Kinhtedothi – Der illegale Besitz, die Übertragung oder die Zerstörung von Dokumenten und Dokumentendatenbanken ist strengstens verboten. Es ist nicht gestattet, Dokumente und Dokumentendatenbanken während der Organisation des Geräts zu beschädigen oder zu verlieren.
Dies ist ein bemerkenswerter Inhalt der amtlichen Mitteilung Nr. 414/BNV-VTLTNN des Innenministeriums vom 19. März an die Volkskomitees der Provinzen und zentral verwalteten Städte zur Stärkung der Verwaltung der Dokumenten- und Archivarbeit im Prozess der Reorganisation des Apparats des politischen Systems gemäß der Schlussfolgerung Nr. 127-KL/TW des Politbüros.
Der illegale Besitz, die Weitergabe oder die Vernichtung von Dokumenten ist strengstens verboten.
In dem Dokument heißt es eindeutig: Um eine reibungslose und kontinuierliche Dokumenten- und Archivarbeit zu gewährleisten und die sichere Verwaltung von Dokumenten vor, während und nach Abschluss der Umstrukturierung des politischen Systems gemäß der Schlussfolgerung Nr. 127-KL/TW des Politbüros vom 28. Februar 2025 sicherzustellen, ersuchen das Sekretariat und das Innenministerium den Vorsitzenden des Volkskomitees der Provinz oder zentral verwalteten Stadt, dringend die Umsetzung einer Reihe dringender Aufgaben anzuordnen, um die Verwaltung der Dokumenten- und Archivarbeit im Prozess der Umstrukturierung des lokalen Regierungsapparats zu stärken.
Erstens müssen die gesetzlichen Bestimmungen zu Dokumenten und Archiven ordnungsgemäß und vollständig umgesetzt werden, wobei die folgenden Anforderungen zu erfüllen sind: Alle im Rahmen der Tätigkeit von Behörden und Organisationen erstellten Dokumente und Dokumentendatenbanken müssen entsprechend dem jeweiligen Archiv zentral, einheitlich und sicher verwaltet werden; Dokumente und Dokumentendatenbanken einer Behörde oder Organisation müssen entsprechend dem Archiv dieser Behörde oder Organisation gezählt und gesammelt werden.
Führen Sie die Schließung der Archive von Agenturen und Organisationen ab dem Datum der Einstellung ihrer Tätigkeit durch. Agenturen und Organisationen stellen ab dem Datum des Inkrafttretens der Entscheidung der zuständigen Behörde über die Fusion oder Einstellung ihrer Tätigkeit keine Verwaltungsdokumente mehr aus, die ihrer Zuständigkeit unterliegen.
Vor und während der organisatorischen Umstrukturierung müssen Dokumente und Datenbanken weiterhin in den Archiven des Historischen Landesarchivs und des Agenturarchivs (oder am Aufbewahrungsort) der Verwaltungseinheit (ADU) vor der Umstrukturierung aufbewahrt werden.
Insbesondere ist der illegale Besitz, die Weitergabe oder die Vernichtung von Dokumenten und Dokumentendatenbanken strengstens untersagt; die Beschädigung oder der Verlust von Dokumenten und Dokumentendatenbanken während der Umstrukturierung des Geräts ist nicht gestattet.
Zweitens sind die historischen Archive der Provinzen dafür verantwortlich, alle Archivdokumente und Dokumentendatenbanken der Provinz entgegenzunehmen und mit den Leitern der Behörden, Organisationen und Verwaltungseinheiten abzustimmen, um sie weiterhin vor Ort oder vorübergehend aufzubewahren und nach der Umstrukturierung der Organisationsstruktur die Dokumente entsprechend ihrer Verwaltungsbefugnis an die neuen Behörden, Organisationen und Verwaltungseinheiten zu übergeben.
Drittens erfolgt die Übergabe der Dokumente und Dokumentenbestände nach der organisatorischen Regelung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zur Archivverwaltungsbefugnis.
