Straffen Sie das Dokumenten- und Archivierungsmanagement im Zuge der organisatorischen Umstrukturierung.

Kinhtedothi – Es ist strengstens verboten, Dokumente und Dokumentendatenbanken illegal zu beschlagnahmen, zu übertragen oder zu zerstören. Es ist nicht gestattet, Dokumente und Dokumentendatenbanken während des Prozesses der Organisation des Geräts zu beschädigen oder zu verlieren.

Dies ist ein bemerkenswerter Inhalt der amtlichen Meldung Nr. 414/BNV-VTLTNN des Innenministeriums vom 19. März an die Volkskomitees der Provinzen und zentral verwalteten Städte zur Stärkung der Verwaltung der Dokumenten- und Archivarbeit im Prozess der Reorganisation des Apparats des politischen Systems gemäß der Schlussfolgerung Nr. 127-KL/TW des Politbüros.

Der illegale Besitz, die Weitergabe oder die Vernichtung von Dokumenten ist strengstens verboten.

In dem Dokument heißt es eindeutig: Um eine reibungslose und kontinuierliche Dokumenten- und Archivarbeit zu gewährleisten und die sichere Verwaltung von Dokumenten vor, während und nach Abschluss der Neuorganisation despolitischen Systems gemäß Schlussfolgerung Nr. 127-KL/TW vom 28. Februar 2025 des Politbüros sicherzustellen, ersuchen das Sekretariat und das Innenministerium den Vorsitzenden des Volkskomitees der Provinz oder zentral verwalteten Stadt, dringend die Umsetzung einer Reihe dringender Aufgaben anzuordnen, um die Verwaltung der Dokumenten- und Archivarbeit im Prozess der Neuorganisation des lokalen Regierungsapparats zu stärken.

Erstens müssen die gesetzlichen Bestimmungen zu Dokumenten und Archiven ordnungsgemäß und vollständig umgesetzt werden, wobei die folgenden Anforderungen zu erfüllen sind: Alle im Laufe der Tätigkeit von Behörden und Organisationen anfallenden Dokumente und Dokumentendatenbanken müssen entsprechend dem jeweiligen Archiv zentral, einheitlich und sicher verwaltet werden; Dokumente und Dokumentendatenbanken einer Behörde oder Organisation müssen entsprechend dem Archiv dieser Behörde oder Organisation statistisch erfasst und gesammelt werden.

Schließen Sie die Archive von Agenturen und Organisationen ab dem Datum der Einstellung ihrer Tätigkeit. Agenturen und Organisationen stellen ab dem Datum des Inkrafttretens der Entscheidung der zuständigen Behörde über die Fusion oder Einstellung ihrer Tätigkeit keine Verwaltungsdokumente mehr aus, die ihrer Zuständigkeit unterliegen.

Vor und während der organisatorischen Neuordnung müssen Dokumente und Datenbanken weiterhin in den Archiven des Historischen Landesarchivs und des Agenturarchivs (oder am aktuellen Aufbewahrungsort) der Verwaltungseinheit (ADU) vor der Neuordnung aufbewahrt werden.

Insbesondere ist die widerrechtliche Beschlagnahme, Weitergabe oder Vernichtung von Dokumenten und Dokumentendatenbanken strengstens untersagt; die Beschädigung oder der Verlust von Dokumenten und Dokumentendatenbanken im Zuge der Einrichtung des Geräts ist nicht gestattet.

Zweitens sind die historischen Archive der Provinzen dafür verantwortlich, alle Archivdokumente und Dokumentendatenbanken der Provinz entgegenzunehmen und mit den Leitern der Behörden, Organisationen und Verwaltungseinheiten abzustimmen, um sie weiterhin vor Ort oder vorübergehend aufzubewahren und nach der Umstrukturierung der Organisationsstruktur die Dokumente entsprechend ihrer Verwaltungsbefugnis an die neuen Behörden, Organisationen und Verwaltungseinheiten zu übergeben.

Drittens erfolgt die Herausgabe der Dokumente und Dokumentenbestände nach der organisatorischen Regelung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zur Archivverwaltungsbefugnis.

