¿Qué documentos y registros en el ámbito educativo se archivan de forma permanente?

El Ministerio de Educación y Formación acaba de anunciar un proyecto de Circular que regula el período de almacenamiento de registros y documentos en el ámbito de la educación y la formación, que sustituye a la circular que regula el período de almacenamiento de documentos profesionales del sector educativo emitida en 2016.

En consecuencia, el proyecto de Circular que regula el período de almacenamiento de registros y documentos en el campo de la educación y la formación se aplica a las unidades dependientes y directamente dependientes del Ministerio de Educación y Formación; Departamentos de Educación y Formación; Departamentos de Educación y Formación; educación preescolar, educación general, educación continua, universidades, escuelas pedagógicas, escuelas especializadas, otras instituciones educativas que realizan actividades educativas bajo la responsabilidad de la gestión estatal del Ministerio de Educación y Formación y agencias, organizaciones e individuos relacionados.

Se almacenan permanentemente 200 tipos de registros y documentos

En consecuencia, este reglamento contiene más de 200 tipos de registros y documentos que se almacenan permanentemente. Por ejemplo, los registros que aprueban la política de establecimiento o permiten el establecimiento de universidades, los registros que reconocen a las universidades privadas sin fines de lucro y los registros que permiten la transferencia de formación a nivel universitario.

Los documentos de admisión a la universidad se encuentran entre los documentos archivados de forma permanente en el sector educativo.

Documentos sobre admisión a los niveles de educación de doctorado, maestría, universidad y colegio tales como registros que determinan los objetivos de admisión anuales, registros que desarrollan planes para asegurar la calidad de la información de admisión, puntajes de referencia, decisiones de admisión y listas de admisión.

Documentos sobre reconocimiento de graduación universitaria, tales como decisiones de reconocimiento de graduación y otorgamiento de títulos, listas de graduados, registros de reconocimiento de graduación; registros y documentos sobre formación doctoral, tales como registros de permiso de formación, suspensión de matrícula, revocación de la decisión de permitir la formación en especialidades y carreras doctorales; registros de permiso para cooperar en la formación doctoral con instituciones educativas nacionales; transcripciones que resumen los resultados de aprendizaje por semestre, año escolar, curso; registros de reconocimiento de graduación y otorgamiento de títulos doctorales; registros de evaluación de tesis doctorales de nivel básico; registros de solicitud de defensa de tesis doctoral a nivel de escuela o instituto...

Registros y documentos conservados durante 20 años o más

Respecto al periodo de almacenamiento de 70 años, solo existe un archivo para crear una base de datos sobre el personal de funcionarios, docentes y administradores educativos. Este es un contenido nuevo, que no estaba incluido en la circular de 2016.

Hay 3 tipos de documentos que se archivan durante 30 años, incluidos los registros de evaluación de tesis de maestría, los registros de valoración de tesis de maestría y el procesamiento de los resultados de valoración de tesis de maestría en caso de una queja y la tesis de maestría es evaluada por el consejo de evaluación como que cumple con los requisitos o es superior.

Hay más de 80 archivos en papel que deben conservarse durante 20 años, como los archivos sobre el establecimiento del consejo escolar y el nombramiento del presidente del consejo de la universidad pública; documentos sobre el reconocimiento de la graduación universitaria; proyectos de graduación universitaria y tesis que son evaluados por el consejo como que cumplen con los requisitos o son superiores; archivos de programas y temas de investigación científica de profesores e investigadores a nivel ministerial; archivos sobre la selección y asignación de estudiantes preuniversitarios para estudiar en universidades, colegios y escuelas intermedias; tablas resumen de los resultados de aprendizaje y formación de estudiantes de escuela primaria, etc.

Registros y documentos conservados durante 2 a 10 años

Durante 10 años se han archivado los siguientes documentos: transcripciones de cada materia, incluyendo puntuaciones de pruebas, puntuaciones de exámenes, puntuaciones de cursos universitarios; registros que aprueban los resultados de los exámenes de fin de semestre de la universidad; registros que revisan los resultados de los exámenes de fin de semestre, transcripciones de cada materia, incluyendo puntuaciones de pruebas, puntuaciones de exámenes, puntuaciones de cursos de nivel de maestría, etc.

En el plazo de 5 años, hay documentos: proyectos de grado y tesis que no cumplen los requisitos de nivel universitario; documentos de solicitud y exámenes de máster; transcripciones de cada asignatura incluyendo calificaciones de pruebas, calificaciones de exámenes, calificaciones de asignaturas de nivel de máster; documentos para revisar las calificaciones de los exámenes de fin de curso, exámenes de fin de curso a nivel de doctorado...

Mientras tanto, los informes de prácticas de graduación de universidades y colegios se archivan durante 3 años; los exámenes y otros documentos relacionados con los exámenes y exámenes de graduación de universidades y colegios se archivan durante 2 años.

El texto completo del proyecto de Circular que regula el plazo de conservación de los registros y documentos en el ámbito de la educación y la formación se puede consultar AQUÍ.

Diferencias entre la antigua y la nueva normativa

Mientras que la antigua circular contenía 274 tipos de documentos, el nuevo borrador incluye hasta 387. Hay algunos cambios, como que el antiguo reglamento sobre documentos de intercambio de educación y formación solo se mantuvo durante 10 años, mientras que el nuevo borrador solo tiene una vigencia de 5 años; el antiguo reglamento sobre la recopilación, selección, evaluación, aprobación y uso de materiales didácticos y libros de texto para todos los niveles de la educación universitaria tenía una vigencia de 20 años, mientras que el nuevo reglamento es permanente.

Además, la lista de organizaciones internacionales de evaluación y acreditación de la calidad educativa reconocidas por Vietnam, según la antigua normativa, se conserva durante 20 años, pero la nueva normativa establece un plazo de 10 años. Los registros de establecimiento o autorización para establecer, disolver, cambiar de nombre, otorgar o renovar licencias de funcionamiento, o suspender las actividades de evaluación de la calidad educativa de las organizaciones, según la antigua circular, se conservan de forma permanente, pero la nueva normativa establece un plazo de 10 años.

Fuente: https://thanhnien.vn/tai-lieu-ho-so-nao-trong-linh-vuc-giao-duc-duoc-luu-tru-vinh-vien-18524122816381055.htm