Hanoï, pionnière dans l'application de l'IA à la délivrance de copies numériques de documents électroniques

Le système de bornes intelligentes authentifiant et délivrant des copies numériques de documents électroniques est l'une des solutions pionnières dans le processus de modernisation du système administratif de la capitale, appliquant l'intelligence artificielle (IA) et la technologie d'identification intelligente pour automatiser le processus d'authentification.

En application de la politique du Comité populaire de Hanoï visant à promouvoir la transformation numérique et à appliquer les technologies de l'information dans la réforme administrative, le 10 novembre 2025 après-midi, à la succursale n° 1 du Centre de services de l'administration publique de Hanoï, 258 rue Vo Chi Cong, Tay Ho, Hanoï, le modèle pilote de borne intelligente et le système d'authentification et de délivrance de copies numériques de documents électroniques ont été lancés.

Nouvelle étape dans la réforme administrative de la capitale

Auparavant, pour faire certifier un document ou en demander une copie, les usagers devaient se rendre directement au guichet de réception des documents, attendre que l'original soit comparé à la copie, signer, apposer le cachet et recevoir le document. Ce processus prenait souvent plusieurs heures, voire une demi-journée ou plus dans certains endroits, ce qui engendrait une forte pression sur les usagers et le personnel administratif.

Avec ce nouveau modèle, il suffit d'opérer directement au kiosque : scanner les documents originaux, le système les reconnaît automatiquement, vérifie leur validité, authentifie les informations et délivre immédiatement des copies électroniques légales en quelques minutes seulement – ​​rapide, précis, sans attente.

D'après le Centre de services administratifs de la ville de Hanoï, ce modèle présente des avantages concrets en termes de gain de temps et d'efforts : le temps de traitement de chaque dossier est réduit de 15 minutes à 3-5 minutes. Les résultats sont communiqués en ligne par courriel, code QR ou application mobile.

La directrice du Centre de services administratifs de Hanoï, Cu Ngoc Trang, a déclaré que la réforme des procédures administratives est en première ligne de la transformation numérique. Chaque petit changement apporte un gain d'efficacité considérable aux citoyens et aux entreprises.

L'ensemble du processus de rapprochement, de signature officielle et d'impression des copies ne prend que 3 à 5 minutes.

Rien que pour la procédure de certification des copies à partir des originaux, la Ville reçoit près de 70 000 dossiers par mois. Or, la plupart des communes et des quartiers ne disposent que d’un ou deux magistrats en charge, ce qui engendre une surcharge de travail, des délais importants et des risques d’erreurs.

Partant de ce constat, le Centre a entrepris des recherches et collaboré avec des partenaires pour développer un système d'authentification et de délivrance de copies numériques de documents électroniques, une solution performante pour la transition des processus manuels vers les processus électroniques. Ce système utilise l'intelligence artificielle, la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l'authentification faciale, permettant ainsi une authentification directe sur la borne interactive.

Dans le même temps, nous garantissons une transparence et une sécurité absolues, car chaque copie électronique est signée numériquement, estampillée électroniquement et stockée de manière centralisée, et peut être vérifiée grâce à un code d'authentification unique.

Le lancement du kiosque intelligent qui authentifie et délivre des copies numériques de documents électroniques contribue également à réduire la consommation de papier, d'encre et les coûts de stockage, participant ainsi à la mise en place d'une administration verte et durable.

Étape importante de la coopération entre l'État et les entreprises

La cérémonie de lancement du kiosque intelligent et du système d'authentification et de délivrance de copies numériques de documents électroniques s'est déroulée en présence de représentants du Bureau du gouvernement , du ministère de la Justice, du ministère de la Sécurité publique, de la Banque d'État du Vietnam ; des dirigeants du Comité populaire de Hanoï, des départements, des succursales et des unités de coordination.

En particulier, la Banque vietnamienne pour l'agriculture et le développement rural (Agribank) est le partenaire et le sponsor des 10 premiers kiosques intelligents mis à l'essai au Centre de services de l'administration publique de Hanoï.