Viertens : Die gesetzlichen Bestimmungen zur Verwaltung und Verwendung von Siegeln und digitalen Signaturzertifikaten im öffentlichen Dienst müssen strikt umgesetzt werden. Staatsgeheimnisse müssen geschützt werden und die Sicherheit von Informationen, Dokumenten und Daten muss gewährleistet sein, wenn statistische Aufgaben ausgeführt, diese verpackt, übergeben, aufbewahrt und im Zuge der Umstrukturierung des Apparats verwendet werden.
Vorschriften zur Liste der Identifikationscodes für Dokumente, Aufzeichnungen und Textsymbole neuer Agenturen und Organisationen
Das Innenministerium fordert die Vorsitzenden der Volkskomitees der Provinzen und zentral verwalteten Städte auf, im Rahmen ihrer Aufgaben und Befugnisse die Verantwortung für die staatliche Verwaltung der Archive vor Ort zu übernehmen und während der gesamten Umstrukturierung des Apparats die Sicherheit der der Verwaltung unterstehenden Dokumente und Dokumentendatenbanken gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zu gewährleisten. Die Vorsitzenden der Volkskomitees der Provinzen erlassen dringend eine Richtlinie zur Stärkung der staatlichen Verwaltung der Dokumenten- und Archivarbeit.
Gleichzeitig ist es notwendig, im Rahmen des Projekts zur Anordnung und Neuorganisation der Verwaltungseinheiten auf allen Ebenen und zum Aufbau eines zweistufigen Organisationsmodells der lokalen Regierung einen Plan zur Neuorganisation der historischen Archive des Staates auf Provinzebene zu entwickeln und diesen den zuständigen Behörden zur Beurteilung und Umsetzung vorzulegen.
Unmittelbar nach Abschluss der organisatorischen Maßnahmen muss umgehend ein Dokument herausgegeben werden, in dem die Liste der Identifikationscodes für Dokumente, Aufzeichnungen und Dokumentensymbole der neuen unterstellten Agenturen und Organisationen festgelegt ist. Die Leiter der neuen Agenturen und Organisationen müssen angewiesen werden, Dokumente und Datenbanken in ihrem Zuständigkeitsbereich entgegenzunehmen. Die Leiter der neuen Verwaltungseinheiten an der Basis müssen angewiesen werden, Dokumente in den Räumen und Lagern im Verwaltungsbereich entgegenzunehmen, die vorübergehend vom Historischen Archiv der Provinz verwaltet werden.
Gleichzeitig ist es notwendig, die Einheit, die das System verwaltet und betreibt, anzuweisen, technische Lösungen zu implementieren, um die Kontinuität und Fortsetzung der Dokumentenausgabeaktivitäten und der Arbeitsabwicklung der von ihr verwalteten Agenturen und Organisationen sicherzustellen.
Einen Plan zur Umsetzung der Richtlinie des Vorsitzenden des Volkskomitees der Provinz herausgeben
Für das Innenministerium wird in der offiziellen Depesche der Vorsitzende des Provinzvolkskomitees aufgefordert, dem Vorsitzenden des Provinzvolkskomitees zu empfehlen, eine Richtlinie zur Stärkung der Verwaltung der Dokumenten- und Archivarbeit im Prozess der Reorganisation des Apparats des lokalen politischen Systems herauszugeben und einen Plan zur Umsetzung der Richtlinie des Vorsitzenden des Provinzvolkskomitees herauszugeben.
Gleichzeitig soll das Historische Landesarchiv damit beauftragt werden, Beamte mit der Organisation von Arbeitsgruppen für Behörden, Organisationen und Einheiten zu beauftragen, um die Aufbewahrung von Dokumenten vor Ort zu erhalten und zu koordinieren und die Dokumentendatenbank im System abzugrenzen. Das Historische Landesarchiv soll außerdem angewiesen werden, proaktiv Maßnahmen zu ergreifen, um vollständig bearbeitete Dateien mit dauerhafter Aufbewahrungsfrist bei Behörden und Organisationen zu sammeln, die die Quelle der dem Historischen Landesarchiv vorgelegten Dokumente sind.
