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Responsabilidades relativas à finalização dos registros de previdência social dos funcionários.
De acordo com o disposto no artigo 48.º do Código do Trabalho de 2019, após a rescisão de um contrato de trabalho, a empresa e o trabalhador têm as seguintes responsabilidades, respetivamente:
- No prazo de 14 dias úteis a contar da data de rescisão do contrato de trabalho, ambas as partes são responsáveis pela liquidação integral de todos os valores relativos aos direitos de cada uma, exceto nos seguintes casos em que o prazo poderá ser prorrogado, mas não por mais de 30 dias:
+ Empresas que não sejam indivíduos encerram suas atividades;
+ As empresas mudam sua estrutura, tecnologia ou por razões econômicas ;
+ Divisão, separação, fusão, consolidação; venda, arrendamento, conversão do tipo de negócio; transferência da propriedade e dos direitos de utilização dos ativos de empresas e cooperativas;
+ Devido a desastres naturais, incêndios, atos de guerra ou epidemias perigosas.
- Salários, contribuições para a previdência social, seguro saúde , seguro-desemprego, indenização por rescisão contratual e outros benefícios trabalhistas, conforme estipulado em convenções coletivas e contratos de trabalho, têm prioridade de pagamento caso uma empresa ou cooperativa cesse suas atividades, seja dissolvida ou declare falência.
- As empresas têm as seguintes responsabilidades:
+ Conclua os procedimentos para confirmação do período de contribuições para a previdência social e o seguro-desemprego e devolva-os juntamente com outros documentos originais, caso a empresa os tenha retido do funcionário;
+ Fornecer cópias de documentos relacionados ao processo de trabalho do funcionário, caso ele as solicite. Os custos de cópia e envio dos documentos serão arcados pelo empregador.
Portanto, com base nas normas acima mencionadas, após a rescisão de um contrato de trabalho, a empresa é responsável por confirmar o período de contribuições para a previdência social e o seguro-desemprego (ou, na prática, encerrar a conta da previdência social) do empregado.
Portanto, os contabilistas e os profissionais de RH das empresas precisam estar cientes dessa regulamentação para realizar as tarefas necessárias à finalização dos registros de previdência social dos funcionários cujos contratos de trabalho foram rescindidos.
Os funcionários podem finalizar seus registros de previdência social por conta própria?
De acordo com o Artigo 48 do Código do Trabalho de 2019, as empresas são responsáveis por concluir os procedimentos de confirmação do período de contribuições para a segurança social e o seguro-desemprego e por devolvê-los juntamente com as vias originais de outros documentos, caso a empresa os tenha retido do trabalhador.
Além disso, o inciso 5 do artigo 21 da Lei de Seguridade Social de 2014 estipula que as empresas são responsáveis por coordenar com a agência de seguridade social a devolução dos cadernos de previdência social aos funcionários e a confirmação do período de contribuições previdenciárias quando os funcionários rescindirem seus contratos de trabalho, contratos de emprego ou se demitirem de acordo com a lei.
Assim, verifica-se que o encerramento da conta da segurança social é da responsabilidade da empresa e é efetuado em coordenação com a entidade responsável pela segurança social.
Portanto, os funcionários não podem finalizar seus registros de previdência social diretamente na agência de previdência social após deixarem o emprego, seja a demissão legal ou não. Em vez disso, devem retornar à antiga empresa para solicitar a conclusão do procedimento de finalização do registro de previdência social.
Penalidades para empresas que não finalizarem os registros de previdência social de seus funcionários.
De acordo com o disposto no artigo 12.º do Decreto 12/2022/ND-CP, as empresas que não cumprirem os procedimentos de confirmação do período de contribuições para a segurança social e o seguro de desemprego dos trabalhadores após a rescisão dos seus contratos de trabalho, conforme previsto na lei, estarão sujeitas às seguintes sanções:
- De 2 milhões a 4 milhões de VND para infrações envolvendo de 1 a 10 funcionários;
- Multas que variam de 4 milhões a 10 milhões de VND para infrações envolvendo de 11 a 50 funcionários;
- De 10 milhões a 20 milhões de VND por violações envolvendo de 51 a 100 funcionários;
- De 20 milhões a 30 milhões de VND por violações envolvendo de 101 a 300 funcionários;
- Multas que variam de 30 milhões a 40 milhões de VND para infrações envolvendo 301 ou mais funcionários.
Além disso, as empresas também são obrigadas a concluir os procedimentos de verificação do período de contribuições para a previdência social e o seguro-desemprego de seus funcionários, conforme estipulado pela legislação.
