Straffen Sie das Dokumenten- und Archivierungsmanagement im Zuge der organisatorischen Umstrukturierung.

Kinhtedothi – Es ist strengstens verboten, Dokumente und Dokumentendatenbanken illegal zu beschlagnahmen, zu übertragen oder zu zerstören. Es ist nicht gestattet, Dokumente und Dokumentendatenbanken während des Prozesses der Organisation des Geräts zu beschädigen oder zu verlieren.

Dies ist ein bemerkenswerter Inhalt der amtlichen Mitteilung Nr. 414/BNV-VTLTNN des Innenministeriums vom 19. März an die Volkskomitees der Provinzen und zentral verwalteten Städte zur Stärkung der Verwaltung der Dokumenten- und Archivarbeit im Prozess der Reorganisation des Apparats des politischen Systems gemäß der Schlussfolgerung Nr. 127-KL/TW des Politbüros.

Der illegale Besitz, die Weitergabe oder die Vernichtung von Dokumenten ist strengstens verboten.

In dem Dokument heißt es eindeutig: Um eine reibungslose und kontinuierliche Dokumenten- und Archivarbeit zu gewährleisten und die sichere Verwaltung von Dokumenten vor, während und nach Abschluss der Umstrukturierung des politischen Systems gemäß der Schlussfolgerung Nr. 127-KL/TW des Politbüros vom 28. Februar 2025 sicherzustellen, ersuchen das Sekretariat und das Innenministerium den Vorsitzenden des Volkskomitees der Provinz oder zentral verwalteten Stadt, dringend die Umsetzung einer Reihe dringender Aufgaben anzuordnen, um die Verwaltung der Dokumenten- und Archivarbeit im Prozess der Umstrukturierung des lokalen Regierungsapparats zu stärken.

Erstens müssen die gesetzlichen Bestimmungen zu Dokumenten und Archiven ordnungsgemäß und vollständig umgesetzt werden, wobei die folgenden Anforderungen zu erfüllen sind: Alle im Rahmen der Tätigkeit von Behörden und Organisationen erstellten Dokumente und Dokumentendatenbanken müssen entsprechend dem jeweiligen Archiv zentral, einheitlich und sicher verwaltet werden; Dokumente und Dokumentendatenbanken einer Behörde oder Organisation müssen entsprechend dem Archiv dieser Behörde oder Organisation statistisch erfasst und gesammelt werden.

Schließen Sie die Archive von Agenturen und Organisationen ab dem Datum der Einstellung ihrer Tätigkeit. Agenturen und Organisationen stellen ab dem Datum, an dem die Entscheidung der zuständigen Behörde über die Fusion oder Einstellung ihrer Tätigkeit in Kraft tritt, keine Verwaltungsdokumente mehr aus, die ihrer Zuständigkeit unterliegen.

Vor und während der organisatorischen Neuordnung müssen Dokumente und Datenbanken weiterhin in den Archiven des Historischen Landesarchivs und des Agenturarchivs (oder am aktuellen Aufbewahrungsort) der Verwaltungseinheit (ADU) vor der Neuordnung aufbewahrt werden.

Insbesondere ist es strengstens verboten, Dokumente und Dokumentendatenbanken widerrechtlich zu beschlagnahmen, zu übertragen oder zu zerstören. Es ist nicht gestattet, Dokumente und Dokumentendatenbanken während des Einrichtungsprozesses des Geräts zu beschädigen oder zu verlieren.

Zweitens sind die historischen Archive der Provinzen dafür verantwortlich, alle Archivdokumente und Dokumentendatenbanken der Provinz entgegenzunehmen und mit den Leitern der Behörden, Organisationen und Verwaltungseinheiten abzustimmen, um sie weiterhin vor Ort oder vorübergehend aufzubewahren und nach der Umstrukturierung der Organisationsstruktur die Dokumente entsprechend ihrer Verwaltungsbefugnis an die neuen Behörden, Organisationen und Verwaltungseinheiten zu übergeben.

Drittens erfolgt die Übergabe der Dokumente und Dokumentenbestände nach der organisatorischen Regelung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zur Archivverwaltungsbefugnis.

