Avantages de la numérisation des données de l'état civil

Le système électronique d'enregistrement et de gestion de l'état civil a non seulement facilité les démarches des citoyens, mais a également amélioré l'efficacité de la gestion étatique. Grâce à cette facilité, les services d'état civil de niveau supérieur peuvent aisément contrôler et superviser les activités des services de niveau inférieur, et détecter et corriger rapidement les erreurs lors de l'enregistrement.

Objectif : la satisfaction des citoyens.

À la mi-août 2025, M. Nguyen Van Tam, domicilié au hameau n° 1 de la commune de Long Phu, dans la ville de Can Tho , s'est rendu au centre des services administratifs de la commune pour demander une correction de son état civil. Muni uniquement de ses pièces d'identité originales, il a rempli un formulaire fourni par l'officier d'état civil de la commune ; la procédure a duré une quinzaine de minutes. M. Tam a déclaré avec satisfaction : « Le personnel était très accueillant et serviable, le travail a été rapide et efficace, et ils m'ont aidé à finaliser ma demande de correction d'état civil. »

La numérisation des données d'état civil allège la charge de travail des fonctionnaires de la justice et de l'état civil. Photo : Kim Ngoc.

M. Nguyen Thanh Duy, domicilié au hameau de Bung Thum, commune de Long Phu, a récemment vu sa procédure de reconnaissance de paternité aboutir. Grâce au système d'état civil électronique, les fonctionnaires de la Justice et de l'État civil de la commune n'ont eu qu'à se connecter au Système électronique d'état civil pour consulter les informations de M. Duy et traiter sa demande, évitant ainsi de perdre du temps à rechercher des documents papier. Il a reçu les résultats peu après.

Du 1er juillet 2025 à aujourd'hui, le Centre de services administratifs publics de la commune de Long Phu a reçu 204 demandes, dont 177 en ligne et 27 déposées en personne ou par voie postale. Le Centre a traité 203 demandes en avance sur le délai imparti, et une demande est encore en cours de traitement.

M. Ho Quoc Hung, vice-président du Comité populaire de la commune de Long Phu et directeur du Centre des services administratifs publics de la commune, a déclaré : « La commune a optimisé l’utilisation des technologies de l’information et du système électronique d’état civil. De plus, le Comité populaire a affiché au Centre le règlement relatif à l’état civil pour les questions relevant de la compétence communale. Les agents de l’état civil agissent toujours dans le cadre de leurs attributions et respectent les procédures légales, sans importuner ni causer de désagréments à la population. »

Dans le quartier d'O Mon, le processus de réception et de traitement des documents administratifs en matière d'état civil a connu de nombreuses améliorations et a été très bien accueilli par la population. M. Nguyen Cong Chanh, agent d'état civil au sein du Comité populaire du quartier, a déclaré : « Les données de l'état civil étant désormais numérisées, nous consacrons beaucoup moins de temps aux vérifications et le processus de réception et de traitement des documents administratifs relatifs à l'état civil est beaucoup plus rapide. »

Améliorer la qualité des services publics

Auparavant, la gestion de l'état civil dans la ville reposait principalement sur la conservation des informations dans des registres papier. Si cette méthode garantissait la préservation des données originales et leur confidentialité, elle engendrait un volume considérable de dossiers et de fichiers d'état civil. Chaque année, le service d'état civil devait ouvrir de nouveaux registres de naissance, de mariage, de décès, d'adoption et de tutelle. De plus, il existait des dossiers et des documents distincts pour chaque type d'enregistrement : les dossiers de naissance nécessitaient les actes de naissance et les formulaires d'enregistrement ; les dossiers de mariage, les formulaires d'enregistrement et les certificats de célibat. Chaque acte d'état civil était enregistré dans un registre séparé, ce qui entraînait la dispersion des données et rendait difficile leur recherche.

