Contadores, RH e trabalhadores precisam saber

Resumo de algumas regulamentações e respostas importantes sobre o fechamento de livros de previdência social em 2023, às quais contadores, recursos humanos e funcionários precisam prestar atenção.

Chốt sổ BHXH 2023: Kế toán, nhân sự và người lao động cần biết

Responsabilidade pelo encerramento dos livros de previdência social dos empregados

De acordo com o artigo 48 do Código do Trabalho de 2019, ao rescindir um contrato de trabalho, a empresa e o empregado têm as seguintes responsabilidades respetivas:

- No prazo de 14 dias úteis contados da data de rescisão do contrato de trabalho, ambas as partes são responsáveis pelo pagamento integral de todos os valores relativos aos direitos de cada parte, exceto nos seguintes casos que podem ser prorrogados, mas não por mais de 30 dias:

+ As empresas não individuais cessam as suas operações;

+ As empresas mudam de estrutura, de tecnologia ou por razões econômicas ;

+ Cisão, separação, consolidação, fusão; venda, arrendamento, transformação de tipo empresarial; transferência de propriedade e direito de uso de ativos de empresas e cooperativas;

+ Devido a desastres naturais, incêndios, ataques inimigos ou epidemias perigosas.

- Salários, previdência social, seguro saúde , seguro desemprego, verbas rescisórias e demais benefícios dos empregados previstos em acordos coletivos de trabalho e contratos de trabalho terão prioridade de pagamento em caso de extinção, dissolução ou falência da empresa ou cooperativa.

- As empresas têm as seguintes responsabilidades:

+ Concluir o procedimento para comprovar o período de pagamento do seguro social e do seguro-desemprego e devolvê-lo juntamente com os documentos originais do empregado, caso a empresa os tenha guardado;

+ Fornecer cópias de documentos relacionados ao processo de trabalho do funcionário, se solicitado por este. O custo de cópia e envio de documentos é pago pela empresa.

Assim: Com base nas disposições acima, ao rescindir um contrato de trabalho, a empresa é responsável por confirmar o momento do pagamento do seguro social e do seguro-desemprego (ou na prática chamado de fechamento do livro de seguro social) para o empregado.

Portanto, contadores e profissionais de recursos humanos das empresas precisam estar atentos a essa regulamentação para realizar os trabalhos necessários ao encerramento do cadastro previdenciário dos empregados que rescindirem seus contratos de trabalho.

Os funcionários podem fechar seus próprios livros de previdência social?

De acordo com o Artigo 48 do Código do Trabalho de 2019, as empresas são responsáveis por concluir os procedimentos para confirmar o período de pagamento do seguro social e do seguro-desemprego e devolvê-los junto com as cópias originais de outros documentos, caso a empresa os tenha retido do funcionário.

Além disso, a Cláusula 5, Artigo 21 da Lei do Seguro Social de 2014 também estipula que as empresas são responsáveis por coordenar com a agência do Seguro Social para devolver o livro do Seguro Social aos funcionários, confirmar o período de pagamento do Seguro Social quando os funcionários rescindem seus contratos de trabalho, contratos de trabalho ou deixam seus empregos de acordo com as disposições da lei.

Dessa forma, percebe-se que o encerramento do livro de previdência social é de responsabilidade da empresa e é realizado com a coordenação do órgão de previdência social.

Portanto, os funcionários não podem fechar seus livros de previdência social na agência de previdência social após deixarem seus empregos, seja legalmente ou abruptamente, mas devem retornar à sua antiga empresa para solicitar que concluam os procedimentos para fechar seus livros de previdência social.

Penalidades para empresas que não encerram os livros de previdência social dos funcionários

De acordo com o artigo 12 do Decreto 12/2022/ND-CP, as empresas que não concluírem os procedimentos para confirmação do período de pagamento do seguro social e do seguro-desemprego dos empregados após a rescisão do contrato de trabalho, de acordo com as disposições da lei, serão punidas da seguinte forma:

- De 2 milhões de VND para 4 milhões de VND para violações envolvendo de 01 a 10 trabalhadores;

- De 4 milhões de VND para 10 milhões de VND para violações envolvendo 11 a 50 trabalhadores;

- De 10 milhões de VND para 20 milhões de VND para violações envolvendo 51 a 100 trabalhadores;

- De 20 milhões de VND para 30 milhões de VND para violações envolvendo 101 a 300 trabalhadores;

- De 30 milhões de VND para 40 milhões de VND para violações envolvendo 301 ou mais funcionários.

