Welke documenten en gegevens op het gebied van onderwijs worden permanent gearchiveerd?

Het Ministerie van Onderwijs en Opleiding heeft zojuist een ontwerpcirculaire aangekondigd die de bewaartermijn van gegevens en documenten op het gebied van onderwijs en opleiding reguleert. Deze circulaire vervangt de circulaire uit 2016 die de bewaartermijn van professionele documenten van de onderwijssector reguleert.

Dienovereenkomstig is de ontwerp-circulaire die de bewaartermijn van gegevens en documenten op het gebied van onderwijs en opleiding regelt, van toepassing op eenheden die rechtstreeks onder het Ministerie van Onderwijs en Opleiding vallen; afdelingen van Onderwijs en Opleiding; afdelingen van Onderwijs en Opleiding; kleuteronderwijs, algemeen onderwijs, permanente educatie, universiteiten, pedagogische hogescholen, gespecialiseerde scholen, andere onderwijsinstellingen die onderwijsactiviteiten uitvoeren onder de verantwoordelijkheid van het Ministerie van Onderwijs en Opleiding en gerelateerde instanties, organisaties en personen.

200 soorten gegevens en documenten worden permanent opgeslagen

Deze regelgeving omvat daarom meer dan 200 soorten gegevens en documenten die permanent worden opgeslagen. Bijvoorbeeld gegevens die het beleid voor de oprichting of het toestaan ​​van de oprichting van universiteiten goedkeuren, gegevens die particuliere universiteiten zonder winstoogmerk erkennen, en gegevens die de overdraagbaarheid van opleidingen naar universitair niveau mogelijk maken.

Toelatingsdocumenten van universiteiten behoren tot de permanent gearchiveerde documenten in de onderwijssector.

Documenten over toelating tot doctoraal-, master-, universitair en hbo-onderwijs, zoals documenten waarin de jaarlijkse toelatingsdoelen zijn vastgelegd, documenten waarin plannen zijn opgesteld om de kwaliteit van de toelatingsinformatie te waarborgen, benchmarkscores, toelatingsbeslissingen en toelatingslijsten.

Documenten over de erkenning van universitaire diploma's, zoals besluiten over de erkenning van diploma's en het verlenen van graden, afstudeerlijsten, verslagen van de erkenning van diploma's; verslagen en documenten over de promotieopleiding, zoals verslagen van opleidingstoestemming, schorsing van inschrijving, intrekking van het besluit om opleiding in doctoraatshoofdvakken en specialisaties toe te staan; verslagen van toestemming om samen te werken aan de promotieopleiding met binnenlandse onderwijsinstellingen; transcripten met een samenvatting van de leerresultaten per semester, schooljaar en cursus; verslagen van de erkenning van diploma's en het verlenen van de doctorsgraad; verslagen van de beoordeling van proefschriften op basisniveau; verslagen van verzoeken om een ​​proefschrift te mogen verdedigen op faculteits- of instituutsniveau...

Gegevens en documenten die 20 jaar of langer bewaard zijn

Wat betreft de bewaartermijn van 70 jaar: er is slechts één bestand om een ​​database op te bouwen over het personeel van ambtenaren, docenten en onderwijsbestuurders. Dit is nieuwe content die niet eerder in de circulaire van 2016 was opgenomen.

Er zijn 3 soorten documenten die gedurende 30 jaar worden gearchiveerd, namelijk beoordelingsrapporten van masterscripties, beoordelingsrapporten van masterscripties en verwerking van de beoordelingsresultaten van masterscripties in geval van een klacht en indien de masterscriptie door de beoordelingsraad is beoordeeld als voldoend aan de eisen of hoger.

Er zijn meer dan 80 papieren dossiers die 20 jaar bewaard moeten worden, zoals dossiers over de oprichting van de schoolraad en de benoeming van de voorzitter van de raad van de openbare universiteit; documenten over de erkenning van universitaire diploma's; universitaire afstudeerprojecten en scripties die door de raad zijn beoordeeld als voldoend aan de eisen of hoger; programmadossiers en wetenschappelijke onderzoeksthema's van docenten en onderzoekers op ministerieel niveau; dossiers over de selectie en toewijzing van pre-universitaire leerlingen voor studies aan universiteiten, hogescholen en middelbare scholen; samenvattende tabellen van leer- en opleidingsresultaten van basisschoolleerlingen, etc.

Gegevens en documenten worden 2-10 jaar bewaard

De volgende documenten worden 10 jaar lang gearchiveerd: cijferlijsten van elk vak, inclusief testresultaten, examenresultaten, scores van universitaire cursussen; documenten ter goedkeuring van de resultaten van universitaire eindexamens; documenten ter beoordeling van de resultaten van eindexamens, cijferlijsten van elk vak, inclusief testresultaten, examenresultaten, scores van mastercursussen, etc.

Binnen 5 jaar zijn er documenten: afstudeerprojecten en scripties die niet voldoen aan de eisen op universitair niveau; aanmeldingsdocumenten en masterexamens; cijferlijsten van elk vak, inclusief toetsresultaten, examenresultaten, resultaten van mastervakken; documenten ter beoordeling van de resultaten van eindexamens, eindexamens op doctoraal niveau...

Stageverslagen van universitaire en hogeschoolstudenten worden gedurende 3 jaar gearchiveerd. Examenopgaven en andere documenten met betrekking tot universitaire en hogeschoolstudentenexamens worden gedurende 2 jaar gearchiveerd.

De volledige tekst van het ontwerp van de circulaire tot regeling van de bewaartermijn van gegevens en documenten op het gebied van onderwijs en opleiding, kan HIER worden ingezien.

Verschillen tussen de oude en nieuwe regelgeving

Terwijl de oude circulaire 274 soorten documenten bevatte, bevat de nieuwe conceptcirculaire er maar liefst 387. Er zijn enkele wijzigingen: de oude regeling voor uitwisselingsdocumenten voor onderwijs en opleiding werd slechts 10 jaar gehandhaafd, terwijl de nieuwe conceptcirculaire slechts 5 jaar geldig is; de oude regeling voor het samenstellen, selecteren, beoordelen, goedkeuren en gebruiken van lesmateriaal en leerboeken voor alle niveaus van universitair onderwijs was 20 jaar geldig; de nieuwe regeling is permanent.

Bovendien wordt de lijst van internationale onderwijskwaliteitsbeoordelings- en accreditatieorganisaties die door Vietnam zijn erkend, volgens de oude regelgeving 20 jaar bewaard, maar volgens de nieuwe versie is dat 10 jaar. Registraties van oprichting of toestemming tot oprichting, ontbinding, naamswijziging, verlening, herverlening van exploitatievergunningen en opschorting van onderwijskwaliteitsbeoordelingsactiviteiten voor onderwijskwaliteitsbeoordelingsorganisaties in de oude circulaire worden permanent bewaard, maar volgens de nieuwe versie is dat 10 jaar...

Bron: https://thanhnien.vn/tai-lieu-ho-so-nao-trong-linh-vuc-giao-duc-duoc-luu-tru-vinh-vien-18524122816381055.htm