Avantages de la numérisation des données d'état civil

Le système électronique d'enregistrement et de gestion de l'état civil a récemment simplifié les démarches administratives et amélioré l'efficacité de la gestion étatique. Grâce à cet outil, l'autorité compétente en matière d'état civil peut facilement contrôler et suivre les enregistrements effectués par les services d'état civil subordonnés, et détecter et corriger rapidement les erreurs de procédure.

Viser la satisfaction des personnes

À la mi-août 2025, M. Nguyen Van Tam, domicilié au hameau n° 1 de la commune de Long Phu, dans la ville de Can Tho , s'est rendu au centre administratif communal pour demander une rectification de son registre de domicile. À son arrivée, muni uniquement de ses pièces d'identité originales, il a rempli le formulaire fourni par l'agent du service d'état civil de la commune. La procédure a duré environ 15 minutes. M. Tam a déclaré avec enthousiasme : « Le personnel m'a accueilli avec enthousiasme, a travaillé rapidement et m'a aidé à finaliser la rectification de mon dossier de domicile. »

La numérisation des données d'état civil allège la charge de travail des fonctionnaires de l'état civil. Photo : Kim Ngoc

M. Nguyen Thanh Duy, domicilié au hameau de Bung Thum, commune de Long Phu, vient de finaliser la procédure de reconnaissance de paternité. Grâce au système électronique de gestion de l'état civil, l'agent du service de l'état civil de la commune n'a eu qu'à se connecter au système pour consulter les informations relatives à l'état civil de M. Duy et obtenir les résultats peu après.

Du 1er juillet 2025 à aujourd'hui, le Centre de services administratifs de la commune de Long Phu a reçu 204 demandes, dont 177 en ligne et 27 déposées en personne ou par voie postale. Le Centre a traité 203 demandes en avance sur le délai imparti et une demande est encore en cours de traitement.

M. Ho Quoc Hung, vice-président du Comité populaire de la commune de Long Phu et directeur du Centre de services administratifs de la commune, a déclaré : « La commune a pleinement exploité les technologies de l’information et le système électronique d’enregistrement et de gestion de l’état civil. De plus, le Comité populaire a rapidement publié au Centre les règlements relatifs à l’état civil pour les questions relevant de sa compétence. Les agents chargés de l’état civil exercent toujours leurs fonctions et suivent les procédures prévues par la loi, sans causer de préjudice ni de désagrément à la population. »

Dans le quartier d'O Mon, le traitement des dossiers administratifs relatifs à l'état civil a connu de nombreuses améliorations, largement plébiscitées par la population. M. Nguyen Cong Chanh, fonctionnaire du service Justice - État civil du Comité populaire du quartier, a déclaré : « Les données d'état civil étant désormais numérisées, le temps de vérification est considérablement réduit, ce qui accélère le traitement des dossiers administratifs. »

Améliorer la qualité des services publics

Auparavant, la gestion des registres d'état civil de la ville reposait principalement sur la tenue de registres papier. Si cette méthode permet de préserver les données originales et la confidentialité des informations, le volume de registres et d'archives conservés est considérable. Chaque année, le bureau d'état civil est tenu d'ouvrir un nouveau registre des naissances, des mariages, des décès, des adoptions et des tutelles. De plus, des documents sont conservés pour chaque type d'enregistrement : un acte de naissance et son formulaire d'enregistrement sont requis ; un acte de mariage, son formulaire d'enregistrement et un certificat de célibat. Les événements liés à l'état civil sont consignés dans des registres distincts, ce qui entraîne la dispersion des données individuelles et complique les recherches.

Les habitants font enregistrer leur domicile au Centre de services administratifs du quartier d'O Mon. Photo : Chan Hung

Le système électronique d'enregistrement et de gestion de l'état civil constitue le socle de la base de données électronique de l'état civil. Il comprend des logiciels et des applications, ainsi que des services, conçus et développés par le ministère de la Justice . Selon le département de la Justice de la ville de Can Tho, ce logiciel permet aux organismes d'enregistrer, de gérer, de mettre à jour, de numériser, de normaliser et de gérer les données d'état civil, et d'exploiter efficacement la base de données électronique de l'état civil.

Conformément à la réglementation, le service d'état civil utilise le Système électronique d'enregistrement et de gestion de l'état civil pour mettre à jour les informations dans la base de données électronique de l'état civil, notamment : les informations relatives à l'état civil des personnes physiques et celles de leurs pères, mères, épouses ou époux en cas de changement (mariage, changement, correction d'état civil, ajout d'informations relatives à l'état civil, redétermination de l'appartenance ethnique ; reconnaissance de la paternité, de la filiation, de la tutelle ; adoption ; enregistrement du décès) ; l'inscription dans le livret de l'état civil des changements d'état civil conformément aux jugements et décisions des autorités étatiques compétentes ; l'inscription dans le livret de l'état civil des citoyens vietnamiens dont l'état civil a été tranché par des autorités étrangères compétentes.

Selon Mme Nguyen Thi Phuong Thu, chef du Département du soutien administratif et judiciaire du Département de la justice de la ville, l'utilisation du Système électronique d'enregistrement et de gestion de l'état civil (EEGS) réduit considérablement le temps consacré par les agents de l'état civil au niveau local à la transmission des données statistiques périodiques. Quelques opérations sur le logiciel suffisent pour obtenir des données précises, au lieu de devoir compter chaque page du registre d'état civil comme auparavant. Les outils de recherche, d'impression et de paramétrage du EEGS sont très performants, rapides et précis. Le logiciel offre également une grande flexibilité : les agents de l'état civil peuvent saisir les informations relatives au traitement des actes d'état civil dans un brouillon, puis en vérifier l'exactitude et les transmettre aux archives officielles. Lorsque le EEGS sera déployé simultanément sur l'ensemble du territoire national, les citoyens pourront demander des copies de leurs actes d'état civil où qu'ils soient, indépendamment des limites administratives.

L'application du Système électronique d'enregistrement et de gestion de l'état civil répond au besoin d'exploiter et de partager les données d'état civil de manière rapide et précise. Les agences, ministères et services, selon leurs compétences, peuvent accéder aux données d'état civil des citoyens et les utiliser pour mener à bien des activités spécialisées, contribuant ainsi à simplifier les procédures administratives, à améliorer la qualité des services publics, à optimiser la gestion de l'État et à réduire les coûts pour les citoyens qui n'ont plus à se déplacer fréquemment.

Le déploiement d'une base de données électronique sur l'état civil contribue de manière significative à la constitution d'une source de données démographiques complète, précise et exhaustive. De ce fait, il améliore l'accès des citoyens aux services de protection sociale tels que l'éducation et les soins de santé, et favorise la mise en œuvre des politiques de développement local.

La numérisation des données d'état civil constitue non seulement une étape stratégique dans la transformation numérique nationale, mais elle apporte également des avantages concrets aux citoyens et aux administrations publiques. Elle représente un fondement essentiel pour la mise en place d'une administration électronique, l'amélioration de l'efficacité de la gestion administrative et la qualité des services publics. La ville de Can Tho déploie des efforts constants pour numériser et perfectionner ses données d'état civil, contribuant ainsi au développement durable du pays à l'ère du numérique.

Chan Hung - Kim Ngoc

Source : https://baocantho.com.vn/tien-ich-tu-viec-so-hoa-du-lieu-ho-tich-a189795.html