Gleichzeitig muss der Stab des Vorsitzenden des Volkskomitees der Provinz ausreichende Mittel bereitstellen, um die Sicherheit der Dokumente und Dokumentendatenbanken in Räumen und Lagern zu gewährleisten, die vom Historischen Archiv der Provinz bestätigt und versiegelt wurden, bis sie nach der Umstrukturierung des Apparats an die zuständige Verwaltungsbehörde oder -organisation übergeben werden.
Unmittelbar nach Abschluss der Organisationsvereinbarung ist es notwendig, den Vorsitzenden des Volkskomitees der Provinz umgehend zu benachrichtigen, damit dieser eine Liste mit Identifikationscodes für Dokumente, Aufzeichnungen und Textsymbole der nach der Organisationsvereinbarung im Rahmen ihrer Verwaltung gegründeten Agenturen und Organisationen herausgibt; dem Volkskomitee der Provinz ein Projekt zur Verwaltung und Abwicklung der Geschäftsvorgänge für den Dokumentenblock der Agenturen und Organisationen vor der Organisationsvereinbarung vorlegt; mit der Einheit, die das System verwaltet und betreibt, einen Plan zur Übergabe und Integration von Dokumenten und Dokumentendatenbanken in das System ausarbeitet.
Bestätigung der Übergabe von Dokumenten und Dokumentendatenbanken von Agenturen und Organisationen vor der Umstrukturierung des Apparats
Das Innenministerium schlägt vor, für die historischen Archive der Provinzen Beamte einzusetzen, die das Zählen, Ordnen, Verpacken, Versiegeln und Bestätigen von Umfang und Status von Papierdokumenten und Dokumenten auf anderen Informationsträgern (sofern vorhanden) anleiten, die Aufbewahrung vor Ort oder die vorübergehende zentrale Aufbewahrung von Dokumenten von Behörden und Organisationen entgegennehmen und koordinieren, die Anzahl der digitalen Dokumente mit den Verwaltungs- und Betriebseinheiten des Systems abstimmen und die Dokumentendatenbank im System jeder Behörde, Organisation und Verwaltungseinheit abgrenzen.
Erstellen Sie eine Liste aller Dokumente und Dokumentendatenbanken, die derzeit im Historischen Landesarchiv aufbewahrt werden. Stellen Sie weiterhin die Sicherheit, Integrität und Nutzbarkeit der Dokumente und Dokumentendatenbanken im Historischen Landesarchiv sicher, bis sie nach der Umstrukturierung des Apparats an die zuständigen Behörden und Organisationen übergeben werden. Fassen Sie Menge und Status der Dokumente und Dokumentendatenbanken zusammen und melden Sie diese dem Innenministerium zur Berichterstattung an das Innenministerium.
Unmittelbar nach Abschluss der Organisationsvereinbarung muss Folgendes unverzüglich durchgeführt werden: Die Kontaktstelle organisiert und bestätigt die Übergabe von Dokumenten und Dokumentendatenbanken von Agenturen und Organisationen vor der Organisationsvereinbarung an die zuständige Verwaltungsagentur oder -organisation nach der Organisationsvereinbarung; sie empfiehlt dem Innenministerium, ein Projekt zur Verwaltung und Abwicklung der Geschäfte mit den Dokumentenblöcken und Dokumentendatenbanken zu entwickeln, die von den Agenturen und Organisationen vor der Organisationsvereinbarung gezählt wurden.
Gleichzeitig ist mit den zuständigen Behörden und Organisationen die Umsetzung von Projekten und Plänen zur Verwaltung und Abwicklung von Geschäftsvorgängen für die vor der organisatorischen Regelung statistisch erfassten Dokumenten- und Datenbankblöcke abzustimmen; bei den Behörden und Organisationen, die als Quelle der dem Historischen Archiv der Provinz übermittelten Dokumente dienen, sind zuvor vollständig bearbeitete Dateien mit dauerhafter Aufbewahrungsfrist zu sammeln.
