アメリカ人のジョシュア・ザーケルさんは、毎週のミーティングのスケジュールがぎっしり詰まっていて限界に達したと思っていた。
「会議のスケジュールを見ると泣きたくなります」と、ビジネス管理アプリ会社Asanaのマーケティングディレクターは語った。立て続けに会議があると、仕事が捗らないのだ。
ゼルケル氏の不安の高まりを会社側も察知し、定期的な会議の一時的な中止を提案した。彼らはこれを「会議終末の日」と呼んだ。
「状況は良くなってきていると思う」とザーケル氏は語った。
イラスト:ワシントン・ポスト
会議の多忙さは多くのオフィスワーカーにとって悩みの種です。マイクロソフトの最新調査によると、68%の人が会議のせいで中断され、集中できないと感じていることがわかりました。
新型コロナウイルス感染症の流行中、企業は従業員とのつながりを保つために会議を増やしました。この習慣は4年経った今でも維持されていますが、企業は徐々に会議文化を見直しつつあります。生産性の向上と従業員のバーンアウト軽減のため、会議の削減を進めています。
「オフィスでの会議への関心は高まっています」とノースカロライナ大学のスティーブン・ロゲルバーグ教授は語る。
ザーケル氏の9人からなるチームは、水曜日の会議をスケジュールから削除し、月11時間を節約しました。その後、60人を対象に「Doomsday Meetings」を導入し、会社は各部署に会議の回数を減らすよう指示するマニュアルを策定しました。
「私たちは会議のスケジュールと構成を慎重に変更しています」と、Asanaの戦略責任者であるレベッカ・ハインズ氏は言います。「内容の薄い会議は中止します。」同時に、リーダーたちは価値を生み出さない会議は辞退するよう従業員に促しています。
1月下旬、eコマースプラットフォームのShopifyは、従業員に対し2週間にわたりすべての会議を中止するよう要請しました。従業員は7月までに会議を14%削減し、年末までに18%削減することを目標としています。
昨年、ソフトウェア会社Techsmithは1ヶ月間会議を廃止し、テキストまたはビデオ会議を導入しました。社内調査では、従業員の生産性が15%向上し、85%が会議を省略または短縮すると回答しました。また、出席者数も減少しました。
「当社は従業員が最高の仕事ができるよう彼らのエネルギーを守ります」とCEOのウェンディ・ハミルトン氏は語る。
自動化プラットフォームのZapierは、従業員向けに「フォーカスウィーク」ポリシーを導入しました。各従業員は1週間の目標を設定し、仕事の優先順位を決めます。会議を完全になくすわけではありませんが、不要な会議は避けるよう奨励しています。
Zapierの人事部長ブランドン・サマット氏の調査によると、従業員の80%が目標を達成したと答えている。
HR組織アプリSlackは、従業員が集中して中断のないセッションで作業できるようにする「サマーフォーカスフライデー」と「クリエイターウィーク」も導入しました。
同社は会議を50%削減し、休憩時間を増やすことを実験的に推進しています。SlackはAIを活用して要点を要約し、従業員が会議を欠席できるようにしています。
しかし、この変化は多くの課題ももたらします。場合によっては、会議の減少は、他者から学び、観察する機会の減少を意味します。
ロゲルバーグ教授は、会議削減戦略は部署全体に浸透すれば効果を発揮すると述べています。リーダーは計画を立て、他の従業員を巻き込む責任を負い、従業員は自らの目標設定に責任を持ちます。「この組み合わせによって、会議文化が変化してもそれほど大きな衝撃を受けなくなるでしょう」と教授は述べています。
ザーケル氏は、新しいスケジュールを承認してくれた会社に感謝している。「彼らは変更に対して勇気と決意を持って臨んでくれました」と彼は言う。
ゴック・ガン氏（ワシントン・ポスト紙による）
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