Viertens : Die gesetzlichen Bestimmungen zur Verwaltung und Verwendung von Siegeln und digitalen Signaturzertifikaten für spezialisierte öffentliche Dienste müssen strikt umgesetzt werden. Staatsgeheimnisse müssen geschützt werden und die Sicherheit von Informationen, Dokumenten und Daten muss bei der Durchführung statistischer Aufgaben, der Verpackung, Übergabe, Aufbewahrung und Verwendung im Zuge der Umstrukturierung des Apparats gewährleistet sein.

Vorschriften zur Liste der Identifikationscodes für Dokumente, Aufzeichnungen und Textsymbole neuer Behörden und Organisationen

Das Innenministerium fordert die Volkskomitees der Provinzen und zentral verwalteten Städte auf, dass deren Vorsitzende im Rahmen ihrer Aufgaben und Befugnisse die Verantwortung für die staatliche Verwaltung der Archive vor Ort übernimmt und während der Umstrukturierung des Archivs die Sicherheit der der Verwaltung unterliegenden Dokumente und Dokumentendatenbanken gemäß den gesetzlichen Bestimmungen gewährleistet. Die Anweisung des Vorsitzenden der Provinzvolkskomitees zur Stärkung der staatlichen Verwaltung der Dokumenten- und Archivarbeit soll dringend herausgegeben werden.

Gleichzeitig ist es notwendig, im Rahmen des Projekts zur Anordnung und Neuorganisation der Verwaltungseinheiten auf allen Ebenen und zum Aufbau eines zweistufigen Organisationsmodells der lokalen Regierung einen Plan zur Neuorganisation der historischen Archive des Staates auf Provinzebene auszuarbeiten und diesen den zuständigen Behörden zur Beurteilung und Umsetzung vorzulegen.

Unmittelbar nach Abschluss der organisatorischen Maßnahmen muss umgehend ein Dokument herausgegeben werden, in dem die Liste der Identifikationscodes für Dokumente, Aufzeichnungen und Dokumentsymbole der neuen unterstellten Agenturen und Organisationen festgelegt ist. Die Leiter der neuen Agenturen und Organisationen müssen angewiesen werden, Dokumente und Datenbanken in ihrem Zuständigkeitsbereich entgegenzunehmen. Die Leiter der neuen Basisverwaltungseinheiten müssen Dokumente in den Räumen und Lagern im Verwaltungsbereich entgegennehmen, die vorübergehend vom Historischen Archiv der Provinz verwaltet werden.

Gleichzeitig ist es notwendig, die Einheit, die das System verwaltet und betreibt, anzuweisen, technische Lösungen zu implementieren, um die Kontinuität und Fortsetzung der Dokumentenausgabe- und Arbeitsabwicklungsaktivitäten der von ihr verwalteten Agenturen und Organisationen sicherzustellen.

Das Innenministerium schlug vor, im Zuge der Neuorganisation des politischen Systems die Verwaltung der Dokumenten- und Archivarbeit zu stärken (Foto: VNA)

Veröffentlichung eines Plans zur Umsetzung der Richtlinie des Vorsitzenden des Volkskomitees der Provinz

In der offiziellen Depesche des Innenministeriums wird der Vorsitzende des Provinzvolkskomitees aufgefordert, eine Richtlinie zur Stärkung der Verwaltung der Dokumenten- und Archivarbeit im Zuge der Neuorganisation des Apparats des lokalen politischen Systems herauszugeben und einen Plan zur Umsetzung der Richtlinie des Vorsitzenden des Provinzvolkskomitees herauszugeben.

Gleichzeitig wird das Historische Provinzarchiv damit beauftragt, Beamte mit der Organisation von Arbeitsgruppen für Behörden, Organisationen und Einheiten zu beauftragen, um die Aufbewahrung von Dokumenten vor Ort zu erhalten und zu koordinieren und die Dokumentendatenbank im System abzugrenzen. Das Historische Provinzarchiv wird angewiesen, proaktiv Maßnahmen zu ergreifen, um vollständig bearbeitete Dateien mit dauerhafter Aufbewahrungsfrist bei Behörden und Organisationen zu sammeln, die die Quelle der dem Historischen Provinzarchiv vorgelegten Dokumente sind.