Registrieren Sie sich, um neue Konten für Organisationen, Führungskräfte und Sachbearbeiter zu eröffnen oder erneut zu eröffnen
In dieser offiziellen Depesche fordert das Innenministerium außerdem die Leiter von Behörden und Organisationen sowie die Vorsitzenden der Volkskomitees auf Bezirks- und Gemeindeebene auf, während der Umstrukturierung des Apparats gemäß den gesetzlichen Bestimmungen für die Gewährleistung der Sicherheit der ihrer Verwaltungsbefugnis unterliegenden Dokumente und Dokumentendatenbanken verantwortlich zu sein, bis die Dokumente und Dokumentendatenbanken nach der Umstrukturierung des Apparats an das Historische Archiv der Provinz und die zuständigen Behörden und Organisationen übergeben werden.
Weisen Sie gleichzeitig Einheiten und Einzelpersonen an, Aufzeichnungen und Dokumente zu abgeschlossenen Arbeiten sowie Aufzeichnungen und Dokumente zu unvollendeten Arbeiten zusammenzustellen und zu verpacken. Beauftragen Sie Einheiten und Einzelpersonen, eine Liste unvollendeter Arbeiten der Agentur oder Organisation zusammenzustellen und Aufzeichnungen und Dokumente anzuhängen, separat zu verpacken, zu sammeln und an das Archiv der Agentur zu übermitteln.
Leiten Sie die Archive der Statistikbehörde, packen Sie die Dokumente in die Archive und weisen Sie die statistischen Einheiten und Einzelpersonen an, nicht eingereichte Akten und Dokumente in die Archive zu packen. Nehmen Sie Akten und Dokumente von Einheiten und Einzelpersonen entgegen und sammeln Sie sie in den zentralen Archiven und Lagerräumen. Stellen Sie gleichzeitig die erforderlichen Lager, Geräte und Personalressourcen bereit, um die Dokumente zu schützen und sicher aufzubewahren, bis sie nach der Umstrukturierung der Apparate an die zuständige Verwaltungsbehörde oder -organisation übergeben werden.
Der Vorsitzende des Bezirksvolkskomitees beauftragt das Innenministerium, bei der Einrichtung von Lagern und der notwendigen Ausrüstung zu beraten, um Dokumente spezialisierter Agenturen unter dem Bezirksvolkskomitee zu sammeln und zentral aufzubewahren; er beauftragt Kräfte zum Schutz der Sicherheit von Dokumenten, bis diese nach der organisatorischen Einrichtung an die zuständige Verwaltungsagentur oder -organisation übergeben werden.
Unmittelbar nach Abschluss der organisatorischen Vereinbarung muss der Leiter der neuen Agentur, Organisation oder Verwaltungseinheit unverzüglich die Registrierung der Eröffnung oder Wiedereröffnung von Konten für die Organisation, den Leiter und den Sekretär im System anweisen, um die Ausstellung und den Empfang von Dokumenten sicherzustellen. Er muss sich gemäß den Vorschriften für die Ausstellung von Siegeln und digitalen Signaturzertifikaten für spezialisierte öffentliche Dienste registrieren.
Statistik, Versiegelung, Aufbewahrung von Dokumenten
Für die Archive von Behörden verlangt das Innenministerium von der Archivabteilung der Behörde oder von der für die Archivierung zuständigen Person der Behörde, Organisation oder Einheit, dass sie die Einheiten und Einzelpersonen anweist, Dokumente im Voraus zusammenzustellen, zu verpacken und an den zentralen Lagerraum oder das zentrale Lager zu übergeben; dass sie das Lager und die notwendigen Bedingungen für die sichere Aufbewahrung der von den Einheiten und Einzelpersonen erhaltenen Dokumente vorbereitet; dass sie die Dokumente im Lagerraum oder im Lager der Behörde oder Organisation zusammenstellt, versiegelt und sicher aufbewahrt, bis sie nach der Umstrukturierung des Apparats an das historische Archiv der Provinz oder die zuständige Behörde oder Organisation übergeben werden.