Les résidents font enregistrer leur état civil au Centre des services administratifs publics du quartier d'O Mon. Photo : Chan Hung

Le système électronique d'enregistrement et de gestion de l'état civil constitue le socle de la base de données électronique de l'état civil. Il comprend un logiciel d'enregistrement et de gestion ainsi que d'autres applications et services conçus et développés par le ministère de la Justice . Selon le département de la Justice de la ville de Can Tho, ce logiciel permet aux organismes d'enregistrer, de gérer, de mettre à jour, de numériser, de normaliser et de gérer les données de l'état civil, et d'exploiter efficacement la base de données électronique de l'état civil.

Conformément à la réglementation, l'agence d'état civil utilise le Système électronique d'enregistrement et de gestion de l'état civil pour mettre à jour les informations de la base de données électronique d'état civil, notamment : les informations d'état civil des personnes physiques et celles de leurs parents, conjoint ou partenaire en cas de modifications dues à (mariage, changement, correction de l'état civil, ajout d'informations à l'état civil, redétermination de l'appartenance ethnique ; reconnaissance de filiation ; tutelle ; adoption ; enregistrement du décès) ; l'inscription dans le registre d'état civil des modifications apportées à l'état civil conformément aux jugements et décisions des autorités étatiques compétentes ; et l'inscription dans le registre d'état civil des affaires d'état civil des citoyens vietnamiens qui ont été résolues par les autorités compétentes des pays étrangers.

Selon Mme Nguyen Thi Phuong Thu, chef du Département du soutien administratif et judiciaire du Département de la justice de la ville, l'application du Système électronique d'enregistrement et de gestion de l'état civil réduit considérablement le temps consacré par les agents d'état civil de proximité à la transmission des données statistiques périodiques. En quelques clics, des données spécifiques sont disponibles, évitant ainsi de devoir compter chaque page du registre d'état civil comme auparavant. Côté fonctionnalités, la recherche, l'impression et le paramétrage du Système électronique d'enregistrement et de gestion de l'état civil sont extrêmement efficaces, rapides et précis. Le logiciel offre également une grande flexibilité : les agents d'état civil peuvent notamment saisir les informations relatives au traitement des dossiers des citoyens dans un brouillon, puis en vérifier l'exactitude avant de les transmettre aux archives officielles. Lorsque le Système électronique d'enregistrement et de gestion de l'état civil sera déployé à l'échelle nationale, les citoyens pourront demander des copies de leurs actes depuis n'importe où, indépendamment des limites administratives.

La mise en place du Système électronique d'enregistrement et de gestion de l'état civil répond au besoin d'un accès rapide et précis aux données d'état civil et de leur partage. Selon leurs compétences, les organismes et services peuvent accéder aux données d'état civil des citoyens et les utiliser pour des activités spécifiques, contribuant ainsi à la simplification des procédures administratives, à l'amélioration de la qualité des services publics, à une gestion plus efficace de l'État et à la réduction des coûts pour les citoyens grâce à la suppression des déplacements multiples.

La mise en place d'une base de données d'état civil électronique est essentielle à la constitution d'une source de données démographiques complète, précise et exhaustive. Ceci, à son tour, améliore l'accès des citoyens aux services sociaux tels que l'éducation et la santé, et favorise la mise en œuvre des politiques de développement local.

La numérisation des données d'état civil constitue une étape stratégique de la transformation numérique nationale et apporte des avantages concrets aux citoyens comme aux administrations publiques. Elle représente un fondement essentiel pour la mise en place d'une administration en ligne, l'amélioration de l'efficacité administrative et le renforcement de la qualité des services publics. La ville de Can Tho s'efforce continuellement de numériser et de compléter ses données d'état civil, contribuant ainsi au développement durable du pays à l'ère du numérique.

Chấn Hưng - Kim Ngọc

Source : https://baocantho.com.vn/tien-ich-tu-viec-so-hoa-du-lieu-ho-tich-a189795.html