Empfehlen Sie gleichzeitig dem Vorsitzenden des Volkskomitees der Provinz, ausreichende Mittel bereitzustellen, um die Sicherheit der Dokumente und Dokumentendatenbanken in Räumen und Lagern zu gewährleisten, die vom Historischen Archiv der Provinz bestätigt und versiegelt wurden, bis sie nach der Umstrukturierung des Apparats an die zuständige Verwaltungsbehörde oder -organisation übergeben werden.

Unmittelbar nach Abschluss der Organisationsstruktur ist es erforderlich, den Vorsitzenden des Volkskomitees der Provinz umgehend zu benachrichtigen, damit dieser eine Liste mit Identifikationscodes für Dokumente, Aufzeichnungen und Textsymbole von Agenturen und Organisationen herausgibt, die nach der Organisationsstruktur im Rahmen ihrer Verwaltung gegründet wurden. Außerdem ist dem Volkskomitee der Provinz ein Projekt zur Verwaltung und Abwicklung der Geschäftsvorgänge für den Dokumentenblock von Agenturen und Organisationen vor der Organisationsstruktur vorzulegen. Mit der Einheit, die das System verwaltet und betreibt, ist ein Plan zur Ausarbeitung eines Plans zur Übergabe und Integration von Dokumenten und Dokumentendatenbanken in das System auszuarbeiten.

Bestätigen Sie die Übergabe von Dokumenten und Dokumentendatenbanken von Behörden und Organisationen vor der Umstrukturierung des Apparates.

Das Innenministerium schlägt für die historischen Archive der Provinzen vor, Beamte einzusetzen, die das Zählen, Ordnen, Verpacken, Versiegeln und Bestätigen von Umfang und Status von Papierdokumenten und Dokumenten auf anderen Informationsträgern (sofern vorhanden) anleiten, die Aufbewahrung vor Ort oder die vorübergehende zentrale Aufbewahrung von Dokumenten von Behörden und Organisationen entgegennehmen und koordinieren, die Anzahl digitaler Dokumente bestimmen und die Dokumentendatenbank im System jeder Behörde, Organisation und Verwaltungseinheit abgrenzen.

Erstellen Sie eine Liste aller derzeit im Historischen Landesarchiv aufbewahrten Dokumente und Dokumentendatenbanken. Stellen Sie weiterhin die Sicherheit, Integrität und Nutzbarkeit der Dokumente und Dokumentendatenbanken im Historischen Landesarchiv sicher, bis diese nach der Umstrukturierung des Archivs an die zuständigen Behörden und Organisationen übergeben werden. Erfassen Sie Menge und Status der Dokumente und Dokumentendatenbanken und melden Sie diese dem Innenministerium zur Berichterstattung an das Innenministerium.

Unmittelbar nach Abschluss der Organisationsvereinbarung ist es erforderlich, unverzüglich: die Übergabe von Dokumenten und Dokumentendatenbanken von Behörden und Organisationen vor der Organisationsvereinbarung an die zuständige Verwaltungsbehörde oder -organisation nach der Organisationsvereinbarung zu organisieren und zu bestätigen; das Innenministerium zu beraten, ein Projekt zur Verwaltung und Abwicklung der Geschäfte mit den Dokumentenblöcken und Dokumentendatenbanken zu entwickeln, die von der Behörde oder Organisation vor der Organisationsvereinbarung statistisch erfasst wurden.

Gleichzeitig ist mit den zuständigen Behörden und Organisationen die Durchführung von Projekten und Plänen zur Verwaltung und Abwicklung von Vorgängen für die vor der organisatorischen Regelung statistisch erfassten Dokumenten- und Datenbankblöcke zu koordinieren; bei den Behörden und Organisationen, die als Quelle der an das Historische Archiv der Provinz übermittelten Dokumente dienen, sind zuvor vollständig bearbeitete Dateien mit dauerhafter Aufbewahrungsfrist zu sammeln.