Além disso, as empresas também são obrigadas a concluir procedimentos para confirmar o horário de pagamento do seguro social e do seguro-desemprego para os funcionários, de acordo com os regulamentos.

O que os funcionários devem fazer quando a empresa não fecha o livro de previdência social?

De acordo com o Artigo 18 da Lei de Seguridade Social de 2014, os funcionários têm o direito de solicitar que agências, organizações e indivíduos competentes revisem decisões e ações de agências, organizações e indivíduos quando houver motivos para acreditar que tais decisões e ações violam a lei de seguridade social e infringem seus direitos e interesses legítimos.

Portanto, caso o funcionário tenha rescindido o contrato de trabalho, mas a empresa não feche o livro de previdência social de acordo com os regulamentos, o funcionário deve primeiro entrar em contato com a empresa e solicitar que ela feche o livro de previdência social para ele.

Se a empresa ainda não encerrar o livro de seguro social de acordo com os regulamentos, o funcionário pode enviar uma reclamação ao Inspetor Chefe do Departamento de Trabalho, Inválidos de Guerra e Assuntos Sociais onde a empresa está sediada para liquidação de acordo com a autoridade.

Procedimentos para encerramento dos livros de previdência social em 2023

De acordo com a Decisão 595/QD-BHXH de 2017, os empregadores devem encerrar os livros de previdência social na seguinte ordem:

Etapa 1: Relatar redução de mão de obra

Antes de realizar o procedimento de encerramento do seguro social, o empregador precisa realizar o procedimento de notificação de redução de mão de obra.

- De acordo com o artigo 23 da Decisão 595/QD-BHXH, o dossiê para notificação de redução de mão de obra inclui:

+ Formulário de declaração para ajuste de informações de seguro social e seguro saúde (Formulário TK1-TS)

+ Formulário de declaração para unidade de ajuste de informações de seguro social e seguro saúde (Formulário TK3-TS);

+ Lista de empregados participantes do seguro social, seguro de saúde, seguro de acidentes, seguro de acidentes e doenças ocupacionais (Formulário D02-TS);

+ Lista de informações (Formulário D01-TS);

+ Cartão de saúde válido do funcionário (01 via/pessoa);

- O empregador envia o processo de notificação de redução de mão de obra diretamente à agência de previdência social onde o empregador participa ou por correio .

- Após reportar com sucesso uma redução no seguro social, você pode prosseguir para fechar o livro de seguro social.

Etapa 2: Fechar o livro de previdência social

- De acordo com o artigo 23 da Decisão 595/QD-BHXH, os documentos para encerramento dos procedimentos do livro de seguros incluem:

+ Declaração de unidade participante, ajuste de informações de seguro social e seguro saúde (Formulário TK3-TS);

+ Lista de empregados participantes do seguro social, seguro saúde, seguro desemprego, seguro de acidentes e doenças ocupacionais (Formulário D02-TS).

+ Lista de informações (Formulário D01-TS).

+ Livro de seguro social

+ Folhetos de seguro social.

+ Decisão de rescisão do contrato de trabalho (ou outros documentos relacionados à rescisão do contrato de trabalho).

+ Cartão de saúde válido do funcionário (01 via/pessoa);

- O empregador apresenta o requerimento de encerramento do livro de segurança social na agência de segurança social onde o empregador participa ou envia-o por correio.

Horário de fechamento do livro de previdência social

De acordo com a Cláusula 1, Artigo 48 do Código do Trabalho de 2019, no prazo de 14 dias úteis a partir da data de rescisão do contrato de trabalho, as duas partes são responsáveis pelo pagamento integral de todos os valores relativos aos direitos de cada parte, exceto nos seguintes casos, que podem ser prorrogados, mas não por mais de 30 dias:

- O empregador não é um indivíduo que cessa as operações;

- O empregador muda de estrutura, de tecnologia ou por razões econômicas;

- Cisão, separação, consolidação, fusão; venda, arrendamento, transformação de tipo empresarial; transferência de propriedade e direito de uso de ativos de empresas e cooperativas;

- Devido a desastres naturais, incêndios, ataques inimigos ou epidemias perigosas.

Assim, de acordo com a regulamentação, o prazo para encerramento da caderneta de previdência social não excederá 14 dias e, em casos especiais, conforme Cláusula 1ª, Artigo 48 do Código do Trabalho de 2019, o prazo máximo para encerramento da caderneta de previdência social não excederá 30 dias.

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