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Responsabilités liées à la finalisation des dossiers d'assurance sociale des employés.
Conformément aux dispositions de l'article 48 du Code du travail de 2019, en cas de rupture d'un contrat de travail, l'entreprise et le salarié ont les responsabilités respectives suivantes :
- Dans un délai de 14 jours ouvrables à compter de la date de résiliation du contrat de travail, les deux parties sont tenues de régler intégralement toutes les sommes dues au titre des droits respectifs de chacune, sauf dans les cas suivants où ce délai peut être prolongé sans toutefois excéder 30 jours :
+ Les entreprises qui ne sont pas des particuliers cessent leurs activités ;
+ Les entreprises modifient leur structure, leur technologie ou pour des raisons économiques ;
+ Division, séparation, fusion, consolidation ; vente, location, transformation du type d'entreprise ; transfert des droits de propriété et d'utilisation des actifs des entreprises et des coopératives ;
+ En raison de catastrophes naturelles, d'incendies, d'actes de guerre ou d'épidémies dangereuses.
- Les salaires, les cotisations sociales, l'assurance maladie , l'assurance chômage, les indemnités de licenciement et autres avantages sociaux stipulés dans les conventions collectives et les contrats de travail sont prioritaires en cas de cessation d'activité, de dissolution ou de faillite d'une entreprise ou d'une coopérative.
- Les entreprises ont les responsabilités suivantes :
+ Finalisez les procédures de confirmation de la période de cotisations à l'assurance sociale et à l'assurance chômage et restituez-les avec les autres documents originaux si l'entreprise les a conservés auprès du salarié ;
Fournir des copies des documents relatifs au processus de travail de l'employé si celui-ci en fait la demande. Les frais de reproduction et d'envoi des documents sont à la charge de l'employeur.
Par conséquent, conformément à la réglementation susmentionnée, lors de la rupture d'un contrat de travail, il incombe à l'entreprise de confirmer la période de cotisations à l'assurance sociale et à l'assurance chômage (ou, en pratique, de clôturer le compte d'assurance sociale) pour le salarié.
Par conséquent, les comptables et le personnel des ressources humaines des entreprises doivent être au courant de cette réglementation afin d'effectuer les tâches nécessaires à la finalisation des dossiers d'assurance sociale des employés dont les contrats de travail ont été résiliés.
Les employés peuvent-ils finaliser eux-mêmes leurs dossiers d'assurance sociale ?
Selon l'article 48 du Code du travail de 2019, les entreprises sont responsables de l'accomplissement des procédures de confirmation de la période des cotisations d'assurance sociale et d'assurance chômage et de leur restitution avec les copies originales des autres documents si l'entreprise les a conservés auprès de l'employé.
En outre, l'article 21, paragraphe 5, de la loi de 2014 sur l'assurance sociale stipule également que les entreprises sont responsables de la coordination avec l'agence d'assurance sociale pour restituer les livrets d'assurance sociale aux employés et confirmer la période de cotisations d'assurance sociale lorsque les employés mettent fin à leurs contrats de travail, contrats d'emploi ou démissionnent conformément à la loi.
Il apparaît donc que la clôture du compte d'assurance sociale incombe à l'entreprise et s'effectue en coordination avec l'organisme d'assurance sociale.
Par conséquent, les salariés ne peuvent pas finaliser eux-mêmes leur dossier de sécurité sociale auprès de l'organisme compétent après avoir quitté leur emploi, que leur démission soit légale ou non. Ils doivent alors retourner auprès de leur ancienne entreprise pour que celle-ci effectue la procédure de finalisation de leur dossier.
Sanctions pour les entreprises qui ne finalisent pas les dossiers d'assurance sociale de leurs employés.
Conformément aux dispositions de l'article 12 du décret 12/2022/ND-CP, les entreprises qui ne procèdent pas aux formalités légales de confirmation de la période de cotisations d'assurance sociale et d'assurance chômage des salariés après la rupture de leur contrat de travail s'exposent aux sanctions suivantes :
- De 2 millions de VND à 4 millions de VND pour les infractions impliquant de 1 à 10 employés ;
- Des amendes allant de 4 millions à 10 millions de VND pour les infractions impliquant de 11 à 50 employés ;
- De 10 millions de VND à 20 millions de VND pour les infractions impliquant 51 à 100 employés ;
- De 20 millions de VND à 30 millions de VND pour les infractions impliquant 101 à 300 employés ;
- Des amendes allant de 30 millions à 40 millions de VND pour les infractions impliquant 301 employés ou plus.
De plus, les entreprises sont également tenues de compléter les procédures de vérification de la période de cotisations à l'assurance sociale et à l'assurance chômage de leurs employés, conformément à la réglementation.
Que doivent faire les employés lorsque leur employeur ne finalise pas leurs dossiers d'assurance sociale ?
