten mit dauerhafter Aufbewahrungsfrist sind zur Archivierung einzureichen oder separat zu katalogisieren und zu verpacken.

Bitte reichen Sie die verpackten Dokumente und die Liste der unerledigten Aufgaben im Originalzustand ein.

Für Beamte, Angestellte im öffentlichen Dienst und Arbeiter verlangt das Innenministerium die Zusammenstellung und Aufbewahrung von Akten und Dokumenten zu abgeschlossenen und unerledigten Aufgaben. Für unerledigte Aufgaben ist eine Liste zu erstellen, die den Aufgabennamen, den Namen der primär zuständigen Person, die Anzahl der verfügbaren Dokumente und gegebenenfalls die Fertigstellungsfrist enthält.

Die zusammengestellten Dateien und Dokumente sowie die Liste der unerledigten Aufgaben im System sind an das Archiv der Behörde oder an die für die Zusammenstellung der Dokumente während des Organisationsumstrukturierungsprozesses zuständige Einheit/Person zu senden.

Unmittelbar nach Abschluss der Umstrukturierung der Organisation ist es erforderlich, sich umgehend mit dem Archiv der Behörde und der für die Verwaltung und den Betrieb des Systems zuständigen Einheit abzustimmen, um die Akten und Dokumente zu den noch nicht abgeschlossenen Aufgaben an die für die Weiterführung der Arbeiten zuständige Einheit oder Person zu übergeben.

Schließung der Konten von Organisationen und Einzelpersonen für Agenturen und Organisationen, die ihre Tätigkeit eingestellt haben.

Für die Systemverwaltung und -betriebsstelle verlangt das Innenministerium die Identifizierung und Abgrenzung des Umfangs der Dokumente und Dokumentendatenbanken innerhalb des Systems gemäß jedem Konto der Behörde, Organisation oder Einzelperson. Auf Grundlage der Liste der unerledigten Aufgaben ist der Datenumfang zu bestimmen und eine Liste der Konten von Organisationen und Einzelpersonen mit unerledigten Aufgaben zu erstellen; auf Anweisung ist ein Übergabeplan vorzubereiten.

Gleichzeitig werden Statistiken und Berichte über das System der Dokumentenidentifikationscodes, Aktenzeichen und Dokumentensymbole erstellt und dem Provinzvolkskomitee sowie dem Innenministerium vorgelegt. Dies dient als Grundlage für die Zuweisung von Dokumentenidentifikationscodes, Aktenzeichen und Dokumentensymbolen an Behörden und Organisationen nach der Reorganisation der Organisationsstruktur, um Einheitlichkeit und Konsistenz zu gewährleisten und Doppelungen zu vermeiden.

Unmittelbar nach Abschluss der Umstrukturierung müssen die Konten von Organisationen und Einzelpersonen sowie von Behörden und Organisationen, die ihre Tätigkeit unmittelbar nach der Entscheidung über die Umstrukturierung einstellen, umgehend geschlossen werden; gleichzeitig müssen Konten für neue Behörden, Organisationen und Einzelpersonen eröffnet werden, wobei die Verbindung zu zuvor vorhandenen Dokumenten und Datenbanken sicherzustellen ist.

Das Innenministerium schlug insbesondere einen Plan vor, Dokumente und Dokumentendatenbanken innerhalb des Systems zu nutzen, um den dringenden Bedürfnissen von Behörden, Organisationen und Einzelpersonen während des gesamten Prozesses der Reorganisation der Organisationsstruktur gerecht zu werden.

Quelle: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html