Viertens : Die gesetzlichen Bestimmungen zur Verwaltung und Verwendung von Siegeln und digitalen Signaturzertifikaten für spezialisierte öffentliche Dienste müssen strikt umgesetzt werden. Staatsgeheimnisse müssen geschützt werden und die Sicherheit von Informationen, Dokumenten und Daten muss bei der Durchführung statistischer Aufgaben, der Verpackung, Übergabe, Aufbewahrung und Verwendung im Zuge der Umstrukturierung des Apparats gewährleistet sein.

Vorschriften zur Liste der Identifikationscodes für Dokumente, Aufzeichnungen und Textsymbole neuer Agenturen und Organisationen

Das Innenministerium fordert die Vorsitzenden der Volkskomitees der Provinzen und zentral verwalteten Städte auf, im Rahmen ihrer Aufgaben und Befugnisse die Verantwortung für die staatliche Verwaltung der Archive vor Ort zu übernehmen und während der gesamten Organisationsphase die Sicherheit der der Verwaltung unterstehenden Dokumente und Dokumentendatenbanken gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zu gewährleisten. Die Vorsitzenden der Volkskomitees der Provinzen erlassen dringend eine Richtlinie zur Stärkung der staatlichen Verwaltung der Dokumenten- und Archivarbeit.

Gleichzeitig ist es notwendig, im Rahmen des Projekts zur Anordnung und Neuorganisation der Verwaltungseinheiten auf allen Ebenen und zum Aufbau eines zweistufigen Organisationsmodells der lokalen Regierung einen Plan zur Neuorganisation der historischen Archive des Staates auf Provinzebene zu entwickeln und diesen den zuständigen Behörden zur Beurteilung und Umsetzung vorzulegen.

Unmittelbar nach Abschluss der organisatorischen Maßnahmen muss umgehend ein Dokument herausgegeben werden, in dem die Liste der Identifikationscodes für Dokumente, Aufzeichnungen und Dokumentensymbole der neuen unterstellten Agenturen und Organisationen festgelegt ist. Die Leiter der neuen Agenturen und Organisationen müssen angewiesen werden, die ihrer Verwaltungsbefugnis unterliegenden Dokumente und Datenbanken entgegenzunehmen. Die Leiter der neuen Basisverwaltungseinheiten müssen die Dokumente in den Räumen und Lagern im Verwaltungsbereich entgegennehmen, die vorübergehend vom Historischen Archiv der Provinz verwaltet werden.

Gleichzeitig ist es notwendig, die Einheit, die das System verwaltet und betreibt, anzuweisen, technische Lösungen zu implementieren, um die Kontinuität und Fortsetzung der Dokumentenausgabe- und Arbeitsabwicklungsaktivitäten der von ihr verwalteten Agenturen und Organisationen sicherzustellen.

Das Innenministerium schlug vor, im Zuge der Neuorganisation des Apparats des politischen Systems die Verwaltung der Dokumenten- und Archivarbeit zu stärken (Foto: VNA)

Einen Plan zur Umsetzung der Richtlinie des Vorsitzenden des Volkskomitees der Provinz herausgeben

In der offiziellen Depesche des Innenministeriums wird der Vorsitzende des Volkskomitees der Provinz aufgefordert, eine Richtlinie zur Stärkung der Verwaltung der Dokumenten- und Archivarbeit im Zuge der Neuorganisation des Apparats des lokalen politischen Systems herauszugeben und einen Plan zur Umsetzung der Richtlinie des Vorsitzenden des Volkskomitees der Provinz herauszugeben.

Gleichzeitig soll das Historische Landesarchiv damit beauftragt werden, Beamte mit der Organisation von Arbeitsgruppen für Behörden, Organisationen und Einheiten zu beauftragen, um die Aufbewahrung von Dokumenten vor Ort zu erhalten und zu koordinieren und die Dokumentendatenbank im System abzugrenzen. Das Historische Landesarchiv soll außerdem angewiesen werden, proaktiv Maßnahmen zu ergreifen, um vollständig bearbeitete Dateien mit dauerhafter Aufbewahrungsfrist bei Behörden und Organisationen zu sammeln, die die Quelle der dem Historischen Landesarchiv vorgelegten Dokumente sind.