Gleichzeitig ist mit der für die Verwaltung und den Betrieb des Statistiksystems zuständigen Einheit abzustimmen, um die Anzahl der im System vorhandenen Dokumente und Dokumentendatenbanken von Behörden und Organisationen zu bestätigen; gemäß der Liste sind Dateien und Dokumente unvollendeter Arbeiten entgegenzunehmen und getrennt aufzubewahren; bereits vollständig bearbeitete Dateien mit dauerhafter Aufbewahrungsfrist einzureichen oder getrennt zusammenzustellen und zu verpacken.
Reichen Sie die verpackten Dokumente und die Liste der unerledigten Arbeiten im Originalzustand ein.
Für Beamte, Angestellte im öffentlichen Dienst und Arbeiter verlangt das Innenministerium eine Liste sowie die Zusammenstellung von Akten und Dokumenten zu abgeschlossenen und unvollendeten Arbeiten. Für unvollendete Arbeiten ist eine Liste mit der Bezeichnung der Arbeit, dem Namen der mit der Bearbeitung beauftragten Person, der Anzahl der verfügbaren Dokumente und der Bearbeitungsfrist (falls vorhanden) erforderlich.
Übergeben Sie das Originalpaket mit Dokumenten und Dateien sowie die Liste der unvollendeten Arbeiten am System an das Archiv der Agentur oder Einheit oder an die Person, die während des Prozesses der Neuorganisation des Geräts für die Sammlung von Dokumenten verantwortlich ist.
Unmittelbar nach Abschluss der organisatorischen Maßnahmen ist eine zeitnahe Abstimmung mit dem Archiv der Agentur und der das System verwaltenden und betreibenden Einheit erforderlich, um Aufzeichnungen und Dokumente über unvollendete Arbeiten an die Einheit oder Person zu übergeben, die für die weitere Bearbeitung verantwortlich ist.
Schließung der Konten von Organisationen und Einzelpersonen für Agenturen und Organisationen, die ihre Geschäftstätigkeit eingestellt haben
Das Innenministerium verlangt von den Einheiten, die das System verwalten und betreiben, die Identifizierung und Abgrenzung des Umfangs der Dokumente und Dokumentendatenbanken im System entsprechend den einzelnen Konten der Agentur, Organisation und Einzelperson. Bestimmen Sie anhand der Liste der unerledigten Arbeiten den Datenumfang und erstellen Sie eine Liste der Konten von Organisationen und Einzelpersonen mit unerledigten Arbeiten. Bereiten Sie auf Anweisung einen Übergabeplan vor.
Gleichzeitig sind Statistiken zu sammeln und dem Volkskomitee der Provinz und dem Innenministerium Bericht über das derzeit im System verwendete System der Dokumentenidentifizierungscodes, Dateicodes und Dokumentensymbole zu erstatten, um als Grundlage für die Festlegung von Dokumentenidentifizierungscodes, Dateicodes und Dokumentensymbolen von Behörden und Organisationen zu dienen, nachdem die Organisationsstruktur vereinheitlicht und synchronisiert wurde und Doppelarbeit vermieden wurde.
Unmittelbar nach Abschluss der Organisationsvereinbarung müssen die Konten von Organisationen und Einzelpersonen für Agenturen und Organisationen, die ihre Tätigkeit unmittelbar nach der Entscheidung über die Organisationsvereinbarung einstellen, umgehend geschlossen werden. Gleichzeitig müssen Konten für neue Agenturen, Organisationen und Einzelpersonen eröffnet werden, wobei die Verknüpfung mit zuvor zugehörigen Dokumenten und Dokumentendatenbanken sicherzustellen ist.
Insbesondere schlägt das Innenministerium vor, einen Plan zur Nutzung von Dokumenten und Dokumentendatenbanken im System zu entwickeln, um den dringenden Bedürfnissen von Behörden, Organisationen und Einzelpersonen während der Umstrukturierung des Systems gerecht zu werden.
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Quelle: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html
![[Foto] Abschluss der 13. Konferenz des 13. Zentralkomitees der Partei](https://vphoto.vietnam.vn/thumb/1200x675/vietnam/resource/IMAGE/2025/10/08/1759893763535_ndo_br_a3-bnd-2504-jpg.webp)
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