Dokumen dan catatan apa di bidang pendidikan yang diarsipkan secara permanen?

Kementerian Pendidikan dan Pelatihan baru saja mengumumkan rancangan Surat Edaran yang mengatur jangka waktu penyimpanan arsip dan dokumen di bidang pendidikan dan pelatihan, menggantikan surat edaran yang mengatur jangka waktu penyimpanan dokumen profesi bidang pendidikan yang diterbitkan tahun 2016.

Dengan demikian, rancangan Surat Edaran yang mengatur tentang jangka waktu penyimpanan arsip dan dokumen di bidang pendidikan dan pelatihan ini berlaku bagi unit-unit yang berada di bawah dan langsung di bawah Kementerian Pendidikan dan Pelatihan; Departemen Pendidikan dan Pelatihan; Departemen Pendidikan dan Pelatihan; prasekolah, pendidikan umum, pendidikan berkelanjutan, universitas, sekolah tinggi pedagogi, sekolah khusus, lembaga pendidikan lain yang melaksanakan kegiatan pendidikan di bawah tanggung jawab manajemen negara Kementerian Pendidikan dan Pelatihan dan badan, organisasi, dan individu terkait.

200 jenis catatan dan dokumen disimpan secara permanen

Oleh karena itu, dalam peraturan ini terdapat lebih dari 200 jenis arsip dan dokumen yang disimpan secara permanen. Misalnya, arsip yang menyetujui kebijakan pendirian atau perizinan pendirian universitas, arsip yang mengakui universitas swasta yang beroperasi nirlaba, dan arsip yang mengizinkan pelatihan untuk dialihkan ke jenjang universitas.

Dokumen penerimaan universitas merupakan salah satu dokumen yang diarsipkan secara permanen di sektor pendidikan.

Dokumen tentang penerimaan pada jenjang pendidikan doktoral, magister, universitas, dan perguruan tinggi seperti catatan yang menentukan target penerimaan tahunan, catatan yang mengembangkan rencana untuk memastikan kualitas masukan penerimaan, skor patokan, keputusan penerimaan, dan daftar penerimaan.

Dokumen tentang pengakuan kelulusan universitas seperti pengakuan kelulusan dan keputusan pemberian gelar, daftar kelulusan, catatan pengakuan kelulusan; catatan dan dokumen tentang pelatihan doktoral seperti catatan izin pelatihan, penangguhan pendaftaran, pencabutan keputusan untuk mengizinkan pelatihan dalam jurusan dan spesialisasi doktoral; catatan izin untuk bekerja sama dalam pelatihan doktoral dengan lembaga pendidikan dalam negeri; transkrip yang merangkum hasil pembelajaran per semester, tahun ajaran, program studi; catatan pengakuan kelulusan dan pemberian gelar doktoral; catatan evaluasi tesis doktoral tingkat dasar; catatan permintaan untuk mempertahankan tesis doktoral di tingkat sekolah atau lembaga...

Catatan dan dokumen yang disimpan selama 20 tahun atau lebih

Terkait masa penyimpanan 70 tahun, hanya ada satu berkas untuk membangun basis data pegawai negeri sipil, guru, dan administrator pendidikan. Ini merupakan konten baru, yang sebelumnya tidak tercantum dalam surat edaran tahun 2016.

Terdapat 3 jenis dokumen yang diarsipkan selama 30 tahun, meliputi catatan evaluasi tesis master, catatan penilaian tesis master, dan pemrosesan hasil penilaian tesis master jika terjadi pengaduan serta tesis master dinilai oleh dewan evaluasi telah memenuhi persyaratan atau lebih tinggi.

Terdapat lebih dari 80 berkas kertas yang harus disimpan selama 20 tahun, seperti berkas tentang pembentukan dewan sekolah dan pengangkatan ketua dewan perguruan tinggi negeri; dokumen tentang pengakuan kelulusan perguruan tinggi; proyek dan tesis kelulusan perguruan tinggi yang dinilai oleh dewan telah memenuhi persyaratan atau lebih tinggi; berkas program dan topik penelitian ilmiah dosen dan peneliti di tingkat kementerian; berkas tentang seleksi dan alokasi mahasiswa pra-universitas untuk belajar di universitas, sekolah tinggi, dan sekolah menengah; tabel ringkasan hasil belajar dan pelatihan siswa sekolah dasar, dll.

Catatan dan dokumen disimpan selama 2-10 tahun

Dokumen-dokumen berikut ini diarsipkan selama 10 tahun: transkrip setiap mata pelajaran termasuk nilai ujian, nilai ujian, nilai mata kuliah universitas; catatan yang menyetujui hasil ujian akhir semester universitas; catatan yang meninjau hasil ujian akhir semester, transkrip setiap mata pelajaran termasuk nilai ujian, nilai ujian, nilai mata kuliah tingkat master, dll.

Dalam jangka waktu 5 tahun, terdapat dokumen: proyek kelulusan dan tesis yang tidak memenuhi persyaratan tingkat universitas; dokumen aplikasi dan ujian magister; transkrip setiap mata pelajaran termasuk nilai ujian, nilai ujian, nilai mata pelajaran tingkat magister; dokumen untuk meninjau hasil ujian akhir kursus, ujian akhir kursus di tingkat doktoral...

Sementara itu, laporan magang kelulusan universitas dan perguruan tinggi diarsipkan selama 3 tahun; kertas ujian dan dokumen lain yang terkait dengan ujian dan ujian kelulusan universitas dan perguruan tinggi diarsipkan selama 2 tahun.

Naskah lengkap rancangan Surat Edaran tentang jangka waktu penyimpanan arsip dan dokumen bidang pendidikan dan pelatihan dapat dilihat di SINI

Perbedaan antara peraturan lama dan baru

Surat edaran lama memuat 274 jenis dokumen, sedangkan draf surat edaran baru memuat hingga 387 dokumen. Terdapat beberapa perubahan, misalnya peraturan lama tentang dokumen pertukaran pendidikan dan pelatihan hanya berlaku selama 10 tahun, sedangkan draf baru hanya berlaku selama 5 tahun; peraturan lama tentang penyusunan, pemilihan, penilaian, persetujuan, dan penggunaan bahan ajar dan buku teks untuk semua jenjang pendidikan tinggi berlaku selama 20 tahun, sedangkan peraturan baru bersifat permanen.

Selain itu, daftar organisasi penilaian dan akreditasi mutu pendidikan internasional yang diakui Vietnam, menurut peraturan lama, berlaku selama 20 tahun, tetapi draf baru berlaku selama 10 tahun. Catatan pendirian atau izin pendirian, pembubaran, perubahan nama, pemberian, pemberian kembali izin operasional, dan penghentian sementara kegiatan penilaian mutu pendidikan bagi organisasi penilaian mutu pendidikan dalam surat edaran lama berlaku secara permanen, tetapi draf baru berlaku selama 10 tahun...

Sumber: https://thanhnien.vn/tai-lieu-ho-so-nao-trong-linh-vuc-giao-duc-duoc-luu-tru-vinh-vien-18524122816381055.htm