Conformément aux dispositions de l'article 18 de la loi de 2014 sur l'assurance sociale, les employés ont le droit de demander aux agences, organisations et personnes compétentes de réexaminer les décisions et actions de ces agences, organisations et personnes lorsqu'il existe des motifs de croire que ces décisions et actions violent la loi sur l'assurance sociale et portent atteinte à leurs droits et intérêts légitimes.
Par conséquent, si un employé a résilié son contrat de travail mais que l'employeur n'a pas finalisé son dossier d'assurance sociale comme l'exige la loi, l'employé devrait d'abord contacter l'employeur et lui demander de finaliser son dossier d'assurance sociale.
Si l'entreprise ne finalise toujours pas les dossiers d'assurance sociale comme requis, l'employé peut déposer une plainte auprès de l'inspecteur en chef du ministère du Travail, des Invalides de guerre et des Affaires sociales du lieu où se trouve l'entreprise, pour résolution dans le cadre de ses compétences.
Procédures de clôture des comptes d'assurance sociale en 2023
Conformément à la décision 595/QD-BHXH de 2017, les employeurs doivent finaliser les dossiers d’assurance sociale dans l’ordre suivant :
Étape 1 : Signaler la réduction des effectifs
Avant de finaliser le dossier d'assurance sociale, l'employeur doit accomplir la procédure de déclaration d'une réduction du nombre d'employés.
- Conformément à l'article 23 de la décision 595/QD-BHXH, le dossier relatif au rapport sur la réduction de la main-d'œuvre comprend :
+ Formulaire de déclaration pour la rectification des informations relatives à l'assurance sociale et à l'assurance maladie (Formulaire TK1-TS)
+ Formulaire de déclaration pour la rectification des informations relatives à l'assurance sociale et à l'assurance maladie (Formulaire TK3-TS) ;
+ Liste des employés participant à l'assurance sociale, à l'assurance maladie, à l'assurance accident, à l'assurance accident du travail et à l'assurance maladie professionnelle (Formulaire D02-TS) ;
+ Fiche récapitulative des informations (Formulaire D01-TS) ;
+ Carte d'assurance maladie valide de l'employé (1 exemplaire/personne) ;
- Les employeurs soumettent le rapport de réduction des effectifs directement à l'organisme d'assurance sociale où l'employeur est enregistré ou l'envoient par courrier .
- Après avoir déclaré avec succès la réduction de vos cotisations sociales, vous pouvez procéder à la clôture de votre compte d'assurance sociale.
Étape 2 : Finaliser le dossier d'assurance sociale.
- Conformément à l'article 23 de la décision 595/QD-BHXH, les documents requis pour la clôture du compte d'assurance sociale comprennent :
+ Formulaire de déclaration pour les unités participantes, ajustement des informations relatives à l'assurance sociale et à l'assurance maladie (Formulaire TK3-TS) ;
+ Liste des employés participant à l'assurance sociale, à l'assurance maladie, à l'assurance chômage, à l'assurance accidents du travail et à l'assurance maladies professionnelles (Formulaire D02-TS).
+ Fiche récapitulative des informations (Formulaire D01-TS).
+ Livret d'assurance sociale
+ Fiches d'assurance sociale.
+ Décision de résilier le contrat de travail (ou autres documents relatifs à la résiliation du contrat de travail).
+ Carte d'assurance maladie valide de l'employé (1 exemplaire/personne) ;
- Les employeurs soumettent les documents de clôture de l'assurance sociale à l'organisme d'assurance sociale où l'employeur est enregistré ou les envoient par courrier.
date de clôture de l'assurance sociale
Conformément à l'article 48, paragraphe 1, du Code du travail de 2019, dans un délai de 14 jours ouvrables à compter de la date de rupture du contrat de travail, les deux parties sont tenues de régler intégralement toutes les sommes dues au titre des droits et avantages de chacune, sauf dans les cas suivants où ce délai peut être prolongé sans toutefois excéder 30 jours :
- L'employeur n'est pas une personne physique qui cesse ses activités ;
- L'employeur modifie sa structure, sa technologie ou pour des raisons économiques ;
- Division, séparation, fusion, consolidation ; vente, location, transformation du type d'entreprise ; transfert des droits de propriété et d'utilisation des actifs des entreprises et des coopératives ;
- En raison de catastrophes naturelles, d'incendies, d'actes de guerre ou d'épidémies dangereuses.
Par conséquent, conformément à la réglementation, le délai de clôture des comptes d'assurance sociale ne dépassera pas 14 jours, et dans des cas particuliers comme stipulé à l'article 48, paragraphe 1, du Code du travail de 2019, le délai maximal de clôture des comptes d'assurance sociale ne dépassera pas 30 jours.
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