تعزيز رقمنة الوثائق الأرشيفية لخدمة أنشطة لجان الحزب

DNVN - استجابة لمتطلبات إعادة تنظيم وتوحيد المنظمة وفقًا لسياسة المركزية، تعمل لجان الحزب الإقليمية والبلدية في جميع أنحاء البلاد بشكل نشط على رقمنة سجلات الحزب وأرشيفاته - لضمان القيادة والتوجيه والتشغيل، مع حماية أمن المعلومات وخدمة معالجة العمل بشكل أكثر فعالية.

التنفيذ المتزامن على الصعيد الوطني للتحول الرقمي في مجال التخزين

تنفيذًا لقرارات واستنتاجات المكتب السياسي والأمانة المركزية للحزب بشأن إعادة تنظيم الأجهزة والوحدات الإدارية، أصبح عمل جمع وتحرير ورقمنة الوثائق الأرشيفية أكثر إلحاحًا من أي وقت مضى.

(توضيح)

سارعت المحليات إلى التخطيط وإصدار اللوائح والإجراءات اللازمة لإدارة وتشغيل نظام الشبكة الداخلية. وتم الاستثمار في البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات بشكل متزامن؛ وجُهزت العديد من مراكز تكامل البيانات في لجان الحزب على مستوى المقاطعات والبلديات بخوادم ومعدات شبكات وأمن حديثة، بما يتوافق مع معايير وتوجيهات المكتب المركزي للحزب.

لم يقتصر الأمر على مستوى المحافظات فحسب، بل طُبِّق نظام إدارة العمليات، وبرمجيات الملفات الرقمية، وقاعدة بيانات أعضاء الحزب 3.0، والتوقيعات الرقمية، والتطبيقات المشتركة على مستوى البلديات ، مما يضمن تطبيقًا كاملًا لجميع لجان الحزب على مستوى المحافظات والبلديات. وتُطبَّق على نطاق واسع الوثائق الإلكترونية، وإرسالها واستقبالها، ومعالجة الوثائق الرقمية، وتخزين البيانات، وإدارة ملفات أعضاء الحزب.

تساعد الرقمنة على معالجة العمل بسرعة مع الحفاظ على السجلات بشكل مستدام.

يُحقق الانتقال من التخزين الورقي إلى البيئة الرقمية فوائد جلية عديدة: فسجلات الحزب ووثائقه ووثائق عمله - بما في ذلك تلك التي أُنشئت أثناء عملية ترتيب الهيئات ودمجها - تُحرر وتُخزن مركزيًا، ويسهل الوصول إليها، وتُؤمَّن، وتُستخدم عند الحاجة. في بعض المناطق، استكملت مكاتب لجان الحزب قواعد بياناتها، وفعّلت نظام تخزين رقمي، مما يُسهّل على القادة الوصول إليها بسرعة عند إدارة العمل.

بالإضافة إلى ذلك، تساعد الرقمنة أيضًا على تحسين انضباط التخزين: تعمل التحذيرات على تقليل فقدان المستندات الأصلية أو وضعها في مكان خاطئ، خاصة عندما يتم إعادة ترتيب الوحدات أو دمجها - وهي مشكلة تعتبر عالية المخاطر إذا تم الاستمرار في تطبيق الطرق اليدوية التقليدية.

لا تزال هناك تحديات في النشر على نطاق واسع

مع ذلك، لا تزال عملية الرقمنة الشاملة تواجه عقبات كبيرة. ففي العديد من الأماكن، يكون حجم الوثائق المتبقية قبل إعادة تنظيم الجهاز كبيرًا جدًا، ولم تُحرر بعد ، مما يُعرّضها لخطر الضياع أو سوء التخزين عند التخزين أو التحويل. وعلى مستوى البلديات والأحياء قبل الدمج، وكذلك في المناطق والوحدات التي تم حلها، لا يزال جمع الوثائق ورقمنتها غير شامل. وتفتقر بعض المنظمات والوحدات الحزبية إلى كوادر أرشفة متخصصة ومعدات وأرشيفات إلكترونية ، مما يُعيق عملية التحويل.

لذلك، يتعين على لجان الحزب التنفيذ الصارم: من إنشاء سجلات العمل، وتقديم الوثائق إلى الأرشيف، إلى تحرير ورقمنة الوثائق الناشئة عن 1 يوليو 2025. وفي الوقت نفسه، من الضروري تحديد المسؤوليات الشخصية بوضوح - رؤساء لجان الحزب والهيئات والمنظمات الحزبية - في ضمان اكتمال بيانات الأرشيف وسلامتها.

وقد وضعت بعض المحليات، مثل لجنة الحزب الإقليمية في توين كوانغ، لوائح محددة مكتوبة - تتطلب تسليم جميع الملفات والوثائق القديمة؛ والتحرير، والرقمنة؛ والتعامل مع الوثائق المتراكمة للوحدات المعاد ترتيبها.

التحول الرقمي - خطوة ضرورية لتحديث القيادة والتوجيه

بفضل التصميم الراسخ، تُعدّ رقمنة الأرشيفات حلاً أساسياً للجان الحزب على جميع المستويات لضمان فعالية وكفاءة عمل القيادة ، لا سيما في ظلّ التنظيم والتغيير المستمرين. فعندما تُدار البيانات مركزياً وتُحدّث بانتظام، يُمكن للقادة الوصول إلى الوثائق والمعلومات والبحث عنها واستخدامها بسرعة ودقة، مما يدعم التوجيه والإدارة في الوقت المناسب.

إن الاستثمار في البنية التحتية الرقمية، وتطبيق تكنولوجيا المعلومات، وإنشاء مستودعات بيانات مشتركة وتشغيل برامج إدارة التخزين المتزامنة، يشكل جزءًا أساسيًا من عملية تحديث جهاز قيادة الحزب - مما يساعد على ضمان الشفافية والأمن والمزيد من الراحة للإدارة والخبرة والحفاظ على التراث التاريخي.

نجوين باخ

المصدر: https://doanhnghiepvn.vn/chuyen-doi-so/day-manh-so-hoa-tai-lieu-luu-tru-de-phuc-vu-hoat-dong-cua-cap-uy/20251208050141548