¿Qué documentos y registros del ámbito educativo se archivan de forma permanente?

El Ministerio de Educación y Formación acaba de anunciar un proyecto de circular que regula el período de almacenamiento de registros y documentos en el ámbito de la educación y la formación, sustituyendo la circular que regulaba el período de almacenamiento de documentos profesionales del sector educativo, publicada en 2016.

En consecuencia, el proyecto de Circular que regula el período de almacenamiento de registros y documentos en el ámbito de la educación y la formación se aplica a las unidades dependientes y directamente dependientes del Ministerio de Educación y Formación; los Departamentos de Educación y Formación; los centros de educación preescolar, general y continua, las universidades, los colegios pedagógicos, las escuelas especializadas y otras instituciones educativas que realizan actividades educativas bajo la responsabilidad de gestión estatal del Ministerio de Educación y Formación, así como a los organismos, organizaciones y personas relacionadas.

Se almacenan permanentemente 200 tipos de registros y documentos.

En consecuencia, este reglamento contempla más de 200 tipos de registros y documentos que se almacenan de forma permanente. Por ejemplo, registros que aprueban la política de creación o autorización de universidades, registros que reconocen a las universidades privadas sin ánimo de lucro y registros que autorizan la transferencia de la formación al nivel universitario.

Los documentos de admisión universitaria se encuentran entre los documentos que se archivan permanentemente en el sector educativo.

Documentos sobre la admisión a niveles de educación doctoral, de maestría, universitaria y de colegio, tales como registros que determinan los objetivos anuales de admisión, registros que desarrollan planes para garantizar la calidad de la información de admisión, puntuaciones de referencia, decisiones de admisión y listas de admisión.

Documentos sobre el reconocimiento de la graduación universitaria, como actas de graduación y resoluciones de concesión de títulos, listas de graduados, registros de reconocimiento de graduación; registros y documentos sobre la formación doctoral, como actas de autorización de formación, suspensión de matrícula, revocación de la autorización para cursar estudios de doctorado; actas de autorización para colaborar en la formación doctoral con instituciones educativas nacionales; expedientes académicos que resumen los resultados del aprendizaje por semestre, año académico y curso; actas de reconocimiento de la graduación y concesión del título de doctor; actas de evaluación de tesis doctorales de nivel básico; actas de solicitud para defender la tesis doctoral a nivel de escuela o instituto...

Registros y documentos conservados durante 20 años o más

En lo que respecta al período de almacenamiento de 70 años, solo existe un archivo para crear una base de datos sobre el personal de funcionarios públicos, docentes y administradores educativos. Este es un contenido nuevo, que no estaba incluido en la circular de 2016.

Existen 3 tipos de documentos que se archivan durante 30 años, incluyendo los registros de evaluación de tesis de maestría, los registros de valoración de tesis de maestría y el procesamiento de los resultados de la valoración de tesis de maestría en caso de una queja y cuando la tesis de maestría es evaluada por el consejo de evaluación como que cumple con los requisitos o los supera.

Hay más de 80 expedientes en papel que deben conservarse durante 20 años, como por ejemplo, expedientes sobre la constitución del consejo escolar y el nombramiento del presidente del consejo de la universidad pública; documentos sobre el reconocimiento de la graduación universitaria; proyectos y tesis de graduación universitaria que el consejo evalúa como que cumplen o superan los requisitos; expedientes de programas y temas de investigación científica de profesores e investigadores a nivel ministerial; expedientes sobre la selección y asignación de estudiantes preuniversitarios para estudiar en universidades, colegios e institutos; tablas resumen de los resultados de aprendizaje y formación de los alumnos de primaria, etc.

Registros y documentos conservados durante 2-10 años

Se archivan durante 10 años los siguientes documentos: expedientes académicos de cada asignatura, incluyendo calificaciones de pruebas, exámenes y cursos universitarios; registros de aprobación de los resultados de los exámenes de fin de semestre de la universidad; registros de revisión de los resultados de los exámenes de fin de semestre; expedientes académicos de cada asignatura, incluyendo calificaciones de pruebas, exámenes y cursos de maestría, etc.

En un plazo de 5 años, existen documentos: proyectos de fin de carrera y tesis que no cumplen con los requisitos universitarios; documentos de solicitud y exámenes de máster; expedientes académicos de cada asignatura, incluyendo calificaciones de pruebas, exámenes y calificaciones de asignaturas de máster; documentos para la revisión de los resultados de los exámenes finales de curso y exámenes finales de curso a nivel de doctorado...

Mientras tanto, los informes de prácticas de graduación universitaria y de colegios se archivan durante 3 años; los exámenes y otros documentos relacionados con los exámenes de graduación universitaria y de colegios se archivan durante 2 años.

El texto completo del proyecto de Circular que regula el período de conservación de registros y documentos en el ámbito de la educación y la formación puede consultarse AQUÍ.

Diferencias entre las antiguas y las nuevas regulaciones

Mientras que la circular anterior incluía 274 tipos de documentos, el nuevo borrador contempla hasta 387. Se han introducido algunos cambios: la antigua normativa sobre intercambio de documentos de educación y formación tenía una vigencia de 10 años, mientras que el nuevo borrador solo la extiende a 5 años; asimismo, la antigua normativa sobre compilación, selección, evaluación, aprobación y uso de materiales didácticos y libros de texto para todos los niveles de la educación universitaria tenía una vigencia de 20 años, mientras que la nueva es permanente.

Además, la lista de organismos internacionales de evaluación y acreditación de la calidad educativa reconocidos por Vietnam, según la normativa anterior, se conserva durante 20 años, mientras que la nueva versión establece un plazo de 10 años. Los registros de constitución o autorización para constituir, disolución, cambio de nombre, concesión o renovación de licencias de funcionamiento y suspensión de actividades de evaluación de la calidad educativa de los organismos contemplados en la antigua circular se conservan de forma permanente, pero la nueva versión establece un plazo de 10 años.

Fuente: https://thanhnien.vn/tai-lieu-ho-so-nao-trong-linh-vuc-giao-duc-duoc-luu-tru-vinh-vien-18524122816381055.htm