バクニン省、電子政府向け「デジタル知識倉庫」を創設

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デジタル知識リポジトリを構築し、文書の価値を維持する

バクニン省内務省は、2022年から2024年にかけて、コンサルティング部門と連携し、電子アーカイブ管理ソフトウェアの導入を進めてきました。このソフトウェアは、データ入力、検索、アクセス認証、変更監視といった重要な機能を実現しています。

これまでに31,300件以上のファイル（A4用紙330万ページ相当）がデジタル化されました。これらの文書は主に、1948年から2014年までの省人民委員会および各部局・支部による指示文書および行政文書です。

現在までに、このシステムは実用化の有効性を実証しています。かつては、個人プロフィール、行政決定、大学院生のデータなどを検索するには、紙媒体のアーカイブを何時間もかけて検索する必要がありましたが、今ではわずか数個のキーワードと数分の操作で、正確で完全かつ法的に有効な結果を得ることができます。デジタル技術の活用により、従来の方法に比べて検索時間が20～30倍も短縮されました。また、ストレージシステムはアクセス制御、ユーザー権限の割り当て、変更履歴の記録などにより、セキュリティも確保しています。おかげで、このシステムは毎年平均100万人以上の閲覧者と1,500件以上のオンラインプロフィール閲覧を記録しています。

文書保管におけるデジタル変革プロジェクトは、「伝統的な保管」方式から「現代的な知識管理システム」への重要な前進を示しています。バクニン省第1歴史文書センターは、従来の個別の文書保管庫を維持するのではなく、リンクトデータエコシステムを構築しました。このシステムでは、文書、決議、公文書、公務員記録などの文書が、時間、発行機関、分野、トピックに基づいてタグ付けされ、リンクされています。「知識アーカイブ」を構築することで、ユーザーは特定のコンテキストで情報にアクセスでき、行政、研究、教育、文化、法律など、さまざまな目的にデータを適用する機会が生まれ、分析・統計能力も向上します。

2025年から2029年までの課題と拡大計画

科学技術コミュニケーションセンターによると、多くの目覚ましい成果があるにもかかわらず、デジタル化の道のりは依然として多くの課題に直面している。一部の文書は数十年前のものであり、ひどく損傷しているため、データのスキャン、識別、修正が困難である。多くの文書の要約が不足していたり、形式が統一されていなかったりするため、業務処理に時間のかかる作業負荷が生じている。現行の規制に従ったデジタル化製品の承認、評価、検収プロセスは長期化し、実施の進捗に影響を与えている。さらに、科学技術部のストレージサーバーからの伝送問題により、データ活用が一時的に中断されることも時々ある。2020年末現在、倉庫に保管されている文書全体のデジタル化率は約75％に過ぎないが、毎年新しい文書が届き続けている。

これらの欠点を克服し、規模拡大を継続するため、バクニン省人民委員会は「2025～2029年における省歴史文書館文書のデジタル化プロジェクト」を承認しました。このプロジェクトの費用は約230億ドンと見積もられており、省人民委員会および各部局・支局が保有する行政文書380万ページを追加でデジタル化することを目標としています。これは、省全体のデジタル行政データウェアハウスの完成に向けた重要な一歩であり、「電子政府、電子ストレージ、電子市民サービス」というモデルにさらに近づくものです。

内務省は本プロジェクトの実施を主導し、関係機関や部署と連携してデータの正確性、完全性、安全性を確保します。バクニン省第1歴史アーカイブセンターは、信頼できる技術パートナーを選定し、デジタル化に関する専門チームを編成し、市民にデジタルデータの活用方法を指導するための情報発信を推進します。センターは2025年半ばまでに、省人民委員会および教育訓練局、科学技術局の33万ページを超える文書のデジタル化を完了し、次の段階に向けた確固たる基盤を築きました。

スマートな政府の形成

バクニン省のモデルは、デジタルストレージインフラと多層分散型セキュリティの統合を特徴としています。このシステムは、迅速なデータ検索を可能にするだけでなく、アクセスログの追跡、異常検知、そして元データの確実な保護を実現します。これは、政府が2030年に向けた国家データ戦略を推進し、地方自治体に対し、ストレージモデルを「文書保管」から「データ資産管理」へと転換することを求めている中で、重要な要素となっています。

バクニン省は、歴史データを未来のための貴重な資源に変えるという目標を掲げ、スマートストレージモデルを構築しています。歴史文書がデジタル化され、リンクされ、安全に保管されることで、行政業務に役立つだけでなく、分析、予測、政策研究、地域史教育といった分野における応用のための強固な基盤が構築されます。

ヒエン・タオ

出典: https://doanhnghiepvn.vn/chuyen-doi-so/bac-ninh-tao-kho-tri-thuc-so-phuc-vu-chinh-quyen-dien-tu/20251022042704967