Après la phase pilote, la ville de Hanoï, le Centre de services de l'administration publique et Agribank prévoient de poursuivre les recherches et d'étendre le modèle aux succursales du Centre de services de l'administration publique, aux points de transaction d'Agribank et à d'autres lieux publics, afin d'offrir un maximum de commodité aux usagers des services publics.

Auparavant, le 8 octobre 2025, Agribank, le Centre de services administratifs de la ville de Hanoï et la société d'avocats Tran Anh ont signé un accord de coopération tripartite pour déployer des points de consultation, de soutien et d'accueil de services publics aux points de transaction d'Agribank à Hanoï.

Cet accord de coopération constitue un élément important permettant à Agribank et au Centre de services de l'administration publique de la ville de Hanoï de poursuivre leur collaboration pour mettre en œuvre de nouveaux modèles, partageant l'objectif commun de la réforme administrative, afin de mieux servir les citoyens et les entreprises.

Vers des citoyens numériques - administration numérique moderne

La mise en œuvre du projet pilote de borne intelligente pour l'authentification et la délivrance de copies numériques de documents électroniques témoigne de la volonté de Hanoï de placer le citoyen au cœur du service, tout en favorisant l'application des sciences, des technologies et de l'intelligence artificielle dans la gestion et le fonctionnement du système administratif. Il s'agit également d'une étape importante dans le processus de transformation numérique au service des citoyens, en vue de la construction d'un système administratif moderne, convivial et transparent.

À compter du 10 novembre 2025, les personnes se rendant à l'agence n° 1 du Centre de services administratifs de la ville de Hanoï pour effectuer des transactions auront l'occasion de découvrir directement le nouveau modèle : rapide, pratique, transparent et convivial, contribuant ainsi à diffuser l'image d'une administration publique moderne, intelligente et proche de tous les citoyens de la capitale.

Le lancement de ce modèle aujourd'hui représente non seulement un progrès technologique, mais aussi un changement de mentalité dans la conception des services au sein du système administratif de la capitale : de la « papier » aux « données » ; de l'« authentification manuelle » à l'« authentification intelligente » ; du « faire pour » au « soutien » ; de la « centralisation » au « service sur site ».

Depuis début octobre, le Centre de services administratifs de la ville de Hanoï a également lancé un projet pilote de « service public mobile » afin d'aider les particuliers et les entreprises dans leurs démarches administratives. Cette initiative témoigne de la volonté de la ville de promouvoir la réforme et l'innovation administratives, et de rendre les services publics en ligne plus accessibles à tous. Elle contribue ainsi à la réalisation de l'objectif de dématérialisation de 100 % des démarches administratives liées aux entreprises et de 100 % des démarches administratives, indépendamment des frontières administratives, d'ici 2025, et de l'ensemble des démarches administratives éligibles d'ici 2026.

Les véhicules de service public mobiles fourniront de nombreux services essentiels tels que : conseils et assistance pour la soumission de demandes de services publics en ligne ; création et activation de comptes d'identification électronique VneID ; numérisation de documents papier sur place, téléchargement dans le système, déclaration des informations des formulaires électroniques ; prise en charge du paiement sans espèces des frais et charges (TPE, code QR, portefeuille électronique) ; consultation de l'état des demandes et des résultats de règlement ; conseils et formation sur les compétences nécessaires à l'utilisation des services publics en ligne.

Chaque véhicule sera entièrement équipé d'ordinateurs de bureau, d'ordinateurs portables, d'imprimantes multifonctions, de scanners spécialisés, de matériel de présentation, d'écrans LCD, ainsi que d'une infrastructure de connexion Wi-Fi/4G haut débit, d'émetteurs de secours, d'onduleurs et de petits générateurs pour assurer un fonctionnement continu.

Selon le magazine vietnamien des sciences et technologies

Source : https://mst.gov.vn/ha-noi-tien-phong-ung-dung-ai-trong-cap-ban-sao-so-tai-lieu-dien-tu-197251112090745036.htm