Gleichzeitig wird dem Vorsitzenden des Volkskomitees der Provinz empfohlen, ausreichende Mittel bereitzustellen, um die Sicherheit der Dokumente und Dokumentendatenbanken in den vom Historischen Archiv der Provinz bestätigten und versiegelten Räumen und Lagern zu gewährleisten, bis sie nach der Umstrukturierung des Apparats an die zuständige Verwaltungsbehörde oder -organisation übergeben werden.

Unmittelbar nach Abschluss der Organisationsvereinbarung ist es notwendig, den Vorsitzenden des Volkskomitees der Provinz umgehend zu benachrichtigen, damit dieser eine Liste mit Identifikationscodes für Dokumente, Aufzeichnungen und Textsymbole der nach der Organisationsvereinbarung im Rahmen ihrer Verwaltung gegründeten Agenturen und Organisationen herausgibt; dem Volkskomitee der Provinz ein Projekt zur Verwaltung und Abwicklung der Geschäftsvorgänge für den Dokumentenblock der Agenturen und Organisationen vor der Organisationsvereinbarung vorlegt; mit der Einheit, die das System verwaltet und betreibt, einen Plan zur Übergabe und Integration von Dokumenten und Dokumentendatenbanken in das System ausarbeitet.

Bestätigen Sie die Übergabe von Dokumenten und Dokumentendatenbanken von Behörden und Organisationen vor der Umstrukturierung des Apparates.

Das Innenministerium schlägt vor, für die historischen Archive der Provinzen Beamte einzusetzen, die das Zählen, Ordnen, Verpacken, Versiegeln und Bestätigen von Umfang und Status von Papierdokumenten und Dokumenten auf anderen Informationsträgern (sofern vorhanden) anleiten, die Aufbewahrung vor Ort oder die vorübergehende zentrale Aufbewahrung von Dokumenten von Behörden und Organisationen entgegennehmen und koordinieren, die Anzahl der digitalen Dokumente mit den Verwaltungs- und Betriebseinheiten des Systems abstimmen und die Dokumentendatenbank im System jeder Behörde, Organisation und Verwaltungseinheit abgrenzen.

Erstellen Sie eine Liste aller Dokumente und Dokumentendatenbanken, die derzeit im Historischen Landesarchiv aufbewahrt werden. Stellen Sie weiterhin die Sicherheit, Integrität und Nutzbarkeit der Dokumente und Dokumentendatenbanken im Historischen Landesarchiv sicher, bis sie nach der Umstrukturierung des Apparats an die zuständigen Behörden und Organisationen übergeben werden. Fassen Sie Menge und Status der Dokumente und Dokumentendatenbanken zusammen und melden Sie diese dem Innenministerium zur Berichterstattung an das Innenministerium.

Unmittelbar nach Abschluss der Organisationsvereinbarung ist es erforderlich, unverzüglich: die Übergabe von Dokumenten und Dokumentendatenbanken von Behörden und Organisationen vor der Organisationsvereinbarung an die zuständige Verwaltungsbehörde oder -organisation nach der Organisationsvereinbarung zu organisieren und zu bestätigen; das Innenministerium zu beraten, ein Projekt zur Verwaltung und Abwicklung der Geschäfte mit den Dokumentenblöcken und Dokumentendatenbanken zu entwickeln, die von der Behörde oder Organisation vor der Organisationsvereinbarung statistisch zusammengestellt wurden.

Gleichzeitig ist mit den zuständigen Behörden und Organisationen die Durchführung von Projekten und Plänen zur Verwaltung und Abwicklung von Vorgängen für die vor der organisatorischen Regelung statistisch erfassten Dokumenten- und Datenbankblöcke abzustimmen; bei den Behörden und Organisationen, die als Quelle der dem Historischen Landesarchiv übermittelten Dokumente dienen, sind zuvor vollständig bearbeitete Dateien mit dauerhafter Aufbewahrungsfrist zu sammeln.

