Signatures numériques et horodatages : la base d'une notarisation électronique sécurisée

La transformation numérique s'accélère dans tous les domaines, de la gestion de l'État à la vie civile. Les activités de notarisation, étroitement liées aux transactions juridiques de grande valeur, ne font pas exception à cette tendance. Avec l'entrée en vigueur de la loi de 2023 sur les transactions électroniques le 1er juillet 2024 et de la loi de 2024 sur la notarisation le 1er juillet 2025, la notarisation électronique marquera officiellement une nouvelle étape dans la réforme des procédures administratives.

Les intervenants ont discuté lors de l'atelier « Le rôle des signatures numériques et des services de confiance dans la notarisation électronique », le 19 septembre 2025.

L’une des caractéristiques les plus importantes du nouveau système juridique réside dans les dispositions spécifiques relatives à l’utilisation des signatures numériques et des horodatages dans le processus de notarisation électronique – deux facteurs considérés comme « essentiels » pour garantir la sécurité, la transparence et la valeur juridique des transactions dans l’environnement numérique.

Solutions pour surmonter la situation de falsification et de litiges dans les transactions notariées

La notarisation est une activité juridique particulière qui exige un niveau élevé de sécurité et d'authentification. L'article 3, clause 1, de la Loi sur la notarisation stipule : « Une transaction devant être notariée est une transaction importante qui exige un niveau élevé de sécurité juridique et dont la notarisation est prescrite par la loi ou par la loi désignée par le gouvernement . »

En réalité, au fil des ans, les activités de notarisation ont continué de présenter de nombreux risques. La falsification de documents, de signatures de personnes demandant une notarisation, voire de notaires ou de sceaux notariés, s'est produite de manière complexe et sophistiquée. Ces actes causent non seulement de graves préjudices aux citoyens, mais sapent également la confiance dans le système juridique. Par ailleurs, les litiges relatifs à la date d'effet des actes notariés, facteur clé pour déterminer les droits, les obligations et la validité des transactions, constituent un autre problème fréquent.

Face à cette situation, le ministère de la Justice a pris de nombreuses mesures correctives. En octobre 2023, le Département de l'assistance judiciaire a publié la dépêche officielle n° 1459/BTTP-CC, TPL, demandant une application stricte de la réglementation en matière de notarisation, tout en améliorant les compétences en matière d'identification des contrefaçons et des comportements frauduleux. Cependant, dans le contexte du fort développement des transactions électroniques, les solutions manuelles ne suffisent plus. Des outils technologiques sont nécessaires pour garantir l'authenticité, la transparence et la non-répudiation ; c'est le rôle des signatures et horodatages numériques dans la notarisation électronique.

Signature numérique – « Signature manuscrite » dans l'espace numérique

Selon la Loi sur les transactions électroniques de 2023, une signature numérique est une forme de signature électronique utilisant un algorithme à clé asymétrique, comprenant une clé secrète pour la signature et une clé publique pour la vérification. Une signature numérique garantit trois facteurs : l’authenticité (l’identité réelle du signataire), l’intégrité (les données ne sont pas modifiées après la signature) et l’irréfutabilité (le signataire ne peut nier avoir signé).

Atelier sur le rôle des signatures numériques et des services de confiance avec la notarisation électronique

La loi affirme également que les signatures numériques ont la même valeur juridique que les signatures manuscrites dans les transactions électroniques. Il s'agit d'une avancée importante pour permettre aux documents, contrats et transactions électroniques – y compris la notarisation électronique – d'être juridiquement reconnus et d'avoir la même valeur que les documents traditionnels.

Dans le domaine de la notarisation électronique, le décret 104/2025/ND-CP stipule clairement l'utilisation de signatures numériques publiques. Il s'agit d'un type de signature numérique garanti par un certificat numérique délivré par un organisme fournissant des services de certification de signatures numériques publiques. Autrement dit, l'identité du signataire numérique est vérifiée par un tiers de confiance, ce qui permet de garantir son authenticité et la validité de sa signature.

Il convient de noter que les services publics de certification de signature numérique et d'horodatage sont tous deux classés comme services de confiance – secteurs d'investissement conditionnels, agréés par le ministère des Sciences et de la Technologie . Par conséquent, l'authentification par signature numérique et horodatage est non seulement technique, mais repose également sur une base juridique solide.