Registrieren Sie sich, um neue Konten für Organisationen, Führungskräfte und Sachbearbeiter zu eröffnen oder erneut zu eröffnen

In dieser offiziellen Depesche fordert das Innenministerium außerdem die Leiter der Behörden und Organisationen sowie die Vorsitzenden der Volkskomitees der Bezirke und Gemeinden auf, während der gesamten Dauer der Umstrukturierung des Apparats gemäß den gesetzlichen Bestimmungen für die Gewährleistung der Sicherheit der ihrer Verwaltungsbefugnis unterliegenden Dokumente und Dokumentendatenbanken verantwortlich zu sein, bis die Dokumente und Dokumentendatenbanken nach der Umstrukturierung des Apparats den historischen Archiven der Provinz und den zuständigen Behörden und Organisationen übergeben werden.

Weisen Sie gleichzeitig Einheiten und Einzelpersonen an, Aufzeichnungen und Dokumente zu abgeschlossenen Arbeiten sowie Aufzeichnungen und Dokumente zu unvollendeten Arbeiten zusammenzustellen und zu verpacken. Beauftragen Sie Einheiten und Einzelpersonen damit, eine Liste unvollendeter Arbeiten der Behörde oder Organisation zusammenzustellen und Aufzeichnungen und Dokumente anzuhängen, separat zu verpacken, zu sammeln und an das Archiv der Behörde zu übermitteln.

Leiten Sie die Archive der Statistikbehörde, packen Sie die Dokumente in den Archiven zusammen und leiten Sie Einheiten und Einzelpersonen an, Aufzeichnungen und Dokumente, die noch nicht an die Archive übermittelt wurden, zusammenzustellen und zu packen. Nehmen Sie Aufzeichnungen und Dokumente von Einheiten und Einzelpersonen entgegen und sammeln Sie diese in den Archiven und Lagern zur zentralen Aufbewahrung. Stellen Sie gleichzeitig die notwendigen Lager, Geräte und Personalressourcen bereit, um die Dokumente zu schützen und sicher aufzubewahren, bis sie nach der Umstrukturierung der Verwaltung an die zuständige Verwaltungsbehörde oder -organisation übergeben werden.

Der Vorsitzende des Bezirksvolkskomitees beauftragt das Innenministerium mit der Beratung bei der Einrichtung von Lagern und der notwendigen Ausrüstung zur Sammlung und sicheren Aufbewahrung von Dokumenten spezialisierter Behörden des Bezirksvolkskomitees sowie mit der Bereitstellung von Kräften zum Schutz der Sicherheit von Dokumenten, bis diese nach der Umstrukturierung des Apparats den zuständigen Behörden und Organisationen zur Verwaltung übergeben werden.

Unmittelbar nach Abschluss der organisatorischen Regelung muss der Leiter der neuen Agentur, Organisation oder Verwaltungseinheit unverzüglich die Registrierung der Eröffnung oder Wiedereröffnung von Konten für die Organisation, den Leiter und das Dokumentenbüro im System anweisen, um die Ausstellung und den Empfang von Dokumenten sicherzustellen; sich für die Ausstellung von Siegeln und digitalen Signaturzertifikaten für spezialisierte öffentliche Dienste gemäß den Vorschriften registrieren …

Statistik, Versiegelung, Aufbewahrung von Dokumenten

Das Innenministerium verlangt von der Archivabteilung der Behörde oder der für die Archivierung zuständigen Person bei der Behörde, Organisation oder Einheit, dass sie Einheiten und Einzelpersonen anleitet, Dokumente zusammenzustellen, zu verpacken und sie im Voraus zur zentralen Aufbewahrung an einen Raum oder ein Lager zu übergeben; dass sie das Lager und die notwendigen Bedingungen für die sichere Aufbewahrung der von Einheiten und Einzelpersonen erhaltenen Dokumente vorbereitet; dass sie Dokumente in dem Raum oder Lager der Behörde oder Organisation zusammenstellt, versiegelt und sicher aufbewahrt, bis sie nach Umstrukturierung des Apparats an das historische Archiv der Provinz oder die zuständige Behörde oder Organisation übergeben werden.

