Het Ministerie van Onderwijs en Opleiding heeft zojuist een ontwerpcirculaire gepubliceerd waarin de bewaartermijn voor documenten en gegevens op het gebied van onderwijs en opleiding wordt vastgelegd. Deze vervangt de circulaire uit 2016 waarin de bewaartermijn voor professionele en technische documenten in de onderwijssector werd vastgesteld.
De ontwerpcirculaire bepaalt derhalve de bewaartermijn voor gegevens en documenten op het gebied van onderwijs en opleiding, van toepassing op eenheden die vallen onder en direct verbonden zijn aan het Ministerie van Onderwijs en Opleiding; provinciale departementen van Onderwijs en Opleiding; districtsdepartementen van Onderwijs en Opleiding; voor-, basis-, middelbaar en voortgezet onderwijs, universiteiten, lerarenopleidingen, speciale scholen, andere onderwijsinstellingen die onderwijsactiviteiten uitvoeren onder de verantwoordelijkheid van het Ministerie van Onderwijs en Opleiding, en relevante instanties, organisaties en personen.
Er worden permanent 200 soorten archiefstukken en documenten bewaard.
Deze regelgeving bepaalt dan ook dat meer dan 200 soorten documenten en registers permanent moeten worden bewaard. Voorbeelden hiervan zijn documenten die de oprichting van een universiteit goedkeuren of waartoe toestemming wordt verleend, documenten die een particuliere universiteit zonder winstoogmerk erkennen, en documenten die het aanbieden van doorstroomprogramma's naar universitair niveau mogelijk maken.
Documenten met betrekking tot universitaire toelatingen behoren tot de documenten die permanent worden gearchiveerd op het gebied van onderwijs.
Documenten met betrekking tot toelatingen voor doctoraten, masteropleidingen en bachelor-/lerarenopleidingen omvatten onder meer gegevens over de jaarlijkse toelatingsquota, documenten over plannen om de kwaliteit van de instromende studenten te waarborgen, toelatingsscores, toelatingsbeslissingen en lijsten met toegelaten studenten.
Documenten met betrekking tot de erkenning van universitaire diploma's, zoals beslissingen over diploma-uitreiking en erkenning van het afstuderen, afstudeerlijsten en dossiers over diploma-uitreiking; dossiers en documenten met betrekking tot promotietrajecten, zoals dossiers voor toestemming voor een opleiding, schorsing van de inschrijving en intrekking van beslissingen die promotietrajecten in specifieke vakgebieden en specialisaties toestaan; dossiers voor toestemming om samen te werken met binnenlandse onderwijsinstellingen in het kader van een promotietraject; cijferlijsten met een samenvatting van de academische resultaten per semester, academisch jaar en vak; dossiers voor erkenning van het afstuderen en uitreiking van het doctoraat; dossiers voor de beoordeling van proefschriften op institutioneel niveau; dossiers voor het aanvragen van een verdediging van een proefschrift op universitair of instituutsniveau…
Archiefstukken en documenten die al 20 jaar of langer bewaard worden.
Wat betreft de bewaartermijn van 70 jaar, is het enige opgenomen document de database met gegevens over ambtenaren, leerkrachten en medewerkers van het onderwijsmanagement. Dit is nieuwe inhoud die niet eerder in de circulaire van 2016 was opgenomen.
Er zijn drie soorten documenten die 30 jaar lang worden gearchiveerd: verslagen van de beoordeling van masterscripties, verslagen van de evaluatie en beoordeling van scripties, en verslagen van de afhandeling van de resultaten van de masterscriptie-evaluatie in geval van klachten en wanneer de masterscriptie door de evaluatiecommissie als voldoende of beter wordt beoordeeld.
Er zijn meer dan 80 soorten documenten die 20 jaar bewaard moeten worden, zoals documenten betreffende de oprichting van de universiteitsraad en de benoeming van de voorzitter van de universiteitsraad van openbare universiteiten; documenten betreffende de erkenning van universitaire diploma's; afstudeerprojecten en -scripties die door de raad zijn beoordeeld als zijnde van voldoende of beter dan de gestelde eisen; verslagen van programma's en wetenschappelijke onderzoeksprojecten van docenten en onderzoekers op ministerieel niveau; verslagen van de selectie en plaatsing van studenten in het universitaire voorbereidingsprogramma voor studies aan universiteiten, hogescholen en beroepsscholen; overzichtstabellen van de academische en opleidingsresultaten van basisschoolleerlingen, enzovoort.
Deze gegevens en documenten worden 2 tot 10 jaar bewaard.
De documenten die gedurende 10 jaar zijn bewaard, omvatten: cijferlijsten voor elke cursus, inclusief toetsresultaten, examenresultaten en universitaire cursuscijfers; documenten betreffende de goedkeuring van de resultaten van universitaire eindexamens; documenten betreffende de beoordeling van de resultaten van eindexamens en cijferlijsten voor elke cursus, inclusief toetsresultaten, examenresultaten en mastercijfers…
Binnen een periode van 5 jaar kunnen de volgende documenten worden ingediend: bachelorprojecten en -scripties die niet aan de vereiste normen voldeden; aanvraagdossiers en tentamenverslagen voor masteropleidingen; cijferlijsten voor elk vak, inclusief toetsresultaten, tentamenresultaten en eindcijfers voor masteropleidingen; dossiers voor de beoordeling van eindtentamenresultaten en eindtentamenverslagen voor doctoraatsprogramma's…
Stageverslagen van afgestudeerden van universitaire en hbo-lerarenopleidingen worden daarentegen 3 jaar bewaard; examenopgaven en andere documenten met betrekking tot examens en eindexamenbeoordelingen van afgestudeerden van universitaire en hbo-lerarenopleidingen worden 2 jaar bewaard.
De volledige tekst van het ontwerp van de circulaire waarin de bewaartermijn voor gegevens en documenten op het gebied van onderwijs en opleiding is vastgelegd, kunt u HIER bekijken.
Belangrijkste verschillen tussen de oude en de nieuwe regelgeving.
Waar de oude circulaire 274 soorten documenten noemde, staan er in het nieuwe ontwerp 387. Er zijn verschillende wijzigingen, zoals de oude bepaling dat correspondentie over onderwijs en opleiding slechts 10 jaar bewaard hoeft te worden, terwijl dit in het nieuwe ontwerp wordt teruggebracht tot 5 jaar; en de oude bepaling betreffende het samenstellen, selecteren, evalueren, goedkeuren en gebruiken van lesmateriaal en leerboeken voor alle niveaus van het hoger onderwijs moet permanent zijn in plaats van 20 jaar.
Daarnaast hoeft de lijst van internationale organisaties voor kwaliteitsbeoordeling en accreditatie van onderwijsinstellingen die door Vietnam worden erkend, die voorheen 20 jaar bewaard moest worden, volgens het nieuwe wetsontwerp nu slechts 10 jaar bewaard te worden. Evenzo hoeven de documenten betreffende de oprichting, de oprichtingsvergunning, de ontbinding, de naamswijziging, de afgifte en heruitgifte van exploitatievergunningen en de opschorting van accreditatieactiviteiten voor onderwijsinstellingen, die voorheen permanent bewaard moesten worden, volgens het nieuwe wetsontwerp nu slechts 10 jaar bewaard te worden.
Bron: https://thanhnien.vn/tai-lieu-ho-so-nao-trong-linh-vuc-giao-duc-duoc-luu-tru-vinh-vien-18524122816381055.htm
Reactie (0)