Registrieren Sie sich, um neue Konten für Organisationen, Führungskräfte und Sachbearbeiter zu eröffnen oder erneut zu eröffnen

In dieser offiziellen Depesche fordert das Innenministerium außerdem die Leiter von Behörden und Organisationen sowie die Vorsitzenden der Volkskomitees der Bezirke und Gemeinden auf, während der gesamten Umstrukturierung des Apparats gemäß den gesetzlichen Bestimmungen für die Gewährleistung der Sicherheit der ihrer Verwaltungsbefugnis unterliegenden Dokumente und Dokumentendatenbanken verantwortlich zu sein, bis die Dokumente und Dokumentendatenbanken nach der Umstrukturierung des Apparats an die historischen Archive der Provinz und die zuständigen Behörden und Organisationen übergeben werden.

Weisen Sie gleichzeitig Einheiten und Einzelpersonen an, Aufzeichnungen und Dokumente zu abgeschlossenen Arbeiten sowie Aufzeichnungen und Dokumente zu unvollendeten Arbeiten zusammenzustellen und zu verpacken. Beauftragen Sie Einheiten und Einzelpersonen, eine Liste unvollendeter Arbeiten der Agentur oder Organisation zusammenzustellen und Aufzeichnungen und Dokumente anzuhängen, separat zu verpacken, zu sammeln und an das Archiv der Agentur zu übermitteln.

Leiten Sie die Archive der Statistikbehörden, packen Sie die Dokumente in den Archiven zusammen und leiten Sie Einheiten und Einzelpersonen an, Aufzeichnungen und Dokumente zusammenzustellen und zu packen, die nicht an die Archive übermittelt wurden. Nehmen Sie Aufzeichnungen und Dokumente von Einheiten und Einzelpersonen entgegen und sammeln Sie sie in den Archiven und Lagern zur zentralen Aufbewahrung. Stellen Sie gleichzeitig die erforderlichen Lager, Geräte und Personalressourcen bereit, um die Dokumente zu schützen und sicher aufzubewahren, bis sie nach der Umstrukturierung der Apparate an die zuständige Verwaltungsbehörde oder -organisation übergeben werden.

Der Vorsitzende des Bezirksvolkskomitees beauftragt das Innenministerium mit der Beratung bei der Einrichtung von Lagern und der notwendigen Ausrüstung zur Sammlung und sicheren Aufbewahrung von Dokumenten der dem Bezirksvolkskomitee unterstellten Fachbehörden. Außerdem beauftragt er die Bereitstellung von Kräften zum Schutz der Sicherheit der Dokumente, bis diese nach der Umstrukturierung des Apparats den zuständigen Behörden und Organisationen zur Verwaltung übergeben werden.

Unmittelbar nach Abschluss der organisatorischen Regelung muss der Leiter der neuen Agentur, Organisation oder Verwaltungseinheit unverzüglich die Registrierung der Eröffnung oder Wiedereröffnung von Konten für die Organisation, den Leiter und das Dokumentenbüro im System anweisen, um die Ausstellung und den Empfang von Dokumenten sicherzustellen. Er muss sich für die Ausstellung von Siegeln und digitalen Signaturzertifikaten für spezialisierte öffentliche Dienste gemäß den Vorschriften registrieren.

Statistik, Versiegelung, Aufbewahrung von Dokumenten

Das Innenministerium verlangt von der Archivabteilung der Behörde oder der für die Archivierung zuständigen Person der Behörde, Organisation oder Einheit, dass sie die Einheiten und Einzelpersonen anweist, die Dokumente im Voraus zusammenzustellen, zu verpacken und zur zentralen Aufbewahrung in Räume oder Lager zu übergeben; dass sie das Lager und die notwendigen Bedingungen für die sichere Aufbewahrung der von den Einheiten und Einzelpersonen erhaltenen Dokumente vorbereitet; dass sie die Dokumente im Raum oder Lager der Behörde oder Organisation zusammenstellt, versiegelt und sicher aufbewahrt, bis sie nach Umstrukturierung des Apparats an das historische Archiv der Provinz oder die zuständige Behörde oder Organisation übergeben werden.

