תרומה לשיפור מערכת ניהול וניהול מסמכים אלקטרוניים

נואם סגן ראש משרד האסיפה הלאומית, נגוין מאן הונג

על פי הערכת הנציגים, לאחר תקופת יישום, מערכת ניהול ותפעול המסמכים האלקטרונית תרמה לשיפור יעילות עיבוד המסמכים בסביבה הדיגיטלית. משתמשים יכולים להשתמש ישירות, לעבד מסמכים ולקבל מטלות עבודה באמצעות המערכת האלקטרונית; לשרת את עבודת התפעול והניהול: עיבוד מסמכים נכנסים; ניסוח, חתימה, הנפקת מסמכים יוצאים; הקצאה וניהול של עבודה שהוקצה; יצירת רישומי עבודה; עיבוד לוח זמנים של מנהיגים; סטטיסטיקות על עיבוד מסמכים יוצאים ונכנסים לשרת את עבודת הניהול והתפעול של מנהיגים...

סצנת פגישה

עם זאת, תהליך היישום במערכת עדיין נתקל בקשיים מסוימים בפונקציות, כגון: מסמכים המוגשים לחתימה, יצירת טיוטות; מסמכים המוגשים לחתימה, עריכה מקוונת; עריכת מסמכים; חתימה דיגיטלית; מסמכים שהונפקו; מסמכים המבקשים חוות דעת; הזמנות, הקצאת הזמנות; מסמכים המגיעים למספור והעברת מסמכים לעיבוד, קבלת מסמכים, המתנה לעיבוד...

בפגישה הציעו הנציגים שמשרד האסיפה הלאומית יורה למחלקת הטרנספורמציה הדיגיטלית וליחידות הייעוץ לשדרג את התשתית הטכנית, לייעל את ממשק החתימה הדיגיטלית, לקצר את שלבי החתימה והנפקת המסמכים; ולהוסיף את האפשרות להדפיס מסמכים עם חתימות דיגיטליות (ללא חותמות) לפני ההנפקה הרשמית.

נציגים המשתתפים בפגישה

הדעות הציעו גם לבנות מרכז גיבוי נתונים ומערכת גיבוי אוטומטית, תוך הבטחת יכולת שחזור נתונים במהירות כאשר מתרחשות בעיות טכניות; מתן עדיפות לאספקת מחשבים בעלי תצורה גבוהה עבור יחידות המשתמשות במערכת, הבטחת יכולות עיבוד מהירות ויציבות, המתאימות לאופי העבודה הספציפי, במיוחד עבור צוות העובד בתפקיד פקידותי במקביל במועצה האתנית , בוועדות האסיפה הלאומית ובמשרד האסיפה הלאומית...

נציגים שהשתתפו בפגישה (3)

נציגים המשתתפים בפגישה

בדברי הסיכום שלו, סגן ראש משרד האסיפה הלאומית, נגוין מאן הונג, העריך מאוד את תמיכתה של קבוצת וייטל בפריסת מערכת ניהול וניהול מסמכים אלקטרוניים; וציין כי הפריסה הראשונית של התוכנה תרמה לשיפור יעילות העבודה של המחלקות והיחידות.

נציגים שהשתתפו בפגישה (2)

נציגים המשתתפים בפגישה

בהתייחסו להערות, סגן ראש משרד האסיפה הלאומית ביקש מהמחלקות והיחידות הרלוונטיות לתאם בשיתוף פעולה הדוק עם קבוצת Viettel כדי להמשיך לעדכן, לשדרג ולשכלל את המערכת; במקביל, לחזק את ההכשרה כדי להתגבר על מגבלות ולשפר את יעילות השימוש במערכת. ובכך לתרום באופן פעיל לטרנספורמציה הדיגיטלית של האסיפה הלאומית.

נציגים שהשתתפו בפגישה (1)