Gleichzeitig ist mit der Verwaltungs- und Betriebseinheit des Statistiksystems abzustimmen, um die Anzahl der Dokumente und Dokumentendatenbanken von Behörden und Organisationen im System zu bestätigen; Dateien und Dokumente unvollendeter Arbeiten sind gemäß der Liste zu empfangen und getrennt aufzubewahren; Dateien mit dauerhafter Aufbewahrungsfrist, die bereits vollständig bearbeitet wurden, sind einzureichen oder getrennt zu zählen und zu verpacken.

Reichen Sie die verpackten Dokumente und die Liste der unerledigten Arbeiten im Originalzustand ein.

Für Beamte, Angestellte im öffentlichen Dienst und Arbeiter verlangt das Innenministerium eine Auflistung und Zusammenstellung von Akten und Dokumenten zu abgeschlossenen und unerledigten Arbeiten. Für unerledigte Arbeiten ist eine Liste mit der Bezeichnung der Arbeit, dem Namen der zuständigen Person, der Anzahl der verfügbaren Dokumente und der Bearbeitungsfrist (falls vorhanden) erforderlich.

Übermitteln Sie den Originalzustand der gepackten Akten, Dokumente und die Liste der noch nicht abgeschlossenen Arbeiten am System an das Archiv der Behörde oder Einheit oder an die Person, die für die Dokumentensammlung im Rahmen der Geräteorganisation zuständig ist.

Unmittelbar nach Abschluss der organisatorischen Maßnahmen ist eine zeitnahe Abstimmung mit dem Archiv der Behörde und der für die Systemverwaltung und -bedienung zuständigen Stelle erforderlich, um die Übergabe der Unterlagen und Dokumente zu den noch nicht abgeschlossenen Arbeiten an die für die Weiterbearbeitung zuständige Stelle bzw. Person zu gewährleisten.

Schließung von Konten von Organisationen und Einzelpersonen für Agenturen und Organisationen, die ihren Betrieb eingestellt haben

Das Innenministerium verlangt von den Einheiten, die das System verwalten und betreiben, die Identifizierung und Abgrenzung des Umfangs der Dokumente und Dokumentendatenbanken im System entsprechend den einzelnen Konten der Agentur, Organisation und Einzelperson. Identifizieren Sie anhand der Liste der noch nicht abgeschlossenen Arbeiten den Datenumfang und erstellen Sie eine Liste der Konten von Organisationen und Einzelpersonen mit noch nicht abgeschlossenen Arbeiten. Erstellen Sie auf Anweisung einen Übergabeplan.

Gleichzeitig sind Statistiken zu erheben und dem Volkskomitee der Provinz und dem Innenministerium Bericht über das derzeit im System verwendete System der Dokumentenidentifizierungscodes, Dateicodes und Dokumentensymbole zu erstatten, um als Grundlage für die Festlegung von Dokumentenidentifizierungscodes, Dateicodes und Dokumentensymbolen von Behörden und Organisationen zu dienen, nachdem die Organisationsstruktur einheitlich und synchronisiert umgestaltet wurde, um Doppelarbeit zu vermeiden.

Unmittelbar nach Abschluss der Organisationsvereinbarung müssen die Konten von Organisationen und Einzelpersonen für Agenturen und Organisationen, die ihre Geschäftstätigkeit unmittelbar nach der Entscheidung über die Organisationsvereinbarung einstellen, umgehend geschlossen werden. Gleichzeitig müssen Konten für neue Agenturen, Organisationen und Einzelpersonen eröffnet werden, wobei die Verknüpfung mit zuvor zugehörigen Dokumenten und Dokumentendatenbanken sicherzustellen ist.

Insbesondere schlägt das Innenministerium vor, einen Plan zur Nutzung von Dokumenten und Dokumentendatenbanken im System zu entwickeln, um den dringenden Bedürfnissen von Behörden, Organisationen und Einzelpersonen während der Umstrukturierung des Systems gerecht zu werden.

Quelle: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html