Gleichzeitig ist mit der Verwaltungs- und Betriebseinheit des Statistiksystems abzustimmen, um die Anzahl der Dokumente und Dokumentendatenbanken von Agenturen und Organisationen im System zu bestätigen; Dateien und Dokumente unvollendeter Arbeiten sind gemäß der Liste zu empfangen und getrennt aufzubewahren; Dateien mit dauerhafter Aufbewahrungsfrist, die zuvor vollständig bearbeitet wurden, sind einzureichen oder getrennt zu zählen und zu verpacken.

Reichen Sie verpackte Dokumente und unerledigte Arbeitslisten im Originalzustand ein.

Für Beamte, Angestellte im öffentlichen Dienst und Arbeiter verlangt das Innenministerium eine Liste sowie die Zusammenstellung von Akten und Dokumenten zu abgeschlossenen und unvollendeten Arbeiten. Für unvollendete Arbeiten ist eine Liste mit der Bezeichnung der Arbeit, dem Namen der mit der Bearbeitung beauftragten Person, der Anzahl der verfügbaren Dokumente und der Bearbeitungsfrist (falls vorhanden) erforderlich.

Übermitteln Sie den Originalzustand der gepackten Akten, Dokumente und die Liste der noch nicht abgeschlossenen Arbeiten am System an das Archiv der Behörde oder Einheit oder an die Person, die im Rahmen der Geräteorganisation für die Dokumentensammlung zuständig ist.

Unmittelbar nach Abschluss der organisatorischen Maßnahmen ist eine zeitnahe Abstimmung mit dem Archiv der Behörde und der für die Systemverwaltung und -bedienung zuständigen Stelle erforderlich, um die Übergabe der Unterlagen und Dokumente zu den noch nicht abgeschlossenen Arbeiten an die für die Weiterbearbeitung zuständige Stelle bzw. Person zu gewährleisten.

Schließung von Konten von Organisationen und Einzelpersonen für Agenturen und Organisationen, die ihren Betrieb eingestellt haben

Das Innenministerium verlangt von den Einheiten, die das System verwalten und betreiben, die Identifizierung und Abgrenzung des Umfangs der Dokumente und Dokumentendatenbanken im System entsprechend den einzelnen Konten der Agentur, Organisation und Einzelperson. Identifizieren Sie anhand der Liste der noch nicht abgeschlossenen Arbeiten den Datenumfang und erstellen Sie eine Liste der Konten von Organisationen und Einzelpersonen mit noch nicht abgeschlossenen Arbeiten. Bereiten Sie auf Anweisung einen Übergabeplan vor.

Gleichzeitig sind Statistiken zu sammeln und dem Volkskomitee der Provinz und dem Innenministerium Bericht zu erstatten über das derzeit im System verwendete System der Dokumentenidentifizierungscodes, Dateicodes und Dokumentensymbole, das als Grundlage für die Festlegung von Dokumentenidentifizierungscodes, Dateicodes und Dokumentensymbolen von Behörden und Organisationen dienen soll, nachdem die Organisationsstruktur einheitlich und synchronisiert umgestaltet wurde, um Doppelarbeit zu vermeiden.

Unmittelbar nach Abschluss der Organisationsvereinbarung müssen die Konten von Organisationen und Einzelpersonen für Agenturen und Organisationen, die ihre Tätigkeit unmittelbar nach der Entscheidung über die Organisationsvereinbarung einstellen, umgehend geschlossen werden. Gleichzeitig müssen Konten für neue Agenturen, Organisationen und Einzelpersonen eröffnet werden, wobei die Verknüpfung mit zuvor zugehörigen Dokumenten und Dokumentendatenbanken sicherzustellen ist.

Insbesondere schlägt das Innenministerium vor, einen Plan zur Nutzung von Dokumenten und Dokumentendatenbanken im System zu entwickeln, um den dringenden Bedürfnissen von Behörden, Organisationen und Einzelpersonen während der Umstrukturierung des Systems gerecht zu werden.

Quelle: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html