Promouvoir la numérisation des documents d'archives au service des activités des comités du Parti

DNVN - En réponse à l'exigence de réorganiser et de consolider l'organisation conformément à la politique du Centre, les comités provinciaux et municipaux du Parti à travers le pays numérisent activement les documents et les archives du Parti - afin d'assurer le leadership, la direction et le fonctionnement, tout en protégeant la sécurité de l'information et en servant plus efficacement le traitement du travail.

Mise en œuvre simultanée à l'échelle nationale de la transformation numérique du stockage

Suite à la mise en œuvre des résolutions et conclusions du Politburo et du Secrétariat central du Parti sur la réorganisation de l'appareil et des unités administratives, le travail de collecte, d'édition et de numérisation des documents d'archives est devenu plus urgent que jamais.

(Illustration)

Les collectivités locales ont rapidement élaboré et mis en place des règlements et des procédures pour la gestion et l'exploitation du réseau interne. Des investissements simultanés ont été réalisés dans l'infrastructure informatique ; de nombreux centres d'intégration de données des comités provinciaux et municipaux du Parti ont été équipés de serveurs, de réseaux et de systèmes de sécurité modernes, conformes aux normes et directives du Bureau central du Parti.

Non seulement au niveau provincial, mais aussi au niveau communal, le système de gestion opérationnelle, le logiciel de gestion de fichiers numériques, la base de données des membres du parti (version 3.0), les signatures numériques et les applications partagées ont été déployés , garantissant ainsi l'adhésion de 100 % des comités provinciaux et municipaux du parti. L'utilisation, l'envoi, la réception et le traitement de documents numériques, le stockage des données et la gestion des fichiers des membres du parti sont largement répandus.

La numérisation permet de traiter le travail rapidement tout en préservant les documents de manière durable.

Le passage de l'archivage papier à l'archivage numérique présente de nombreux avantages indéniables : les archives, documents et supports de travail du Parti – y compris ceux produits lors de la restructuration et de la fusion des agences – sont organisés, centralisés, facilement consultables, sécurisés et accessibles en cas de besoin. Dans certaines localités, les bureaux des comités du Parti ont finalisé leurs bases de données et mis en service des systèmes d'archivage numérique, permettant ainsi aux dirigeants d'accéder rapidement à l'information pour la conduite des opérations.

De plus, la numérisation contribue également à améliorer la discipline de stockage : les alertes réduisent la perte et l’égarement des documents originaux, notamment lors du réaménagement ou de la fusion des unités – un problème considéré comme présentant un risque élevé si les méthodes manuelles traditionnelles sont encore appliquées.

Des défis subsistent quant au déploiement à grande échelle

Cependant, le processus de numérisation complète se heurte encore à des obstacles importants. Dans de nombreux endroits, le volume de documents restants avant la réorganisation de l'appareil est considérable et n'a pas encore été traité , ce qui engendre des risques de perte ou d'égarement lors de l'archivage ou de la conversion. Au niveau communal et de quartier avant la fusion, ainsi que dans les districts et unités dissous, la collecte et la numérisation des documents restent incomplètes. Certaines organisations et unités du parti manquent de personnel spécialisé en archivage, d'équipements et d'archives électroniques , ce qui limite fortement la conversion.

Par conséquent, les comités du Parti sont tenus d'appliquer strictement les procédures suivantes à compter du 1er juillet 2025 : création des dossiers de travail, dépôt des documents aux archives, édition et numérisation des documents. Parallèlement, il est nécessaire de définir clairement les responsabilités individuelles – responsables des comités, agences et organisations du Parti – afin de garantir l'exhaustivité et la sécurité des données archivées.

Certaines localités, comme le Comité provincial du Parti de Tuyen Quang, ont établi des règlements écrits exigeant la remise de tous les anciens dossiers et documents ; leur édition, leur numérisation ; et le traitement des documents en attente des unités réorganisées.

La numérisation – une étape nécessaire pour moderniser le leadership et la direction

Avec une détermination sans faille, la numérisation des archives est considérée comme une solution essentielle pour les comités du Parti à tous les niveaux, afin de garantir l'efficacité et l'efficience du travail des dirigeants , notamment dans un contexte d'organisation en constante évolution. Grâce à une gestion centralisée et une mise à jour régulière des données, les dirigeants peuvent accéder, consulter et utiliser rapidement et précisément les documents et les informations, ce qui favorise une direction et une gestion efficaces.

Investir dans l'infrastructure numérique, appliquer les technologies de l'information, créer des entrepôts de données partagés et exploiter des logiciels de gestion du stockage synchrone est un élément essentiel du processus de modernisation de l'appareil dirigeant du Parti , contribuant à garantir la transparence, la sécurité et une plus grande facilité de gestion, d'expertise et de préservation historique.

Nguyen Bach

Source : https://doanhnghiepvn.vn/chuyen-doi-so/day-manh-so-hoa-tai-lieu-luu-tru-de-phuc-vu-hoat-dong-cua-cap-uy/20251208050141548