« Mon patron achète des factures pour régler des dépenses externes. Y a-t-il un risque ? »

Mon entreprise possède une équipe commerciale chargée d'acheter des fournitures ou de couvrir les dépenses professionnelles... spécialisée dans l'achat de factures pour compléter les registres de paiement.

Bien souvent, les vendeurs achètent des factures pour remplir les documents de paiement, et les comptables sont impuissants. Les agents du fisc doivent alors employer des termes techniques pour expliquer la situation.

Le contrôle précédent était concluant car le fournisseur de la facture était toujours en activité, mais quelques années plus tard, il a quitté son adresse. À présent, la régularisation fiscale exige la suppression de la facture et une amende est appliquée ; expliquer la situation au contrôleur fiscal est très difficile .

Une série d'avis d'entreprises participant au séminaire sur les risques financiers et comptables qui s'est tenu l'après-midi du 19 novembre a montré que de nombreuses entreprises ne sont toujours pas pleinement conscientes des risques potentiels liés à l'achat et à la vente de factures.

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Les entreprises peuvent vérifier la légalité de leurs factures en les consultant sur le site web du service des impôts. Photo : Binh Minh

Forte de 15 ans d'expérience dans le domaine de la comptabilité et de la fiscalité, Mme Dinh Thi Huyen, directrice de Savitax Tax Consulting JSC, a été témoin de nombreux cas malheureux.

« Récemment, une entreprise d'installation d'ascenseurs a découvert un grand nombre de factures douteuses lors d'un contrôle fiscal. La directrice a expliqué que, durant la période 2020-2021, l'entreprise basée à Hô Chi Minh-Ville travaillait sur un projet à Hanoï et avait dû faire appel à des sous-traitants locaux pour effectuer certaines tâches. Ces derniers n'ayant pas de personnalité morale, ils ne pouvaient pas émettre de factures et ont donc dû se faire payer par une autre société. Actuellement, la directrice est dans l'incapacité de contacter ces collaborateurs et ignore quelle société a émis les factures. Pourtant, les coûts réels engagés par l'entreprise sont avérés », a déclaré Mme Huyen.

D'après Mme Huyen, une autre pratique courante consiste pour l'équipe commerciale à acheter des marchandises à bas prix sans factures ni justificatifs, puis à se procurer des factures auprès d'autres services et à les présenter au service comptable pour paiement. Sans outil de contrôle des factures, il est difficile pour les comptables de déterminer si ces factures proviennent réellement de ce réseau d'échange de factures.

Il convient de noter que, compte tenu du grand nombre d'entreprises et du nombre restreint d'agents du fisc, de nombreuses entreprises doivent attendre entre cinq et sept ans avant d'être convoquées pour un règlement fiscal. Récemment, une entreprise a reçu une notification de l'administration fiscale lui demandant de fournir des documents pour la période 2019-2023.

Ce n'est que lorsque les autorités fiscales sont intervenues que de nombreuses entreprises ont pris conscience de leurs erreurs et de l'utilisation de factures illégales, ce qui a entraîné de lourdes conséquences. Outre l'impossibilité de déduire la TVA en raison de ces factures invalides, elles ont également écopé d'amendes et ont dû verser des indemnités pour les frais occasionnés.

« Depuis fin 2023, l'administration fiscale a publié une série de documents concernant les entreprises utilisant des factures illégales, ce qui a nécessité des explications de la part de nombreux experts-comptables. Beaucoup de chefs d'entreprise ont dû débourser des sommes considérables pour régulariser la situation et traiter les factures frauduleuses utilisées dans leur comptabilité. Il est navrant de voir un expert-comptable avoir des démêlés avec la justice pour avoir géré des factures illégales pour le compte d'entreprises », a confié Mme Huyen.

Bien que de nombreuses entreprises continuent de vivre de l'achat et de la vente de factures, même si cette activité peut être de courte durée, Mme Huyen recommande aux entreprises de contrôler attentivement leurs factures d'entrée afin de réduire les risques liés au règlement fiscal ultérieur.

Les entreprises peuvent vérifier la légalité des factures en consultant le site web de l'administration fiscale, en comparant la liste des entreprises présentant des risques de facturation publiée par la Direction générale des impôts ; ou en utilisant un logiciel de traitement des factures doté de fonctions d'alerte aux risques liés aux factures.

Selon la réglementation en vigueur, les factures et documents invalides comprennent : les factures effacées ou modifiées au point d’en perdre l’authenticité ; les factures non conformes au formulaire prescrit, sans signature ni cachet du vendeur ; les factures comportant des informations insuffisantes concernant l’acheteur, le vendeur, l’article, la quantité, le prix unitaire, etc. ; les fausses factures, sans transaction réelle.