市立公文書館における記録のデジタル化

ビジネスの標準化

最近、フォンディエン町で内務省がVTLTに関する研修会議を開催し、専門部署、コミューン、区、町の人民委員会から地域全体の学校まで、多くの幹部、公務員、公務員が参加しました。

プログラムの重要な内容は、二階層地方自治体を運営する際の行政の中核業務に関する総合的な指導である。記録の作成方法から、機関アーカイブへの文書の提出方法まで、送受信文書を管理する。電子提出;文書の収集、編集、価値の判定…すべてが体系的に、そして現実に根ざして提示されています。

研修に参加した職員は、市の共有ソフトウェアシステムの使用に関する直接指導を受け、問題を解決したほか、2020年から2025年までの電子文書アーカイブに関する首相決定458/QD-TTgの実施に取り組みました。これは、デジタル政府に向けた行政の近代化とデジタルアーカイブの構築のプロセスに必要な準備ステップです。

フォンチュオン村人民委員会の事務職員、トラン・グエン・ホアン氏は次のように述べた。「以前は、主に経験に基づいた事務作業を行っていました。研修コースでは、特に電子記録の作成や新しい基準に従った書類収集など、多くの手順を明確に指導されました。二階層制が施行された際には、この知識が業務の円滑化に役立つと確信しています。」

フォンディエン町だけでなく、市内のすべての役人、公務員、公務員を対象に、コミューンおよび区の役人が二層制の地方政府を運営するための知識とアーカイブスキルを身につけるための研修が、内務省によって実施されている。

トゥアンホア県アンクー区の近代的な受付・結果部門に勤務する公務員、グエン・ティ・リエン氏は次のように述べています。「この研修のおかげで、記録の作成、書類の整理、電子文書の提出・管理に至るまで、業務プロセス全体を体系化できました。これにより、基準を満たす記録をより自信を持って作成できるようになり、行政手続きの迅速化、利便性の向上、透明性の向上に貢献しています。」

フエ市人民委員会の2025年4月1日付指令05/CT-UBNDおよび政治局の結論127-KL/TW号に基づく 政治システム機構の再編成プロセスにおけるVTLT業務の管理強化に関する2025年4月17日付内務省計画1198/KH-SNVは、フエ市が十分なデジタルアーカイブ能力を持つコミューンおよび区幹部チームの構築に真剣に取り組んでいることを示しています。デジタルアーカイブのデジタル化、保存、活用、破棄のプロセスに関する詳細な規制が明確に発行され、トレーニング作業のための強固な法的根拠が構築されています。

公社や区の役人にアーカイブのスキルを身につけさせることは、当面のニーズを満たすだけでなく、行政革命のプロセスで中心的な役割を果たす電子政府とデジタル政府を構築するための条件でもあります。

デジタル時代の新たな要求

内務省アーカイブセンター所長のグエン・タット・タン氏は、専門的な観点から次のように述べています。「二層制政府とデジタル変革の文脈において、アーカイブ化はもはや単なる行政上の義務ではなく、運用データシステムの重要な要素です。」

タン氏によると、多くのコミューンや区レベルの部署では、電子記録の作成、文書の分類や価値の判定について依然として混乱しているという。トレーニング プログラムは、スタッフが標準の手順を理解し、合理的かつ効率的な装置を編成するプロセスにおけるアーカイブの役割に対する認識を高めるのに役立ちます。 「行政データが依然として混乱している限り、二層制政府は効果的に機能できません。集中管理され、同期化され、持続可能な電子ストレージシステムが必要です」とタン氏は断言した。

内務省によると、地方での一斉研修の初期実施は肯定的な結果をもたらし、職員が公文書のアーカイブ化に積極的に取り組み、草の根レベルでデジタルアーカイブモデルを構築するのに役立ったという。研修後、多くの社区や区は記録を見直して整理し、重要な文書を電子保存システムに保存し、二階層政府モデルが正式に運用される際にデータ移行する準備を整えた。

行政機構が合理化と効率化に向けて再編される中で、コミューンや区の職員に知識とアーカイブ化のスキルを十分に身につけさせることは、もはや選択肢ではなく必須要件となっています。これは、管理モデルを手動からデジタルへ、紙ベースの管理からデータベースの運用へと変革する上で重要な要素です。さらに重要なことは、これが国民に対してより迅速、正確、かつ透明性をもって奉仕する近代的な行政を形成するための基本的な一歩であるということです。

記事と写真：ハイ・トゥアン

出典: https://huengaynay.vn/chinh-tri-xa-hoi/cai-cach-hanh-chinh/chuan-bi-cong-tac-van-thu-luu-tru-cho-chinh-quyen-dia-phuong-2-cap-154089.html