バクニン省、電子政府向け「デジタル知識倉庫」を創設

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デジタル知識リポジトリを構築し、文書の価値を保存します。

バクニン省内務省は2022年から2024年にかけて、コンサルティング会社と協力し、電子アーカイブ管理ソフトウェアを導入しました。このソフトウェアは、データ入力、検索、アクセス制御、変更監視などの重要な機能を実現しています。

これまでに31,300件以上のファイル（A4用紙330万ページ相当）がデジタル化されました。これらの文書は主に、1948年から2014年までの期間における省人民委員会およびその各部局・機関の指示および行政文書で構成されています。

現在までに、このシステムはその実用性を実証しています。以前は、個人記録、行政決定、学生の卒業データなどを検索するには、紙のアーカイブを何時間もかけて精査する必要がありました。現在では、わずか数個のキーワードと数分の操作で、正確で完全かつ法的に有効な結果を提供できます。デジタル化技術により、検索時間は従来の方法に比べて20～30倍も短縮されました。また、ストレージシステムはアクセス制御、ユーザー権限管理、変更記録などを通じてセキュリティを確保しています。その結果、このシステムは年間平均100万回以上の閲覧と1,500件のオンライン記録検索を記録しています。

文書アーカイブにおけるデジタル変革プロジェクトは、「伝統的なアーカイブ」手法から「現代的な知識管理」システムへの大きな前進を示しています。バクニン省第1歴史アーカイブセンターは、断片化されたアーカイブを保管するのではなく、リンクトデータ・エコシステムを構築しました。このシステムでは、文書、決議、公文書、公務員記録などの文書が、時間、発行機関、分野、主題に基づいてタグ付けされ、リンクされています。「知識アーカイブ」を構築することで、ユーザーは特定のコンテキストで情報にアクセスでき、行政、研究、教育、文化、法律など、様々な目的にデータを活用する機会が生まれ、分析・統計能力も向上します。

2025年から2029年までの課題と拡大計画

科学技術コミュニケーションセンターによると、大きな成果を上げているにもかかわらず、デジタル化プロセスは依然として多くの課題に直面している。文書の中には数十年前のものやひどく損傷したものもあり、スキャン、識別、データ修正が困難である。また、多くの文書に要約が欠けていたり、形式が統一されていなかったりするため、処理に時間のかかる作業となっている。デジタル化製品の承認、評価、受入に関する現行の規則は煩雑で、実施の進捗に影響を与えている。さらに、科学技術部の保管サーバーからの通信障害により、データアクセスが一時的に中断されることも時々ある。2020年末時点で、アーカイブに保管されている文書全体の約75%しかデジタル化されていないが、毎年新しい文書が引き続き受領されている。

これらの欠点を解消し、規模をさらに拡大するため、バクニン省人民委員会は「省歴史公文書館文書デジタル化プロジェクト（2025～2029年）」を承認しました。このプロジェクトは約230億ドンと見積もられており、省人民委員会とその部局・機関が保有する行政文書380万ページを追加でデジタル化することを目指しています。これは、省全体のデジタル行政データリポジトリの完成に向けた重要な一歩であり、「電子政府・電子公文書館・電子市民サービス」モデルへのさらなる前進となります。

内務省は本プロジェクトの実施を主導し、関係機関および部署と連携してデータの正確性、完全性、および安全性を確保します。バクニン省第1歴史アーカイブセンターは、信頼できる技術パートナーを選定し、デジタル化のための専門チームを編成し、デジタル化されたデータへのアクセス方法を市民に案内するための広報活動を推進します。2025年半ばまでに、センターは省人民委員会、教育訓練局、科学技術局から収集された33万ページを超える文書のデジタル化を完了し、次の段階に向けた確固たる基盤を築く予定です。

スマートなガバナンスの形成

バクニン省のモデルは、デジタルストレージインフラと多層アクセス制御セキュリティの統合によって際立っています。このシステムは、迅速なデータ検索を可能にするだけでなく、アクセスログの監視、異常検知、そして元データの完全な保護も可能にします。これは、政府の2030年国家データ戦略において重要な要素であり、地方自治体はストレージモデルを「文書保管」から「データ資産管理」へと転換することが求められています。

バクニン省は、歴史データを未来のための貴重な資源へと変換することを目指し、スマートアーカイブモデルを開発しています。歴史文書がデジタル化され、リンクされ、安全に保管されることで、行政上の目的だけでなく、分析、予測、政策研究、そして地域史教育といった分野における応用のための強固な基盤が提供されます。

ヒエン・タオ

出典: https://doanhnghiepvn.vn/chuyen-doi-so/bac-ninh-tao-kho-tri-thuc-so-phuc-vu-chinh-quyen-dien-tu/20251022042704967