O que os funcionários devem fazer quando o empregador não finaliza seus registros de seguro social?
Com base nas disposições do Artigo 18 da Lei de Seguro Social de 2014, os trabalhadores têm o direito de solicitar que as agências, organizações e indivíduos competentes revisem as decisões e ações dessas agências, organizações e indivíduos quando houver motivos para acreditar que tais decisões e ações violam a lei de seguro social e infringem seus direitos e interesses legítimos.
Portanto, se um funcionário rescindiu seu contrato de trabalho, mas o empregador não finalizou seu registro de seguro social conforme exigido, o funcionário deve primeiro entrar em contato com o empregador e solicitar que ele finalize seu registro de seguro social.
Caso a empresa ainda não finalize os registros de seguro social conforme exigido, o funcionário poderá apresentar uma reclamação ao Inspetor-Chefe do Departamento do Trabalho, Inválidos de Guerra e Assuntos Sociais da região onde a empresa está localizada, para que a questão seja resolvida dentro de sua jurisdição.
Procedimentos para o encerramento de contas de previdência social em 2023
De acordo com a Decisão 595/QD-BHXH de 2017, os empregadores devem finalizar os registros de seguro social na seguinte ordem:
Etapa 1: Relatar a redução da força de trabalho
Antes de finalizar o registro de previdência social, o empregador precisa concluir o procedimento de comunicação da redução do número de funcionários.
- De acordo com o Artigo 23 da Decisão 595/QD-BHXH, o dossiê do relatório de redução de mão de obra inclui:
+ Formulário de declaração para ajuste de informações de seguro social e seguro saúde (Formulário TK1-TS)
+ Formulário de declaração para ajuste de informações de seguro social e seguro de saúde (Formulário TK3-TS);
+ Lista de funcionários participantes do seguro social, seguro saúde, seguro contra acidentes de trabalho, seguro contra acidentes de trabalho e seguro contra doenças ocupacionais (Formulário D02-TS);
+ Folha de resumo de informações (Formulário D01-TS);
+ Cartão de seguro de saúde válido do funcionário (01 cópia/pessoa);
- Os empregadores devem enviar o relatório de redução da força de trabalho diretamente à agência de previdência social onde estão registrados ou enviá-lo pelo correio .
Após comunicar com sucesso a redução das contribuições para a segurança social, pode proceder ao encerramento da sua conta de segurança social.
Etapa 2: Finalizar o registro de previdência social.
- De acordo com o Artigo 23 da Decisão 595/QD-BHXH, os documentos necessários para o encerramento da conta da segurança social incluem:
+ Formulário de declaração para unidades participantes, ajuste de informações de seguro social e seguro de saúde (Formulário TK3-TS);
+ Lista de funcionários participantes do seguro social, seguro saúde, seguro desemprego, seguro contra acidentes de trabalho e seguro contra doenças ocupacionais (Formulário D02-TS).
+ Folha de resumo de informações (Formulário D01-TS).
+ Livro de seguro social
+ Comprovantes de seguro social.
+ Decisão de rescindir o contrato de trabalho (ou outros documentos relacionados à rescisão do contrato de trabalho).
+ Cartão de seguro de saúde válido do funcionário (01 cópia/pessoa);
- Os empregadores devem entregar os documentos de encerramento da previdência social à agência de previdência social onde estão registrados ou enviá-los pelo correio.
data de encerramento do seguro social
De acordo com o Artigo 48, Cláusula 1, do Código do Trabalho de 2019, no prazo de 14 dias úteis a contar da data de rescisão do contrato de trabalho, ambas as partes são responsáveis pela liquidação integral de todos os valores relativos aos direitos e benefícios de cada uma, exceto nos seguintes casos em que este prazo poderá ser prorrogado por um período não superior a 30 dias:
- O empregador não é um indivíduo que encerra suas atividades;
- O empregador altera sua estrutura, tecnologia ou por razões econômicas;
- Divisão, separação, fusão, consolidação; venda, arrendamento, conversão do tipo de negócio; transferência da propriedade e dos direitos de utilização dos ativos de empresas e cooperativas;
- Devido a desastres naturais, incêndios, atos de guerra ou epidemias perigosas.
Portanto, de acordo com a regulamentação, o prazo para encerramento das contas de previdência social não poderá exceder 14 dias e, em casos especiais, conforme estipulado no inciso 1 do artigo 48 do Código do Trabalho de 2019, o prazo máximo para encerramento das contas de previdência social não poderá exceder 30 dias.
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