Kota Ho Chi Minh memperketat manajemen dan mendigitalkan catatan setelah penataan ulang unit administrasi

Ketua Komite Rakyat Kota Ho Chi Minh baru saja mengarahkan pengelolaan arsip dan catatan setelah penataan ulang unit administratif dan reorganisasi lembaga dan organisasi di kota tersebut.

Para pejabat distrik sedang meninjau dan mengedit berkas dan dokumen blok Partai. Foto: VAN MINH

Secara khusus, instansi dan organisasi harus meninjau dan melengkapi buku registrasi dan basis data untuk mengelola dokumen keluar dan masuk; dan sekaligus membubuhkan stempel pada set dokumen keluar yang telah lengkap sebelum menyerahkan stempel ke instansi kepolisian tempat contoh stempel didaftarkan.

Lembaga dan organisasi yang dibentuk setelah reorganisasi wajib menerbitkan peraturan tentang pengelolaan dokumen sesuai dengan Keputusan Presiden 30/2020 dan instruksi dari Dinas Catatan dan Arsip Negara. Peraturan tersebut perlu menetapkan format dan teknik penyajian dokumen, pembentukan register baru, pembukaan sistem penomoran baru, dan pencatatan dokumen masuk dan keluar, dimulai dengan nomor 01.

Terkait kearsipan, Ketua Komite Rakyat Kota Ho Chi Minh meminta para kepala departemen, cabang, dan sektor untuk menerima arsip, catatan, dan basis data dari masing-masing departemen dan cabang di Provinsi Binh Duong (lama) dan Provinsi Ba Ria - Vung Tau (lama); arsip dan dokumen akan terus dilestarikan untuk menjamin keamanannya. Khususnya, berkoordinasi dengan Departemen Dalam Negeri untuk mengembangkan dan menyerahkan kepada Komite Rakyat Kota Ho Chi Minh pekerjaan penyuntingan, perbaikan, restorasi, dan pembuatan basis data arsip.

Ketua Komite Rakyat di lingkungan, komune, atau zona khusus menerima catatan dan dokumen dari unit administratif lama dan memiliki rencana eksploitasi dan peraturan yang sesuai untuk melayani masyarakat dan bisnis.

Ketua Komite Rakyat Kota Ho Chi Minh juga meminta Direktur Pusat Transformasi Digital Kota Ho Chi Minh untuk menyiapkan server, infrastruktur penyimpanan, memastikan keamanan informasi; mengembangkan rencana integrasi, menggunakan data bersama, memastikan interkoneksi untuk melayani sistem politik , lembaga, organisasi, dan individu.

Ketua Komite Rakyat Kota Ho Chi Minh menugaskan Direktur Departemen Kepolisian Kota Ho Chi Minh untuk memandu deklasifikasi, pelestarian, dan penyerahan dokumen rahasia serta perangkat penyimpanan rahasia; memastikan keamanan dan pencegahan kebakaran di gudang penyimpanan sementara selama proses penataan. Khususnya, menyelidiki dan menangani secara ketat kasus-kasus perampasan yang disengaja, perusakan, pembelian ilegal, atau pemindahan dokumen.

CAM NUONG

Sumber: https://www.sggp.org.vn/tphcm-siet-chat-quan-ly-so-hoa-ho-so-sau-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post802992.html