Welke documenten en gegevens worden in het onderwijs permanent bewaard?

Het Ministerie van Onderwijs en Opleiding heeft zojuist een ontwerpcirculaire aangekondigd die de bewaartermijn van gegevens en documenten op het gebied van onderwijs en opleiding reguleert. Deze circulaire vervangt de circulaire uit 2016 die de bewaartermijn van professionele documenten van de onderwijssector reguleert.

Dienovereenkomstig bepaalt de ontwerpcirculaire de bewaartermijn voor gegevens en documenten op het gebied van onderwijs en opleiding die van toepassing is op eenheden die rechtstreeks onder het Ministerie van Onderwijs en Opleiding vallen; afdelingen van Onderwijs en Opleiding; afdelingen van Onderwijs en Opleiding; kleuteronderwijs, algemeen onderwijs, permanente educatie, universiteiten, pedagogische hogescholen, gespecialiseerde scholen, andere onderwijsinstellingen die onderwijsactiviteiten uitvoeren onder de verantwoordelijkheid van het Ministerie van Onderwijs en Opleiding en gerelateerde instanties, organisaties en personen.

200 soorten gegevens en documenten worden permanent opgeslagen

Deze regelgeving omvat daarom meer dan 200 soorten gegevens en documenten die permanent worden opgeslagen. Bijvoorbeeld gegevens die het beleid voor de oprichting of het toestaan ​​van de oprichting van universiteiten goedkeuren, gegevens die particuliere universiteiten zonder winstoogmerk erkennen, en gegevens die opleidingen op universitair niveau mogelijk maken.

Toelatingsdocumenten van universiteiten behoren tot de permanent gearchiveerde documenten in de onderwijssector.

Documenten over toelating tot doctoraats-, master-, universitaire en pedagogische graden, zoals documenten waarin de jaarlijkse toelatingsdoelen zijn vastgelegd, documenten waarin plannen zijn opgesteld om de kwaliteit van de toelatingsinformatie te waarborgen, benchmarkscores, toelatingsbeslissingen en toelatingslijsten.

Documenten over de erkenning van universitaire diploma's, zoals beslissingen over de erkenning van diploma's en het toekennen van graden, afstudeerlijsten, verslagen van de erkenning van diploma's; verslagen en documenten over de promotieopleiding, zoals verslagen van opleidingstoestemming, opschorting van inschrijving, intrekking van het besluit om opleiding in doctoraatshoofdvakken en -specialismen toe te staan; verslagen van toestemming om samen te werken aan de promotieopleiding met binnenlandse onderwijsinstellingen; transcripten met een samenvatting van leerresultaten per semester, schooljaar en cursus; verslagen van de erkenning van diploma's en het toekennen van de doctorsgraad; verslagen van de beoordeling van proefschriften op basisniveau; verslagen van verzoeken om verdediging van een proefschrift op school- of instituutsniveau, enz.

Gegevens en documenten die 20 jaar of langer bewaard zijn

Wat betreft de bewaartermijn van 70 jaar: er is slechts één bestand om een ​​database van ambtenaren, docenten en onderwijsbestuurders op te bouwen. Dit is nieuwe content die niet eerder in de circulaire van 2016 was opgenomen.

Er zijn 3 soorten documenten die gedurende 30 jaar worden gearchiveerd, namelijk beoordelingsrapporten van masterscripties, beoordelingsrapporten van masterscripties en verwerking van de beoordelingsresultaten van masterscripties in geval van een klacht en indien de masterscriptie door de beoordelingsraad is beoordeeld als voldoend aan de eisen of hoger.

Er zijn meer dan 80 papieren documenten die 20 jaar bewaard moeten worden, zoals documenten over de oprichting van de schoolraad en de benoeming van de voorzitter van de raad van openbare universiteiten; documenten over de erkenning van universitaire diploma's; universitaire afstudeerprojecten en scripties die door de raad als voldoende of hoger zijn beoordeeld; documenten over programma's en wetenschappelijke onderzoeksthema's van docenten en onderzoekers op ministerieel en industrieel niveau; documenten over de selectie en toewijzing van pre-universitaire studenten voor studies aan universiteiten, hogescholen en middelbare scholen; samenvattende tabellen van leer- en trainingsresultaten van basisschoolleerlingen, etc.

Gegevens en documenten worden 2-10 jaar bewaard

De volgende documenten worden 10 jaar lang gearchiveerd: cijferlijsten van elk vak, inclusief toetsresultaten, examenresultaten, scores van universitaire cursussen; goedkeuringsbewijzen van de resultaten van eindexamens aan de universiteit; goedkeuringsbewijzen van eindexamens, cijferlijsten van elk vak, inclusief toetsresultaten, examenresultaten, scores van mastercursussen, etc.

Binnen 5 jaar zijn er documenten: afstudeerprojecten en scripties die niet voldoen aan de eisen op universitair niveau; aanmeldingsdocumenten en masterexamens; cijferlijsten van elk vak, inclusief toetsresultaten, examenresultaten, cijfers van vakken op masterniveau; documenten met de resultaten van afsluitende examens, afsluitende examens op doctoraal niveau...

Stageverslagen van universitaire en hogeschoolstudenten worden gedurende 3 jaar gearchiveerd. Examenopgaven en andere documenten met betrekking tot universitaire en hogeschoolstudentenexamens worden gedurende 2 jaar gearchiveerd.

De volledige tekst van het ontwerp van de circulaire tot regeling van de bewaartermijn van gegevens en documenten op het gebied van onderwijs en opleiding, kan HIER worden ingezien.

Verschillen tussen oude en nieuwe regelgeving

Terwijl de oude circulaire 274 soorten documenten bevatte, bevat de nieuwe conceptcirculaire er maar liefst 387. Er zijn enkele wijzigingen: de oude regeling voor uitwisselingsdocumenten voor onderwijs en opleiding werd slechts 10 jaar gehandhaafd, terwijl de nieuwe conceptcirculaire slechts 5 jaar geldig is; de oude regeling voor het samenstellen, selecteren, beoordelen, goedkeuren en gebruiken van lesmateriaal en leerboeken voor alle niveaus van universitair onderwijs was 20 jaar geldig, maar de nieuwe regeling is permanent.

Bovendien wordt de lijst van internationale onderwijskwaliteitsbeoordelings- en accreditatieorganisaties die door Vietnam zijn erkend, volgens de oude regelgeving 20 jaar bewaard, maar de nieuwe versie wordt 10 jaar bewaard. Registraties van oprichting of toestemming tot oprichting, ontbinding, naamswijziging, verlening, herverlening van exploitatievergunningen en opschorting van onderwijskwaliteitsbeoordelingsactiviteiten voor onderwijskwaliteitsbeoordelingsorganisaties in de oude circulaire worden permanent bewaard, maar de nieuwe versie wordt 10 jaar bewaard...

Bron: https://thanhnien.vn/tai-lieu-ho-so-nao-trong-linh-vuc-giao-duc-duoc-luu-tru-vinh-vien-18524122816381055.htm