Appliquées à la notarisation électronique, les signatures numériques publiques contribuent à prévenir les risques de falsification notariale et de falsification d'organismes notariaux, tout en authentifiant parfaitement le signataire. Chaque transaction peut être tracée et son intégrité vérifiée, garantissant ainsi l'authenticité et la validité de la signature.

Horodatage – Garantit la date d'effet du document

Si la signature numérique permet de déterminer l'identité du signataire, l'horodatage permet de déterminer la date de la signature. Il s'agit d'un facteur important dans la résolution des litiges relatifs à la validité des documents notariés électroniques.

En vertu de la nouvelle réglementation, un horodatage est apposé sur le message de données au moment de la signature numérique, constituant ainsi une preuve technique de l'heure de signature. Cet horodatage, délivré par un prestataire de services de confiance, a la même valeur juridique qu'un notaire confirmant l'heure de signature sur un document papier.

La loi de 2024 sur la notarisation et le décret 104/2025/ND-CP stipulent clairement que les actes notariés électroniques sont effectifs dès leur signature numérique du notaire et de son cabinet. Les signatures numériques utilisant des services d'horodatage sont obligatoires pour la fourniture de services de notarisation électronique. Les participants aux transactions notariées électroniques doivent utiliser des signatures numériques publiques reconnues au Vietnam.

De plus, les signatures et horodatages numériques sont utilisés tout au long du processus de notarisation électronique : de la création, à la correction des erreurs techniques, en passant par la signature et la confirmation, jusqu'à l'archivage des documents. Lors du transfert des documents papier vers un stockage électronique, l'organisation notariale doit apposer une signature numérique pour confirmer l'exactitude du contenu avant leur stockage, garantissant ainsi leur intégrité et leur inviolabilité.

Ainsi, depuis la création du document notarié jusqu’à son stockage, chaque opération est protégée par une double couche d’authentification – signature numérique et horodatage pour aider à prévenir la falsification, la fraude et les litiges.

Un grand pas en avant dans la numérisation des activités notariales

L’ajout de dispositions sur les signatures numériques et les horodatages dans la nouvelle loi sur le notariat vise non seulement à répondre aux risques existants, mais ouvre également la voie à un système complet de notarisation électronique à l’avenir.

Pour les organisations notariales, c'est l'occasion de convertir leur modèle opérationnel en environnement numérique, économisant ainsi du temps, des coûts et des ressources humaines. Pour les particuliers et les entreprises, la notarisation électronique permet d'accélérer les processus, de réaliser des transactions à distance et de minimiser les risques de perte ou de falsification de documents.

Plus important encore, les nouvelles réglementations contribuent également à renforcer la confiance dans l’ensemble de l’écosystème du commerce électronique, favorisant ainsi un développement plus fort du commerce électronique, de la finance numérique et des domaines connexes.

Du point de vue de la gestion de l’État, l’utilisation de signatures numériques et d’horodatages aide les autorités à surveiller, récupérer, stocker et comparer facilement les informations, tout en créant une base juridique solide pour la formation d’une base de données notariale nationale.

La notarisation électronique est une étape incontournable de la transformation numérique nationale. Les réglementations claires sur l'utilisation des signatures et horodatages numériques contenues dans la loi sur la notarisation et ses textes d'application revêtent non seulement une importance technique, mais témoignent également de l'engagement de l'État à garantir la sécurité, la transparence et l'équité de toutes les transactions dans l'environnement numérique.

On peut dire que les signatures et horodatages numériques constituent les « sceaux numériques » de chaque document notarié électronique, confirmant ainsi sa valeur juridique et protégeant les droits des personnes et des organisations. Il s'agit non seulement d'une innovation dans les techniques de notarisation, mais aussi d'une avancée dans la réflexion juridique, rapprochant la notarisation vietnamienne des normes internationales à l'ère numérique.

Centre de communication scientifique et technologique

Source : https://mst.gov.vn/chu-ky-so-va-dau-thoi-gian-nen-tang-bao-dam-an-toan-cho-cong-chung-dien-tu-197251013143442608.htm